Memecat karyawan tentu saja menjadi hal yang menyulitkan. Tentu kamu pun memikirkan bagaimana caranya untuk memecat karyawan tanpa melukai perasaannya. Bagaimanapun upaya baik kamu mencoba berkomunikasi tentang masalah kinerja dengan karyawan, hampir tidak ada yang percaya bahwa mereka akan dipecat.
Hal ini seringkali bukan tanpa sebab. Karena rata-rata baik atasan maupun perusahaan itu sendiri menunggu terlalu lama untuk memecat karyawan. Apalagi karyawan yang tidak memiliki performa yang baik sepanjang waktu. Maka dari itu, kami akan berbagi tentang hal-hal yang tidak perlu kamu lakukan saat kamu hendak memecat seorang karyawan.
Hal yang Sering Salah Kaprah
Terkadang, karyawan meyakinkan diri mereka sendiri bahwa mereka tidak akan dipecat. Mereka berpikir bahwa kamu menyukainya dan tidak akan melakukan hal tersebut. Mereka berpikir bahwa kamu tahu bahwa mereka adalah orang yang baik, atau perusahaan mengerti bahwa mereka telah berusaha keras.
Terlepas dari konseling dengan atasan, peringatan verbal, dan peringatan tertulis. Seringkali karyawan berpikir bahwa perusahaan tempat ia bekerja akan memecatnya. Ditambah, sebagian kepercayaan ini didorong oleh tindakan atasan yang tidak pernah menunjukkan hal tersebut.
Apa Saja yang Tidak Boleh Dilakukan?
Memecat karyawan merupakan tindakan yang cukup beresiko dan terasa berat untuk dilakukan. Namun jika perusahaan tidak mengambil tindakan, karyawan yang akan dipecat justru akan merasa semakin nyaman. Karyawan tidak sadar dengan apa yang seringkali ia lakukan. Karena semua peringatan yang sudah diberikan seakan tidak ada artinya. Berikut merupakan hal-hal yang tidak bisa kamu lakukan saat memecat karyawan:
Memecat Tanpa Persiapan
Memecat karyawan tentu saja akan terasa sulit dan menguras pikiran. Mungkin saat kamu melakukannya akan merasa gugup. Jika kamu melakukannya tanpa persiapan, hal itu akan menjadi boomerang untukmu.
Cobalah untuk membuat list. dengan membuat list mengenai apa saja yang harus disampaikan dan persetujuan. Mengenai pemutusan hubungan kerja, kamu dapat tetap melakukannya secara teratur dan sesuai jadwal saat perusahaan perlu memecat karyawan tersebut.
Checklist pemutusan hubungan kerja dapat memastikan bahwa kamu membahas semua topik yang sesuai selama pemecatan berlangsung. Hal yang dapat membuat stress, baik karyawan yang akan dipecat maupun pihak yang akan memecat karyawan.
Hal yang harus disiapkan oleh perusahaan selain list yang akan disampaikan oleh pihak perusahaan adalah surat-surat serta pernyataan pemutusan hubungan kerja. Surat pernyataan pemutusan hubungan kerja sebaiknya memberikan beberapa panduan. Seperti panduan pada karyawan tentang apa yang diharapkan oleh perusahaan kepada mereka yang dipecat secara hukum.
Melakukan Pemecatan Tanpa Saksi
Untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan baik dari karyawan maupun pihak perusahaan yang akan memecat. Sebaiknya pertemuan pemutusan hubungan kerja dihadiri oleh tiga orang yaitu karyawan, manager tim tempat ia bekerja, dan pihak HR.
Membiarkan Karyawan Berpikir Bahwa Keputusan Yang Telah Dibuat Belum Final
Terkadang karyawan yang akan terkena pemecatan merasa dirinya tidak akan dipecat oleh perusahaan. Pihak perusahaan perlu untuk mendekati karyawan yang akan menghadapi pertemuan pemutusan hubungan kerja dengan kebaikan, perhatian, dan rasa hormat, tetapi kata-kata yang disampaikan harus jelas. Penyampaian yang bertele-tele hanya menimbulkan rasa sedih, dan membuat karyawan itu yakin ia memiliki satu kesempatan terakhir untuk memengaruhi keputusan perusahaan.
Beri tahu karyawan bahwa tujuan rapat adalah untuk memberi tahu karyawan tentang pemutusan hubungan kerja, yang sudah final. Ini lebih baik daripada membuat karyawan merasa memiliki kesempatan lain untuk terus bekerja dengan perusahaan.
Bertele-Tele
Perusahaan seringkali bingung bagaimana cara menyampaikan tujuan pertemuan pemutusan hubungan kerja tanpa menyakiti karyawan yang akan dipecat.
Jika kamu memecat karyawan tanpa adanya persiapan mengenai apa yang akan disampaikan, penyampaian akan menjadi berbelit-belit dalam pertemuan pemutusan hubungan kerja. Tentu saja karyawan yang akan dipecat merasa bingung tentang apa yang sedang dibicarakan karena berbelit-belit.
Berikut merupakan beberapa contoh cara penyampaian yang tidak bertele-tele:
“Kami sudah membahas masalah kinerja Anda. Kami memberhentikan pekerjaan Anda karena kinerja Anda tidak memenuhi standar yang kami harapkan dari posisi ini.”
