Pentingnya Menjaga Privasi Perusahaan bagi Karyawan

Menjaga Privasi perusahaan

Pengertian Privasi

Ilustrasi Privasi

Secara umum, pengertian privasi sendiri adalah suatu kondisi atau keadaan di mana kehidupan atau data pribadi seseorang atau sekelompok (perusahaan, organisasi, dll) orang tersebut terbebas dari pengawasan dan gangguan dari orang lain.

Menjaga privasi adalah kemampuan suatu individu baik pribadi maupun dalam suatu kelompok untuk menutup, melindungi dan menjaga kehidupan ataupun permasalahan pribadi dari campur tangan orang lain demi menjaga informasi keluar masuk yang bisa merugikan salah satu pihak baik secara visual, olfaktori maupun audial.

Pentingnya Menjaga Privasi Perusahaan

Pentingnya Menjaga Privasi Perusahaan

Informasi merupakan salah satu alat dari data yang dapat digunakan untuk mendapatkan manfaat ataupun tujuan tertentu yang diinginkan. Bagi perusahaan, apalagi yang menggunakan teknologi dan informasi sebagai salah satu komponen penting untuk menyimpan data dan informasi perusahaan. Data yang disimpan tersebut merupakan aset yang sangat berhar  . Hal hal seperti data perusahaan inilah yang kemudian salah satunya dijaga sebagai salah satu privasi perusahaan.

Disisi lain, sebagaimana yang telah dijelaskan diatas, penggunaan teknologi selain untuk menjaga kerahasiaan dari data (privasi) perusahaan, hal tersebut juga digunakan untuk melindungi data dari client ataupun customer perusahaan. Karena bukan tidak mungkin kerahasiaan tentang privasi client dan customer juga mempengaruhi kerahasiaan tentang privasi perusahaan yang tengah dijaga.

Tapi ternyata, tidak semua perusahaan/organisasi memiliki data yang bernilai berharga, tergantung dari jenis usaha yang sedang dijalankan. Terlepas dari itu, pentingnya suatu perlindungan atas akses data data yang ada dalam perusahaan adalah sesuatu yang mutlak. Lalu, bagaimana cara melindungi data perusahaan menjadi sebuah pertanyaan yang harus bisa dijawab oleh setiap pengelola (manajemen) perusahaan yang menjalankannya.

Untuk menjawab itu, maka secara umum jenis data yang ada dalam suatu perusahaan bisa dibagi menjadi 4 golongan, antara lain:

Jenis-jenis Data dalam Perusahaan

1. Data yang bisa dipublikasikan

Yaitu data yang sifatnya bisa dipublikasikan sehingga setiap orang bisa melihat dan menyimpan data yang telah dibagikan oleh perusahaan tersebut.

2. Data yang sifatnya biasa

Yaitu data yang apabila informasinya dibagikan untuk umum perusahaan tidak akan membawa dampak apapun terhadap keamanan perusahaan.

3. Data yang sifatnya rahasia

Yaitu data perusahaan yang bisa diakses oleh internal dalam perusahaan dan hanya digunakan untuk kepentingan internal dalam suatu perusahaan. Pengungkapan informasi tentang data yang sifatnya rahasia ini dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan pelaksanaan tugas serta fungsi perusahaan, contohnya kerugian finansial yang akan ditanggung perusahaan. 

4. Data yang sifatnya sangat rahasia

Yaitu data dari perusahaan yang hanya berlaku di internal perusahaan dan bersifat sangat rahasia. Informasi ini hanya bisa buka pada kondisi kondisi genting tertentu dengan alasan yang sah sebagaimana dipersyaratkan oleh pihak perusahaan dan merupakan keputusan bersama dalam perusahaan untuk membuka data yang sifatnya sangat rahasia ini.

