Problem Solving Paling Tepat untuk Menyelesaikan Masalah di Tempat Kerja

tautan link

Problem Solving

Masalah seringkali terjadi di tempat kerja tanpa terduga. Pada saat yang sama, karyawan diharapkan mampu menyelesaikan masalah yang ada. Namun, tidak semua orang atau karyawan memiliki skill problem solving atau kemampuan untuk memecahkan masalah dengan baik. 

Kemampuan untuk menyelesaikan masalah bukan hanya untuk mendapatkan solusi dari permasalahan yang ada. Melainkan juga kemampuan tersebut dapat menjadikan Anda mampu meminimalisir resiko yang terjadi. Dengan memiliki kemampuan problem solving dengan baik, Anda dapat melihat peluang atau kesempatan dengan lebih baik. Sebagai karyawan, memiliki skill problem solving yang baik dapat menjadi nilai plus, karena hal tersebut dibutuhkan agar karier Anda berjalan dengan mulus.

Tempat kerja adalah tempat dimana Anda menghabiskan sebagian besar waktu yang Anda punya. Tentu saja tempat tersebut harus dibuat senyaman mungkin agar Anda dapat bekerja secara nyaman. Namun, tidak menutup kemungkinan timbulnya konflik, antar sesama karyawan, atau karyawan dengan atasan. Biasanya saat menghadapi konflik, karyawan cenderung merasa takut dan tidak nyaman, berpikir bahwa bagaimana cara menyelesaikan masalah tersebut atau menyalahkan orang lain atas masalah yang ada. Masalah di tempat kerja harus segera diatasa, salah satunya dengan menggunakan metode problem solving yang efektif, yaitu:

1. Identifikasi Masalah

Cari tahu dan pahami dengan jelas masalah yang sebenarnya terjadi dari berbagai sudut pandang orang atau karyawan lainnya. Sangat penting untuk melihat suatu masalah dari sudut pandang orang lain, sehingga keputusan yang Anda ambil nantinya akan bersifat objektif. Jangan lupa untuk fokus disatu masalah dan jangan mencampurkan masalah lainnya. Jika terdapat lebih dari satu masalah, maka cobalah untuk menyelesaikannya satu persatu.

2. Dengarkan Keinginan Semua Pihak

Dengan mendengarkan keinginan dari berbagai pihak, maka solusi yang ada nantinya dapat memuaskan semua pihak juga. Tanyakan kepada semua pihak yang terlibat, apa keluhan mereka dan harapan apa yang mereka punya. Setelah mengetahui keinginan dan juga harapan semua pihak, cobalah untuk memahaminya.

3. Opsi Solusi

Lakukanlah metode brainstorming dengan rekan kerja Anda yang lain, yang berkompeten dibidangnya untuk membantu anda menyusun opsi-opsi solusi untuk menyelesaikan masalah. Penting untuk membuat beberapa opsi solusi untuk menyelesaikan suatu masalah. Karena bisa saja solusi tersebut tidak cocok saat diterapkan untuk menyelesaikan masalah yang ada, maka solusi lainnya bisa langsung dicoba terapkan tanpa harus membuang waktu untuk mencari solusi lainnya.

4. Evaluasi

Evaluasi kelebihan dan kekurangan masing-masing hasil yang Anda buat, dan juga evaluasi pilihan solusi terburuk sehingga Anda dapat mengetahui mana solusi yang terbaik.

5. Dokumentasi

Dokumentasi penting untuk dilakukan sehingga Anda bisa mengetahui detail dan implikasinya jika diterapkan tanpa ada yang dilewatkan. Jika Anda menemukan suatu solusi maka sebaiknya jangan hanya diucapkan saja tetapi mencatatnya juga. Ketika Anda mencatat suatu hal maka Anda cenderung menjadi lebih detail terhadap hal tersebut.

  • Isi form berikut ini untuk mendapatkan demo gratis aplikasi HRIS hari ini.
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

6. Kesepakatan Bersama

Banyak hal yang bisa merubah suatu kondisi, sehingga buatlah kesepakatan bersama terhadap suatu hal yang harus dilakukan dimasa depan jika ada perubahan yang terjadi. Lalu putuskan cara bagaimana supaya Anda bisa memantau kondisi selanjutnya setelah solusi diterapkan. Selain itu, sediakan waktu untuk mengevaluasi kesepekatan dengan penyesuaian yang ada.

