Operation excellence mulai populer pada tahun 2007 dan dipakai oleh lembaga-lembaga konsultan untuk melakukan training-training mengenai topik ini. Mereka yang berada di lini operasi harus memahami akan hal ini sehingga training-training ini sangat diminati. Jika melihat pada definisinya maka pengertiannya sebenarnya sangat simple, yaitu dikatakan “excellence” ketika setiap karyawan dapat melihat aliran nilai (flow of value) kepada pelanggan dan mampu memperbaikinya ketika flow of value tersebut rusak.
Pada masa kini ketika sedang terjadi resesi global dan perusahaan perlu bertahan di tengah masa yang sulit ini, maka operation excellence dapat menjadi sebuah solusi. Keunggulan metodologi operasional dan budaya perusahaan yang berfokus pada pengurangan limbah/waste dalam sepanjang aliran proses produksi hingga ke pelanggan dapat berdampak signifikan. Sebab, bagaimanakah kita akan melakukan peningkatan sebesar 60% dalam efisiensi dan biaya? Jawabannya adalah mau tidak mau harus mengurangi waste dengan menciptakan kualitas operasi yang lebih baik, lebih fleksibel, waktu tempuh lebih pendek, dan persediaan yang lebih sedikit, semua dalam jangkauan melalui aplikasi yang benar dari teknik Operational Excellence yang biasa disingkat OpEx ini.
Flow of Value
Namun pemahaman terhadap definisi ini sangat penting. Apa artinya Flow of Value? Dalam setiap bidang usaha tentu akan berbeda. Intinya adalah aliran untuk value dapat sampai ke tangan customer. Jangan sampai putus dan rusak di tengah jalan.
Apakah ini berarti bahwa setiap karyawan wajib mengetahui pergerakan proses produksi hingga menghasilkan produk dalam jumlah tertentu, pada waktu tertentu, lokasi tertentu hingga sampai ke tangan pelanggan? Seluruh rangkaian proses harus dapat dilihat oleh setiap karyawan secara visual. Setiap operator di setiap bagian proses mengetahui dengan persis di manakah posisi mereka dalam value stream. Sehingga dalam proses yang mana pun, mereka akan tahu berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk sampai ke pengiriman pada pelanggan dari titik proses tersebut. Flow of value ini harus sederhana sehingga pengunjung bisa melihat flow dengan jelas, maka masing-masing operator di setiap proses dapat melihat persis di mana mereka berada dalam value stream, dan bagaimana arus pekerjaan berlangsung.
Efisien dan Efektif
Efisiensi terjadi khususnya ketika terjadi sesuatu yang tidak beres, karyawan benar-benar tahu apa yang harus dilakukan untuk memperbaikinya, tanpa meminta tolong atasan mereka, tanpa pelaporan ke manajemen, atau mengadakan pertemuan. Karyawan dapat melihat aliran pesanan pelanggan melalui beberapa proses bisnis dan memperbaiki aliran yang ketika itu rusak dengan cara yang sama. Sebagai contoh anggap saja sebagai pipa air. Yang tersumbat dan karyawan langsung tahu untuk membuka sumbatan tersebut sehingga air dapat terus mengalir. Hal ini dilakukan. Tanpa keterlibatan manajemen sehingga dengan demikian karyawan menciptakan dan mempertahankan aliran yang ramping (lean), sementara manajemen berfokus pada pertumbuhan bisnis. Waktu dari tim manajemen tidak akan habis untuk operasional.
Banyak perusahaan mendorong operation excellence ke dalam operasional industrinya. Namun saat ditanya apa definisinya kebanyakan menjawab “tentang kualitas proses,” “membuat bagian sempurna setiap saat,” atau “menerapkan alat Lean di mana saja untuk menghilangkan limbah”. Padahal, ini bukan konsep yang mudah untuk diukur. Dan sangat sulit untuk dijelaskan secara sederhana agar mereka tahu apa yang harus dilakukan untuk menciptakan dan mempertahankannya.
Jadi, kemana perjalanan Lean akan membawa Anda? Lean adalah komponen besar dari operation excellence. Lean didasarkan pada penghapusan limbah, dan cara terbaik untuk menghilangkan limbah adalah dengan menciptakan aliran yang efisien. Arus dibuat dengan menggunakan teknik one piece flow. Aliran dilanjutkan pada tingkatan aliran dengan menghubungkan proses dengan sistem FIFO (First In First Out).
