Menurut Andrew E. Sikula (1981:145) perencanaan sumber daya manusia atau manpower planning atau perencanaan tenaga kerja didefinisikan sebagai proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti mempertemukan kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya berintegrasi dengan rencana organisasi.
Perencanaan tenaga kerja juga dapat diartikan sebagai proses peramalan pengembangan, Pengimplementasian, dan pengontrolan yang menjamin perusahaan mempunyai kesesuaian jumlah pegawai, penempatan pegawai secara benar, waktu yang tepat, yang sangat bermanfaat secara ekonomis. (Milkovich, George and Nystrom, Paul C.)
Maka dapat kita simpulkan bahwa manpower Planning merupakan suatu proses untuk menentukan kebutuhan akan tenaga kerja berdasarkan peramalan, pengembangan, pengimplementasian, dan pengendalian kebutuhan tersebut yang berintegrasi dengan perencanaan organisasi agar tercipta jumlah pegawai, penempatan pegawai yang tepat dan bermanfaat secara ekonomis.
Manpower Planning
Perencanaan tenaga kerja (manpower planning) adalah proses memperkirakan jumlah optimal orang yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek, tugas atau tujuan dalam waktu tertentu. Perencanaan tenaga kerja mencakup parameter seperti jumlah personil, berbagai jenis keterampilan, jangka waktu dll. Ini adalah proses berkesinambungan untuk memastikan bahwa bisnis memiliki sumber daya yang dioptimalkan dengan mempertimbangkan proyek mendatang. Hal ini juga disebut sebagai Perencanaan Sumber Daya Manusia.
Bisnis yang besar seringkali meramalkan peluang-peluang yang akan datang. Jika peluang ini direalisasikan sehingga menjadi bisnis, tentunya organisasi ataupun perusahaan akan membutuhkan tenaga kerja untuk mulai mengerjakannya. Tetapi yang menjadi perhatian khusus adalah bahwa perusahaan harus mempekerjakan sejumlah tenaga kerja untuk memulai dan mengakhiri proyek dengan tepat waktu.
Perencanaan tenaga kerja (manpower planning) juga mencakup seperti bagaimana dan kapan karyawan baru akan diperoleh. Seluruh proses ini dilakukan dengan tetap memperhatikan tujuan organisasi, prediksi masa depan untuk bisnis dan perubahan tren teknologi. Ini membantu organisasi mempersiapkan keberlangsungan bisnis di masa depan dengan tenaga kerja yang tepat yang dimiliki.
Bagaimana Tahapan dalam membuat manpower planning yang baik?
Terdapat beberapa tahap dalam membuat manpower planning tersebut, berikut tahapannya:
1. Tujuan dari Perencanaan Sumber daya manusia
Perencanaan sumber daya manusia harus cocok untuk seluruh organization plans. Perencanaan ini harus terfokus untuk mengisi lowongan kerja yang dibutuhkan nanti daripada memaksakan karyawan yang sudah ada dengan posisi yang tersedia.
2. Ketersediaan sumber daya manusia yang ada saat ini.
Ketersediaan sumber daya yang ada saat ini harus terus-menerus dipertahankan oleh setiap departemen. Data sumberdaya yang ada harus meliputi biodata dari seriap individu yang ada. Data ini tidak hanya membantu dalam pengembangan karyawan tetapi untuk mencari kelebihan/kekurangan dari sumberdaya yang ada.
3. Permintaan/ supply Forecasting
Pertama-tama setiap organisasi harus memeriksa permintaan sumber daya setiap satu tahun, dua tahun sebelumnya. Hal ini dilakukan untuk melihat employment trends yang menunjukan angka pegawai yang ada pada daftar gaji dalam tiga tahun terakhir sehingga kita mampu melihat kecenderungannya. Apakah kencendrungan pergantian muncul karena adanya kematian, pensiun atau pemecatan karyawan. Selain itu kencendrungan pergantian pegawai juga dapat muncul karena pertumbuhan dan perluasan perusahaan yang turutserta mengambil bagian dalam meningkatkan jumlah posisi yang dibutuhkan di tempat kerja.