#1 Aplikasi HR Suites di Indonesia

  • Isi form berikut ini untuk mendapatkan demo gratis aplikasi HRIS hari ini.
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Fungsi Menjaga Privasi Perusahaan

Fungsi Menjaga Privasi Perusahaan

1. Mengatur serta mengendalikan interaksi yang terjadi antara perusahaan satu dengan perusahaan yang lain agar tetap bisa menjalankan perusahaan tanpa ada banyak campur tangan dari pihak luar

2. Melindungi data data ataupun informasi yang ada dalam perusahaan

3. Membuat rencana serta strategi perusahaan dalam melakukan kegiatan yang berhubungan dengan pihak luar perusahaan

4. Memperjelas konsep serta identitas perusahaan.

Cara Mudah Menjaga Privasi Perusahaan dengan Aman

Cara Menjaga Privasi Perusahaan

Pada dasarnya, menjaga privasi perusahaan adalah kewajiban setiap orang yang bekerja dalam perusahaan tersebut. Hal ini biasanya tercantum secara tertulis dalam kontrak awal ketika seseorang akan mulai bekerja dalam perusahaan tersebut.

Tapi sebagaimana yang telah disebutkan diatas, privasi perusahaan bukan hanya berupa data yang bisa disebarluaskan menggunakan media suara (audio) maupun olfaktori. Ada pula memang data yang sifatnya tersimpan menggunakan bantuan teknologi, dalam hal ini biasanya software. Data data berupa informasi penting, data base, informasi akan aset perusahaan yang disimpan menggunakan perantara media software pun bukan tidak mungkin bisa tersebar luas. Karenanya, pemilihan software ataupun teknologi yang tepat untuk menyimpan data privasi perusahaan harus benar benar dipikirkan. Hal ini bisa digunakan untuk meminimalisir kemungkinan bocornya data privasi perusahaan.

Adapun cara untuk meningkatkan keamanan privasi perusahaan baik secara langsung maupun menggunakan media teknologi adalah sebagai berikut :

1. Memilih tim kerja yang berkompeten

Pemilihan tim kerja yang berkompeten sangat membantu perusahaan untuk menjaga kerahasiaan dari data data yang  ada dalam perusahaan tersebut. Kontrak kerja serta reputasi tim yang tergabung dalam perusahaan pun harus diperhatikan lebih detail untuk menghindari kemungkinan kemungkinan buruk yang berkaitan dengan keamanan privasi perusahaan kedepannya.

2. Menjaga hubungan baik dengan berbagai pihak di perusahaan

Hal ini penting dilakukan untuk menghindari kerusuhan yang mungkin akan terjadi dalam perusahaan. Hubungan yang terjalin baik antara perusahaan dengan berbagai pihak di dalamnya seperti karyawan, tim manajemen bahkan pemegang saham dan client pun wajib diperhatikan lebih.

3. Mengamankan jaringan

Seperti yang banyak diketahui  bahwa semakin canggihnya teknologi yang ada, maka kemungkinan kejahatan cyber crime pun juga semakin tinggi kemungkinannya. Banyak pihak yang akan mengikuti perkembangan dari teknologi yang digunakan dalam menyimpan data privasi perusahaan guna memperoleh keuntungan instan.Sebagai contoh adalah menjual informasi informasi penting perusahaan kepada pihak luar yang memiliki niat kurang baik dengan perusahaan.

Karenanya diperlukan pengawasan dan penjagaan ekstra ketat dari pihak jaringan teknologi untuk menghindari kemungkinan kemungkinan buruk tersebut. Jika perusahaan Anda menggunakan jaringan nirkabel, maka pastikan pula bahwa perusahaan juga mempunyai tim yang bisa mengamankan dan mengelola jaringan tersebut. 

Pastikan perusahaan untuk selalu mengunci router dan juga mengenkripsi semua informasi informasi yang ada. Dengan melakukan mengamankan dan data seperti yang telah dijelaskan diatas, maka akan bisa meminimalisir kemungkinan kemungkinan buruk yang akan terjadi berkaitan dengan data data privasi perusahaan.