Definisi Operation Excellence
Jadi definisi Operational Excellence sesungguhnya adalah ketika setiap karyawan dapat melihat langsung proses kepada pelanggan, dan memperbaiki arus itu saat rusak. Artinya ini berarti setiap karyawan mengetahui bahwa produk bergerak dari proses A ke proses B dalam jumlah tertentu, pada waktu tertentu, ke lokasi tertentu.
Selain itu, bila ada yang tidak beres, mereka tahu apa yang harus dilakukan untuk memperbaikinya, tanpa melihat atasan mereka. Melapor ke manajemen, atau mengadakan pertemuan. Hal ini juga terjadi di kantor, di mana karyawan dapat melihat aliran pesanan pelanggan melalui beberapa proses bisnis dan memperbaiki arus ketika rusak dengan cara yang sama. Karyawan menciptakan dan mempertahankan arus tetap seimbang, sementara manajemen berfokus untuk mengembangkan bisnis.
Melihat Aliran Nilai
Bagaimana jika ada yang bisa berjalan ke area manapun di lantai produksi dan menggambarkan secara visual berapa banyak proses yang dilakukan dari pelanggan? Dari proses apa pun, mereka akan tahu berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan pengiriman dari titik itu. Jika dibuat cukup sederhana sehingga pengunjung bisa melihat alirannya. Maka setiap operator dapat melihat dengan tepat di mana mereka berada dalam value stream, dan bagaimana arusnya bekerja. Yang tersisa hanyalah menciptakannya sedemikian rupa sehingga setiap karyawan bisa melihatnya.
Masukkan sistem visual. Mitosnya adalah sistem visual mengatur pabrik dan membuatnya terlihat bagus dan rapi. Semuanya diberi label dan semua orang tahu dimana semuanya berada. Inilah saatnya untuk memutuskan mitos itu. Sistem visual harus dirancang agar semua orang dapat melihat arus, bahkan pengunjung. Mereka harus mengizinkan setiap orang untuk memiliki kemampuan untuk menjawab pertanyaan, “Apakah kita tepat waktu untuk permintaan pelanggan?” Dan “Apakah segalanya mengalir seperti seharusnya?” Cara mudah untuk melakukannya dapat berupa kode warna jalur FIFO, zona berwarna di supermarket dan area overproduksi yang diidentifikasi menunjukkan adanya masalah.
Memperbaiki Aliran
Tidak dapat dipungkiri arus aliran nilai akan gagal; oleh karena itu, yang penting adalah bagaimana masalah ditangani saat hal itu terjadi. Pekerjaan standar adalah solusi yang mendorong Operational Excellence. Jadi pertanyaannya kemudian menjadi, “Apa pekerjaan standar saat arus rusak?” karyawan sudah dapat langsung memperbaikinya, tanpa memanggil atasan.
Kuncinya adalah menjaga agar pengambilan keputusan seminimal mungkin, dan itu bisa diilustrasikan dalam contoh sederhana. Dua proses dihubungkan dengan jalur FIFO yang terbagi menjadi tiga zona hijau, kuning, dan merah. Jika bagiannya dicadangkan menjadi hijau, semuanya normal. Jika bagian dicadangkan ke kuning (hati-hati), ada yang tidak beres. Proses mengkonsumsi mungkin memiliki pekerjaan standar yang menyuruh mereka memutar jeda untuk mengejar ketinggalan (tanpa meminta seorang supervisor). Jika bagiannya dicadangkan ke bagian merah, operator akan pergi ke telepon dan menelepon ke shift kedua lebih awal. Pun tanpa meminta seorang supervisor. Metode lain termasuk metode eskalasi agar manajemen tahu bahwa arus mogok dan perbaikan sedang dalam proses.
Prinsip Shigeo dalam Penerapan Operation Excellence
Setelah mengetahui pengertian dan beberapa fungsi dari operation excellence, diperlukan pemahaman yang lebih mendalam untuk proses penerapannya. Ibarat pisau bermata dua, peration excellence bisa menjadi senjata yang sangat ampuh atau sekedar garpu kecil untuk perkembangan bisnis anda.
Meski memiliki nama mentereng yang laku dijual, operation excellence akan menjadi singa ompong apabila tidak didalami dan diterapkan pada market yang tepat. Penerapan operation excellence itu sendiri harus terukir dalam kehidupan sehari – hari. Yang mana memang tidak mudah untuk dilakukan namun hasil akhir yang didapatkan juga tidak kalah besarnya. Pertumbuhan yang sangat pesat serta mampu memimpin laju persaingan akan pasti didapatkan jika mampu menerapkan operation excellence dengan benar.