Usaha problem solving yang efektif membutuhkan waktu dan proses yang tidak sebentar. Dalam menjalankan proses ini Anda tidak boleh terburu-buru dalam menyelesaikan sebuah masalah, melainkan selesaikan secara perlahan agar hasilnya baik. Problem solving bisa Anda terapkan sebagai model pembelajaran di lingkngan kerja untuk mencari solusi terbaik dalam pemecahan masalah yang ada.  

Mengasah Kemampuan Problem Solving

problem solvingJangan Panik!

Pada umumnya reaksi pertama saat masalah muncul adalah rasa panik. Saat panik, pikiran menjadi tidak tenang sehingga Anda tidak dapat berpikir dengan jernih. Saat pikiran Anda tidak jernih maka kreatifitaspun hilang. Sementara, pikiran yang tenang serta kekreatifitasan diperlukan ketika ada masalah untuk mengenali penyebab masalah dan mencari solusinya.

Saat masalah di tempat kerja muncul, seseorang juga menjadi tidak nyaman dan ingin buru-buru menyelesaikan masalah tersebut. Hal tersebut justru dapat memperumit masalah yang ada. Oleh karena itu, usahakan untuk tetap tenang saat masalah muncul. Anda bisa menenangkan diri dengan cara mendengarkan lagu, atau melakukan aktifitas lainnya. Setelah pikiran Anda tenang barulah coba untuk mencari solusinya.

Cari Penyebab Masalahnya

Masalah adalah hambatan bagi individu atau organisasi untuk mencapai tujuannya. Masalah juga seringkali dapat langsung dikenali saat masalah tersebut baru muncul, namun juga sering keliru untuk mengetahui penyebabnya. Oleh karena itu, pastikan Anda sudah mengindentifikasi penyebab dari masalah tersebut dengan benar sebelum Anda mulai mencari solusinya.

Solusi, Solusi, Solusi

Fokuslah pada solusi untuk mengatasi masalah dibanding fokus pada masalahnya itu sendiri. Saat masalah muncul, biasanya seseorang lebih fokus kepada masalah tersebut dan lupa untuk mencari solusinya. Jika Anda ingin meningkatkan kemampuan problem solving, maka cobalah untuk tidak berfokus pada masalahnya, melainkan pada solusi untuk mengatasi masalah tersebut.

Jadilah Seperti Anak Kecil

Hal ini mungkin merupakan hal yang aneh. Jika Anda ingin kemampuan untuk memecahkan masalah, sesekali bertanya layaknya seorang anak kecil yang ingin tahu segalanya dan terkadang memikirkan hal yang tidak terpikirkan oleh orang dewasa. Kemudian sambungkan pertanyaan-pertanyaan tersebut kepada masalah yang ada, misalnya:

  • Mengapa produk A lebih laku dipasaran dari produk B?
  • Mengapa jadwal pengiriman barang ditetapkan diawal pekan

Dengan memiliki sikap ingin mengetahui banyak hal, maka semakin banyak pula sudut pandang jawaban yang Anda ketahui. Anda akan memiliki beberapa alternatif solusi menyelesaikan masalah yang ada.

Berpikir Out Of The Box

Biasanya masalah yang sama muncul berulangkali meski Anda sudah punya solusinya. Untuk mengatasi masalah yang terus menerus muncul, cobalah untuk berpikir out of the box atau berpikir yang berbeda dari yang biasanya. Kemudian cobalah untuk menulis semua alternatif solusi yang Anda punya. Urutkan dari solusi yang paling efektif, sampai solusi yang paling tidak efektif. Dengan metode ini mempermudah Anda untuk mengambil solusi terbaik untuk sebuah masalah. 

Contoh masalah di tempat kerja beserta problem solving yang tepat

Business Problem Pictures | Download Free Images on Unsplash

Umumnya, seorang karyawan menghabiskan waktu sekitar 8 jam sehari untuk bekerja. Jadi jangan heran, akan ada sejumlah masalah yang muncul di waktu kamu bekerja tersebut. Pastinya, setiap masalah tidak boleh dibiarkan berlarut-larut begitu saja karena masalah yang sengaja dibiarkan akan memicu hadirnya masalah baru.

