Memimpin rapat tidak selalu mudah. Sangat sulit untuk mendapatkan atensi dari seseorang dalam sebuah pertemuan, banyak orang yang sulit sekali untuk fokus memperhatikan.
Memimpin rapat tentu saja bukan hal yang mudah, terlebih untuk orang yang baru pertama kali memimpin rapat. Namun jika rapat dipersiapkan dengan baik pasti hasilnya pun akan baik juga. Ketika kamu mendapatkan kesempatan untuk memimpin rapat, maka sebaiknya jadikan ini sebagai peluang untuk meningkatkan karir.
Jika kamu diminta untuk memimpin rapat, tips di bawah ini dapat kamu terapkan sehingga rapatmu berjalan degan baik dan efisien. Yuk mari disimak tipsnya!
Tentukan Waktu dan Tanggal Jauh-jauh Hari
Beritahukan tanggal, waktu, serta tempat rapat jauh-jauh hari agar peserta rapat dapat menjaga jadwal mereka dengan jelas. Selain itu, tentu kamu bisa mengirimkan reminder via email sehari sebelumnya. Hal ini dapat meminimalisir kemungkinan siapa pun yang lupa untuk hadir.
Tidak Perlu Berusaha Menyenangkan Semua Peserta Rapat
Peserta rapat tentu memiliki prioritas dan sudut pandang yang beragam. Dan tidak ada cara untuk menyenangkan semua orang setiap saat. Kamu tidak bisa memastikan bahwa semua pihak mendapatkan waktu, perlakuan, dan penghargaan yang sama selama berlangsungnya rapat. Kamu tentu saja memiliki gaya kepemimpinan dan preferensi rapat sendiri. Tidak perlu pusing untuk memikirkan kesan seperti apa yang harus ditampilkan di depan peserta rapat.
Datang Tepat waktu
Datang dan mulai dengan tepat waktu. Ini tentu saja perlu untuk dilakukan untuk menunjukkan rasa hormat kepada orang-orang yang tepat waktu. Selsain itu datang tepat waktu membuat kamu menghargai waktu dan mereka yang sudah menyempatkan waktu mereka yang berharga untuk hadir. Jika ada yang datang terlambat, tidak perlu bersikap berlebihan dan bertanya tentang alasan orang tersebut datang terlambat. Tidak perlu membuang waktu untuk sesuatu yang tidak perlu, ingat kamu punya waktu yang berharga.
Membuat Agenda Rapat
Agenda pertemuan yang tersusun dengan baik adalah alat yang berharga untuk memastikan bahwa pertemuan mencapai hasil yang diinginkan dalam waktu yang sudah ditentukan. Dalam agenda rapat, tentu saja berisi garis besar kegiatan yang akan dilakukan, serta daftar topik khusus yang akan dibahas, harus bertujuan membimbing peserta melalui pertemuan. Oleh karena itu, agenda rapat memiliki peran penting dalam memastikan bahwa pertemuan tersebut produktif. Berikut adalah fungsi-fungsi dari agenda rapat:
Sebagai Komunikasi Lanjutan
Agenda memastikan bahwa informasi terkait tentang masalah yang akan dibahas disampaikan kepada para peserta terlebih dahulu. Sebagai hasilnya, ini akan memberi peserta cukup waktu untuk melakukan penelitian dan konsultasi karena agenda berisi daftar topik atau masalah yang akan ditangani. Selain itu, peserta akan tahu apakah mereka dijadwalkan untuk berbicara atau membuat presentasi. Semua anggota yang diundang untuk rapat akan mengetahui apa yang akan disampaikan dan apa yang akan mereka sampaikan.
Menyampaikan Tujuan Pertemuan
Agenda sangat penting untuk menjaga agar peserta rapat tetap fokus pada topik yang dibahas. Ini karena memuat daftar tujuan pertemuan, serta isu-isu utama yang penting untuk menjaga agar diskusi tetap terpusat pada tujuan rapat. Sebagai alternatif, agenda rapat dapat dicapai dengan memberi tahu para peserta mengenai prioritas dalam rapat atau mempertimbangkan semua masalah dan proyek yang memengaruhi setiap peserta.