“Kami berharap Anda baik dalam upaya masa depan Anda dan percaya bahwa Anda akan menemukan posisi yang lebih cocok. Anda memiliki banyak bakat dan kami yakin bahwa Anda akan menemukan posisi yang dapat mengambil keuntungan dari mereka.”
Memecat Karyawan Tanpa Memberi Peringatan
Jika perusahaan melakukan pemecatan secara tiba-tiba tanpa adanya peringatan pada karyawan, tentu karyawan akan marah dan merasa tidak dihargai. Tidak ada yang membuat karyawan lebih marah daripada pemecatan yang mendadak. Kecuali jika terjadi hal yang mengancam dan membahayakan banyak karyawan di perusahaan.
Karyawan tersebut mendapatkan kesempatan untuk konseling dengan atasannya dan feedback mengenai kinerja karyawan dalam kurun waktu tertentu. Sebelum perusahaan memecat seorang karyawan, cobalah untuk menentukan apa yang menyebabkan karyawan tersebut gagal.
Jika perusahaan memutuskan karyawan tersebut dapat meningkatkan kinerja dan semangat bekerjanya. Berikan bantuan apa pun yang diperlukan untuk mendorong dan mendukung karyawan tersebut. Buatlah dokumentasi setiap langkah dalam proses peningkatan sehingga karyawan memiliki catatan tentang apa yang terjadi pada setiap langkah. Atasan juga dapat melindungi karyawan tersebut jika terjadi tuntutan hukum atas pemutusan hubungan kerja.
Membiarkan Karyawan Meninggalkan Kantor dengan Properti Milik Perusahaan
Jangan biarkan karyawan masih menggunakan fasilitas yang diberikan oleh kantor setelah terjadinya pemecatan. Minta karyawan untuk menyerahkan benda-benda milik perusahaan seperti kunci, sandi pintu, lencana, ponsel, laptop, tablet, dan peralatan atau persediaan milik perusahaan lainnya selama pertemuan pemutusan hubungan kerja.
Jika pertemuan pemutusan kerja terasa terlalu emosional, kamu bisa meminta properti perusahaan dengan mendatangi meja kerja karyawan atau menemani karyawan, saat makan siang atau istirahat. Jika mungkin, ke area kerjanya untuk mengumpulkan sisa barang milik perusahaan sebelum karyawan pulang.
Melakukan Pemecatan Via telepon atau E-mail
Bagaimana cara perusahaan melakukan pemecatan kepada seorang karyawan merupakan hal yang sangat penting. Jangan pernah memecat karyawan menggunakan metode elektronik apa pun. Bahkan mengirimkan surat pun rasanya tidak pantas untuk dilakukan oleh perusahaan dalam memecat seorang karyawan.
Ketika perusahaan memecat seorang karyawan, tunjukkan rasa kesopanan dan simpati. Mereka berhak atas pertemuan tatap muka saat pemutusan hubungan kerja.
Penting untuk diingat bahwa karyawan perusahaan yang lain memiliki kenangan panjang akan perusahaan, tempat ia bekerja.
Tidak Segera Menghapus Akses Karyawan pada Sistem Informasi Perusahaan
Seringkali karyawan melakukan hal iseng pada sistem informasi perusahaan seperti menuliskan “I’m outta here” atau “See you never”.
Mintalah bantuan dengan staf IT perusahaan untuk melihat apa saja informasi perusahaan yang mungkin telah diambil selama beberapa minggu atau hari sebelum terjadi pemecatan. Jika karyawan ingin mengirim pesan selamat tinggal, perusahaan dapat membantu dengan menyebarkan catatan yang sesuai untuknya kepada semua staf.
Tidak Memberikan Simpati
Ketika perusahaan memecat seorang karyawan, tujuan pertemuan itu bukan untuk merendahkannya atau melukai harga dirinya. Bahkan, pemecatan sebaiknya dapat membantu karyawan untuk belajar lebih baik dan dapat bergerak maju dengan hidupnya secepat mungkin.
Bicarakan tentang bagaimana mendapatkan pekerjaan yang sesuai dengan kompetensinya. Sampaikan bahwa kontribusinya pada perusahaan sangat dihargai. Sarankan jenis pekerjaan yang mungkin sesuai dengan keahliannya. Gunakan kata-kata penghiburan seperti, “kami yakin Anda akan menemukan pekerjaan yang lebih cocok.”
Kamu tidak perlu memberi motivasi berlebihan setelah pertemuan pemutusan hubungan kerja, tentu sulit baginya untuk mencerna hal tersebut. Tetapi kamu harus mengantar karyawan keluar dari kantor dengan sikap yang supportive.
Dalam membuat pertimbangan pemecatan karyawan, tentu saja membutuhkan bukti yang kongkrit sebagai bahan pertimbangan perusahaan. Terlebih hal yang menjadi masalah adalah kehadiran karyawan tersebut selama bekerja. JojoTimes tentu bisa membantu perusahaan kamu untuk memberikan data yang akurat mengenai kehadiran dan kinerja karyawan. Dilengkapi dengan pengenalan wajah biometrik, lokasi GPS yang akurat dan deteksi identitas palsu, tidak perlu khawatir tentang penipuan dan pemalsuan absensi.
Karyawan perusahaanmu dapat diminta untuk melaporkan kegiatan mereka ketika mereka bekerja dari jarak jauh. Dengan cara ini kamu dan perusahaan selalu dapat memastikan bahwa karyawan kamu benar-benar menggunakan jam kerja dengan seharusnya.
