Warehouse management system atau yang biasa dikenal dengan istilah manajemen gudang diartikan sebagai pengelolaan dari aktifitas penyimpanan barang sementara. Sedangkan pengertian Warehouse Management ini sendiri merupakan kunci utama dalam rantai pasok dimana tujuan utama dari manajemen gudang ini adalah mampu mengontrol segala proses yang terjadi di dalamnya seperti penerimaan, pengiriman, penyimpanan, pengambilan dan lain sebagainya.
Menjadi warehouse management bukanlah tugas yang mudah, disini manajer gudang menghadapi tantangan yang sulit. Karena konsumen memiliki kemampuan berbelanja online 24 jam dalam 7 hari bahkan di hari libur, maka hal ini menjadi tantangan tersendiri bagi warehouse management untuk tidak berhenti bekerja disaat toko-toko lain tutup di hari itu.
Untuk itu, pada kesempatan kali ini akan dibahas tuntas mengenai pengertian Warehouse Manajemen System, manfaat, tujua, keuntungan serta konsepnya dalam perusahaan.
Pengertian Warehouse Management System
Warehouse Management System merupakan sistem yang membantu stakeholder untuk mengelola pergerakan barang dari dalam gudang atau ke dalam gudang sehingga mampu mempercepat proses lead time secara otomatis, mengetahui transaksi dan jumlah stock yang ada serta mampu mengatur lokasi penyimpanan barang secara optimal. Warehouse management juga dapat melakukan alur distribusi barang dengan baik agar mengurangi penundaan guna mempertahankan keunggulan kompetitif.
Sebagai warehouse management, ada beberapa hal yang harus dikuasai agar mampu menerapkan Warehouse Management System dengan baik antara lain sebagai berikut:
- Mampu mengidentifikasikan faktor-faktor yang memberikan kontribusi dalam tantangan pengelolaan gudang
- Mengetahui masalah lebih cepat dan mudah dalam mengatasi masalah tersebut
- Mampu mengubah tantangan menjadi peluang
Manfaat Warehouse Management System
Dengan menerapkan Warehouse Management System dengan tepat maka alur distribusi barang dapat berjalan dengan baik. Lantas apa saja manfaat dari Warehouse Management System? Ini dia diantaranya:
1. Mempercepat Lead Time Proses
Warehouse management system merupakan set program software komputer yang dirancang untuk mengautomasikan aliran material yang melalui gudang. Dengan adanya automasi seperti ini maka hal ini akan mempercepat lead time proses. Hal ini akan lebih efektif dibandingkan dengan cara manual yang harus dilakukan banyak orang.
2. Data Inventaris Akurat
Dengan menerapkan warehouse management system maka semua transaksi inventory dan jumlah stock dapat diketahui dengan cepat dan akurat dalam waktu real time.
3. Mengoptimalkan Tata Letak Gudang dan Pemanfaatan Ruang
Warehouse management yang tepat memudahkan dalam pengaturan lokasi penyimpanan. Selain itu, jumlah tipe barang yang masuk ke gudang juga dapat diatur penyimpanannya dengan tool yang ada pada sistem management tersebut.
Implementasi FIFO
Alur distribusi barang yang dilakukan dengan baik sesuai dengan prinsip FIFO (First in First Out).
Pengumpulan data secara otomatis
Dengan fasilitas radio frequency portable dan barcode scanner hal ini memudahkan dalam pengumpulan data karena dilakukan secara otomatis.
Perhitungan siklus
Penerapan Warehouse Management System memberikan keuntungan dalam menghitung siklus setiap proses atau lead time. Data ini nantinya dibutuhkan dalam menghitung production gudang dan mempermudah dalam upaya peningkatan.
Tujuan Warehouse Management System
Warehouse Management System bertujuan agar dapat mengontrol seluruh proses yang terjadi di dalam gudang. Selain itu, penerapan Warehouse Management System juga memberikan fasilitas pemberitahuan lokasi penyimpanan barang dengan mudah berdasarkan jumlah dan jenis barang sehingga area penyimpanan di gudang terpakai secara optimal dan mempermudah bagi siapa saja mengetahui jumlah stock setiap barang.
