Invoice adalah dokumen yang digunakan sebagai suatu bukti pembelian yang berisi jumlah pembayaran yang harus dibayar oleh pembeli. Dalam menjalankan bisnis kecil maupun besar, Anda harus tetap mengirimkan invoice setiap ada transaksi penjualan. Jika menjalankan bisnis besar, kemungkinan Anda akan mengirimkan puluhan invoice (faktur) ke pelanggan setiap harinya. Tapi dari semua invoice yang dikirim, berapa banyak yang benar-benar dibayar tepat waktu?
Sebuah studi yang dilakukan oleh Himpunan Pengusaha Muda terkait efisiensi tingkat pembayaran, baru-baru ini menyatakan hanya 63% invoice yang dibayar tepat waktu. Salah satu alasan terbesar untuk pembayaran terlambat datang dari invoice dengan instruksi yang tidak jelas. Untuk menyelamatkan perusahaan dari kesulitan menangani surat pembayaran atau tertunda karena penagihan yang kurang jelas, berikut beberapa tips efektif yang dapat dilakukan.
1. Mudah Dimengerti
Sebagai permulaan, pastikan Anda membuat invoice yang sederhana dan mudah dimengerti oleh pelanggan. Pasalnya tidak semua pelanggan merupakan orang yang mengerti ilmu akuntansi, sehingga penting sekali untuk membuat tagihan yang mudah dipahami. Anda dapat mencantumkan nama barang atau jasa dengan cara yang mudah dimengerti oleh pelanggan dengan menuliskan nama produk secara lengkap sehingga memudahkan pelanggan dalam mengetahui apa barang atau jasa yang mereka pesan meskipun hanya dilihat secara sekilas.
Jangan lupa untuk menempatkan logo perusahaan Anda dalam posisi yang tepat untuk membantu pelanggan mengidentifikasi bisnis Anda. Selain itu, dengan mempersonalisasi invoice dengan logo bisnis, ini akan membuat perusahaan Anda terlihat lebih profesional dan meningkatkan peluang untuk mendapatkan pembayaran. Dengan Jurnal, Anda dapat memasukkan logo perusahaan Anda dengan mudah disetiap invoice yang Anda kirim. Bukan hanya itu, Jurnal juga menyediakan contoh invoice dengan 11 template profesional yang dapat Anda pilih sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda, baik jasa maupun dagang.
2. Kirim ke Orang yang Tepat
Saat mengirimkan invoice, Anda harus memastikan bahwa yang menerima invoice adalah orang yang tepat, sehingga dapat segera memprosesnya. Dibutuhkan ketelitian atau minimal dilakukan double check sebelum mengirimkan invoice untuk mengurangi risiko kesalahan ini. Ada beberapa kesalahan yang umum terjadi yaitu mengirim ke orang yang salah dan mengirim ke terlalu banyak orang. Mengirimkan invoice pada orang yang salah akan memperbesar kemungkinan bahwa tagihan Anda tidak akan terbayar, sementara mengirimkan ke banyak orang akan membuat penerima menganggap bahwa orang lain akan mengurusnya, sehingga kemungkinan invoice terabaikan akan semakin besar.
3. Beri Batas Pembayaran Lebih Awal
Jika Anda mencantumkan batas pembayaran selama 30 hari dalam invoice Anda, selalu ada kemungkinan bahwa pelanggan akan membayarnya 2 minggu lebih lambat dari batas yang telah ditentukan. Jika Anda merasa nilai tagihan Anda ini sangat penting dan sangat memengaruhi uang kas jika dibayar melebihi 30 hari, maka cobalah untuk memajukan batas pembayaran pada invoice tersebut. Hal ini sangatlah adil jika mengingat bisnis Anda telah memberi layanan terbaik untuk para pelanggan.
4. Kirim Invoice Secepatnya
Setelah menyelesaikan semua pengiriman barang dan membereskan perjanjian bisnis, ada baiknya Anda segera mengirimkan invoice pada pelanggan Anda. Mengirim invoice secepat mungkin, akan membantu mendorong mereka untuk membayar lebih cepat. Selain itu, dengan mengirimkan invoice lebih cepat akan memungkinkan pelanggan mengingat pelayanan yang telah Anda lakukan, sehingga mendorong mereka untuk segera melakukan pembayaran. Dengan Jurnal, Anda juga dapat mengirimkan invoice secara langsung tanpa harus mendownloadnya terlebih dahulu.
5. Tawarkan Metode Pembayaran yang Fleksibel
Salah satu alasan mengapa pelanggan cenderung menunda pembayaran invoice adalah karena tidak adanya akses pembayaran yang mudah. Biasanya pelanggan harus transfer atau jika jumlahnya sangat besar, maka harus pergi ke bank terdekat. Bayangkan saja betapa repotnya jika hal ini terjadi mengingat masih banyak pekerjaan lain yang harus diselesaikan. Dengan menawarkan banyak metode pembayaran bagi pelanggan, Anda dapat mempermudah pembayaran mereka. Dengan cara ini, mereka akan merasa senang dan terbantu untuk melakukan bisnisnya, karena kemudahan dan efisiensi adalah segalanya dalam dunia bisnis.
