Apa kalian pernah berpikir, bagaimana sebuah perusahaan dapat menjalankan semua sektor operasional yang perlu dilakukannya? Kalau perusahaannya memang besar, tidak jarang semua segi proses bisnis yang ada dikerjakan in-house.
Namun, tentu saja, ada hal-hal yang sering diserahkan kepada pihak luar untuk dikerjakan. Praktik seperti inilah yang disebut dengan outsourcing (alih daya). Mungkin, tanpa sadar, kamu juga sudah beberapa kali melihatnya.
Oops! We could not locate your form.
Di gedung-gedung perkantoran atau shopping mall, staff cleaning service biasanya direkrut dari perusahaan alih daya. Tapi apa sih sesungguhnya outsourcing? Yuk, kita pelajari lebih lanjut!
Sejarah Outsourcing
Sistem kerja ini telah ada sejak zaman Yunani dan Romawi. Saat itu, baik bangsa Yunani maupun Romawi menyewa prajurit asing untuk bertempur dalam peperangan mereka.
Tidak hanya itu, kedua negara tersebut juga menyewa ahli bangunan asing untuk membangun kota serta istana bagi kerajaan mereka. Seiring dengan perkembangan prinsip sosial, outsourcing mulai diterapkan di dunia usaha.
Awal timbulnya outsourcing di dunia bisnis adalah adanya keinginan untuk saling membagi resiko di dunia kerja. Tidak semua perusahaan mampu mengatasi permasalahan di pekerjaan mereka.
Maka dari itu outsourcing menjadi salah satu cara paling tepat. Berikut adalah penjelasan arti outsourcing menurut para ahli.
Apa itu Outsourcing?
Bila merujuk pada Undang Undang No. 13 Tahun 2003 tentang ketenagakerjaan, Outsourcing (Alih Daya) dikenal sebagai penyediaan jasa tenaga kerja seperti yang diatur pada pasal 64, 65 dan 66. Dalam dunia Psikologi Industri, karyawan outsourcing adalah karyawan kontrak yang dipasok dari sebuah perusahaan penyedia jasa tenaga alih daya.
Pada dasarnya, outsourcing adalah tindakan yang dilakukan oleh perusahaan ketika mereka menyerahkan beberapa aktivitas mereka kepada pihak luar (outside provider). Pengalihan ini, beserta hak-hak dan kewajiban yang dimiliki oleh masing-masing pihak, biasanya terekam dalam sebuah kontrak kerjasama.
Baik untuk menyelesaikan masalah yang ada di perusahaan, maupun mendukung tujuan dan sasaran kegiatan bisnis, perusahaan kerap beralih ke outsourcing. Dalam artian ini, pihak outside provider maupun perusahaan memiliki kedudukan yang setara—bukan sebagai atasan dan bawahan.
Kelebihan dan Kekurangan Outsourcing
Tentu saja, praktik outsourcing ini pasti memiliki kelebihan dan kekurangannya sendiri. Seperti apakah kelebihan dan kekurangan ini? Yuk, kita lihat perbandingannya di bawah ini!
Kelebihan Outsourcing
- Perusahaan bisa fokus kepada aktivitas bisnis utama (key activity).
- Perusahaan tidak perlu repot menyediakan fasilitas, tunjangan makan, bahkan asuransi kesehatan/BPJS Kesehatan.
- Kompetensi perusahaan alih daya biasanya lebih bagus di bidangnya, karena itu adalah core business-nya.
- Mengurangi risiko terhadap ketidakpastian bisnis di masa mendatang, dengan cara membatasi jumlah karyawan perusahaan.
- Meningkatkan efisiensi dan perbaikan pada pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya non-core.
Kekurangan Outsourcing
- Jika kontrak kerja jangka pendek, butuh waktu lagi untuk rekrut pegawai.
- Membutuhkan sistem keamanan yang ketat jika ingin data terjaga dengan baik.
- Ketergantungan terhadap sistem outsourcing, namun kembali lagi tergantung kesepakatan antar perusahaan terhadap penyedia jasa alih daya.