Melibatkan Anggota
Selain menekankan tujuan pertemuan, preview singkat pada agenda rapat di awal pertemuan membantu mengatur kecepatan pertemuan. Hal ini juga memberikan peserta kesempatan untuk mengidentifikasi sudut pandang mengenai suatu masalah, serta tempat untuk mundur ketika pertemuan keluar dari topik. Sebagai hasilnya, para peserta dapat memahami alur pertemuan dan untuk secara memadai melibatkan diri mereka dalam diskusi.
Sebagai Alat Manajemen Waktu
Agenda menyediakan kerangka kerja selangkah demi selangkah untuk mengadakan pertemuan yang efektif dan efisien. Ini membantu memastikan penggunaan waktu peserta secara efektif, terutama jika agenda mencakup waktu yang akan diizinkan untuk setiap item dalam agenda. Berpegang teguh pada jatah waktu membantu peserta tetap fokus pada masalah dan kekhawatiran penting.
Memastikan agenda berjalan dengan sebagaimana yang telah disusun juga menjadi tugas dari pemimpin rapat karena kendali berlangsungnya rapat ada di tangan pemimpin rapat.
Siapkan Perangkat yang Diperlukan Selama Rapat
Lah ini suka diabaikan oleh para pemimpin rapat, padahal ini menjadi salah satu hal yang menentukan kelancaran rapat.
Siapkan perangkat yang akan kamu gunakan untuk rapat dan pastikan semuanya berfungsi dengan baik. Disarankan untuk cek keadaan laptop atau gawai kamu sehari sebelum rapat, untuk menghindari gangguan teknis selama menjalankan rapat. Lagi pula, jika pemimpin rapat sibuk mempersiapkan perangkat elektronik miliknya selama 15 menit tentu sangat buang-buang waktu.
Jangan Mengakhiri Rapat Secara Terburu-buru
Memang, tidak ada yang suka rapat yang terus-menerus. Terlebih jika waktu yang digunakan jauh melampaui titik produktivitas. Namun jika rapat dihentikan atau diselesaikan terburu-buru karena ada pekerjaan lain yang harus segera diselesaikan. Maka rapat tidak akan memiliki hasil yang maskimal.
Apabila ada sebuah topik besar yang dapat menghasilkan gagasan cemerlang dalam suatu rapat, rasanya tidak masalah jika pertemuan 10 menit lebih lama. Selama hal tersebut tidak terjadi setiap minggu. Apabila ada anggota rapat yang benar-benar tidak dapat melewatkan waktu karena suatu dan lain hal, saat 5 menit sebelum menyelesaikan rapat diizinkan untuk keluar.
Pemimpin rapat tentu harus memaafkan mereka yang harus meninggalkan rapat karena urusan yang mendesak. Tetapi, pemimpin rapat juga perlu untuk menjaga pihak-pihak yang masih didalam ruangan sampai mereka menyelesaikan diskusi. Atau setidaknya sampai menjadwalkan pertemuan selanjutnya dengan peserta rapat lainnya hingga menemukan jadwal yang tepat.
Menjalankan rapat yang efektif lebih dari sekadar mengirimkan pemberitahuan bahwa kamu (beserta tim) akan bertemu pada waktu dan tempat tertentu. Rapat yang efektif membutuhkan struktur, aturan, dan aturan dasar. Tanpa elemen-elemen tersebut, rapat dapat berlangsung dengan waktu yang tidak tepat dan tidak mencapai sesuatu sesuai dengan tujuan diadakannya rapat.
Dengan tujuan yang solid dalam pikiran, agenda yang ketat, dan komitmen untuk melibatkan peserta rapat dalam perencanaan, persiapan, dan pelaksanaan rapat, kamu akan siap memimpin rapat dengan baik.
Seringkali peserta rapat tidak datang pada saat rapat meskipun sudah izin untuk rapat. Untuk itu, perusahaan dapat menggunakan aplikasi JojoTimes untuk menghindari kebohongan yang dilakukan oleh karyawan.
Dengan JojoTimes, karyawan kamu dapat diminta untuk melaporkan kegiatan mereka ketika mereka bekerja dari jarak jauh. Dengan cara ini kamu selalu dapat memastikan bahwa karyawan kamu benar-benar menggunakan jam kerja dengan seharusnya.
Jadwal dan shift kerja karyawan juga dapat dikelola dan diatur sesuai dengan kebutuhan masing-masing divisi untuk mengoptimalkan sinkronisasi antara pengusaha dan karyawan. JojoTimes solusi untuk semua kebutuhan Mobile HR.
