Manajemen data menjadi salah satu komponen krusial yang harus ada dalam sebuah bisnis atau organisasi. Tujuan dari diadakannya komponen yang satu ini adalah untuk mengelola seluruh informasi dalam perusahaan atau organisasi tersebut dengan baik. Proses yang dilakukannya mulai dari mengumpulkan data, menyimpannya, merawat atau memeliharanya, mengolah hingga memastikan bahwa seluruh data tersebut aman.
Namun tidak bisa dipungkiri, dalam prakteknya manajemen data seringkali mengalami masalah. Berbagai kendala sering ditemui di tengah jalan sehingga siapapun yang bertugas mengelola data-data dalam perusahaan harus bisa dan mampu meng-handle seluruhnya.
Setidaknya terdapat beberapa permasalahan manajemen data yang sering terjadi dan dialami. Pada artikel kali ini, Jojonomic akan memberikan Anda informasi terkait permasalahan manajemen data sekaligus solusi yang bisa Anda gunakan untuk memecahkannya. Penasaran, kan? So, simak lengkap artikelnya hingga tuntas, ya.
Mengenal Manajemen Data
Sebelum membahas permasalahan manajemen data yang sering terjadi dalam operasional perusahaan. Terlebih dahulu kita akan membahas sedikit seluk beluk mengenai komponen yang satu ini. Sebenarnya apa sih manajemen data itu? Sepenting apa perannya sehingga sebuah bisnis harus memilikinya? Di bawah ini akan kami jelaskan secara singkat dan terperinci.
Manajemen data merupakan salah satu bagian dari proses pengelolaan sumber daya informasi dalam perusahaan. Proses ini mengharuskan Anda untuk mengelola setiap data yang masuk ke dalam perusahaan untuk kemudian disimpan, dirawat dan diolah untuk keperluan tertentu.
Misalnya, data diri karyawan yang melamar kerja di suatu perusahaan akan disimpan untuk kemudian dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam pemberian jenjang karir. Selain itu data yang terkait keuangan perusahaan dari setiap periode juga dapat diolah kembali sebagai pertimbangan kapan waktu yang tepat untuk melakukan ekspansi.
Dari sini, terlihat seberapa pentingnya keberadaan manajemen data dalam sebuah bisnis atau organisasi. Karena semakin baik sebuah data dikelola akan memudahkan siapapun untuk membaca dan memahaminya. Data-data ini juga dapat dijadikan sebagai landasan dalam menentukan sebuah keputusan besar untuk menghindarkan perusahaan dari kerugian di masa mendatang.
Permasalahan Manajemen Data yang Paling Sering Terjadi
Nah, setelah memahami definisi serta fungsi dari manajemen data di atas. Berikutnya, kami akan mengajak Anda untuk menyimak lebih lanjut mengenai permasalahan manajemen data yang paling sering terjadi dan sering ditemui dalam implementasinya.
1. Struktur pendataan yang belum memiliki standarnya
Dalam operasional sebuah bisnis, perlu diadakan standarisasi yang bertujuan untuk memastikan bahwa semua aktivitas yang dilakukan memiliki output yang sama dan sesuai yang diminta. Begitu pun dalam manajemen pendataan. Di mana struktur penyusunan data juga harus ditentukan standarnya sehingga antara satu data dengan yang lain tidak akan memiliki susunan yang berbeda.
Selain itu, struktur pendataan yang berbeda antara satu sama lain juga hanya akan membuat orang yang membacanya bingung dan sulit untuk dipahami. Maka dari itu, buatlah standarisasi mengenai susunan data yang ingin digunakan agar seluruhnya dapat disajikan dalam bentuk yang seragam.
2. Sistem pendataan yang masih menggunakan cara konvensional
Seiring dengan perkembangan zaman yang semakin maju, ada begitu banyak sistem atau aplikasi pendataan yang bisa digunakan oleh perusahaan untuk memudahkan kinerja manajemen data. Namun demikian, tak sedikit pelaku usaha yang lebih menginginkan manajemen data dikerjakan oleh tenaga manusia.
Tentu tak ada yang salah dengan hal tersebut. Hanya saja menggunakan manusia sebagai sosok yang mengelola data seringkali memicu terjadinya kesalahan atau human error. Berbeda jika Anda menggunakan aplikasi mutakhir yang banyak tersebar saat ini, seluruh sistem pendataan dapat berjalan secara otomatis sehingga mampu meminimalisir risiko terjadinya kesalahan.