- Rahasia perusahaan rentan bocor apabila menempatkan tenaga outsourcing di bagian pekerjaan yang bersifat rahasia.
- Kurang efektif jika hanya merekrut outsorcing dalam jangka pendek, karena perlu masa transisi untuk penyesuaian kembali dan peralihan tugas.
Jenis-Jenis Pekerjaan Outsourcing
Awalnya, perusahaan outsourcing menyediakan jenis pekerjaan yang tidak berhubungan langsung dengan bisnis inti perusahaan dan tidak memedulikan jenjang karier. Beberapa pekerjaan ini, antara lain operator telepon atau call center, petugas satpam dan tenaga pembersih atau cleaning service.
Namun saat ini, penggunaan outsourcing semakin meluas ke berbagai lini kegiatan perusahaan. Tidak jarang perusahaan beralih ke perusahaan alih daya untuk membantunya dalam bidang desain, marketing dan finansial.
Dalam undang-undang, hal ini sebetulnya diatur. Pasal 65 ayat (2) Undang-undang No 13 Tahun 2003 mengenai Ketenagakerjaan (UU Ketenagakerjaan) menyebutkan beberapa poin jenis pekerjaan yang bisa dilakukan oleh pekerja outsourcing, yaitu:
- Dilakukan secara terpisah dari kegiatan utama;
- Dilakukan dengan perintah langsung atau tidak langsung dari pemberi pekerjaan;
- Merupakan kegiatan penunjang perusahaan secara keseluruhan; dan
- Tidak menghambat proses produksi secara langsung
Intinya, karyawan outsourcing hanya bisa direkrut untuk mengerjakan pekerjaan di luar pekerjaan inti perusahaan pengguna jasa.
Sistem Kerja Outsourcing
Menurut Pasal 64 UU Ketenagakerjaan, sebuah perusahaan dapat menyerahkan sebagian pelaksanaan pekerjaan kepada perusahaan lainnya melalui perjanjian pemborongan pekerjaan atau penyedia jasa pekerja/buruh yang dibuat secara tertulis.
Perjanjian kerja karyawan outsourcing ini adalah menggunakan sistem kontrak yang menurut Undang-undang Ketenagakerjaan Pasal 56 dibagi menjadi 2, yaitu Perjanjian Kerja Waktu Tertentu atau PKWT dan Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu atau PKWTT. Berikut bunyi pasal 56 UU Ketenagakerjaan:
- Perjanjian kerja dibuat untuk waktu tertentu atau untuk waktu tidak tertentu.
- Perjanjian kerja untuk waktu tertentu sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) didasarkan atas: Jangka waktu; atau Selesainya suatu pekerjaan tertentu.
Sistem Perekrutan
Sistem perekrutan perusahaan outsourcing sebenarnya tidak jauh berbeda dengan perusahaan pada umumnya. Mulai dari menjalani tes tertulis, wawancara dan proses tertentu yang ditentukan masing-masing perusahaan. Proses ini dilakukan oleh perusahaan penyedia jasa bukan oleh perusahaan yang akan menggunakan jasa kandidat tersebut.
Sistem Pembayaran
Para pekerja outsourcing dibayar oleh perusahaan penyedia jasa itu. Nantinya, perusahaan penyedia jasa akan menagih bayaran pada perusahaan yang mnggunakan jasa kandidat tersebut.
Gaji para pekerja outsourcing biasanya akan dipotong hingga 30 persen untuk perusahaan penyedia jasa. Bahkan, hal yang mengenaskan adalah banyak perusahaan outsourcing yang tidak transparan untuk hal ini. Sehingga yang rugi adalah pekerja outsourcing sendiri.
Sistem Pembayaran Gaji Outsourcing
Hingga saat ini, belum ada regulasi yang jelas dan tegas yang mengatur perhitungan gaji karyawan outsourcing. Rumornya, upah karyawan outsourcing mengalami perpangkasan hingga 30%, yang dikantongi oleh perusahaan alih daya tempatnya bekerja. Kenyataannya, setiap perusahaan alih daya memiliki kebijakan dan cara sendiri-sendiri dalam menghitung gaji karyawannya, yang umumnya berpatokan pada UMP.
