PDCA adalah singkatan dari Plan – Do – Check – Act, yang merupakan proses pemecahan masalah empat langkah yang biasa digunakan dalam pengendalian kualitas. PDCA disebut “Siklus Shewhart” karena pertama kali diusulkan oleh seorang bernama Walter Shewhart.
Namun dalam perkembangannya, metode analisa PDCA ini sering disebut dengan “Deming Cycle”. Ini karena Deming adalah perusahaan yang mempromosikan penggunaannya dan memperluas aplikasinya. Akan tetapi, Deming sendiri selalu menyebut metode ini sebagai siklus Shewhart.
Berawal dari nama Walter A. Shewhart, ia sering dianggap sebagai bapak pengendalian kualitas statistik. Kemudian, Deming merevisi PDCA menjadi PDSA (“merencanakan, melaksanakan, meneliti, bertindak”) untuk menjelaskan rekomendasinya dengan lebih baik. Apa pun namanya, PDCA adalah alat yang berguna untuk perbaikan terus-menerus tanpa henti.
Kualitas tidak lagi diartikan sebagai makna tradisional, dalam pengertian ini kualitas hanya dipahami sebagai pemenuhan persyaratan, tetapi berkaitan dengan produk atau hasil yang memuaskan konsumen dan mendorong perkembangan suatu organisasi atau perusahaan.
Dalam mendirikan organisasi atau perusahaan harus melalui berbagai tahapan atau proses, seperti perencanaan (planning), implementasi / eksekusi (execution), pengendalian, pengawasan dan pemeliharaan kualitas untuk menghasilkan output yang terbaik.
Dalam kelangsungan hidup organisasi / perusahaan, fokus terpenting adalah menjaga kualitas di semua tahapan agar tetap pada standar yang telah ditentukan. Tahapan tersebut meliputi: kebutuhan prosedur perencanaan kualitas, tahap implementasi memerlukan jaminan kualitas, tahap evaluasi memerlukan pengendalian kualitas, dan tahap pemeliharaan dan pengembangan kualitas.
Untuk membuat produk berkualitas tinggi berdasarkan kebutuhan konsumen, Anda tidak perlu membayar lebih. Oleh karena itu, diperlukan program perbaikan yang berkualitas, yaitu melalui implementasi program PDCA (plan, do, check, act).
Pengertian PDCA
PDCA adalah metode manajemen empat langkah yang berulang agar proses bisnis dapat mengontrol dan terus meningkatkan proses dan produk yang dihasilkan. Dalam pengertian bagaimana sistem mempengaruhi setiap proses dan setiap karyawan dan meluas ke setiap produk dan layanan, perusahaan memerlukan cara untuk mengevaluasi seluruh sistem manajemen.
Pengendalian proses pelayanan merupakan tanda peningkatan kualitas pelayanan, tetapi hal tersebut tergantung pada kesehatan dan vitalitas organisasi, kepemimpinan dan komitmen. Konsep PDCA adalah pedoman untuk peningkatan kualitas berkelanjutan bagi setiap manajer dalam proses tidak berhenti tetapi meningkatkan ke keadaan yang lebih baik, dan diimplementasikan di semua departemen dalam organisasi.
Faktanya, Hal ini dilakukan untuk menghindari subjektivitas dan kecepatan pengambilan keputusan, serta pengambilan keputusan yang natural. Selain itu, untuk memudahkan identifikasi masalah yang akan diselesaikan dan sebagai tolak ukur untuk perbaikan lebih lanjut, perusahaan harus menetapkan standar pelayanan.
Plan: Temukan dan analisis masalah
Pada tahap ini, Anda dapat menggunakan beberapa alat yang berguna, seperti “menelusuri”, “diagram sebab akibat”, dan “5 – tanya” untuk membantu Anda menemukan apa masalahnya. Setelah ditentukan, proses tersebut dapat dipetakan. Anda kemudian dapat menjelaskan semua informasi lain yang diperlukan untuk membantu Anda menemukan solusi.
Do: Mengembangkan dan menguji solusi potensial
Fase ini meliputi aktivitas berikut:
- Pilih solusi terbaik. (Anda dapat menggunakan teknik analisis dampak).
- Menerapkan solusi sementara dalam kasus skala kecil (percobaan).
- Operasi Anda belum sepenuhnya dijalankan.
- Tingkat implementasi terbesar terjadi pada tahap Act.
Check: Mengukur dan menguji efisiensi solusi sebelumnya dan menganalisis apakah tindakan tersebut dapat ditingkatkan
Pada tahap ini, Anda akan mengevaluasi keefektifan solusi sementara, kemudian Anda dapat mengumpulkan informasi dari pihak terkait untuk bekerja sama membuat solusi tersebut lebih lengkap. Jika Anda masih tidak dapat melihat hasil yang jelas, Anda dapat mencoba mengulangi tahap “eksekusi” untuk memeriksa kembali. Setelah Anda puas dengan pekerjaan yang telah diselesaikan, Anda dapat melanjutkan ke tahap berikutnya (final).