Selain itu, data yang dikelola dengan cara konvensional biasanya hanya disimpan dalam bentuk fisik. Risiko hilang dan rusak sewaktu-waktu pun tak dapat dihindarkan. Sedangkan jika Anda menggunakan aplikasi modern yang ada, seluruh data akan disimpan dalam bentuk digital dan dapat diakses kapan saja, di mana saja.
3. Risiko terjadi pencatatan data dengan informasi yang sama
Permasalahan manajemen data yang berikutnya adalah seringkali terjadi double informasi yang masuk ke dalam database. Ini biasa terjadi karena kurangnya koordinasi antara satu departemen dalam perusahaan dengan departemen yang lain.
Solusi untuk mengatasinya tentu saja adalah dengan membangun komunikasi yang baik. Selain itu dengan penggunaan aplikasi pendataan, risiko seperti informasi ganda seperti ini dapat dihindari. Karena seluruh departemen dapat mengakses satu aplikasi yang sama dan melihat informasi apa saja yang sudah tersedia dalam database. Sehingga akan lebih menghemat waktu dan efisien.
4. Penyimpanan data yang berbeda
Risiko yang satu ini sering dialami oleh perusahaan atau bisnis yang sudah memiliki banyak cabang. Di mana biasanya setiap informasi data mengenai karyawan atau perusahaan disimpan oleh pusat. Sehingga pada situasi tertentu, sulit untuk bagian cabang memperoleh data yang ingin mereka gunakan.
Hal seperti ini tentu juga tidak akan terjadi jika perusahaan menggunakan aplikasi pendataan digital. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, bahwa aplikasi ini memungkinkan siapapun yang memiliki wewenang dapat mengaksesnya dari mana saja.
5. Kelebihan data yang masuk
Seiring dengan perkembangan bisnis Anda yang semakin besar, informasi data yang harus dikelola pun akan semakin banyak. Akibatnya, mereka yang bertugas melakukan pendataan akan mengalami overload. Sehingga sangat rawan terjadi human error serta data yang tertumpuk. Akibatnya, pendataan tidak terjadi secara maksimal dan tidak terekam dengan baik.
6. Kurangnya pengawasan terhadap pendataan
Sebagai seorang pelaku usaha, Anda harus memastikan bahwa setiap operasional perusahaan berjalan dengan semestinya. Begitu pun dalam manajemen data, Anda harus memastikan bahwa setiap admin memiliki kewenangannya tersendiri. Berikan mereka batasan akses sehingga untuk data-data yang krusial tidak akan bocor dan diketahui oleh semua pihak.
Mengingat dalam sebuah perusahaan pasti memiliki rahasianya tersendiri yang harus dijaga. Entah itu berkaitan dengan database pelanggan, rencana di masa mendatang dan lain sebagainya.
Kesimpulan
Nah, itulah tadi beberapa permasalahan manajemen data yang sering terjadi dan dialami oleh perusahaan dalam skala kecil maupun besar.
Penggunaan sistem kelola data yang baik tentu akan memberikan kemudahan dalam berbagai hal. Mulai dari proses input hingga mengolahnya. Sehingga akan ada banyak waktu yang lebih bisa dihemat dan dialokasikan untuk menyelesaikan pekerjaan lain. Maka dari itu, tak ada salahnya Anda melakukan komputerisasi terhadap seluruh komponen perusahaan termasuk dalam manajemen data ini.
Salah satu aplikasi yang dapat membantu Anda dalam pengelolaan data ialah Jojo Payroll. Aplikasi ini didesain khusus untuk memudahkan perusahaan dalam menggaji karyawan. Namun demikian, ia juga dilengkapi dengan fitur pengolahan data absensi. Sehingga Anda dapat menggaji karyawan dengan cara yang cepat dan lebih praktis.
Cukup dengan sentuhan jari, Anda dapat menggaji karyawan dalam hitungan 5 menit. Selain itu, seluruh perhitungan dalam aplikasi ini terjadi secara otomatis. Sehingga Anda tak perlu lagi menghitungnya secara manual dan terhindar dari kesalahan perhitungan.
Tak hanya gaji, Jojo Payroll juga dapat digunakan untuk menghitung pajak PPh 21, BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, tunjangan harian maupun bulanan, reimbursement dan masih banyak lagi lainnya. Menarik, bukan?
So, tunggu apa lagi? Tanpa pikir panjang, yuk gunakan Jojo Payroll dan permudah cara Anda dalam menggaji karyawan sekarang!