Asosiasi Bisnis Alih Daya Indonesia (ABADI) menyatakan, bahwa perusahaan alih daya tidak memotong gaji karyawannya, karena menerima fee dari perusahaan klien setiap bulannya. Selain itu, ISS—salah satu perusahaan outsourcing terbesar di Indonesia—juga mendukung pernyataan itu. Perusahaannya tak pernah memangkas gaji karyawan, dan membayarkannya sesuai dengan perjanjian kedua pihak.
Kalaupun ada perusahaan alih daya yang memotong gaji atau membayar karyawannya di bawah UMP, ia menyebutnya sebagai perusahaan nakal yang seharusnya diawasi secara ketat oleh Dinas Tenaga Kerja setempat. Ia memastikan, perusahaan outsourcing yang normal membayar upah pekerjanya sesuai perjanjian awal.
Dalam kontrak kerja perusahaan outsourcing dengan perusahaan user, umumnya, biaya yang disepakati untuk tiap pekerja adalah 1,8 kali dari upahnya. Sebelumnya, perusahaan outsourcing dan karyawan sudah menyepakati gaji yang akan mereka peroleh.
Misalnya, gaji seorang pekerja Rp 1 juta, maka perusahaan user akan membayar Rp 1,8 juta. Namun, perusahaan outsourcing akan memberikan Rp 1 juta untuk pekerja yang bersangkutan. Ke mana Rp 800.000?
Adapun sisanya dikembalikan ke karyawan dalam bentuk lain, yakni digunakan oleh perusahaan outsourcing untuk membayar iuran BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan dan biaya lain-lain, serta 1/12 dari gaji diakumulasikan sebagai dana Tunjangan Hari Raya (THR).
Soal kesejahteraan, masing-masing perusahaan juga memberikan jumlah berbeda. Misalnya, ada pekerja alih daya yang menerima THR hingga 4-6 kali gaji dari perusahaan tempat mereka bekerja karena merasa puas dengan kinerjanya.
Outsourcing dalam Rantai Pasokan
Untuk fungsi rantai pasokan, keputusan yang paling penting adalah apakah outsource atau in-house. Ini adalah pertanyaan yang paling sering dipertimbangkan oleh perusahaan. Sebuah perusahaan membuat keputusan untuk melakukan alih daya berdasarkan dua pertanyaan, yakni:
- Akankah pihak ketiga meningkatkan surplus untuk meningkatkan aktivitas in-house?
- Sampai seberapa tingkat resiko tumbuh dari outsourcing?
Setelah keputusan dibuat, sebelum perusahaan dapat betul-betul menggunakan jasa perusahaan alih daya, ada beberapa proses sourcing yang perlu dilakukan.
Proses tersebut terdiri dari seleksi supplier, mendesain kontrak supplier, kolaborasi desain produk, pengadaan material atau pelayanan dan evaluasi performa supplier. Berikut adalah pembahasan proses tersebut dengan lebih rinci:
Supplier Scoring and Assessment
Tahap ini adalah proses yang digunakan untuk tingkat performa supplier. Ketika membandingkan supplier, banyak perusahaan membuat kekeliruan dengan hanya berfokus pada kuota harga.
Padahal penyalur memiliki faktor-faktor tertentu yang bisa memengaruhi biaya total yang digunakannya. Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan tersebut, antara lain:
- Pemenuhan lead time
- Performa on-time
- Fleksibilitas pasokan
- Frekuensi pengiriman/minimum lot size
- Kualitas pasokan
- Biaya transportasi inbound
- Pricing term
- Kapabilitas koordinasi informasi
- Kapabilitas kolaborasi desain
- Tingkat bunga, pajak dan tugas
- Kelangsungan hidup supplier
Supplier Selection
Tahap ini adalah penggunaan output dari scoring supplier dan penilaian untuk mengidentifikasikan supplier yang sesuai. Sebelum menyeleksi supplier, perusahaan harus memutuskan apakah menggunakan single sourcing atau multiple supplier.
