Secara garis besar, bidang usaha ekonomi dibagi menjadi dua, yaitu perusahaan dagang dan perusahaan jasa. Pada perusahaan dagang, diperlukan usaha untuk membuat atau mengelola barang dagangan yang nantinya akan dipasarkan kepada konsumen ataupun ke perusahaan cabang. Pastinya akan mengalami kesulitan ketika mengontrol barang yang ada di pusat maupun di cabang, apalagi jika terdapat lebih dari satu cabang. Jika pada perusahaan bergerak di bidang jual beli barang yang besar seperti kendaraan, barang yang dijual kemungkinan masih bisa dikontrol dengan baik. Namun jika perusahaan bergerak di bidang retail dengan jumlah barang yang sangat banyak, maka hal ini bisa memusingkan. Untuk itu perlu dilakukan pengaturan stok barang di gudang dan juga pembuatan laporan pembukuan untuk membantu mengontrol keluar masuknya barang baru di perusahaan.
Apa itu Stok Barang?
Bagi perusahaan dagang, mengelola stok adalah salah satu bagian penting dalam menjalankan usaha. Karena dalam perusahaan tersebut, stok adalah salah satu hal utama bagi mereka yang memiliki distributor atau cabang. Stok barang atau stock opname adalah suatu kegiatan perhitungan persediaan barang dagangan secara fisik yang disimpan di gudang. Stock opname sangat penting dilakukan karena merupakan salah satu fungsi dari sistem pengendalian internal (internal control).
Tidak hanya untuk mengetahui jumlah persediaan barang dagang, stok barang juga diharapkan bisa membantu menghitung kas, aktiva, piutang, serta hutang perusahaan. Selain itu juga bisa menganalisis perkembangan persahaan dengan cara membandingkan jumlah persediaan pada tahun-tahun sebelumnya dengan saat ini.
Pengelolaan stock opname harus dilakukan dengan tepat, karena jika tidak terkontrol dan terstruktur, maka bisa jadi terjadi kerusakan, kesalahan, hingga kehilangan barang yang disimpan. Ada beberapa penyebab stok barang tidak terkontrol, yaitu :
- Pencatatan stok barang tidak akurat, sehingga data tidak valid
- Tidak ada rencana pengecekan stok
- Tidak membuat jadwal persediaan
- Merasa ribet menghitung jumlah stok yang sangat banyak
- Dan tidak mencatat stok masuk maupun keluar
Bagaimana Cara Mengaturnya?
Sebagai seorang pengusaha, pastinya ingin sukses dan memiliki rencana perusahaan. Salah satu rencananya adalah dengan pengelolaan stok yang baik. Ada beberapa cara yang bisa dilakukan dalam pengaturan stok barang di gudang, yaitu seperti :
- Menyediakan gudang penyimpanan khusus untuk tempat stock opname yang sudah tersedia
- Melakukan persiapan data dan pencatatan stok secara akurat
- Membuat perkiraan persediaan stok barang berupa jumlah persediaan yang dibutuhkan setiap periodenya
- Melakukan pengecekan barang sebelum disimpan, dan berikan kode khusus untuk setiap barang
- Memberi tanda dengan kode khusus pada setiap barang, sehingga bisa membantu dalam penjualan dan penataan di gudang
- Memisahkan barang baru dengan barang lama, agar memudahkan untuk menemukan jumlah stok lama yang belum terjual
- Melakukan pencatatan rutin untuk barang yang masuk, pindah tempat, maupun keluar. Sehingga bisa mengurangi kesalahan dalam manajemen stok barang di gudang.
Pengelolaan stok barang di gudang sangat penting karena bisa memudahkan dalam melakukan penjualan dan sebagainya. Jangan sampai mengalami masalah seperti stok tidak terkontrol, stok menumpuk, hingga stok habis ketika peminatnya membludak. Untuk itu, supaya bisa mengontrol stok barang dengan baik, perlu dibuat laporan pembukuan sehingga akan memudahkan pengelolaan stok barang.
Apa Manfaat Pembuatan Laporan Pembukuan Stok Barang?
Laporan pembukuan stok barang akan mencatat dan melaporkan secara rinci jumlah barang dari masing-masing jenisnya yang telah tersimpan di gudang. Pembuatan laporan ini harus dilakukan dengan tepat karena sangat berpengaruh pada perusahaan yang berkenaan dengan barang. Selain itu, ada beberapa manfaat pembuatan laporan pembukuan ini, yaitu diantaranya adalah :
- Bisa mendapatkan informasi yang akurat mengenai persediaan barang, yang dibutuhkan untuk mengambil keputusan tentang jumlah dan waktu persediaan dalam pemenuhan kebutuhan usaha
- Menjamin persediaan dan juga kemungkinan kesalahan stok, kerusakan, kehilangan, dan penyelewengan oknum. Lebih baik dibuat laporan stok harian agar kemungkinan-kemungkinan tersebut bisa diminimalisir.