4. Membackup data perusahaan

Membackup data menjadi hal penting selanjutnya yang harus perusahaan lakukan untuk menghindari hilangnya data data penting yang ada dalam perusahaan. Kehilangan data data penting perusahaan ini bisa disebabkan oleh beberapa masalah,contohnya pemadaman listrik mendadak terjadi ataupun koneksi internet yang hilang atau down mendadak seringkali membuat data informasi yang sedang dikerjakan ataupun yang ada dalam perusahaan menjadi hilang.

Meskipun perusahaan telah menggunakan teknologi yang canggih seperti komputer komputer jenis terbaru atau jaringan internet dengan kekuatan yang cepat, hal seperti ini masih seringkali terjadi sehingga perusahaan harus tetap melakukan backup data data yang ada secara berkala untuk mencegah hal hal buruk yang bisa saja terjadi. Sebaiknya perusahaan tetap memiliki salinan yang bisa diakses kapan saja ketika data data yang ada hilang atau mengalami eror sehingga perusahaan tidak perlu lagi merasa khawatir.

Menjaga privasi perusahaan adalah hal yang sangat perlu dilakukan oleh berbagai pihak dalam perusahaan, terutama manajemen dari perusahaan itu sendiri. Hal ini dilakukan untuk menjaga dan merawat berbagai data yang merupakan bagian dari privasi perusahaan tersebut.

pentingnya menjaga privasi perusahaan

Tips dan Trick Membuat Serta Menerapkan Pentingnya Menjaga Privasi Perusahaan

Sistem regulasi online semakin hari semakin rumit. Jika anda membawahi sebuah perusahaan atau bisnis, dimana bukan hanya masalah regulasi yang anda tangani, juga hukum serta kebijakan – kebijakan lainnya, tentu hal ini akan membuat anda pusing tujuh keliling. Mungkin akan sangat sulit untuk mengerti dunia privasi suatu perusahaan itu sendiri. Apalagi Ketika hal tersebut dihubungkan dengan web dan sebagainya. Namun, terdapat banyak cara yang bisa anda lakukan sebagai seorang pemilik website untuk menghindari yang namanya kesalahan dalam menjaga privasi perusahaan.

Sangat disarankan untuk mematuhi setiap peraturan yang ada. Sebagai sebuah implikasi legal operasi bisnis yang anda jalankan dan bagaimana ‘karakternya’ di mata public. Apalagi, terdapat banyak sekali denda yang bisa dapatkan apabila melanggar peraturan mengenai privasi perusahaan itu sendiri.

Untuk membantu anda mendapatkan ide mengenai kesalahan umum apa saja yang sering dilakukan oleh perusahaan atau organisasi dalam privasi perusahaan onlinenya, berikut adalah beberapa daftar yang bisa menjadi bahan pertimbangan.

Menganggap Bahwa Perusahaan Tidak Memiliki Privasi Sama Sekali

Ketika suatu perusahaan atau bisnis memiliki sebuah platform online, memiliki privacy policy merupakan suatu kewajiban yang harus dilakukan. Hal ini merupakan salah satu kesepakatan legal paling penting yang harus ada dalam platform online tersebut. Dimana fungsi dari privacy policy itu sendiri adalah memberi gambaran kepada pembaca tentang apa dan bagaimana anda akan menggunakan data mereka. Anda juga bisa menginformasikan harapan – harapan yang memungkikan untuk apa yang akan dan tidak akan anda lakukan terhadap sekumpulan data tersebut.

Perlu diketahui bahwa semakin hari masyarakat semakin protektif terhadap prifasi yang mereka miliki, apalagi Ketika berhubungan dengan dunia online. Mereka pasti tidak ingin informasi atau data yang mereka miliki digunakan untuk sebuah proses eksploitasi demi keuntungan suatu perusahaan semata. Masyarakat pasti menginginkan sebuah ‘gerakan’ atau persetujuan untuk melindungi jejak digital mereka seaman mungkin.