Act: Terapkan solusi yang ditingkatkan secara menyeluruh
Sekarang Anda dapat menerapkan solusi Anda sepenuhnya. Namun, penggunaan PDCA berakhir di sini. Jika PDCA digunakan sebagai bentuk perbaikan terus menerus, siklus ini dapat diulangi dengan kembali ke tahap awal (perencanaan) dan mengulang semua tahapan tersebut secara berurutan, sehingga sistem mencapai stabilitas dan mengalami perbaikan terus menerus.
Versi lain adalah versi perbaikan dari PDCA, yang bertujuan untuk memperbaiki dan meningkatkan proses dan memiliki fungsi yang hampir sama, termasuk:
PDCA = rencana untuk melakukan inspeksi dan penyesuaian.
PDSA = Metode Penelitian Perencanaan.
OPDCA = Kepatuhan dengan metode inspeksi pelaksanaan rencana.
DMAIC = definisi, pengukuran, analisis, kontrol perbaikan.
Manfaat PDCA
PDCA cocok untuk aktivitas perbaikan berkelanjutan skala kecil untuk mempersingkat siklus kerja, menghilangkan pemborosan di tempat kerja, dan meningkatkan produktivitas. Manfaat PDCA meliputi:
- Mempromosikan pemetaan otoritas dan tanggung jawab unit organisasi.
- Sebagai mode kerja untuk meningkatkan proses atau sistem dalam organisasi.
- Memecahkan dan mengendalikan masalah dengan serangkaian cara sistematis.
- Melakukan aktivitas perbaikan berkelanjutan untuk mempersingkat proses kerja.
- Hilangkan pemborosan di tempat kerja dan tingkatkan produktivitas.
Waktu Implementasi PDCA pada Perusahaan
Jadi dalam kondisi apa sebaiknya PDCA digunakan? PDCA memberikan solusi masalah terkontrol untuk proses dengan nilai guna tinggi. Di sini, kami menjelaskan kondisi paling efektif untuk PDCA:
“Saat menerapkan perbaikan atau metode pembangunan berkelanjutan”.
Ketika siklus PDCA dijalankan, berbagai perbaikan akan dilakukan di area yang dilaluinya dan masalah yang ada akan diselesaikan. Saat menentukan solusi baru dan peningkatan untuk proses berulang. Dalam kasus ini, Anda bisa mendapatkan keuntungan dari peningkatan tambahan yang diinvestasikan dalam proses dengan mengulangi proses tersebut.
Saat menjelajahi serangkaian solusi baru, Anda dapat menerapkan kontrol yang lebih baik untuk memecahkan masalah dan menguji serta meningkatkan solusi ini. Hindari pemborosan sumber daya saat mengimplementasikan implementasi tanpa pengujian sebelumnya.
Jelas, menggunakan PDCA lebih lambat. Tentu saja, dalam keadaan darurat, Anda tidak perlu lagi melakukan operasi ini. Namun, jika PDCA diterapkan pada waktu yang tepat, keuntungan yang lebih besar akan diperoleh, terutama perbaikan berkelanjutan seperti yang dijelaskan di atas.
Kesimpulan
Empat proses di atas, plan-do-check-act (PDCA) adalah siklus yang berkelanjutan dan berinteraksi satu sama lain. Siklus PDCA harus digunakan untuk terus meningkatkan sistem manajemen mutu (kinerja organisasi). Oleh karena itu, PDCA merupakan proses yang berkelanjutan.
Jika produk memenuhi kualitas yang direncanakan, proses tersebut dapat digunakan di masa mendatang. Sebaliknya, jika hasilnya tidak sesuai dengan yang direncanakan maka program harus diperbaiki atau diganti dikemudian hari.
Oleh karena itu, proses sebenarnya tidak akan berakhir pada langkah Act, melainkan proses yang berkesinambungan, sehingga akan kembali ke langkah pertama, begitu seterusnya. Agar lebih memudahkan perusahaan anda dalam melakukan langkah PDCA, kami merekomendasikan suatu software yang dapat membantu proses PDCA agar tertata dengan lebih sistematis, yaitu JojoExpense.
Mengapa JojoExpense? Dengan JojoExpense perusahaan anda akan lebih mudah dalam perencanaan (planning), implementasi (execution), pengendalian, pengawasan dan pemeliharaan kualitas untuk menghasilkan output yang terbaik, karena akan dibantu secara langsung oleh Profesional dari tim Jojonomic.
Tunggu apalagi, daftar sekarang dan nikmati uji coba gratisnya!
