Pentingkah Invoice dalam Dunia Bisnis?

Mau penjualan kamu lebih meningkat dan tertata tanpa ada masalah pengiriman? Kalau begitu, kamu harus menggunakan komponen penting yang dinamakan Invoice. Nah, invoice inilah yang nantinya akan sangat berguna untuk keberlangsungan bisnis kamu.

Untuk membuatmu lebih paham, secara singkat, invoice adalah daftar kiriman barang yang perlu dibayar oleh pembeli. Umumnya, invoice berguna untuk melindungi transaksi jual beli dengan payung hukum. Agar kamu lebih paham tentang invoice, disimak lebih lanjut penjelasannya, yuk!

Pengertian Invoice

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, invoice (faktur) adalah sebuah dokumen daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan catatan nama, jumlah, dan harga yang dikeluarkan penjual dan harus dibayar oleh pembeli atau pelanggan.

Dengan penjelasan yang sudah tersedia, apakah kamu sudah lebih paham tentang faktur ini? Jika belum, yuk lanjut scroll artikel ini untuk pembahasan yang lebih mendalam!

Fungsi Invoice

Berdasarkan pengertian di atas, sebenarnya fungsi dari invoice ini sudah sekilas terbahas. Fungsinya, yakni sebagai bukti penagihan terhadap pembelian produk dan jasa (products and services)yang dilakukan oleh pembeli. Kemudian, jika kamu masih butuh penjelasan lebih lanjut, berikut akan kami sajikan beberapa fungsi yang dimiliki oleh invoice, yakni:

Menyimpan Catatan Penjualan

Fungsi pertama, sebagai suatu dokumen yang memiliki kemampuan untuk menyimpan catatan penjualan. Lalu, apa saja sih yang tercatatan pada invoice? Ternyata, di dalamnya memuat catatan, seperti waktu transaksi, identitas penagih, daftar produk atau jasa, jumlah pajak serta identitas pembeli.

Melindungi Penjual dengan Payung Hukum

Pada dasarnya, kegiatan transaksi akan dinyatakan berhasil ketika pembeli sudah melunasi tagihan terhadap produk yang diinginkannya. Namun, ada perbedaan yang terjadi ketika melakukan transaksi secara online, di mana pembeli dapat membayar tagihan jika proses pengiriman barang sudah dilakukan atau disebut dengan Cash on Delivery (COD).

Nah, jika pembeli menolak melakukan pembayaran ketika barang sudah sampai, maka sebagai penjual, kamu dapat menuntut balik pembeli. Caranya, kamu bisa dengan menggunakan faktur yang sudah disiapkan sejak pembeli membuat perjanjian untuk memesan barang tersebut.

Menganalisis Bisnis

Tahukah kamu? Ternyata, faktur juga dapat menjadi dokumen yang digunakan untuk menganalisis bisnis. Maksudnya adalah kamu sebagai penjual dapat menyimpulkan bagaimana pola pembelian yang disenangi para pelanggan. Dengan begitu, kamu dapat menyiapkan strategi bisnis yang baru. Bermanfaat sekali, ya!

Menyimpan sebagai Arsip Keuangan

Fungsi selanjutnya yang dimiliki faktur adalah dapat dijadikan sebagai rujukan yang ditambahkan dalam bagian keuangan. Dengan demikian, penjual dapat mengatur jumlah pemasukan uang atau pengeluarannya secara efektif.

Jenis-Jenis Invoice

Setelah memahami tentang fungsi yang dimiliki oleh Invoice, selanjutnya, mari kita bahas tentang jenis-jenisnya, yuk! Menurut Fenoza, terdapat 3 jenis faktur yang sering digunakan oleh perusahaan atau bisnis. Apa saja ya kira-kira? Berikut ini adalah jenis-jenis invoice tersebut, langsung saja kita bahas, yuk!

Invoice Biasa

Jenis pertama, merupakan jenis invoice biasa. Jenis faktur ini yang paling sering dan umum digunakan saat bertransaksi sederhana. Disebut sederhana, karena isi dari invoice ini hanya berisi rincian item dan jumlahnya, serta harga persatuan dan harga total dari barang yang akan dibeli. Sangat cocok dengan namanya, yakni Invoice biasa.