Dengan bantuan dari pengaturan privasi perusahaan itu sendiri, anda akan memiliki yang namanya perlindungan legal Ketika anda ingin melakukan sesuatu. Atau tidak melakukan sesuatu kepada data yang telah dikumpulkan dari banyak orang. Persetujuan yang mereka berikan bisa menjadi Batasan dari sebuah privasi perusahaan.

Terlebih lagi, apalabila nantinya terdapat permasalahan – permasalahan mengenai penggunaan data yang telah dituliskan pada lembar privacy policy, tuntutan atau masalah tersebut tidak akan memiliki kekuatan hukum sama sekali.

pentingnya menjaga privasi perusahaan

Menyamakan Privacy Policy Dari Perusahaan Lain

Jangan mengira bahwa sebuah privasi dari dua perusahaan yang berbeda akan ‘manjur’ digunakan oleh perusahaan lain. Tidak seperti baju yang memiliki sistem ‘all size’, privasi perusahaan bisa jadi sangat berbeda bahkan bertentangan antara satu dengan yang lainnya.

Meski kebijakan tersebut cocok untuk suatu website, belum tentu akan cocok dengan perusahaan atau bisnis anda sehingga bisa anda tiru. Anda harus memastikan kebijakan tersebut sesuai dan selaras dengan bisnis yang anda jalankan. Apabila hal tersebut tidak dilakukan akan sama saja dengan tidak ada privasi perusahaan sama sekali.

Di sisi lain, anda bahkan bisa terkena masalah hukum hanya dengan menggunakan ‘salinan’ jenis kebijakan privasi perusahaan atau bisnis lain. Hal ini justru akan membuat kebijakan privasi perusahaan menjadi contradictive.

Sebuah privasi perusahaan harus kontekstual. Dimana kebijakan tersebut harus sesuai dengan tipe bisnis serta struktur yang ada. Privasi perusahaan harus mampu ditujukan langsung kepada client yang mereka tangani, yang berhubungan dengan bagaimana pelanggan berinteraksi serta berkomunikasi dengan anda melalui platform online.

Dengan melakukan hal tersebut, anda dapat memaksimalkan kebijakan privacy perusahaan dan membentuknya menjadi perlindungan legal yang akan membantu anda dalam bisnis serta kesepatakan – kesepakatan online lainnya.

pentingnya menjaga privasi perusahaan

Menggunakan Template yang Generic

Selain menggunakan privasi perusahaan lain, kesalahan besar yang harus anda hindari adalah menggunakan tempkate privacy perusahaan yang general. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, sebuah privacy perusahaan harus didasarkan dari model bisnis serta bagaimana mereka berinteraksi dengan pelanggan.

Jika anda menggunakan privasi perusahaan lain yang tidak sesuai dengan tipe bisnis anda, akan ada yang bagian penting yang terlewat. Lebih jauh lagi, hal tersebut bisa membuat karakter unik perusahaan anda menjadi lebur dan tidak kentara.

Perlu diketahui bahwa kebijakan privasi perusahaan yang menggunakan template general atau umum mungkin hanya menyelimuti Sebagian dasar saja dari suatu kebijakan. Namun, membuat privasi perusahaan yang terlalu umum juga rawan untuk digunakan sebagai salah satu strategi bisnis. Apalagi menjalankan fungsi – fungsi tertentu.

Selalu gunakan jenis template privasi bisnis yang dibuat khusus untuk perusahaan anda. Dengan begitu, anda akan dapat menghindari yang namanya tuntunan hukum dari bagian perusahaan yang terlalu ‘menyeluruh’ atau terlalu ‘rancu’ untuk diaplikasikan kedalam perusahaan.

