Mengelola shift kerja untuk para karyawan mungkin cukup sulit untuk dilakukan. Namun hal ini sangat penting dan harus diperhatikan. Pengaturan jadwal shift kerja harus dilakukan dengan benar dan jangan sampai merugikan pihak karyawan yang terlibat. Dalam melakukan pembagian shift tentunya Anda harus memperhatikan jam kerja maksimal yang bisa dijalani oleh seorang karyawan. Oleh karena itu pembuatan jadwal shift kerja ini haruslah dilakukan dengan sangat hati-hati agar tidak terjadi kesalahan dalam pengelolaannya. Pembuatan jadwal shift kerja tidak boleh dilakukan secara sembarangan karena bisa memberikan dampak yang tidak diharapkan. Oleh karena itu diperlukan beberapa strategi dalam langkah pembuatan jadwal shift kerja karyawan.
Strategi Mengelola Shift Kerja
Dalam pengelolaan shift kerja ini ada beberapa hal yang dapat dilakukan, di antaranya yaitu sebagai berikut.
Membuat jadwal shift dengan jelas
Untuk menerapkan sistem shift maka langkah awal yang perlu dilakukan adalah membuat jadwal shift. Jadwal shift umumnya dilakukan oleh pihak HR Department yang memang bertugas untuk mengelola administrasi kepegawaian dan segala hal yang berkaitan dengan tenaga kerja. Anda bisa membuat jadwal shift ini baik menggunakan sistem komputasi maupun dengan menggunakan software tertentu. Jadwal bisa dibuat secara sederhana dan lebih mudah untuk dipahami terutama oleh para karyawan. Pembuatan jadwal harus jelas dan jangan sampai ada kesalahan. Pada jadwal shift yang dibuat tersebut Anda bisa menuliskan nama karyawan dan posisi atau jabatan karyawan serta hari kerjanya. Selain itu perlu dicantumkan pula waktu giliran bagi karyawan untuk melakukan shift kerja dan juga durasi jam kerja karyawan.
Melakukan rotasi kerja yang berkala
Jam kerja karyawan yang terlalu berlebihan tentunya tidak baik bagi karyawan yang bersangkutan. Bahkan kondisi ini dapat membuat karyawan mengalami gangguan kesehatan dan juga gangguan mental. Oleh karena itu pembagian jadwal shift haruslah dilakukan dengan memperhatika durasi wkatu kerja bagi masing-masing karyawan. Anda bisa melakukan rotasi karyawan secara berkala sehingga para karyawan dapat terhindar dari stres dan sebagainya. Sebaiknya pembagian jadwal shift dilakukan dengan mengacu pada pasal 77 UU Ketenagakerjaan yang mengatur maksimal shift kerja 8 jam sehari. Aturan tersebut dapat dijadikan acuan bagi Anda untuk melakukan pembagian jadwal kerja karyawan sehingga karyawan dapat bekerja secara lebih optimal.
Hindari shift kerja karyawan yang berlebihan
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa jam kerja yang terlalu lama cenderung membuat karyawan mengalami gangguan. Gangguan ini bisa muncul baik dalam hal fisik atau kesehatan maupun juga dalam hal emosi dan jiwa. Karyawan bisa saja mengalami lemah tubuh dan juga stres. Oleh karena itu jam kerja yang berlebihan haruslah dihindari. Dalam membuat jadwal shift kerja jangan sampai Anda membiarkan salah seorang karyawan mendapatkan giliran kerja dengan durasi waktu lebih dari 8 jam. Untuk itu Anda perlu melakukan perkiraan dan perhitungan karyawan dengan tepat. Selain itu jumlah karyawan juga harus diketahui dengan pasti agar pembagian jadwal shift bisa berlangsung dengan tepat dan tidak merugikan karyawan.
Komunikasikan jadwal shift kerja dengan karyawan
Jika pembuatan rancangan jadwal shift telah selesai maka Anda bisa memberikan informasi mengenai jadwal tersebut pada karyawan. Komunikasikan jadwal shift kerja yang telah dibuat dengan menggunakan bahasa yang mudah dicerna oleh para karyawan. Melalui informasi yang Anda sampaikan pada karyawan maka selanjutnya karyawna dapat mempertimbangkan jam kerjanya yang telah dijadwalkan. Bahkan para karyawan nantinya akan menyatakan kesanggupannya dengan jadwal pembagian shift yang telah dibuat. Untuk itu HRD perlu membangun jalinan komunikasi yang baik dna lancar dengan para karyawan. Sebab melalui komunikasi yang baik inilah HRD bisa menyampaikan apa saja yang telah dirancang untuk para karyawan termasuk pula jadwal pembagian shift kerja karyawan.
