Mengenal Lebih Jauh Manajemen Proyek Dalam Berbisnis

Apa itu Manajemen Proyek?

Manajemen proyek melibatkan perencanaan dan pengorganisasian sumber daya perusahaan untuk melskuksn tugas, agenda acara, atau tugas tertentu menuju penyelesaian yang efisien. Metode ini dapat melibatkan proyek satu kali atau aktivitas yang sedang berlangsung, dan sumber daya yang dikelola meliputi personel, keuangan, teknologi, dan kekayaan intelektual.

Manajemen ini sering dikaitkan dengan bidang teknik dan konstruksi. Namun belakangan ini, perawatan kesehatan dan teknologi informasi (TI), juga termasuk didalamnya. Metode ini biasanya mengharuskan memiliki seperangkat komponen kompleks yang harus diselesaikan dan dirakit dengan cara tertentu untuk menciptakan produk yang berfungsi baik.

Tidak peduli apa industrinya, manajer proyek cenderung memiliki pekerjaan yang kurang lebih sama: yaitu membantu menentukan tujuan dan sasaran proyek. Selain itu manajer proyek juga aktif menentukan kapan berbagai komponen proyek harus diselesaikan dan oleh siapa. Mereka juga membuat pemeriksaan kontrol kualitas untuk memastikan komponen yang telah selesai memenuhi standar tertentu.

Kunci Penting

Pada tingkat yang sangat dasar, manajemen ini mencakup perencanaan, inisiasi, pelaksanaan, pemantauan, dan penutupan proyek. Ada banyak jenis metodologi dan teknik manajemen. Manajemen proyek digunakan di seluruh industri dan merupakan bagian penting dari keberhasilan perusahaan konstruksi, teknik, dan TI.

Memahami Manajemen Proyek

Secara umum, proses manajemen meliputi tahapan berikut: perencanaan, inisiasi, pelaksanaan, pemantauan, dan penutupan. Dari awal hingga akhir, setiap proyek membutuhkan rencana yang menguraikan bagaimana hal-hal akan dimulai, bagaimana mereka akan dibangun, dan bagaimana mereka akan selesai.

Misalnya, dalam arsitektur, rencana dimulai dengan sebuah ide, berlanjut ke gambar. Kemudian proses berlanjut ke penyusunan cetak biru, dengan ribuan potongan kecil disatukan di antara setiap langkah. Arsitek hanyalah satu orang yang menyediakan satu bagian dari teka-teki. Manajer proyek menyatukan semuanya.

Setiap proyek biasanya memiliki anggaran dan kerangka waktu. Manajemen proyek membuat semuanya berjalan lancar, tepat waktu, dan sesuai anggaran. Itu berarti ketika kerangka waktu yang direncanakan akan segera berakhir, manajer proyek dapat membuat semua anggota tim mengerjakan proyek. Hal ini dilakukan agar semuanya selesai sesuai jadwal.

Jenis Manajemen Proyek

Manajemen proyek adalah disiplin perencanaan dan pelaksanaan proyek. Manajemen proyek berusaha untuk mencapai tujuan yang ditetapkan dengan menggunakan rencana, jadwal dan sumber daya untuk melaksanakan kegiatan proyek dalam jangka waktu yang ditetapkan.

Tujuan dan sasaran proyek ditentukan oleh klien atau pemangku kepentingan, dan manajer proyek dalam menerapkan metodologi manajemen proyek. Hal ini bertujuan untuk membuat rencana yang menetapkan sumber daya, tugas, dan pencapaian. Semuanya agar hasil yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan pemangku kepentingan. Rencana ini juga harus memperhitungkan triple constraint, yang mengacu pada keterbatasan waktu, biaya dan ruang lingkup yang berlaku untuk setiap proyek.

Untuk menyeimbangkan kendala, persyaratan dan jadwal, manajer sering menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk melaksanakan proyek. Perangkat lunak online dapat menjaga proyek tetap pada jalurnya dan tim tetap produktif.

Project Manager, misalnya, memungkinkan Anda mengelola rencana, sumber daya, biaya, dan tim dalam satu alat online. Saat anggota tim menyelesaikan tugas mereka, rencana proyek diperbarui secara otomatis, menjaga proyek Anda tetap pada jalurnya dan di bawah anggaran.

