Payroll merupakan total semua kompensasi yang harus dibayarkan oleh perusahaan untuk karyawan dalam jangka periode waktu atau tanggal yang telah ditentukan. Biasanya dilakukan oleh akuntan atau bagian Human Resources dalam sebuah bisnis. Dalam bisnis berskala kecil, pemberian payroll itu sendiri biasanya ditangani langsung oleh pemilik atau keluarga dari pemilik. Semakin kesini, semakin banyak pembayaran payroll yang dialihkan ke Lembaga khusus yang memang menangani proses penggajian, asuransi dan keuntungan karyawan, serta tugas – tugas akuntansi lainnya seperti pemotongan pajak.
Payroll juga bisa diartikan sebagai daftar pekerja dari sbeuah perusahaan serta jumlah kompensasi yang harus diberikan kepada setiap nama dalam daftar tersebut. Payroll memang merupakan salah satu pengeluaran perusahaan yang paliing besar namun bisa diminimalisir se – ‘normal’ mungkin. Contohnya, anda bisa mengurangi ‘waste’ dalam pemberian payroll karyawan dengan mengurangi pendapatan kena pajak dari perusahaan. Payroll sendiri bisa berbeda – beda setiap bulannya tergantung berapa banyak biaya yang akan anda keluarkan untuk karyawan yang lembur – sakit dan sebagainya.
Aspek – Aspek Penting Dalam Payroll
Meski beberapa orang memiliki pendapat yang berbeda – beda mengenai apa sih yang paling penting dalam sebuah payroll. Namun, dua top pilihan yang paling sering disebutkan adalah akurasi dan pemenuhan atau penyesuaian. Satu saja kesalahan kecil yang anda lakukan akan berakibat fatal dalam masa depan perusahaan. Dimulai dari ketidakbahagiaan karyawan dan merembet ke hal – hal besar lainnya bahkan tidak mungkin mampu mmebuat perusahaan rugi jutaan rupiah. Jadi keakuratan dalam perhitungan payroll serta pemrosesannya merupakan aspek yang paling penting.
Yang kedua, setiap sistem payroll yang digunakan oleh perusahaan atau pebisnis harus mampu sesuai dengan hukum dan regulasi yang ada di daerah tersebut. Ketidakpatuhan perusahaan terhadap hukum yang berlaku bisa menyebabkan denda bagi organisasi dan beban masalah lainnya.
Cara Memproses Payroll
Payroll merupakan proses kompleks yang membutuhkan kolaborasi era tantara satu Lembaga dengan Lembaga lainnya dalam sebuah organisasi. Seperti bagian finance yang harus mampu melakukan koordinasi dengan HR. Setiap input data yang berasal dari department – department tersebut nantinya akan dikumpulkan untuk setiap perhitungan gaji karyawan dan pengurangan – pengurangan lainnya layaknya pajak dan sebagainya. Perhitungan payroll itu sendiri bisa dilakukan dengan manual menggunakan excel atau dengan bantuan software yang telah didesain untuk bekerja secara otomatis serta tanpa error.
Setelah input data berhasil dikumpulkan dari masing – masing department. Kemudian anda menyelesaikan perhitungan dengan menggunakan software. Maka jumlah nilai payroll yang harus dibayarkan mungkin tidak akan memerlukan waktu yang lama.
Cara Menghitung Payroll
Gaji Net yang mana pajak dari penghasilan tersebut masih menjadi tanggungan perusahaan bisa dihitung menggunakan rumusan sebagai berikut :
Gaji Gross (pajak ditanggung oleh karyawan) – (Pengurangan + Tax Deducted at Source atau TDS) = Gaji Net
Total TDS merupakan penjumlahan dari semua biaya – biaya lain seperti subcharge, serta pajak Kesehatan dan Pendidikan.
Ada cara lain yang bisa anda gunakan untuk menghitung pajak payroll, antara lain adalah :
(Basic + Pendapatan – Pengurangan jaminan sosial atau ESI) x 12 – (IT Deklarasi) = Pajak Payroll
Dimana dalam rumusan tersebut hanya ESI atau jaminan sosial untuk Pendidikan dan sebagainya yang dianggap sebagai pengurangan. ESI itu sendiri bisa dihitung dengan mengambil 0.75% dari total gaji gross yang didapatkan oleh pekerja.