Gunakan software tertentu
Di masa sekarang yang penuh dengan kecanggihan teknologi ini tentunya Nad atak perlu bingung untuk menjalankan tugas. Termasuk pula tugas pembagian shift kerja karyawan yang sangat penting dan perlu untuk diperhatikan. Untuk mempermudah pekerjaan Anda ini maka Anda bisa menggunakan beberapa sotware atau aplikasi tertentu. dengan menggunakan software atau aplikasi maka Anda bisa mengatur jadwal shift kerja karyawan dengan baik. Jadwal shift ini juga bisa dibuat dengan lebih praktis dan lebih cepat. Tentu saja dengan menggunakan sotware maka Anda bisa bekerja dengan lebih mudah. Hasilnya juga memiliki peluang kesalahan yang minim sehingga Anda bisa bekerja secara lebih efektif dan efisien.
Keuntungan Shift Kerja
Tentunya mengelola shift kerja ini bisa mendatangkan beberapa keuntungan, misalnya yaitu berikut ini.
Kesehatan karyawan terpelihara
Dengan adanya shift kerja maka karyawan dapat bekerja tanpa kelebihan jam. Hal ini dapat membuat karyawan bisa selalu terjaga kesehatannya baik kesehatan fisik maupun mental. Maka karyawan dapat bekerja di tiap harinya dengan kondisi yang lebih baik.
Kerjasama tim kuat
Sistem shift berpeluang untuk lebih meningkatkan interaksi antara karyawan yang satu dengan yang lain. Maka interaksi yang semakin banyak dilakukan ini akan semakin membuat para karyawan saling memiliki hubungan yang solid. Tentu saja hubungan kerja di antara para karyawan ini akan membuat kerjasama tim semakin kuat dan solid.
Produktivitas meningkat
Dengan adanya jadwal shift maka para karyawan dapat bekerja dengan lebih maksimal. Produktivitas semakin meningkat karena adanya kondisi karyawan yang sangat baik. Kesehatan karyawan terjamin sehingga perilaku kerja bisa berjalan dengan sangat efektif. Produktivitas yang meningkat ini pada akhirnya akan memberikan keuntungan tersendiri bagi perusahaan.
Penerapan Sistem Shift di Perusahaan
Mengelola shift kerja tampaknya menjadi kewajiban bagi tim HR sebab hal ini berhubungan dengan para karyawan. Jadwal shift memang bisa dipandang sebagai pengaturan pembagian kerja yang efektif. Sebab dengan adanya jadwal shift maka karyawan dapat bekerja secara lebih maksimal. Oleh karena itu saat ini semakin banyak perusahaan yang menerapkan adanya jadwal shift kerja karyawan. Namun sistem shift hanya bisa diterapkan pada perusahaan dengan jumlah karyawan yang cukup banyak. Oleh karena itu sistem ini mungkin saja hanya bisa diterapkan pada perusahaan berskala cukup besar yang mempekerjakan karyawan dalam jumlah banyak. Namun penerapan sistem shift ini harus dilakukan dengan langkah yang tepat.
Dari penjelasan di atas, sudah tentu mengelola shift kerja sangat bermanfaat dalam perusahaan. Sama halnya menggunakan JojoExpense untuk sistem keuangan perusahaan yang lebih baik. Dengan produk ini pastinya keuangan perusahaan akan jauh lebih transparan dan lebih efektif. Terutama karena beberapa fitur menarik seperti misalnya:
- Auto Reimbursement
- Auto Generate Expense Report
- OCR (Auto Read Receipt)
- Cash Advanced
- Real Time Direct Transfer
- Custom Approval Flow
- Custom/Advance Approval Policy
- Custom Reports Field
- Custom Expense Transaction Field
Jadi, jangan ragu untuk mencoba JojoExpense. Dapatkan coba gratis untuk 14 hari di perusahaan Anda. Pastikan keuangan perusahaan sehat dan optimal. Yuk, coba JojoExpense!