Banyak jenis manajemen proyek telah dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan spesifik industri atau jenis proyek tertentu. Mereka termasuk yang berikut ini:

Tipe Manajemen Proyek Air Terjun

Ini mirip dengan manajemen proyek tradisional tetapi mencakup peringatan bahwa setiap tugas harus diselesaikan sebelum tugas berikutnya dimulai. Langkah-langkahnya linier dan kemajuan mengalir dalam satu arah—seperti air terjun. Karena itu, perhatian pada urutan tugas dan jadwal sangat penting dalam jenis manajemen proyek ini. Seringkali, ukuran tim yang mengerjakan proyek akan bertambah saat tugas yang lebih kecil diselesaikan dan tugas yang lebih besar dimulai.

Tipe Manajemen Proyek Agile

Industri perangkat lunak komputer adalah salah satu yang pertama menggunakan metodologi ini. Dengan dasar yang berasal dari 12 prinsip inti Agile Manifesto, manajemen proyek tangkas adalah proses berulang yang berfokus pada pemantauan berkelanjutan dan peningkatan hasil. Pada intinya, kiriman berkualitas tinggi adalah hasil dari memberikan nilai pelanggan, interaksi tim, dan beradaptasi dengan keadaan bisnis saat ini.

Manajemen proyek tangkas tidak mengikuti pendekatan tahap demi tahap yang berurutan. Sebaliknya, fase proyek diselesaikan secara paralel satu sama lain oleh berbagai anggota tim dalam suatu organisasi. Pendekatan ini dapat menemukan dan memperbaiki kesalahan tanpa harus memulai kembali seluruh prosedur.

Tipe Manajemen Lean

Metodologi ini adalah tentang menghindari pemborosan, baik waktu maupun sumber daya. Prinsip-prinsip metodologi ini diperoleh dari praktik manufaktur Jepang. Ide utama di balik mereka adalah untuk menciptakan nilai lebih bagi pelanggan dengan sumber daya yang lebih sedikit.

Ada lebih banyak metodologi dan jenis manajemen proyek daripada yang tercantum di sini, tetapi ini adalah beberapa yang paling umum. Jenis yang digunakan tergantung pada preferensi manajer proyek atau perusahaan yang proyeknya dikelola.

Contoh

Katakanlah seorang manajer proyek ditugaskan memimpin tim untuk mengembangkan produk perangkat lunak. Mereka mulai dengan mengidentifikasi ruang lingkup proyek. Mereka kemudian menetapkan tugas ke tim proyek, yang dapat mencakup pengembang, insinyur, penulis teknis, dan spesialis jaminan kualitas. Manajer proyek membuat jadwal dan menetapkan tenggat waktu.

Seringkali, seorang manajer proyek akan menggunakan representasi visual dari alur kerja, seperti bagan manajemen proyek untuk menentukan tugas mana yang harus diselesaikan oleh departemen mana. Mereka menetapkan anggaran yang mencakup dana yang cukup untuk menjaga proyek tetap dalam anggaran bahkan dalam menghadapi kontinjensi yang tidak terduga. Manajer proyek juga memastikan tim memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk membangun, menguji, dan menyebarkan produk perangkat lunak.

Ketika perusahaan IT besar, seperti Cisco Systems Inc., mengakuisisi perusahaan yang lebih kecil, bagian penting dari pekerjaan manajer proyek adalah mengintegrasikan anggota tim proyek dari berbagai latar belakang dan menanamkan rasa tujuan kelompok untuk mencapai tujuan akhir. Manajer proyek mungkin memiliki beberapa pengetahuan teknis tetapi juga memiliki tugas penting untuk mengambil visi perusahaan tingkat tinggi dan memberikan hasil yang nyata tepat waktu dan sesuai anggaran.

Selain itu, sebagai pengusaha yang profesional, Anda juga perlu menggunakan aplikasi JojoExpense dari Jojonomic. Aplikasi ini dapat membantu Anda dalam memanajemen pengeluaran untuk kepentingan usaha secara efisien dan efektif. Anda dapat mengontrol anggaran usaha dengan baik hanya dengan modal smartphone.

strategi pemasaran kewirausahaan

Aplikasi JojoExpense dilengkapi dengan beragam fitur unggulan, seperti mobile approval, capture expenses, budget controlling, reimburse via app & web dan cash advanced. Beragam fitur unggulan ini berperan penting dalam mencapai tujuan sebagaimana disebut di atas.

Yuk gunakan aplikasi JojoExpense dari Jojonomic sekarang juga! Dapatkan demo gratis 14 hari dengan cara klik di sini.