Keuntungan Warehouse Management System
Setelah mengetahui manfaat dan tujuan dari Warehouse Management System, ada keuntungan yang didapat jika menerapkannya. Warehouse Management System menjadi solusi bagi bisnis untuk bisa memanajemen gudang dengan baik dan efektif. Jika Warehouse Management System diimplementasikan dalam bisnis maka hal ini akan mendatangkan keuntungan seperti membuat proses penyimpanan lebih cepat.
Tidak bisa dipungkiri bahwa adanya Warehouse Management System membuat semuanya lebih canggih dan komputerisasi operasional gudang menjadi lebih maksimal dibandingkan dengan proses manual.
Warehouse Management System menawarkan keuntungan yakni mampu mengurangi dan menghindari kesalahan inputan yang disebabkan human error. Jika sistem tidak terintegrasi maka hal ini akan menyebabkan input berulang dan kesalahanpun terjadi. Jika kesalahan terjadi maka hal ini dapat merugikan bisnis yang sedang berjalan.
Dengan menerapkan Warehouse Management System maka akan mampu menerapkan konsep pergudangan dengan baik dimana pengimplementasian FIFO (First In First Out) ini barang yang pertama kali masuk yang akan dikeluarkan pertama kali.
Hal yang sering menjadi kesalahan dalam gudang adalah informasi stock dan inventory yang dimiliki bisnis. Jika inventory dan stock tidak akurat maka akan membuat persediaan hilang sewaktu-waktu.
Dengan menggunakan Warehouse Management System maka siapapun yang memiliki akses bisa memberikan informasi stock dan inventory dengan akurat. Yang memiliki akses dalam hal ini juga dapat mengupdate dan melihat data stock terbaru.
Selain itu, keuntungan lainnya adalah dapat mempercepat distribusi barang. Mengelola pergudangan secara efektif dan efisien dapat mempermudah bagi Anda dalam melakukan proses distribusi dengan mudah dan cepat.
Keuntungan yang terakhir yakni adalah profit, dengan menerapkan sistem warehouse management, maka penghasilan bisa optimal serta mampu mengurangi biaya operasional.
Konsep Warehouse Management System
Agar management gudang dapat dilakukan ada beberapa konsep yang bisa diterapkan. Konsep pertama adalah FIFO (First In First out), dimana konsep ini membuat barang yang pertama masuk harus dikeluarkan pertama kali. Barang yang pertama kali antri haruslah yang pertama kali dilayani.
Selanjutnya konsep kedua adalah LIFO (Last In irst Out), dalam konsep ini dimana barang yang terakhir kali masuk harus menjadi yang pertama kali keluar. Misalnya seperti saat membeli suatu barang di toko, maka barang yang paling depan adalah barang yang diambil pertama kali.
Konsep yang terakhir adalah konsep FEFO (First Expired First Out), dalam konsep ini dinilai dari barang yang lebih cepat kadaluwarsa akan pertama kali dikeluarkan. Konsep ini berlaku untuk bahan makanan, obat-obatan serta produk minuman.
Dengan Management Warehouse System maka setiap barang memiliki barcode atau kode unik yang dapat terintegrasi di seluruh cabang. Barcode ini memungkinkan kita mengetahui lokasi barang dan penempatan yang tepat sehingga tidak akan ada barang yang terselip. Dengan ini siapapun yang memiliki akses dapat menemukan stock dan persediaan dengan mudah dan cepat.
Dengan hadirnya aplikasi JojoExpense, kini Anda dapat mencatat pengeluaran secara otomatis. Anda pun tidak perlu khawatir akan kemungkinan penipuan, karena JojoExpense dapat memberikan informasi mengenai lokasi terjadinya transaksi dan detil lainnya.
Selain itu, terdapat pula berbagai fitur andalan JojoExpense yang dapat membantu Anda mengelola pengeluaran, seperti:
- Otomatisasi proses pelaporan expense
- Database all-in-one yang terintegrasi dengan sistem-sistem Akuntansi
- Laporan pengeluaran dengan satu klik dalam berbagai format file
Tunggu apalagi, segera daftarkan perusahaan Anda sekarang juga dan dapatkan fasilitas coba gratis selama 14 hari!