Operational Excellence adalah ketika setiap karyawan dapat melihat aliran nilai kepada pelanggan, dan memperbaiki arus itu saat rusak. Sementara Lean menyediakan peta jalan untuk sampai ke sana
Prinsip Operational Excellence
Dr. Shigeo shingo digadang – gadang sebagai bapaknya operational excellence. Hal ini didasarkan pada kontribusinya yang besar terhadap operational excellence. Beliau tercatat sudah menerbitkan 18 buku dengan tema yang tidak jauh – jauh dari operational excellence.
Bahkan sebelum lean manufacturing berkembang dengan pesat dan dikenal oleh banyak orang, Dr. Shigeo telah menulis ide – ide tentang bagaimana cara mendapatkan dan mempertahankan asal bahan dasar yang berkualitas, laju nilai barang ke kostumer dan sebagainya.
Berikut adalah prinsip dasar yang dianut oleh Dr. Shigeo Shingo yang sampai sekarang lebih dikenal sebagai prinsip Model Shingo.
Menghormati Setiap Orang
Prinsip pertama dan yang paling penting dan harus dilakukan adalah menghormati semua orang. Prinsip ini tidak boleh ditinggalkan bahkan bagi para tetinggi suatu organisasi. Semua orang harus melakukannya tanpa pengecualian.
Ketika seseorang merasa dihormati, mereka akan merasa puas dengan penghargaan yang diberikan dan menambah nilai untuk mencapai tujuan bersama di sebuah organisasi. Menurut survey yang dilakukan, dihormati adalah salah satu keingin terbesar bagi setiap karyawan.
Nah, mungkin banyak yang bertanya jenis ‘respect’ seperti apa yang dibutuhkan oleh seseorang karyawan di tempat kerjanya?
Memberikan skema yang runtut terhadap detail pekerjaan serta target yang harus dicapai oleh seseorang merupakan salah satu bentuk ‘penghormatan’ bagi karyawan. Selain itu, melibatkan karyawan dalam proses kemajuan perusahaan serta membimbing – membantu mereka dengan penyelesaian masalah adalah sebuah tanda ‘penghormatan’ yang professional.
Memimpin Dengan Rendah Hati
Awal dari sebuah improvement atau pengembangan adalah membuat opsi atau pilihan perkembangan itu bisa terjadi. Yang dimaksutkan adalah, ketika semua sektor telah macet atau mentok dan tidak bisa dikembangkan lagi hal ini akan menjadikan proses atau wacana perkembangan itu mustahil.
Jika anda ingin mengembangkan sesuatu anda harus membuat opsi perkembangan itu ada dan dapat terjadi. Dan hal ini merupakan tugas seorang leader yang mampu berlaku rendah hati. Ia harus mampu mendengarkan, melihat, belajar serta mencari input atau masukan yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan untuk mampu berkembang.
Dengan memiliki seorang pemimpin yang rendah hati, para pekerja akan mampu memberikan feedback atau masukan serta ide – ide yang benar – benar berguna bagi perkembangan bisnis kedepan. Menjadi seorang pemimpin yang rendah hati harus bisa melepaskan kegagalan atau kesalahan di masa lampau. Dan lebih mengedepankan ajakan untuk menuju ke ‘jalan’ yang benar.
Pentingnya Suara Pekerja
Ketika sebuah kondisi ‘kerendahan hati’ ini telah berkembang dan menyebar dalam setiap sendi perusahaan atau organisasi, akan terjadi interaksi yang baik. Mengalir apa – adanya dan menghasilkan kesempatan untuk bertukar pikiran lebih banyak daripada ketika memaksakan sebuah rapat.
Para pekerja akan mudah menyuarakan pendapatnya demi kemajuan suatu perusahaan. Selain itu, karyawan yang tentu memiliki spesialisasinya masing – masing akan benar – benar mengerti bagaimana mengimprove posisi yang sedang ia pegang dengan lebih sempurna. Hal ini tentu saja akan menambah keuntungan yang besar bagi perusahaan.
Selalu Mencari Kesempurnaan Dalam Operation Excellence
Standart keberhasilan suatu perusahaan atau organisasi yang mencari kesempurnaan akan menciptakan lingkungan serta budaya operational excellence yang terbaik. Hal ini dikarenakan banyaknya kemungkinan di berbagai sector yang perlu dibenahi. Belum lagi dalam setiap sektornya, perusahaan bisa mendapatkan sudut pandang yang berbeda dari setiap pegawai yang bekerja disana.