Kamu tak perlu khawatir bila kamu tidak tahu bagaimana problem solving yang tepat atas masalah yang tengah dihadapi di tempat kerja. Berikut ini ada beberapa contoh masalah di tempat kerja lengkap dengan solusi terbaiknya.

Kewalahan menangani suatu pekerjaan

Setiap orang pasti pernah berada di suatu titik di mana beban pekerjaan terasa meningkat secara drastis dari sebelumnya. Tak lama setelahnya, kamu pun mulai kewalahan untuk membagi waktu supaya seluruh pekerjaan tersebut bisa terselesaikan. Bahkan, rasanya tak ada lagi waktu yang tersisa untuk sekadar beristirahat ataupun ke toilet sehingga membuat kamu merasa tertekan dan stres.

Jika masalah seperti ini menimpa kamu, maka sebaiknya kamu bicara dengan manajer atau pimpinan mengenai beban pekerjaan yang dirasa terlalu berat tersebut. Namun pastikan, kamu benar-benar memilih waktu yang tepat untuk bicara. Jangan sampai kamu mengutarakannya di jam-jam sibuk atau sebaiknya buatlah janji terlebih dulu.

Setelah itu, jelaskan baik-baik bahwa kamu merasa kewalahan dengan limpahan pekerjaan yang tak pernah terbayangkan tersebut dan beri alasan yang masuk akal.

Penjelasan semacam ini sangat penting, karena terkadang seorang pimpinan luput dengan adanya tanggung jawab yang lebih banyak. Tetapi, kamu tidak boleh lupa untuk memberikan opsi solusi. Misalnya saja, kamu bisa melakukan pekerjaan A dan B, tapi tidak jika ditambah dengan beban pekerjaan C. Nah, jika pekerjaan C ternyata lebih krusial, maka kamu bisa mengajukan orang lain untuk mengerjakan pekerjaan tersebut di bawah pengawasan kamu.

Hal semacam ini sangat berguna jika memang pimpinan kamu tidak cukup membantu dalam menentukan prioritas sehingga kamu pun bisa mengajukan opsi yang memang menurut kamu patut dijadikan prioritas.

Pimpinan mengundurkan diri atau dipecat

Suatu hari kamu dikejutkan dengan kabar bahwa pimpinan kamu keluar atau resign dari perusahaan. Dalam sesaat, kamu pun kehilangan pimpinan yang bisa memastikan setiap project atau pekerjaan yang kamu tangani bisa berjalan lancar.

Bisa saja kamu merasa khawatir pengganti pimpinan kamu tersebut tidak memiliki visi yang sama atau tidak mudah diajak bekerja sama seperti pimpinan kamu sebelumnya.

Solusi yang bisa kamu andalkan adalah tetap bersikap tenang. Bisa jadi, pimpinan kamu yang baru tidak seburuk yang dibayangkan atau bahkan, mungkin sama baiknya dengan pimpinan yang lama. Tentu saja, kalian akan butuh penyesuaian untuk bekerja sama, tapi butuh waktu untuk beradaptasi hingga kalian benar-benar saling mengenal.

Salah satu trik terbaik yang bisa kamu lakukan adalah menyingsingkan lengan dan mulai mencoba menjaga supaya departemen kamu mampu bekerja meski perlahan sehingga bermanfaat juga untuk membuktikan diri kamu, bahwa kamu memiliki keahlian organisasi yang baik. Dengan begitu, kamu pun bisa meningkatkan reputasi.  

Tak ada salahnya untuk bertindak sebagai sumber daya yang sangat membantu peran pimpinan baru kamu. Tahan diri untuk menghakimi gayanya bekerja atau kompetensinya hingga pimpinan tersebut telah paham dan mengerti di mana posisinya. Tentu saja, kamu pun tak ingin dihakimi oleh orang lain berdasarkan pekerjaan kamu di minggu-minggu pertama, bukan?

Terjadi konflik dengan rekan kerja

Hampir di setiap perusahaan selalu ada konflik yang terjadi dengan rekan kerja. Pasalnya, setiap karyawan memiliki karakter yang berbeda-beda. Misalnya, kamu sudah berusaha sebaik mungkin untuk bersikap tapi masih saja ada satu orang yang seakan-akan ingin mencari masalah terus dengan kamu. Setiap perdebatan kalian selalu berakhir rumit sehingga menghambat proyek yang sedang dikerjakan.  