4. Menetukan jumlah kebutuhan
Human Resource manager harus memeriksa permintaan dan penyaluran dari sumber daya manusia sebelum menyimpulkan apapun.
5. Redemployment dan redudancy
Di dalam redemployment kelebihan tenaga kerja yang ada di satu departemen dapat di pindahkan ke departemen lain yang memiliki kekurangan tenaga kerja dan di dalam kasus redundancy kelebihan tenaga kerja tidak dapat dilakukan redeployment, tetapi mereka bisa ditawarkan skema pensiun yang dilakukan secara sukarela.
6. Program kerja
Tahap ini diperlukan untuk mempersiapkan program rekrutmen, seleksi, mutasi dan promosi untuk mencapai tujuan organisasi.
7. Pelatihan dan Pengembangan
Sangat diperlukan bagi karyawan untuk menjaga mereka agar tetap meningkatkan kemampuan dan pengetahuan yang menunjang setiap pekerjaan yang sedang mereka jalani.
8. Evaluasi dari Human resource planning
Setelah melakukan semua tahapan sebelumnya kita memerlukan evaluasi efektivitas perencanaan sumberdaya manusia yang sudah dijalankan.
Proses Perencanaan Tenaga Kerja
Departemen SDM, setiap perusahaan harus senantiasa mengawasi sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan. Seperti perubahan dinamika industri, peningkatan kebutuhan bisnis, keterampilan yang diperlukan untuk teknologi tertentu, kebutuhan untuk meningkatkan sumber daya yang lebih baik. Tentunya butuh proses dan langkah-langkah untuk melakukan perencanaan tenaga kerja (manpower planning), yang dijabarkan pada empat proses berikut:
- Memahami tenaga kerja yang ada: Departemen SDM harus benar-benar memahami tenaga kerja yang tersedia di perusahaan. Mereka harus memeriksa latar belakang, keahlian, kualifikasi, dll sehingga Departemen SDM memiliki pilihan yang baik terkait dengan pool of talent yang dimiliki perusahaan.
- Perencanaan masa depan: Adanya perubahan konstan dalam persyaratan bisnis, perusahaan harus memahami tren masa depan dan jenis karyawan mana yang paling cocok untuk organisasi. Oleh karena itu, perusahaan harus memeriksa, mengevaluasi dan memilih jenis tenaga kerja yang sesuai denga kualifikasi perusahaan untuk masa mendatang.
- Rekrutmen dan seleksi: Tergantung pada persyaratan bisnis, perencanaan tenaga kerja mengarah pada pola rekrutmen dan pemilihan yang jauh lebih baik. Hal ini sepenuhnya tergantung pada rencana dan persyaratan yang dibuat. Oleh karena itu, kandidat dengan kualifikasi, keahlian, pengalaman, yang lebih baik dipilih sebagai karyawan yang paling sesuai dengan kebutuhan masa depan.
- Pelatihan karyawan: Karyawan yang merupakan bagian dari organisasi dilatih untuk memiliki keterampilan, pengetahuan, dan pemahaman terbaik tentang pekerjaan saat ini serta persyaratan di masa mendatang.
Semua langkah perencanaan tenaga kerja yang disebutkan di atas membantu organisasi untuk lebih siap beradaptasi dengan teknologi baru, perkembangan industri di masa depan bahkan berhadapan dengan competitor.
Pentingnya Perencanaan Tenaga Kerja (manpower planning)
Perencanaan tenaga kerja merupakan persyaratan penting untuk bentuk bisnis apa pun. Hal ini tentunya sangat membantu perusahaan untuk mempersiapkan karyawan dengan keterampilan sesuai yang diharapkan perusahaan.
Dengan kebutuhan bisnis yang terus berubah, kemajuan teknologi, keterampilan dan pengetahuan karyawan cenderung kudet alias kurang update selama jangka waktu tertentu. Jika sebuah perusahaan gagal untuk mempersiapkan, hal tersebut menjadi masalah di masa mendatang dan dapat merusak business model perusahaan. Oleh karena itu, persiapan perencanaan tenaga kerja (manpower planning) yang tepat akan membantu pertumbuhan bisnis perusahaan.
