PDCA (Plan Do Check Action) penting dalam mendongkrak hasil survey dan kepuasan pelanggan dalam bisnis. Dalam sebuah studi kasus bisnis, bayangkan dalam sebuah survey, kepuasan pelanggan di situs web peringkat bisnis Anda mulai turun. Misalnya saja saat Anda melihat komentar terbaru, Anda melihat bahwa pelanggan Anda mengeluh tentang pengiriman yang terlambat atau produk rusak dalam perjalanan.
Saat Anda memutuskan untuk menjalankan proyek percontohan kecil selama sebulan, misalnya saja Anda mencoba menggunakan pemasok baru untuk mengirimkan produk Anda ke sekumpulan sampel pelanggan. Jika banyak umpan balik positif, tentunya Anda memutuskan untuk menggunakan pemasok baru untuk semua pesanan Anda di masa mendatang.Bagaimana jika sebaliknya? Sebelum mebuat keputusan disinilah pentingnya melakukan PDCA (Pan Do Check Action) tersebut.
Contoh diatas, apa yang baru saja Anda lakukan adalah satu putaran yang disebut Siklus PDCA. Ini adalah alat bantu bisnis yang praktis untuk mencapai peningkatan berkelanjutan pada bisnis Anda yang mudah dimonitor melalui JojoTimes: Human Resource, Bisnis, Ekonomi, Etos Kerja.
Apa itu PDCA (Plan Do Check Action)?
Pendekatan PDCA (Pan Do Check Action) dipelopori oleh Dr William Deming. Pada 1950-an, konsultan manajemen Dr William Edwards Deming mengembangkan metode untuk mengidentifikasi mengapa beberapa produk atau proses tidak bekerja seperti yang diharapkan. Pendekatannya sejak itu menjadi alat strategi yang populer, digunakan oleh berbagai jenis organisasi. Hal ini memungkinkan mereka untuk merumuskan teori tentang apa yang perlu diubah, dan kemudian mengujinya dalam “putaran umpan balik berkelanjutan”.
Deming sendiri menggunakan konsep Plan-Do-Study-Act (PDSA). Dia menemukan bahwa fokus pada Check lebih pada implementasi perubahan.
Dia lebih memilih untuk fokus mempelajari hasil dari setiap inovasi, dan terus melihat kembali rencana awal. Dia menekankan bahwa pencarian pengetahuan baru selalu dipandu oleh teori – jadi Anda harus yakin bahwa teori Anda benar!
Empat Fase Siklus PDCA (Plan Do Check Action)
Dengan siklus PDCA Anda dapat memecahkan masalah dan menerapkan solusi dengan cara yang ketat dan metodis. Mari kita lihat masing-masing dari empat tahap secara bergantian:
1. Rencana
Pertama, kenali dan pahami masalah atau peluang Anda. Mungkin standar produk jadi tidak cukup tinggi, atau aspek dari proses pemasaran Anda harus mendapatkan hasil yang lebih baik. Jelajahi informasi yang tersedia secara lengkap. Menghasilkan dan menyaring ide-ide, dan mengembangkan rencana implementasi yang kuat.
Pastikan untuk menyatakan kriteria keberhasilan Anda dan buatlah sedapat mungkin terukur. Anda akan kembali lagi nanti di tahap Periksa.
2. Lakukan.
Setelah Anda mengidentifikasi solusi potensial, uji dengan aman dengan proyek percontohan skala kecil. Ini akan menunjukkan apakah perubahan yang Anda usulkan mencapai hasil yang diinginkan – dengan gangguan minimal pada sisa operasi Anda jika tidak. Misalnya, Anda dapat mengatur uji coba di dalam departemen, di wilayah geografis yang terbatas, atau dengan demografi tertentu.
Saat Anda menjalankan proyek percontohan, kumpulkan data untuk menunjukkan apakah perubahan berhasil atau tidak. Anda akan menggunakan ini di tahap berikutnya.
3. Periksa.
Selanjutnya, analisis hasil proyek percontohan Anda terhadap harapan yang Anda tetapkan di Langkah 1, untuk menilai apakah ide Anda berhasil. Jika tidak, kembali ke Langkah 1. Jika ya, lanjutkan ke Langkah 4.
Anda dapat memutuskan untuk mencoba lebih banyak perubahan, dan mengulangi fase Lakukan dan Periksa. Tetapi jika rencana awal Anda pasti tidak berhasil, Anda harus kembali ke Langkah 1.
4. Tindakan
Di sinilah Anda menerapkan solusi Anda. Tapi ingat bahwa PDCA (Pan Do Check Action) adalah loop, bukan proses dengan awal dan akhir. Proses atau produk Anda yang ditingkatkan menjadi dasar baru, tetapi Anda terus mencari cara untuk membuatnya lebih baik lagi.
Kapan Menggunakan PDCA (Plan Do Check Action)
Kerangka kerja PDCA (Pan Do Check Action) bekerja dengan baik di semua jenis organisasi. Ini dapat digunakan untuk meningkatkan proses atau produk apa pun, dengan memecahnya menjadi langkah-langkah atau tahap pengembangan yang lebih kecil, dan mengeksplorasi cara untuk meningkatkan masing-masing.
Ini sangat membantu untuk menerapkan Total Quality Management atau inisiatif Six Sigma, dan untuk meningkatkan proses bisnis secara umum. Namun, melalui siklus PDCA (Pan Do Check Action) bisa jauh lebih lambat daripada implementasi yang langsung. Jadi, itu mungkin bukan pendekatan yang tepat untuk menangani masalah yang mendesak.
