Suatu perusahaan sering kali merasa bingung saat berhadapan dengan optimasi anggaran kecil. Kebutuhan perusahaan yang umumnya cukup besar membuat hal ini tidak mudah dilakukan. Namun demikian untuk menjalankan efisiensi maka dibutuhkan ketelitian dalam pekerjaan ini. Tim keuangan perusahaan tentu harus bekerja keras memutar otak supaya optimasi tersebut bias tercapai.
Pada dasarnya ada beberapa cara serta langkah yang bisa dipilih untuk dilakukan. Beberapa di antaranya cukup umum sehingga mudah untuk diikuti. Supaya lebih jelas dan bisa mencoba aplikasinya di lingkup perusahaan Anda, berikut ini langkah-langkah optimasi anggara kecil yang patut untuk dicoba.
Buat Skala Prioritas
Hal pertama yang harus dilakukan perusahaan yaitu memastikan mana hal yang menjadi skala prioritas dalam keuangan perusahaan. Ada banyak poin yang harus tersedia pada sebuah perusahaan. Setiap bulannya perusahaan tentu mengeluarkan anggaran untuk berbagai macam hal. Misalnya kebutuhan kantor, alat tulis kantor, biaya aktivitas karyawan, serta lain sebagainya. Dari sini sebaiknya perusahaan melakukan koordinasi untuk menentukan mana skala prioritas yang harus diutamakan saat anggaran sedang terbatas.
Misalnya saja anggaran untuk kebutuhan dapur perusahaan bisa lebih minimalis dengan mengganti produk yang biasa digunakan dengan produk yang lebih ekonomis. Atau misalnya mengatur jadwal bepergian karyawan untuk tugas di luar kantor secara lebih optimal sehingga bisa mengatur biaya transportasi.
Apapun aspek yang mempengaruhi besarnya pengeluaran harus dibicarakan lebih lanjut dalam rapat keuangan. Dari sini maka perusahaan dapat menentukan mana skala prioritas mulai dari yang paling utama hingga yang mendasar. Pastikan hal-hal penting di dalam kantor tidak kehilangan porsinya, dan pastikan hal-hal yang kurang penting tidak perlu dikonsumsi lebih dulu manakala anggaran perusahaan sedang terbatas.
Tentukan Besar Anggaran
Selanjutnya hal berikut yang harus dilakukan yaitu menyiapkan besarnya anggaran yang dimiliki oleh perusahaan. Satu hal penting yang harus dicatat yaitu jangan sampai pengeluaran lebih besar dari pendapatan perusahaan. Oleh sebab itu perencanaan dana harus dilakukan sedini mungkin untuk melihat neraca laba rugi perusahaan secara detail. Dari sini maka perusahaan bisa lebih mudah melakukan penyusunan anggaran. Tim keuangan bisa dengan lebih efektif menyusun mana pengeluaran yang harus dilakukan serta berapa dana dari pendapatan perusahaan yang bisa digunakan.
Ada kalanya perusahaan mengalokasikan anggaran tetapi dana yang dibutuhkan belum tersedia sepenuhnya. Dalam hal tersebut sebaiknya tunda dulu pengeluaran yang kurang penting untuk bisa dilakukan saat anggaran tersebut telah tersedia. Terutama sering kali hal ini terjadi saat perusahaan belum meneriman pembayaran invoice dari para klien yang menggunakan jasa maupun melakukan pembelian produk. Sehingga dalam hal ini perlu persiapan matang untuk mengatasi kekurangan dana akibat hal tersebut.
Tentu saja menentukan besar anggaran ini bukan sesuatu yang mudah juga. Sehingga ada baiknya menggunakan program yang baik dan tersistem dengan baik. Hindari kesalahan dalam penyusunan anggaran melalui penggunaan program yang lebih efektif dan efisien. Sehingga sistem anggaran perusahaan bisa disusun sedemikian rupa tanpa ada celah yang menimbulkan kerugian pada perusahaan. Dengan demikian maka sistem keuangan perusahaan bisa terkontrol lebih efektif, serta kemungkinan melewatkan hal-hal yang penting bisa dihindari. Karena sangat umum bila terjadi kesalahan dari sisi human error, manakala penyusunan anggaran dilakukan secara manual oleh sebuah perusahaan.