Berikut hal-hal yang menjadi tujuan manpower planning:
- Organisasi perlu ditempati karyawan yang tepat di waktu yang tepat. Jabatannya juga sama, harus dicari orang yang tepat untuk mendudukinya. Organisasi dan jabatan yang disediakan perusahaan akan digerakkan oleh para karyawannya. Maka untuk memajukan organisasi dan perusahaan perlu kontribusi dari karyawannya juga. Dengan karyawan yang tepat inilah visi dan misi perusahaan menjadi lebih mudah dicapai.
- Memelihara setiap kegiatan di Sumber Daya Manusia Perusahaan berjalan efektif dan efisien. Dengan SDM yang terencana diharapkan operasional SDM dan perusahaan berjalan lancar.
- Menghindari Jabatan yang Kosong dalam waktu yang lama. Jabatan dalam perusahaan direncanakan oleh SDM sebaik-baiknya agar dapat bertanggung jawab dan berelasi dengan jabatan ataupun organisasi lainnya. Jika ada 1 jabatan yang kosong terlalu lama ataupun selalu kosong maka menyulitkan jabatan ataupun organisasi lainnya
- Melakukan perkiraan jumlah tenaga kerja pada waktu yang tepat. Bulan-bulan di mana penjualan meningkat memerlukan jumlah tenaga yang lebih banyak dari sebelumnya. Dan sebaliknya saat penjualan menurun perusahaan hanya memerlukan jumlah tenaga kerja secukupnya (bagi yang menggunakan jasa karyawan tidak tetap). Hal-hal seperti ini menjadi pertimbangan HR dalam meramalkan kebutuhan tenaga kerja.
- Melakukan penelitian dan pengembangan kualitas organisasi berdasarkan visi , misi dan jumlah tenaga kerja yang ada secara optimal.
Lalu apa saja faktor-faktor yang mempengaruhi manpower planning tersebut?
Tenaga kerja/karyawan itu sendiri, lingkungan eksternal dan setiap keputusan pemimpin organisasi menjadi hal-hal penting dalam menciptakan manpower planning yang baik. Seperti apa prosesnya, berikut langkah-langkahnya:
- Mengetahui visi misi organisasi
- Perkirakan kebutuhan jumlah karyawan dalam dimensi waktu dan jumlah pekerjaan.
- Analisa dan pahami kondisi sumber daya manusia yang ada sekarang
- Gap jumlah dan kualitas sumber daya manusia sekarang dengan yang diharapkan
- Buat dan rencanakan manpower planning tersebut.
Untuk membuat manpower planning tersebut dibutuhkan keterampilan berikut:
- Mampu memperkirakan peningkatan/perubahan sumber daya manusia di masa yang akan datang serta teknologi yang mendukungnya.
- Mempunyai pengalaman yang luas atas organisasi, bidang pekerjaan dan Sumber Daya Manusia
- Membaca situasi sekarang dan melakukan keputusan untuk masa akan datang.
- Mampu menganalisa masalah dan membuat plan penyelesaiannya dibidang Sumber Daya Manusia
- Mengumpulkan data serta menganalisis informasi-informasi SDM di organisasi tersebut secara lengkap untuk bahan pengambilan keputusan.
Tips Membagi Manpower Planning
Manpower planning ini sering kita dengar dalam perusahaan atau perkantoran. Manpower planning mempunyai tujuan agar sebuah organisasi dapat berjalan dengan baik dengan segala rencana yang dipertimbangkan untuk mencapai apa yang diinginkan dari perusahaan tersebut sesuai yang ditetapkan.
Ada banyak tips yang bisa untuk diterapkan di perusahaan dalam mengatur beban kerja dan karyawan tersebut. Hal tersebut harus dilakukan secara adil juga kepada seluruh karyawan atau sesuai dengan kemampuan karyawan, sehingga harus meriset terlebih dahulu bagaimana potensi karyawan yang ada agar manpower planning yang dibuat dapat berhasil.