Meski perhitungan payroll biasanya memang dilakukan oleh seorang akuntan. Namun banyak yang beranggapan bahwa hal tersebut seharusnya masuk ke ranah department HR. Hal ini dikarenakan HR merupakan orang yang akan memberikan gaji secara langsung kepada karyawan. Namun, seperti yang telah disebutkan sebelumnya bahwa Payroll tetap membutuhkan data dari masing – masing sendi dalam perusahaan. Seperti bagian admin, bagian keuangan, transportasi dan sebagainya.
Tujuan Diberikannya Paryoll
Tidak peduli bahwa organisasi anda adalah perusahaan serskala besar atau kecil, bahkan hingga konglomerat sekalipun. Yang namanya gaji atau payroll harus diproses dan diberikan kepada karyawan. Itu merupakan dungsi utama dari Payroll terlepas dari apapun jenis industry – ukuran – geografi – hingga jumlah karyawan yang ada di perusahaan itu sendiri.
Fungsi utama dari diberikannya payroll adalah untuk di proses dan diberikan secara akurat demi menjaga moral dan kepercayaan karyawan kepada perusahaan.
Sebagai sebuah fungsi bisnis, komponen yang ada dalam sebuah payroll antara lain adalah :
- Menata kebijakan pembayaran seperti kebijakan pencairan cuti, lembur dan sebagainya.
- Mampu memberikan pilihan pembayaran tunjangan – pajak dan sebagainya.
- Mendefinisikan komponen – komponen dasar dalam slip gaji seperti biaya sewa atau House Rent Allowance (HRA) dan biaya pengeluaran untuk travel atau Leave Travel Allowance (LTA).
- Menghitung gaji gross dan gaji net yang akan dibayarkan setelah mengurangi pengurangan untuk pajak atau asuransi.
- Memproses serta memberikan gaji pegawai setiap bulan termasuk dengan bonusnya masing – masing apabila ada.
- Mengisi tax return atau penyelesaian dokumentasi dalam menghitung pendapatan entitas atau individu yang diperoleh dari jumlah pajak yang harus dibayarkan kepada pemerintah, organisasi pemerintah, atau kepada calon wajib pajak lainnya.
Langkah – Langkah Dalam Proses Payroll
Terdapat tiga Langkah atau tingkatan yang ada dalam payroll. Mereka adalah Pre Payroll, Actual Payroll dan Post Payroll.
Pre Payroll
Langkah atau tingkatan awal yang berisi kegiatan – kegiatan seperti mendefinisikan kebijakan – kebijakan payroll, mengumpulkan semua input data dari department – department yang ada serta memvalidasi input yang diberikan tersebut.
Actual Payroll
Merupakan Langkah kedua dari proses payroll. Dalam tingkatan ini smeua data input yang masuk akan di kalkulasi atau dihitung. Jaman sekarang jarang perusahaan mau menghitung payroll secara manual, karna selain ribet dan memakan waktu. Perhitungan payroll manual juga rentan error.
Data yang telah dihitung akan memberikan anda total jumlah net yang harus dibayarkan kepada karyawan setelah dikurangi oleh Batasan – Batasan lainnya.
Post Payroll
Merupakan Langkah terakhir dalam proses payroll adalah kegiatan yang harus dilakukan oleh HR untuk memilih cara bagaimana cara mengirim upah gaji tersebut kepada karyawan. Anda bisa membayarkannya secara cash, dengan transfer melalui bank dan sebagainya. Dimana nantinya harus mampu Menyusun laporan Analisa yang akurat.
Ada lagi cara yang lebih mudah dalam mengelola sistem gaji payroll dengan aplikasi Jojonomic, yaitu JojoPayroll. Semua sudah tersedia kamu hanya perlu menginput data. Perhitungan akan dilakukan secara otomatis sesuai dengan aturan dan cara perhitungan payroll yang berlaku.
Ayo segera Dapatkan kemudahan dalam pengelolaan Payroll Perusahaan dengan menggunakan JojoPayroll dari Jojonomic. Dijamin anti ribet dan anti error! Dapatkan Free Trialnya sekarang juga!