Invoice Proforma

Invoice proforma merupakan faktur yang bersifat sementara. Faktu ini akan diberikan kepada pelanggan sebelum penjual mengirimkan semua barang pesanannya.

Dengan kata lain, invoice proforma ini adalah invoice pengganti ketika barang yang dikirimkan dilakukan secara bertahap. Ketika seluruh pesanan telah diterima pelanggan maka penjual akan menyerahkan invoice biasa untuk menggantikan jenis faktur ini.

Invoice Konsuler

Jenis yang terakhir adalah invoice konsuler. Jenis ini merupakan sebuah faktur khusus yang digunakan dalam perdagangan internasional, atau kegiatan eksport-import.

Di dalam invoice konsuler harus terdapat pengesahan dan persetujuan dari perwakilan negara yang mengimpor atau atase perdagangan, kantor konsuler, dan kedutaan besar negara pengimpor yang ada di negara pengekspor.

Cara Membuat Invoice

Sekarang, setelah kamu mengetahui fungsi dan jenis yang dimiliki invoice, maka setelahnya kita harus tahu bagaimana sih cara membuatnya? Membuat invoice memiliki aturan-aturan yang perlu dipenuhi.

Kemudian, apabila terdapat beberapa kali transaksi maka faktur akan dibuat secara keseluruhan. Dalam hal ini, pencatatan yang detail terkait rincian pembelian sangat dibutuhkan baik bagi konsumen maupun penjual.

Jika kita telah terbiasa dalam pembuatan faktur, hal ini akan membantu para pelaku bisnis untuk memantau buku piutang. Karena dengan adanya faktur, kamu mampu memantau piutang perusahaan. Dalam prosedur internal kontrol sistem akuntansi metode manual, disarankan untuk membuat faktur dengan nomor urut cetak.

Namun akhir-akhir ini banyak para pelaku bisnis yang membuat invoice atau faktur dengan sistem komputerisasi. Kelebihannya adalah ketika mencetak urutan dengan sistem komputerisasi tidak akan terjadi pencetakan nomor urut ganda. Dibawah ini adalah tahapan membuat invoice:

  1. Invoice atau faktur dibuat sesuai dengan barang yang telah terjual atau diterima oleh konsumen. Hal ini untuk meminimalisir transaksi penolakan yang dilakukan oleh konsumen pada saat barang yang telah dikirim telah diterima. Oleh sebab itu invoice ini dibuat setelah proses pengiriman ditandatangani oleh konsumen.
  2. Satu kali transaksi yang dilakukan oleh konsumen dapat dituliskan dalam satu kali transaksi. Dan dapat juga dituliskan transaksi secara bertahap. Beberapa perusahaan menetapkan untuk setiap pembayaran dari setiap transaksi yang terjadi, maka pembayaran akan dilakukan setelah proses pemesanan telah dilaksanakan.

Contoh Template Invoice atau Faktur

Setelah itu, akan diberikan contoh dari invoice untuk membuatmu semakin paham tentang faktur. Adapun invoice template di bawah ini adalah jenis faktur biasa, yang digunakan oleh sebuah Hotel, sebut saja Hotel Max:

Dari faktur di atas, kamu bisa melihat bagian-bagian yang terdapat di dalamnya, yakni:

  1. Identitas Perusahaan
  2. Nomor Invoice (Invoice number)
  3. Identitas Pelanggan
  4. Deskripsi jasa hotel yang digunakan
  5. Keterangan total

Berdasarkan penjelasan tentang invoice pada bagian sebelumnya, apakah kamu sudah semakin paham? Semoga kamu sudah mendapat sedikit pencerahan ya!

Nah, untuk bagian selanjutnya, mari kita bahas tentang perbedaan antara faktur dan kwitansi, yuk! Bagian ini penting untuk dibahas, karena orang kerap kali tertukar diantara keduanya. Padahal, baik faktur maupun kwitansi ini memiliki perbedaan yang cukup kwitansi. Langsung saja yuk, kita lihat apa saja sih yang membedakan keduanya?