Melihat Jumlah Karyawan
Sebelum membuat perencanaan atau memproduksi sesuatu maka sebaiknya awali dengan menghitung berapa banyak karyawan yang dimiliki. Tentu saja hal ini dilakukan supaya planning yang direncanakan dapat berjalan dengan lancar dan tepat waktu pada waktu yang ditentukan. Dengan melihat dan menghitung terlebih dahulu karyawan yang dimiliki maka saat pekerjaan dilakukan atau diberikan pada karyawan tentu mereka tidak akan merasa terbebani atau tidak kesulitan karena memiliki jumlah karyawan yang sesuai. Jadi dengan langkah seperti ini maka nantinya perusahaan akan optimal juga dalam melaksanakan proses produksi.
Melihat Potensi Karyawan
Tak hanya menghitung berapa banyak karyawan juga tetapi diperlukan tindakan dengan melihat potensi yang dimiliki oleh karyawan. Hal ini juga penting untuk diperhatikan. Jika mereka ditempatkan dimana potensi mereka yang unggul maka mereka dapat dengan senang dan cekatan melakukan pekerjaan yang diberikan sehingga nantinya pekerjaan akan cepat selesai dan tidak ada kesalahan maupun kesulitan. Tentu saja hal ini menuntut karyawan untuk melakukan eksplorasi terhadap kemampuan yang dimiliki, tetapi dengan manpower planning maka perusahaan harus melihat potensi setiap karyawan yang ada. Dimana mereka harus ditempatkan harus sesuai dengan potensi yang dimiliki. Agar jika mereka yang ditempatkan di divisi yang sama akan bekerja optimal dalam berusaha untuk mengembangkan projek yang telah ditetapkan.
Melihat Jumlah Pekerjaan yang Harus Dilakukan
Nah, tidak mungkin dong dalam perusahaan yang dilakukan atau dikerjakan hanya satu divisi saja, melainkan pasti banyak departemennya, seperti misalnya divisi untuk perancangan, produksi, dan pemasaran. Setiap departemen tentu memiliki tugas serta tanggung jawab yang berbeda-beda. Oleh sebab itu perusahaan harus menghitung dan menentukan apa saja pekerjaan tersebut. Agar dapat membagi pekerja dengan pekerjaannya masing-masing tetapi dengan kapasitas yang imbang. Jadi pekerjaan akan cepat selesai jika dibagi secara maksimal kepada para pekerja.
Memberikan Beban Pekerjaan Sesuai Dengan Pengalaman Pekerja
Jika sudah membaginya dengan pekerja disetiap pekerjaan, maka perusahan juga harus membaginya atau meminta kepala dari grup tersebut untuk membaginya. Pekerjaan yang ringan atau mudah mungkin bisa dilakukan oleh para anak magang atau pemula yang baru sedikit pengalaman. Untuk pekerjaan yang susah atau rumit bisa dikerjakan bagi yang sudah senior. Ini bisa disebut adil sehingga dengan demikian maka pekerjaan akan mudah atau cepat selesai dan mereka menjalaninya sesuai dengan mengalaman yang mereka miliki.
Langkah Evaluasi Hasil Manpower Planning
Setelah pekerjaan yang pekerja atau karyawan selesai maka perusahaan juga harus mengadakan evaluasi apakah pekerjaan yang dilakukan dapat mencapai targetnya yang diinginkan atau belum. Hal ini agar semuanya tersebut dapat dievaluasi dan diperbaiki menjadi lebih bagus lagi atau dipertahankan kualitasnya. Dengan begitu perusahaan juga lebih terarah dengan tujuan dan target yang jelas.
Melihat Pekerjaan Yang Selesai
Dalam produksi atau kegiatan tersebut perusahaan juga harus mengawasi setiap pekerjaan dari pekerja tersebut. Apakah mereka kesulitan atau bagaimana. Dengan pekerjaan yang sudah selesai dan yang belum selesai maka perusahaan dapat melihat di departemen apa saja yang kesusahan atau lambat dalam pengerjaan. Dari sini maka dilakukan evaluasi agar lebih maju lagi terhadap pekerjaan yang dibutuhkan, misalnya memberikan pekerja tambahan dengan memindahkan beberapa pekerja yang memiliki potensi di bidang yang sesuai.