- Memenuhi kebutuhan pelanggan dengan persediaan barang yang telah terkelola dengan baik.
Pembuatan laporan pembukuan ini bisa dilakukan secara berkala, baik harian, mingguan, maupun bulanan. Hal ini dilakukan untuk mengurangi kesalahan dalam pencatatan dan perhitungan stock. Sehingga setiap ada barang masuk di setiap harinya, langsung dicatat dalam laporan pembukuan. Sehingga laporan bisa tertata dan tercatat dengan baik.
Bagaimana Cara Membuat Laporannya?
Setiap perusahaan memiliki kebijakan masing-masing dalam membuat laporan stok barang. Ada beberapa perusahaan yang melakukan laporan setiap akhir tahun, akhir bulan, setiap tiga bulan, ataupun harian. Hal tersebut disesuaikan dengan kemampuan perusahaan itu sendiri. Ada beberapa cara untuk melakukan stock opname dan membuat laporannya agar bisa terstruktur dan tepat.
1. Melakukan Stok Barang
Berikut ini beberapa tahapnya, yaitu :
- Mempersiapkan tim untuk stok barang. Pastikan tim tersebut telah di briefing terlebih dahulu dalam menjalankan tugasnya masing-masing. Sehingga ketika ada keluar masuk barang, tidak ada perbedaan pada proses yang dilakukan.
- Melakukan persiapan di gedung dengan cara memberikan stiker dan tag. Sehingga nantinya bisa merapikan barang sesuai dengan kode atau jenis barang masing-masing.
- Melakukan laporan pembukuan stok barang dengan mengisi jumlah hitungan barang dalam lembar yang telah disediakan. Kemudian hasil tersebut akan diinput kedalam aplikasi stok barang dengan aplikasi Microsoft Excel dan dibandingkan dengan aplikasi program. Ketika terdapat selisih, maka dilakukan pengecekan ulang.
2. Membuat Laporan
Untuk membuat laporan stok barang di gudang, bisa dengan menggunakan aplikasi Microsoft Excel. Aplikasi tersebut merupakan aplikasi sederhana yang biasa dilakukan untuk pembuatan laporan. Langkah-langkah pembuatannya adalah sebagai berikut :
- Buka aplikasi dan buat format laporan yang berisi nama perusahaan, nama laporan, dan periode laporan
- Buat kolom untuk mengisi sumber informasi hasil stock opname yang berisi nomor, Kode barang, Nama barang, Satuan, Harga jual, Harga pokok, Persediaan awal, Penjualan, Pembelian (barang masuk), Persediaan akhir, Persediaan di gudang, Selisih, Keterangan dan sebagainya.
- Input semua data persediaan barang secara manual ke dalam format laporan yang telah dibuat
Contoh
Akibat tidak memiliki laporan stok
Seperti yang sudah dijelaskan, sangatlah penting untuk membuat laporan pembukuan stok. Karena ada beberapa akibat jika suatu perusahaan tidak memiliki laporan tersebut dengan rinci dan tepat. Beberapa hal akibat tidak memiliki laporan stok tersebut adalah :
- Bisa mengalami kerugian, karena kurangnya sistem manajemen pengelolaan, stok yang tidak terkontrol, dan tidak mengetahui stok yang banyak peminatnya ataupun kurang peminatnya.
- Tidak adanya perencanaan dan proyeksi pengendalian stok. Perencanaan dan proyeksi tersebut bertujuan untuk memperkirakan waktu yang tepat untuk memesan atau membuat barang yang diperlukan. Sehingga stok yang dibutuhkan tidak pernah kosong.
- Akan berdampak pada keuangan operasional. arena bisa saja uang yang digunakan membeli stok habis karena kurangnya pendapatan yang disebabkan penyetokan barang yang kurang laku
Kesimpulan
Pengelolaan stok yang dilakukan dengan pembuatan laporan pembukuan stok barang sangatlah penting dalam suatu perusahaan. Karena dengan begitu bisa mengelola stok dengan baik dan bisa menyediakan barang untuk konsumen. Perlu adanya sistem yang baik untuk mengamankan stok tersebut sehingga bisa memberikan keuntungan.
Nah selain pengelolaan stok, pengelolaan keuangan juga sangat dibutuhkan dalam suatu perusahaan. Saat ini, terdapat cara yang termudah untuk melakukan pengelolaan keuangan, yaitu dengan menggunakan aplikasi Jojo Expense.
Jojo Expense adalah software yang bisa mengelola pengeluaran perusahaan, mengontrol anggaran hingga memudahkan proses pengajuan reimbursement karena dapat dilakukan secara online tanpa harus mengisi berkas-berkas. Dengan aplikasi ini, seluruh manajemen perusahaan dapat dilakukan dengan cara yang lebih praktis dan efisien.
Jadi apa yang perlu diragukan? Yuk segera coba dan gunakan Jojo Expense untuk mempermudah pengelolaan keuangan bisnis anda.