Perbedaan Faktur dan Kwitansi

Invoice dan kwitansi merupakan instrumen yang dapat digunakan untuk mencatat perjanjian jual beli yang akan dilakukan antara penjual dan pembeli (Seller and buyer). Karena keduanya merupakan elemen penting dalam bisnis, orang-orang sering kali tertukar baik dalam peneyebutan maupun fungsi yang dimiliki.

  • Isi form berikut ini untuk mendapatkan demo gratis aplikasi HRIS hari ini.
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Oleh karena itu, agar kamu bisa membedakan keduanya, akan kami sajikan hal apa saja yang menjadi pembeda di bawah ini:

Faktur

Faktur merupakan suatu dokumen yang dikeluarkan oleh penjual sebagai bentuk penagihan terhadap pembelian produk atau jasa yang dilakukan oleh pembeli. Hal itu juga digunakan sebagai bentuk penegakan hukum bisnis yang memastikan bahwa proses transaksi akan segera dilakukan sebelum tenggat waktu (due date).

Terdapat beberapa unsur yang tertera dalam lembaran faktur, yaitu nama penjual dan pelanggan, alamat, nomor telepon, alamat email dan nomor faks dari penjual, produk atau jasa yang ditransaksikan, jumlah, harga, pajak, tanggal faktur diterbitkan, nomor faktur dan total pembayaran yang harus dilakukan.

Satu hal penting yang perlu diingat bahwa faktur ini diberikan oleh penjual kepada pembeli sebelum terjadinya proses transaksi. Dengan demikian, pembeli mengetahui total pembelian yang harus dibayarkan. Beberapa perusahaan atau vendor yang menerapkan faktur seperti rumah sakit, restoran, bengkel dan sebagainya.

Mereka membiarkan pelanggan untuk menikmati seluruh layanan yang diberikan, setelah itu pelanggan dapat membayar sesuai dengan tagihan yang diberikan.

Kwitansi

Sedangkan kwitansi adalah suatu dokumen yang digunakan sebagai bukti bahwa proses transaksi sudah selesai dilakukan. Dengan begitu, pembeli menjadi pemilik penuh atas produk atau jasa yang diterima.

Umumnya, kwitansi mencakup informasi berupa kuantitas dari barang, harga, diskon, pajak, tanggal pembayaran, jumlah total yang dibayarkan, metode pembayaran, nomor kwitansi dan tanda tangan penjual. Bahkan, untuk memperkuat perjanjiannya, kwitansi sering dibubuhi dengan materai yang telah disepakati bersama.

Selain itu, jika terjadi kerusakan atau cacat pada barang yang diterima, maka pembeli dapat membuktikannya dengan menggunakan kwitansi tersebut.

Tips Memperoleh Pembayaran Faktur Dengan Cepat

Tips terakhir yang perlu kamu ketahui tentang faktur adalah bagaimana cara agar kita bisa mendapatkan proses pembayarannya dengan cepat. Sebagai penjual, kamu tentu membutuhkan pembayaran yang dilakukan secara cepat agar bisa menyelamatkan perusahaan dari kesulitan menangani pembayaran tertunda karena tagihan yang tidak jelas.

Untuk itu, kami akan berikan beberapa tips agar pembayaran faktur dilakukan dengan cepat.

Mudah dimengerti

Pastikan jika kamu membuat invoice yang sederhana dan mudah dimengerti oleh pelanggan. Cantumkan nama barang atau jasa dengan menuliskan nama produk secara lengkap sehingga memudahkan pelanggan dalam mengetahui barang dan jasa apa yang mereka pesan.

Letakkan pula logo perusahaan  agar dapat membantu pelanggan mengindetifikasi bisnismu. Selain itu, kamu juga bisa menambahkan logo agar perusahaanmu bisa terlihat lebih profesional.