Melihat Pencapaian Target yang Dikerjakan Karyawan
Dalam manpower planning tentunya juga penting supaya para karyawan memiliki target yang mereka miliki. Hal ini agar pekerjaan yang mereka kerjakan dapat mencapai target yang diinginkan dengan disiplin dan ketekunan dari setiap pekerja. Maka perusahaan juga harus mengawasi dan melihat sejauh mana atau bagaimana dengan target yang perusahaan inginkan. Perusahaan dapat mengevaluasi agar target yang diraih semakin baik lagi.
Melihat Kualitas Hasil Pekerjaan karyawan
Setelah selesai dikerjakan maka perusahaan harus mengevaluasi apa yang para karyawan kerjakan. Tentu saja mereka harus melihat kualitas yang dicapai dari para karyawan tersebut. Apakah layak untuk dipasarkan di pasaran atau perlu perbaikan untuk mencapai kualitas yang diinginkan perusahaan. Dengan kualitas yang bagus maka produk juga akan disukai banyak konsumen dan terjual di pasaran. Biasanya kualitas dari produk dilihat dari bahan dan produksinya. Dengan demikian secara tidak langsung juga menjaga kualitas dari produksi yang dilakukan.
Mengawasi Tingkat Produksi Perusahaan
Perusahaan juga harus melihat tingkatan produksi yang mereka buat. Misalnya dengan melihat mesin dan alat-alat yang diperlukan untuk perusahaan apakah memenuhi standar produksi tersebut. Dengan demikian produk yang diproduksi akan berkualitas dan waktu yang digunakan juga efektif. Dapat juga dengan membandingkan melalui beberapa cara. Dengan mengawasi tingkat produksi ini perusahaan dapat mengevalusi diri mereka sendiri apakah ada yang kurang atau perlu ditingkatkan lagi agar perusahaan mereka semakin baik.
Menentukan Keahlian Karyawan untuk Menghitung Manpower Planning
Sama dengan tips yang kami berikan diatas. Perusahaan perlu mengetahui keahlian dari setiap karyawannya, mungkin dengan melihat tipe keahlian. Dengan demikian perusahaan akan tahu keahlian dari karyawan dan kemampuan karyawan tersebut. Jika di satu departemen mengalami kekurangan karyawan maka bisa mengambil dari departemen lain dengan keahlian serupa. Jadi perusahaan tetap harus melihat keahlian yang dibutuhkan. Karena itu sebaiknya karyawan mengeksplor atau memiliki keahlian lebih untuk dapat mengerjakan banyak hal di perusahaan. Atau jika perusahaan kekurangan pekerja yang memiliki keahlian disuatu bidang, maka perusahaan bisa merekrut karyawan baru dengan keahlian di bidang tersebut.
Menetapkan Beban Kerja Sesuai Dengan Manpower Planning
Perusahaan juga harus melihat pengalaman yang dimiliki oleh setiap karyawan baik untuk yang masih pemula atau apakah sudah memiliki pengalaman di bidangnya dengan baik. Tentu saja pemula perlu dibimbing dan dibantu sehingga ke depannya karyawan baru bisa memiliki pengalaman ekstra yang menguntungkan. Selain itu setiap karyawan juga harus saling membantu dalam menyelesaikan pekerjaan yang pada akhirnya bertujuan untuk memenuhi target perusahaan.
Dengan begitu pekerjaan akan cepat selesai dan waktu yang dibutuhkan juga cukup efektif. Bagi karyawan yang berpengalaman juga dapat menjadi contoh bagi para karyawan pemula agar mereka mendapatkan pengalaman pekerjaan yang dapat menuntun mereka dimasa yang akan datang. Tentunya setiap beban kerja tersebut tentu harus disesuaikan kemampuan karyawan masing-masing untuk pencapaian yang maksimal.
Kumpulkan data dari aliran dana secara otomatis dan hemat berjam-jam dari melakukannya secara manual. Anda akan mendapatkan pemahaman yang lebih baik mengenai pertumbuhan perusahaan Anda, sekaligus memonitori perilaku finansialnya. Anda tidak perlu lagi khawatir pada penipuan keuangan. JojoExpense dapat memperingatkan Anda mengenai percobaan penipuan dalam reimbursement dan cash advance, berkat Intelligence OCR dan Real-Time Geotagging.