Seleksi supplier terjadi setelah menggunakan mekanisme yang variasi, meliputi offline competitive bid, reverse auction atau negosiasi langsung.
Apapun juga mekanisme yang digunakan, seleksi supplier harus berdasarkan pada biaya total yang digunakan supplier dan tidak hanya harga pembeliaan. Mekanisme lelang yang sering digunakan dalam praktek dan menyoroti semua kekayaan mereka.
Design Collaboration
Kolaborasi ini memungkinkan supplier dan manufaktur untuk bekerjasama ketika mendesain komponen untuk produk akhir.
Agar proses ini bisa berlangsung dengan sukses, manufaktur harus menjadi koordinator desain efektif dalam rantai pasokan. Tahap ini memiliki berbagai manfaat, antara lain:
- Membantu perusahaan mengurangi biaya
- Memperbaiki kualitas
- Mengurangi waktu untuk pasar
Procurement
Ini adalah proses dimana supplier mengirim produk ketika terjadi pemesanan dari pembeli. Proses pengadaan untuk material langsung harus fokus memperbaiki koordinasi dengan supplier. Proses pengadaan untuk material tidak langsung harus fokus pada mengurangi biaya transaksi untuk setiap pesanan.
Sourcing Planning and Analysis
Tahap terakhir ini berguna untuk menganalisis pengeluaran silang berbagai supplier dan kategori komponen, demi mengidentifikasi kesempatan untuk mengurangi biaya total.
Ketika mendesain strategi sourcing, yang penting untuk perusahaan menjelaskan faktor pengaruh yang terbesar pada performa dan memperbaiki target dalam area.
Pengeluaran pengadaan harus dianalisis penyalur dan bagian untuk memastikan kecocokan skala ekonomi. Analisis performa supplier harus digunakan untuk membangun portfolio supplier dengan kekuatan komplementer. Jika murah, namun performanya rendah, supplier harus menggunakan material berdasarkan permintaan.
Di sisi lain, jika performa tinggi, namun lebih mahal, supplier harus menggunakannya untuk melawan variasi dalam permintaan dan persediaan dari sumber daya lain.
Manajemen Risiko dalam Outsourcing
Dalam proses sourcing, tentu saja terdapat berbagai macam resiko. Beberapa resiko tersebut, antara lain:
- Ketidakmampuan untuk memenuhi permintaan tepat waktu
- Meningkatkan dalam biaya pengadaan
- Hilangnya properti intelektual
Oleh karena itu, penting untuk dapat mengembangkan strategi peringanan yang dapat membantu berkurangnya resiko tersebut. Berikut adalah beberapa cara untuk dapat menghindari terjadinya resiko yang sudah disebutkan di atas:
- Menggunakan tim multifungsional
- Memastikan koordinasi yang sesuai ke lintas daerah dan unit bisnis
- Selalu mengevaluasi biaya total dari kepemilikan
- Membangun hubungan jangka panjang dengan supplier utama
Manfaat Outsourcing Dalam Dunia Bisnis
Dalam dunia bisnis, outsourcing bermanfaat sebagai berikut:
Meningkatkan fokus perusahaan
Saat ini, persaingan bisnis lebih terbuka dan lebih ketat. Untuk itu diperlukan pertimbangan untuk dilakukannya outsourcing dari berbagai macam kebutuhan perusahaan. Saat ini banyak perusahaan yang cenderung melimpahkan beberapa kebutuhan perusahaannya pada pihak ketiga dengan alasan kalau semua hal dikerjakan sendiri oleh perusahaan maka perhatian atau fokus energi perusahaan akan lebih banyak tercurahkan pada hal-hal yang bukan core businessnya.
Mempercepat proses adaptasi perubahan bisnis
Dengan dilakukannya outsourcing maka perusahaan dapat meningkatkan kecepatannya dalam melakukan perubahan. Hal ini dikarenakan pihak eksternal yang direkrut merupakan para ahli yang berkecimpung dalam bidang yang sama dan di industry yan sama sehingga kecepatan dalam melakukan perubahan pun dapat dicapai dengan adanya outsourcing.