Tentukan Vendor Ekonomis
Langkah selanjutnya yang bisa dipilih dalam melakukan optimasi anggaran kecil yaitu menetapkan vendor yang tepat. Sebuah perusahaan pasti membutuhkan banyak vendor untuk mendukung kegiatannya. Usahakan untuk memilih vendor dengan tawaran harga yang ekonomis. Namun di sisi lain pastikan produk dan kebutuhan yang didapat masih sesuai spesifikasi perusahaan. Jangan mengambil resiko memilih harga terendah namun kualitas tidak dapat dipertanggung jawabkan. Pada akhirnya hal ini bisa berakhir pada kebocoran anggaran yang jauh lebih besar. Sehingga membandingkan satu vendor dan vendor yang lain dalam hal ini cukup penting.
Apabila membandingkan vendor lakukan pula dengan teliti. Ada beberapa vendor yang mungkin telah bekerja sama cukup lama dengan perusahaan Anda. Sehingga bisa dilakukan beberapa penyesuaian mengikuti kondisi keuangan perusahaan. Ada baiknya mencoba sistem pembayaran yang paling optimal pula supaya anggaran bisa terkontrol lebih optimal.
Selain itu usahakan untuk memastikan vendor yang dipilih adalah vendor terpercaya. Banyak kasus justru perusahaan mengalami penipuan oleh para vendor yang menawarkan diri dalam suplai kebutuhan perusahaan. Oleh sebab itu selalu lihat lebih dulu portfolio vendor yang bekerja sama. Sehingga resiko terjadi penipuan ini bisa lebih minim dan sebisa mungkin tidak perlu terjadi. Tentunya dengan pemilihan vendor yang tepat dan sesuai maka kontrol vendor ini bisa juga lebih mudah. Sehingga optimasi anggaran kecil perusahaan bisa dimaksimalkan.
Kontrol Anggaran Sepenuhnya
Hal terakhir yang sangat penting untuk dilakukan yaitu melakukan sistem kontrol anggaran secara ketat. Awasi semua pengeluaran dan pemasukan perusahaan tanpa celah. Sebisa mungkin selalu lakukan penyesuaian antara bukti yang ada dengan jumlah uang yang dikeluarkan. Sehingga tidak ada pula resiko terjadi penipuan oleh oknum di dalam perusahaan tersebut. Untuk diketahui bahwa kasus penipuan keuangan perusahaan termasuk penggelapan dana sering kali terjadi pada perusahaan dengan sistem kontrol yang lemah. Sehingga memastikan program yang tepat untuk mendukung optimasi anggaran kecil ini bisa tercapai sepenuhnya.
Adapun untuk mendukung kontrol anggaran ini memang terdapat berbagai macam cara tersendiri. Baik secara manual maupun secara otomatis. Perusahaan tinggal memilih mana cara dan langkah yang paling baik untuk dilakukan. Sehingga nantinya berujung pada tercapainya tujuan yang sama, yaitu optimasi pada anggaran yang dimiliki oleh perusahaan pada saat itu.
Tentu saja pada dasarnya melakukan kontrol anggaran adalah poin penting dalam optimasi anggaran kecil. Tanpa sistem kontrol yang tepat maka bisa jadi anggaran membengkak dan tidak sesuai sasaran. Oleh sebab itu sangat penting juga menghindari kesalahan dalam hal ini. Salah satunya melalui penggunaan program yang lebih otomatis yaitu melalui JojoExpense. Dengan program yang satu ini, tentunya perusahaan lebih mudah untuk mengatur anggaran manapun supaya tepat pada sasaran. Bahkan program ini juga membantu terjadi kecurangan dalam keuangan perusahaan dan memastikan sistem kerja yang lebih efektif dan efisien dalam tim keuangan perusahaan.
Tentu saja semua hal tersebut di atas bisa dicapai melalui fitur-fitur JojoExpense berikut ini:
- Mobile Approval
- Capture Expenses
- Budget Controlling
- Reimburse via App & Web
- Cash Advanced
Serta masih banyak lagi fitur-fitur lain yang membantu optimasi anggaran pada perusahaan dengan lebih sistematis. Sehingga nantinya keuangan perusahaan jauh lebih terkontrol dan tidak mengalami permasalahan. Oleh sebab itu tidak perlu ragu memutuskan, segera beralih pada JojoExpense dan dapatkan coba gratis di perusahaan Anda sekarang juga. Biarkan program ini bekerja secara optimal untuk membantu perusahaan Anda menjalankan sistem keuangan yang terbaik dan optimal.