6. Berikan Insentif untuk Pembayaran Lebih Awal
Jika Anda memerhatikan bahwa pelanggan Anda menunda pembayaran sampai tanggal terakhir, mungkin sudah waktunya untuk mulai memberi insentif pembayaran lebih awal dengan menawarkan diskon kecil untuk invoice yang dibayar di muka sebagai penghargaan. Dengan memberi penghargaan kepada pelanggan Anda untuk bisnis mereka, Anda akan dapat mendorong kesetiaan pelanggan dan memastikan mereka segera membayar tagihannya.
7. Denda untuk Keterlambatan Pembayaran
Jika memberi insentif pada pembayaran awal adalah sebuah hadiah untuk mendorong pembayaran segera, maka Anda juga bisa memberikan denda untuk keterlambatan pembayaran. Dengan menambahkan biaya keterlambatan ke dalam invoice, Anda akan menekankan unsur penting pada tagihan tersebut.
8. Jangan Sungkan Mengirim Pengingat
Beberapa pelanggan mungkin lupa terhadap invoice yang ditujukkan kepadanya. Seiring dengan banyaknya tugas dan tanggung jawab, bisa jadi novice yang Anda kirimkan sudah jatuh tempo. Jika tanggal jatuh tempo telah berlalu dan belum ada pembayaran, maka saatnya mengirimkan pengingat seperti email pribadi, teks, atau panggilan telepon. Dengan mengirimkan pengingat ini, Anda membantu mengingatkan pelanggan terhadap tagihan yang belum mereka bayar, dan menunjukkan keseriusan Anda dalam melakukan penagihan invoice.
9. Gunakan Sistem Cloud
Beberapa pemilik bisnis menghabiskan hingga 10% waktu kerja mereka untuk pembuatan invoice. Jika Anda merasa menghabiskan banyak waktu untuk menagih klien dan mengejar pembayaran, mungkin sudah saatnya mulai mencari software akuntansi yang menggunakan sistem cloud. Kemajuan teknologi bisa Anda manfaatkan untuk kemudahan perkembangan bisnis Anda. Jurnal adalah software akuntansi online yang membantu Anda membuat dan mengirim invoice dengan mudah, cepat, dan aman.
Dalam sebuah invoice, terdapat beberapa informasi yang harus tercantum dan tidak boleh ditinggalkan. Demi menjaga akurasi pencatatan transaksi. Informasi yang sebaiknya dimuat dalam selembar invoice adalah:
- Keterangan perusahaan pembeli
- Keterangan perusahaan penjual
- Tanggal transaksi
- Item atau jenis barang atau jasa yang dibeli
- Harga per item
- Total harga keseluruhan
- Besaran pajak
- Harga yang harus dibayar atau ditagih setelah pajak
Bagi penjual arsip invoice digunakan sebagai bukti kas masuk, penagihan dan bukti pembayaran pajak. Dari pihak penjual maupun pembeli mempunyai bagain atau divisi tersendiri yang memang memiliki kepentingan arsipan faktur tersebut.
JENIS-JENIS INVOICE
Invoice ternyata memiliki 3 jenis, bergantung pada fungsinya. Berikut adalah jenis dari invoice:
- Invoice Biasa
Invoice adalah faktur yang paling umum digunakan saat melakukan transaksi. Isi dari invoice ini merupakan keterangan dari badan usaha pihak penjual dan pembeli, item produk, dan total harga yang harus dibayarkan oleh perusahaan pembeli.
- Invoice Proforma
Invoice proforma atau proforma invoice adalah invoice yang memiliki sifat sementara. Dokumen ini diberikan kepada pihak pembeli sebelum pihak penjual mengirimkan semua barang pesanan. Biasanya barang akan dikirimkan secara berkala. Jika seluruh barang telah diterima oleh pihak pembeli, maka pihak penjual akan memberikan invoice biasa. Tujuannya sebagai dokumen penagihan dan bukti bahwa barang telah diterima pembeli secara keseluruhan.
- Invoice Konsuler
Invoice Konsuler digunakan khusus untuk perdagangan internasional atau antar negara. Sehingga invoice ini adalah invoice yang tidak bisa sembarangan dicetak, harus memiliki cap khusus sebagai tanda pengesahan dan persetujuan dari keduataan besar Negara atau perwakilan Negara yang dituju.
Akses mudah ke pendanaan memudahkan karyawan Anda untuk bekerja selagi proses bekerja dengan sendirinya. Tidak perlu lagi menunggu antara saat pengajuan request dan lanjut mengerjakan proyek. Anda tidak perlu lagi khawatir pada penipuan keuangan. JojoExpense dapat memperingatkan Anda mengenai percobaan penipuan dalam reimbursement dan cash advance, berkat Intelligence OCR dan Real-Time Geotagging. Kumpulkan data secara otomatis, tingkatkan produktivitas dan cegah penipuan keuangan serta pegang kendali penuh anggaran perusahaan dengan mudah dan kapanpun dimanapun dengan JojoExpense. Lebih cepat, mudah, tanpa perlu repot.