Membantu memecahkan masalah yang sulit dikendalikan
Alasan perusahaan untuk mengimplementasikan outsourcing menjadi salah satu alasan karena bisnis dalam perusahaannya tidak lagi efisien seperti sebelumnya lantaran rentang bitokrasi yang sangat berbelit. Rentang birokrasi ini tidak hanya membuat mekanisme control menjadi sulit melainkan juga membuat pekerjaan menjadi lebih tidka efektif. Namun, dengan adanya outsourcing maka masalah tersebut dapat diatasi dengan baik.
Sumber daya manusia yang ada digunakan untuk kebutuhan yang lebih strategis
Perusahaan yang segala sesuatunya tertata dengan baik, termasuk jumlah sumber daya manusianya maka keputusan untuk melakukan rekrutmen baru biasanya tidak semudah yang dibayangkan. Disisi lainnya, pemanfaatan tenaga kerja yang ada untuk menangani pekerjaan tambahan juga dapat menimbulkan masalah seperti pekerja yang menjadi tidak fokus pada pekerjaan atau tugas pokoknya. Hal ini dapat diatasi melalui outsourcing karena cara ini tidak mengganggu sumber daya alam yang sudah ada.
Penghematan dana kapital
Melalui outsourcing maka perusahaan dapat memberikan financial flexibility yang lebih. Sebagai contoh ada perusahaan yang ingin melakukan riset di bidang industrinya, maka dapat dilakukan outsourcing tentang riset dan pengembangan yang pada akhirnya perusahaan tidak perlu lagi mengeluarkan biaya. Biaya dengan term payment tergantung dari hasil yang telah ditemukan oleh penyedia outsourcing tersebut.
Mengefisiensikan dan mengendalikan biaya operasional
Outsourcing juga dapat mengurangi beban biaya operasional. Sebagai contoh ada perusahaan yang mengoutsource di bidang IT maka hal ini akan membuat pekerjaan menjadi lebih efisien seperti dalam pemesanan barang, jika IT sudah diterapkan maka untuk memfasilitasi komunikasi antara penyedia barang dengan yang membutuhkan barang akan dimudahkan dalam transaksinya.
Memperoleh sumber daya manusia yang lebih profesional
Keuntungan yang didapatkan dari outsourcing adalah mampu menyediakan personel yang memiliki kompetensi diatas rata-rata dan kemampuannya yang memenuhi klasifikasi yang diharapkan perusahaan dan memberikan kontribusinya sesuai dengan strategi yang ada dalam perusahaan. Penyedia outsourcing yang berpengalaman akan melakukan tugas-tugasnya secara berulang-ulang sehingga dengan begitu akan lebih mudah bagi mereka untuk mengetahui lebih detail masalah yang sedang dihadapi.
Manfaat Outsourcing Bagi Masyarakat, Pekerja, Pemerintah dan Dunia Industri
Selain manfaat outsourcing dalam dunia bisnis, kemudian outsourcing juga bermanfaat bagi masyarakat, pekerj, pemerintah dan dunia industri. Adapun manfaatnya adalah sebagai berikut:
Manfaat outsourcing bagi masyarakat dan pekerja:
- Untuk mendorong kegiatan ekonomi penunjang di lingkungan masyarakat seperti adanya pasar, warung makan, sarana transportasi dan lain sebagainya.
- Bermanfaat untuk mengembangkan infrastruktur sosial masyarakat, budaya kerja, disiplin dan peningkatan kemampuan dalam bidang ekonomi.
- Mampu mengurangi tingkat pengangguran dan mencegah terjadinya urbanisasi.
- Mampu meningkatkan kemampuan dan budaya perusahaan di lingkungan masyarakat.
Manfaat outsourcing bagi pemerintah:
- Membantu dalam mengembangkan dan mendorong pertumbuhan ekonomi masyarakat dan ekonomi secara nasional.
- Adanya pembinaan dan pengembangan kegiatan koperasi dan usaha kecil
- Mampu mengurangi beban pemerintah dalam menyediakan fasilitas umum seperti listrik, transportasi, air dan lain sebagainya.