Kirimkan Kepada Orang yang Tepat

Kamu harus memastikan jika faktur yang akan dikirimkan sampai ke orang yang tepat. Beberapa kesalahan umum yang terjadi, ialah mengirimkan faktur ke banyak orang. Hal tersebut hanya akan membuat penerima menganggap akan ada orang lain yang akan mengurus pembayaran tersebut.

Beri Batas Pembayaran Lebih Awal

Cobalah untuk memajukan batas pembayaran pada faktur tersebut. Hal ini bisa diberlakukan jika perusahaanmu sudah memberikan pelayanan yang baik.

Kirimkan Faktur Secepatnya

Mengirim faktur secepat mungkin akan mendorong untuk melakukan pembayaran lebih cepat. Selain itu, juga akan memudahkan pelanggan untuk mengingat pelayanan yang telah perusahaanmu berikan.

Tawarkan Metode Pembayaran yang Fleksibel

Berikan metode pembayaran yang mudah agar para konsumen senang dan terbantu saat melakukan pembayaran. Selalu ingat jika kemudahan dan efesiensi adalah segalanya dalam dunia bisnis.

Berlakukan Denda untuk Keterlambatan Pembayaran

Tak ada salahnya jika kamu memberlakukan denda untuk keterlambatan pembayaran. Dengan menambahkan biaya keterlambatan, berarti kamu telah menekankan unsur penting pada tagihan tersebut.

Kirimkan Pengingat Pembayaran

Jika tanggal pembayaran sudah jatuh tempo dan belum mendapatkan pembayaran, maka kamu harus mengirimkan pengingat pembayaran. Pengingat ini akan membantumu mengingatkan pelanggan terhadap tagihan yang belum mereka bayar.

Sales Invoice

Sales Invoice merupakan surat tagihan pembayaran yang ditujukan kepada pelanggan. Dokumen yang tercatat di dalamnya merupakan tanda bukti pembelian produk yang harus dibayarkan dalam tenggat waktu tertentu, sesuai kesepakatan bersama. Perkembangan Invoice ini juga cukup pesat karena sekarang para pemilik usaha bisa mengirimkan tagihannya secara digital.

Penggunaan Sales Invoice ini merupakan hal yang lumrah dalam setiap transaksi jual beli. Tapi, jenis Invoice ini bukan hanya diperuntukkan kepada pengusaha yang memiliki produk saja melainkan juga para pengusaha jasa. Misalnya, kamu adalah seorang konsultan ataupun desainer, kamu bisa menggunakan Sales Invoice untuk bukti kepada klien.

Selain itu. di dalam Sales Invoice biasanya juga terdapat tata cara pembayaran. Misalnya, ada rincian bagaimana cara melakukan pembayaran, berapa lama bisa ‘menunggak pembayaran’ ataupun kredit dalam jangka waktu tertentu. Secara garis besarnya, pembayaran bisa dilakukan tergantung dari kesepakatan di antara kedua pihak yang terlibat dalam transaksi jual beli.

Nah, kalau kamu ingin arus kas bisnis menjadi lancar, kamu bisa mulai gunakan Sales Invoice digital saat ini. Karena, kamu bisa mengirimkan Invoice melalui email sehingga bisnis yang kamu terlihat lebih profesional.

Sekarang, kamu sudah lebih paham tentang invoice dan serba-serbinya kan? Apakah dengan mengetahui seluk beluk faktur, kamu sudah siap membangun usaha sendiri? Untuk memuluskan bisnis kamu terutama bagi yang sedang merintis, kamu bisa menggunakan JojoExpense untuk memanajemen pengeluaran bisnismu lho! Selain itu, kalau kamu ingin mengajukan proses reimburse, approval dapat diperoleh dengan cepat, karena aplikasi ini mengusung tema real-time request. Jadi, kamu tidak perlu menunggu waktu lama untuk mendapat persetujuan dari atasan. Ayo gunakan JojoExpense! Kamu bisa menggunakan fitur yang terdapat di dalamnya dengan cepat, dan kapanpun kamu inginkan, lho! Selamat mencoba!