Zaman yang semakin maju memunculkan berbagai macam inovasi mutakhir dalam hal teknologi. Inovasi-inovasi tersebut sengaja dibuat untuk memudahkan kinerja manusia dalam menjalankan pekerjaannya. Salah satu perangkat modern yang belakangan populer dan banyak digunakan dalam perusahaan ialah software HR.
Tidak bisa dipungkiri kehadiran software tersebut menawarkan berbagai macam kemudahan dan efisiensi dalam menyelesaikan pekerjaan. Sehingga tak heran jika banyak pelaku usaha yang mengadopsi sistem software HR untuk diterapkan dalam operasional bisnisnya. Terutama untuk memudahkan kinerja divisi human resource dalam perusahaan tersebut.
Nah, bagi Anda yang masih belum mengetahui apa itu software HR, tak perlu khawatir. Karena pada artikel kali ini, Jojonomic akan memberikan sedikit informasi mengenai definisi hingga manfaat software HR dalam operasional sebuah perusahaan.
Apa itu Software HR?
Software HR merupakan sebuah perangkat lunak yang didesain khusus untuk memudahkan kinerja divisi Human Resource dalam mengelola data atau informasi karyawan dalam jumlah besar. Software ini sangat efektif digunakan untuk memudahkan kinerja perusahaan yang sudah berskala besar atau pabrik-pabrik yang memiliki ratusan bahkan ribuan karyawan.
Data dan informasi yang dimaksud di sini meliputi absensi karyawan, pajak, penggajian dan masih banyak lagi lainnya. Tujuan dari pengadaan sistem software HR ini adalah untuk membantu menyelesaikan pekerjaan dengan waktu yang lebih cepat. Sehingga tidak diperlukan lagi perhitungan secara manual yang akan merepotkan dan rentan human error.
Penggunaan perangkat lunak ini tidak akan menggantikan posisi seorang HRD secara menyeluruh. Ia hanya berperan dalam meningkatkan efisiensi kinerja dan produktivitas karyawan. Sehingga semakin cepat satu pekerjaan selesai, waktu yang tersisa masih bisa digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan lainnya.
Jadi jangan pernah berpikir bahwa Anda bisa meniadakan peran HRD dalam perusahaan. Karena bagaimana pun eksistensi mereka dibutuhkan untuk membantu pengembangan diri dan pendekatan secara personal bagi karyawan yang tidak bisa dilakukan oleh teknologi.
Jenis-jenis Software HR yang Perlu Anda Ketahui
Setidaknya terdapat 3 jenis software HR yang perlu Anda ketahui dengan fungsinya yang berbeda-beda. Di bawah ini kami paparkan penjelasan mengenai ketiga jenis perangkat HR tersebut.
1. Human Resource Information System (HRIS)
HRIS merupakan sebuah sistem HR yang banyak dibutuhkan oleh perusahaan dalam operasionalnya. Aplikasi ini didesain khusus untuk memudahkan perusahaan dalam mengelola seluruh informasi yang berkaitan dengan SDM hingga kebijakan dan prosedur yang diperlukan.
Manfaat software HR ini cocok digunakan untuk membantu menunjang performa kinerja perusahaan terkait manajemen informasi-informasi penting. Mulai dari data pribadi karyawan, rekrutmen, laporan, dan masih banyak lagi lainnya.
2. Human Capital Management (HCM)
Berikutnya ada HCM atau Human Capital Management. Sekilas software ini tidak memiliki banyak perbedaan dengan HRIS. Hanya saja HCM merupakan versi lengkapnya. Di mana pada perangkat HCM, memiliki fitur yang mirip HRIS namun ditambah dengan pengembangan sumber daya manusia dalam perusahaan.
Software ini cocok digunakan bagi perusahaan yang memiliki karyawan dari mancanegara. Di mana terdapat perbedaan yang signifikan antara bahasa yang digunakan serta mata uang untuk sistem penggajian.
Selain itu, HCM juga efektif dalam menunjang kinerja pembuatan anggaran (budgeting), perencanaan gaji, performance management, suksesi, analisa data dan banyak lagi lainnya.
3. Human Resource Management System (HRMS)
Jenis software HR yang terakhir ialah HRMS atau Human Resource Management System. Secara keseluruhan, perangkat ini memiliki fitur yang jauh lebih lengkap dibandingkan dua software yang sebelumnya.