Manfaat outsourcing bagi industry:
- Membantu mengurangi beban keterbatasan lahan untuk pengembangan perusahaan di kawasan industry
- Membantu meningkatkan fleksibilitas dalam pengembangan produk baru dan penyesuaian. Dengan begitu perusahaan dapat fokus untuk mengembangkan produk dan teknologi baru
- Produk yang sudah stabil dengan teknologi lama dapat dikembangkan
- Mampu meningkatkan daya saing perusahaan dengan efisiensi penggunaan fasilitas dan teknologi yang berkembang dengan sangat cepat.
Fungsi Outsourcing
Outsourcing memiliki fungsi dalam dunia bisnis atau perusahaan. Tentunya fungsi ini dapat memberikan keuntungan dan manfaat bagi perusahaan pada situasi tertentu, berikut diantaranya:
Membuat perusahaan lebih fokus
Untuk memperbaharui strategi dan restrukturisasi sumber daya yang ada maka perusahaan harus melakukan outsourcing. Dengan begitu perusahaan dapat fokus pada bisnis utama yang sedang dijalankan. Keuntungan dari fungsi ini adalah agar fokus sumber daya dapat memenuhi kebutuhan pelanggan dengan cara mengalihkan pekerjaan penunjang keluar bisnsi utama via outsourcing dengan memberikan pada vendor outsourcing.
Mengemat dan mengendalikan biaya operasional
Jika perusahaan mengelola SDM nya dengan baik artinya perusahaan tersebut memiliki pembiayaan yang lebih besar dibandingkan dengan perusahaan yang menyerahkan pengelolaan SDM tersebut ke outsourcing vendor.Ini merupakan alasan perusahaan memilih outsourcing yaitu dapat menghemat dan mengendalikan biaya operasional perusahaan.
Memberikan banyak manfaat
Kemampuan dalam mengelola masalah perusahaan membuat vendor outsoursing fokus pada bisnis intinya yang berhubungan dengan SDM. Dengan begitu kemampuan sumber daya vendor akan jauh lebih baik dari perusahaan. Tidak bisa dipungkiri bahwa vendor outsourcing sendiri memang fokus pada bisnis intinya yang berhubungan dengan SDM. Oleh karena itu kemampuan dan sumber daya vendor lebih baik dari perusahaan. Disini vendor akan mendapatkan keuntungan dari kerjasama tersebut secara finansialnya.
Mengurangi risiko
Melalui outsourcing maka perusahaan dapat terbantu fokus pada karyawan perusahaan yang sedikit dipekerjakan. Sedangkan SDM dari outsourcing tersebut sudah dikelola oleh vendor sehingga perusahaan dapat meminimalisir risiko biaya karyawan. Dengan demikian perusahaan sudah mengantisipasi adanya risiko bisnis yang akan datang.
Terbaginya risiko usaha
Saat perusahaan bekerjasama dengan vendor dalam pengadaan karyawan, maka risiko usaha sebagian akan berpidah kepada vendor. Hal ini dikarenakan karyawan yang berada di bawah vendor akan menajdi tanggung jawab vendor.
Pemanfaatan SDM yang ada guna menunjang aktivitas yang strategis
Segala aktivitas yang terjadi dalam perusahaan sangat berpengaruh pada perkembangan usaha yang sedang berjalan. Dengan begitu saat ada karyawan outsourcing maka perusahaan dapat memanfaatkan tenaga kerja tersebut dalam ranah yang produktif. Dengan begitu dapat lebih maksimal dalam pengembangan usahanya. Sumber daya yang ada ini akan dimaksimalkan oleh perusahaan dalam memenuhi segala aktivitas strategis sehingga perusahaan dapat berkembang lebih baik di masa yang akan datang.
Nah, jadi dapat disimpulkan gais outsourcing itu adalah penggunaan tenaga kerja dari luar perusahaan sendiri untuk melaksanakan tugas atau pekerjaan tertentu yang spesifik. Gimana sekarang tau kan apa sih arti outsourcing? Tenang mau outsourcing atau bukan yang pasti harus tepat tanggalnya pas gajian dengan aplikasi JojoPayroll semua bisa diatasi dengan mudah.