PDCA (Pan Do Check Action) ini juga membutuhkan dukungan yang signifikan dari anggota tim, dan menawarkan lebih sedikit peluang untuk inovasi radikal – yang mungkin justru dibutuhkan organisasi Anda.
Cara Menggunakan PDCA (Plan Do Check Action) dalam Hidup Anda
Meskipun PDCA (Pan Do Check Action) adalah alat bisnis yang efektif, Anda juga dapat menggunakannya untuk meningkatkan kinerja Anda sendiri:
Pertama, Rencanakan: Identifikasi apa yang menghambat Anda secara pribadi, dan bagaimana Anda ingin maju. Lihatlah akar penyebab masalah apa pun, dan tetapkan tujuan untuk mengatasi hambatan ini.
Selanjutnya, Lakukan: Ketika Anda telah memutuskan tindakan Anda, uji dengan aman berbagai cara untuk mendapatkan hasil yang Anda inginkan.
Kemudian, Periksa: Tinjau kemajuan Anda secara teratur, sesuaikan perilaku Anda, dan pertimbangkan konsekuensi dari tindakan Anda.
Akhirnya, Bertindak: Terapkan apa yang berhasil, terus perbaiki apa yang tidak, dan lanjutkan siklus perbaikan berkelanjutan.
Poin Kunci PDCA (Plan Do Check Action)
Siklus PDCA (Pan Do Check Action) adalah lingkaran berkelanjutan dari perencanaan, pelaksanaan, pemeriksaan (atau pembelajaran), dan tindakan. Ini memberikan pendekatan yang sederhana dan efektif untuk memecahkan masalah dan mengelola perubahan. Model ini berguna untuk menguji langkah-langkah perbaikan dalam skala kecil sebelum memperbarui prosedur dan praktik kerja.
Pendekatan dimulai dengan fase Perencanaan di mana masalah diidentifikasi dan dipahami dengan jelas, dan teori untuk perbaikan didefinisikan. Solusi potensial diuji dalam skala kecil di fase Do, dan hasilnya kemudian dipelajari dan diperiksa. Lakukan tahapan Do and Check sebanyak yang diperlukan sebelum solusi lengkap yang dipoles diimplementasikan, dalam fase Act (tindakan) dari siklus PDCA.
Kapan sebaiknya Anda menggunakan proses PDCA?
Model Plan-Do-Check-Act adalah alat yang berguna yang dapat digunakan untuk sejumlah aplikasi:
- Menjelajahi dan menguji beberapa solusi dalam uji coba kecil yang terkontrol
- Menghindari pemborosan dengan menangkap dan mengadaptasi solusi yang tidak efektif sebelum meluncurkannya dalam skala besar
- Menerapkan perubahan dan perbaikan berkelanjutan
- Menerapkan Total Quality Management atau inisiatif Six Sigma
- Mengembangkan atau meningkatkan proses
Apa yang hebat tentang siklus PDCA adalah bahwa hal itu dapat diterapkan di seluruh industri dan jenis organisasi.
Pro dan kontra dari PDCA
Siklus PDCA memiliki sejumlah kelebihan dan kekurangan. Pertimbangkan keduanya sebelum Anda memutuskan untuk menerapkan Plan-Do-Check-Act ke proyek yang berbeda.
Kelebihan
Serbaguna: Anda dapat menggunakan PDCA di berbagai lingkungan bisnis dan untuk sejumlah aplikasi. Kasus penggunaan potensial termasuk manajemen proyek, manajemen perubahan, pengembangan produk, dan manajemen sumber daya.
Sederhana dan kuat: Model PDCA sederhana dan mudah dipahami, namun merupakan pendorong yang kuat untuk perubahan dan peningkatan yang berarti sambil meminimalkan pemborosan dan meningkatkan efisiensi.
Kontra/Kelemahan
Sulit dilakukan: Meskipun modelnya sederhana, pekerjaannya tidak mudah. Karena PDCA memecah perbaikan proses menjadi langkah-langkah yang lebih kecil, itu bisa lambat dan mungkin bukan solusi yang bagus untuk proyek yang mendesak.
Memerlukan komitmen: PDCA bukan acara satu kali. Ini adalah proses yang berkelanjutan dan berkelanjutan dan oleh karena itu membutuhkan komitmen dan dukungan dari atas ke bawah. Tanpa kepemimpinan yang berkomitmen, siklus PDCA tidak dapat bekerja secara efektif untuk jangka panjang.
Selain itu, sebagai pengusaha maupun karyawan yang profesional, Anda juga perlu menggunakan aplikasi JojoExpense dari Jojonomic. Aplikasi ini dapat membantu Anda dalam memanajemen pengeluaran untuk kepentingan usaha secara efisien dan efektif. Anda dapat mengontrol anggaran usaha dengan baik hanya dengan modal smartphone.
Aplikasi JojoExpense dilengkapi dengan beragam fitur unggulan, seperti mobile approval, capture expenses, budget controlling, reimburse via app & web dan cash advanced. Beragam fitur unggulan ini berperan penting dalam mencapai tujuan sebagaimana disebut di atas.
Yuk gunakan aplikasi JojoExpense dari Jojonomic sekarang juga! Dapatkan demo gratis 14 hari dengan cara klik di sini.