Hanya saja jika HCM memuat fitur untuk merencanakan gaji. Pada HRMS, Anda dapat menggunakannya sebagai sistem penggajian perusahaan serta penjadwalan yang tepat waktu.
Manfaat Software HR untuk Operasional Perusahaan
Setelah mengetahui definisi singkat serta jenis-jenis software HR yang ada. Kini saatnya kita membahas mengenai manfaat software HR dalam operasional sebuah perusahaan.
Dalam penggunaannya, terdapat begitu banyak manfaat yang ditawarkan oleh perangkat ini. Berikut adalah beberapa di antaranya.
1. Lebih hemat
Penggunaan software HR dalam operasional perusahaan Anda dapat membantu menekan biaya pengeluaran. Salah satunya ialah dalam hal penggunaan kertas. Di mana perusahaan tidak memerlukan kertas lagi untuk mencetak slip gaji. Karena lewat aplikasi ini, slip dapat dikirimkan melalui surel masing-masing karyawan dengan cara yang lebih efisien.
Selain itu dengan bantuan software HR ini, perusahaan tak perlu lagi menyimpan berkas fisik mengenai informasi pribadi setiap karyawan. Karena seluruhnya dapat disimpan dalam bentuk digital yang lebih hemat ruang serta lebih mudah untuk dicari ketika dibutuhkan.
2. Lebih efisien
Sistem software HR dibuat khusus untuk mempermudah Anda dalam menyelesaikan pekerjaan terkait pengelolaan sumber daya manusia dan hal-hal yang berkaitan dengannya. Hal ini akan membuat seluruh pekerjaan terkait hal tersebut jauh lebih cepat diselesaikan. Sehingga tingkat produktivitas karyawan pun dapat ditingkatkan.
3. Penggajian yang akurat dan tepat waktu
Perusahaan yang baik seharusnya memberikan gaji secara tepat waktu pada karyawannya. Nah, salah satu manfaat software HR ini adalah untuk melakukan perhitungan hingga proses pendistribusian gaji dengan cara yang tepat dan akurat. Anda pun tak perlu lagi melakukan perhitungan secara manual yang rawan dengan kesalahan karena lewat aplikasi ini seluruhnya dapat dilakukan secara otomatis. Termasuk perhitungan bonus, THR dan lain-lain.
4. Kemudahan dalam hal absensi
Absensi karyawan menjadi salah satu yang terpenting dalam operasional perusahaan. Lewat aplikasi HR, Anda juga dapat memantau kapan karyawan melakukan absen pada saat mereka masuk ke kantor. Aplikasi ini juga dapat diintegrasikan dengan sistem absensi dalam perusahaan yang Anda miliki, nantinya ia bisa digunakan untuk terhubung pada sistem penggajian.
5. Pengajuan cuti yang lebih mudah untuk karyawan
Karyawan tak perlu lagi repot-repot menulis surat untuk mengajukan cuti sementara waktu. Di software HR ini, mereka dapat mengajukan izin cuti dengan cara yang lebih mudah dan praktis.
Penutup
Nah, itulah tadi informasi singkat mengenai definisi hingga manfaat software HR yang perlu Anda ketahui. Penggunaan perangkat mutakhir dalam operasional bisnis saat ini memang sudah bukan hal yang asing lagi. Banyak perusahaan yang mengadopsi teknologi modern untuk memudahkan operasionalnya dan meningkatkan produktivitas karyawan mereka.
Bagi Anda yang juga ingin menggunakan software HR dalam operasional bisnis, Jojo Payroll dapat dijadikan pilihan untuk memenuhi kebutuhan Human Resource perusahaan Anda.
Apa itu Jojo Payroll? Secara sederhana, Jojo Payroll merupakan sebuah aplikasi yang akan membantu Anda dalam mengelola penggajian dengan cara yang lebih mudah.
Aplikasi ini memiliki berbagai macam fitur yang membuat pengelolaan gaji dalam perusahaan dapat dilakukan dengan lebih praktis. Beberapa fitur unggulannya meliputi perhitungan payroll otomatis, cetak slip gaji, transfer ke antar bank secara real time, pembuatan slip gaji digital hingga laporan absensi karyawan.
Dengan beragam fitur dan kelebihan yang ditawarkan, Jojo Payroll sangat layak dipilih dan dijadikan partner terpercaya dalam mengelola sistem penggajian dalam perusahaan. So, tunggu apa lagi? Yuk, coba GRATIS Jojo Payroll sekarang juga!