Tidak Menggunakan Klausa yang Dibutuhkan

Internet hampir merajai seluruh bagian ‘dunia’ akhir – akhir ini, bahkan hampir seluruh orang di dunia sudah mengetahui apa itu internet. Jadi bisa dipastikan bahwa sebdite anda mungkin tidak hanya dikunjungi oleh orang – orang dari suatu negara saja. Pastikan bahwa kebijakan privasi hukum perusahaan yang memiliki coverage yang menyeluruh.

Dikarenakan oleh regulasi online yang berbeda – beda dalam setiap negara, akan lebih baik apabila anda mengkonfirmasikan Batasan apa saja yang bisa anda gunakan atau tidak sesuai negara tempat bisnis anda. Meski hukum tersebut biasanya hanya berlaku bagi permasalahan legalitas offline, namun hukum yang mengatur permasalahan online juga sudah semakin berkembang.

Tidak Mematuhi Persyaratan Hukum

Perlu ditekankan sekali lagi, bahwa sebuah privasi perusahaan bisa digunakan sebagai salah satu perlindungan bagi para pengguna pada perusahaan atau bisnis yang ingin mengekploitasi data mereka. Dimana sebagai timbal balik yang ada, kebijakan privasi perusahaan juga memberikan bantuan legal dalam bisnis Ketika menggunakan data client.

Ketika anda berada di persimpangan untuk memilih menyeimbangkan antara bisnis dan hak informasi online kostumer, anda mungkin bisa untuk meningkatkan keduanya secara bertahap. Perlu digaris bawahi bahwa melanggar hak privasi online pelanggan bisa dikenai hukuman yang berat.

pentingnya menjaga privasi perusahaan

Tidak Berpartisipasi Aktif Dalam Menerapkan Privasi Perusahaan

Meski anda adalah orang yang menciptakan privasi perusahaan itu sendiri, hal ini tidak berarti anda bisa menghindari efek ‘mengikat secara keseluruhan’ dari hukum itu sendiri. Aturan diciptakan untuk dipatuhi dan dijalankan. Dan Ketika anda tidak bisa mengikuti atau meninggalkan aturan yang telah anda buat sendiri, ahl ini akan menjadi senjata makan tuan.

Dalam beberapa tahun terakhir, banyak perusahaan yang telah membayar denda hingga raturan juta hanya karna gagal dalam menjalankan yang namanya privasi perusahaan itu sendiri. Bahkan, perusahaan yang tidak patuh terhadap peraturan yang ada di cap sebagai ‘penipu’. Karena menggunakan informasi klien secara tidak benar dan menjalankan sistem perdagangan yang illegal.

Gaji sebagai Salah Satu Privasi Perusahaan yang Harus Dijaga

Jojo Payroll

Salah satu privasi perusahaan yang harus dijaga adalah mengenai gaji dari masing-masing karyawan. Mengingat beberapa karyawan mungkin mendapatkan gaji yang berbeda tergantung dari kinerja dan dedikasinya terhadap perusahaan. 

Nah, untuk menghindari terjadinya perselisihan dan rasa iri antar pegawai. Maka baik perusahaan maupun karyawan wajib untuk menjaga keamanan informasi mengenai nominal gaji tersebut. Selain itu, Anda juga bisa menggunakan software khusus untuk menghitung gaji karyawan seperti JojoPayroll

JojoPayroll merupakan software khusus yang dapat digunakan sebagai modal awal dalam penarikan data dari mesin finger print, melakukan rekapitulasi data absensi karyawan, perhitungan lembur hingga perhitungan gaji yang nantinya akan dilakukan oleh sistem secara otomatis. Dengan perangkat lunak yang satu ini, Anda tak perlu khawatir lagi soal hasil perhitungan data karena semuanya dilakukan secara otomatis oleh robot AI dan dijamin akurat.

Pekerjaan menghitung gaji karyawan pun dapat dilakukan dengan cepat dan praktis. So, tunggu apa lagi? Yuk, coba gunakan JojoPayroll sekarang juga untuk memudahkan Anda dalam operasional usaha terutama saat akan menggaji karyawan.