Hal ini menjadikan jalan untuk menuju kesempurnaan itu akan selalu ada dan tidak akan pernah kehabisan pilihan. Dalam setiap aspek akan selalu ada bagian yang harus diperbaiki, ditingkatkan, sehingga perusahaan akan terus berkembang.
Selalu mencari jawaban atau penyelesaian masalah yang bersifat tahan lama, jangan hanya sekedar menyelesaikan masalah dengan jalan tercepat namun juga tidak tahan lama. Orang yang memilih menyelesaikan masalah untuk jangka waktu yang Panjang dapat dipastikan memiliki kemampuan untuk menyelesaikan masalah secara sederhana namun pasti menuju kesempurnaan.
Selalu Gunakan Data Dalam Operation Excellence
Para peneliti hanya akan mempercayai sesuatu yang telah diuji, dibuktikan dan diobservasi serta di analisis dengan tepat. Data yang dihasilkan merupakan acuan dalam menentukan keputusan yang akan diambil selanjutnya. Pola pikir inilah yang harus diadopsi oleh seorang leader dalam menjalankan bisnisnya. Selalu belajar tentang konsep baru dan belajar dari kegagalan adalah mental yang dibutuhkan.
Organisasi yang menganut model operational excellence mengikuti struktur pemecahan masalah dengan menggunakan ide yang telah diuji sebelumnya tanpa takut akan gagal.
Fokus Pada Proses
Ketika seorang leader berfokus pada proses maka ia akan melihat akar atau sumbu dari suatu permasalahan. Akar permasalahan inilah yang harus di selesaikan terlebih dahulu sebelum melaju menuju proses pengembangan selanjutnya.
Bahkan orang yang paling cerdas sekalipun tidak akan lepas dari yang namanya error. Itu adalah salah satu bagian paling manusiawi dari seseorang. Jadi, jangan pernah mengharapkan seorang pegawai paling sempurna sekalipun untuk selalu memberikan hasil yang sempurna.
Ketika menyalahkan orang yang melakukan kesalahan tersebut menjadi hal yang wajar, banyak waktu produksi yang habis hanya pada sesuatu yang tidak berguna. Padahal, kebanyakan kesalahan bukan semata – mata dilakukan oleh karyawan namun sistem kerjanya yang salah.
Seorang leader harus mampu menyelesaikan masalah tersebut dan mampu mengumpulkan informasi dari berbagai sumber, menyiapkan material, parts, serta peralatan – peralatan yang memenuhi standart sebelum pekerja memulai tugasnya.
Pastikan Kualitas Bahan Dasar Memenuhi Standart Operation Excellence
Excellence hanya bisa dicapai ketika setiap elemen dalam perusahaan atau organisasi melakukan pekerjaannya secara sempurna. Ketika terjadi kendala haruslah segera diselesaikan dan diperbaiki tepat ketika masalah tersebut terjadi.
Kualitas suatu perusahaan akan terlihat dengan jelas apabila mampu mengidentifikasi titik permasalahan dengan tepat dan cepat. Perusahaan yang tidak memiliki ‘masalah’ justru patut dipertanyakan kinerjanya. Ketika masalah tersebut telah ditemukan disitulah letak pengembangannya dalam mencapai kesempurnaan.
Memaksimalkan nilai barang yang akan dijual kepada kostumer sesuai dengan permintaan harus dilakukan dengan menyediakan flow atau aliran yang tidak boleh tersendat. Ketika aliran tersebut mengalami kemacetan di salah satu sector, hal ini akan menjadi waste atau menjadikan kinerja sebuah perusahaan menjadi kurang produktif.
Kesimpulan
Waste yang terjadi bisa menjadi Backlog dan menambah kemungkinan untuk menjadi error dalam skala besar. Berhati – hati dalam menerima atau menghitung jumlah demands serta stok barang yang ada untuk menghindari error yang tidak diinginkan.
Kumpulkan data secara otomatis, tingkatkan produktivitas dan cegah penipuan keuangan serta pegang kendali penuh anggaran perusahaan dengan mudah dan kapanpun dimanapun dengan JojoExpense. Lebih cepat, mudah, tanpa perlu repot. Anda tidak perlu lagi khawatir pada penipuan keuangan. JojoExpense dapat memperingatkan Anda mengenai percobaan penipuan dalam reimbursement dan cash advance, berkat Intelligence OCR dan Real-Time Geotagging. Gunakan JojoExpense sekarang juga