Mengingat kamu dan rekan kerja satu ini selalu bertemu setiap hari kerja, tentu tak bisa disangkal jika kamu pun sebenarnya menginginkan relasi yang harmonis, bukan?

Oleh karena itu, kamu disarankan oleh menghilangkan ego. Kamu tidak harus menyukai rekan kerja tersebut, kamu juga tidak harus selalu memenangkan perdebatan. Namun satu yang pasti, kamu harus selalu bisa bekerja sama dengannya. Ingat, kalian berada di bawah satu perusahaan dengan tujuan yang sama.

Tak ada salahnya untuk tetap bersikap baik meski kamu merasa itu tidak akan mencairkan suasana yang terjadi di antara kalian. Kamu juga bisa bertanya dalam hati, apakah ada sesuatu tentang rekan kerja tersebut yang bisa kamu kagumi dan bisa kamu puji? Atau adakah suatu masalah yang mungkin bisa dibantu dengan nasihat dari rekan kerja tersebut?

Jika memang tak ada satu pun yang bisa kamu temukan, berarti memang perilaku rekan kerja satu ini menyebalkan sehingga tak ada yang mampu mengubahnya, kecuali dirinya sendiri. Dengan demikian, kamu hanya perlu memikirkan cara supaya tidak terganggu dengan sikap rekan kerja menyebalkan tersebut dan lebih fokus pada pengembangan diri supaya pekerjaan kamu pun tetap lancar.

Pimpinan tidak melihat apa yang telah kamu kerjakan dengan baik

Kamu sudah bekerja mati-matian untuk menyelesaikan suatu pekerjaan atau memenangkan hati banyak klien. Tapi tampaknya, pimpinan kamu tidak melihat bahwa peningkatan atau hasil nyata yang didapatkan oleh perusahaan merupakan berkat usaha keras yang kamu lakukan.

Ketahuilah, sangat lumrah jika pimpinan kamu sangat ingin tahu seberapa besar pencapaian yang bisa kamu peroleh. Namun realitanya, hanya ada sedikit pimpinan yang bisa mengetahui hal tersebut dengan sendirinya. Kamu tidak bisa duduk diam dan mengharapkan seorang pimpinan tiba-tiba memuji keberhasilan yang kamu dapatkan.

Jadi, cobalah untuk sedikit menyinggung hal-hal yang telah kamu selesaikan yang menurut kamu adalah sebuah pencapaian besar untuk perusahaan. Sesekali, ceritakan pengalaman klien yang merasa puas dengan pekerjaan kamu sehingga pimpinan bisa lebih menyadari, bahwa ia memiliki karyawan yang cerdas dengan banyak pencapaian positif.

Namun ingat, lakukan hal tersebut dengan penuh kesederhanaan. Ingat juga, bahwa kamu tidak membutuhkan pujian untuk setiap hal kecil yang kamu lakukan dalam lingkup pekerjaan sehari-hari.

Melakukan kesalahan fatal dalam pekerjaan

Setiap manusia tak pernah luput dari yang namanya kesalahan, tak terkecuali di tempat kerja. Kamu pun bisa tanpa sengaja membuat kesalahan sangat fatal hingga membahayakan citra perusahaan di hadapan publik.

Solusi terbaik yang bisa kamu lakukan adalah cepat-cepat menginformasikan kesalahan tersebut kepada pimpinan. Jangan sampai, pimpinan kamu mendengar kesalahan tersebut dari pihak lain karena nantinya kamu akan dianggap sebagai orang yang lepas dari tanggung jawab.

Kamu juga bisa menjelaskan, bahwa kamu merasa sangat bersalah dengan kesalahan yang telah dibuat. Katakan juga, bahwa kamu mengerti dan menyadari sebesar apa pengaruh dari perbuatan kamu terhadap citra perusahaan. Lalu, jelaskan pula bagaimana kamu bisa meminimalkan efek tersebut supaya perusahaan tidak mengalami kerugian berarti dan memastikan kesalahan tersebut tidak akan terulang di kemudian hari.

Masalah Yang Biasa Dihadapi Oleh Perusahaan

Tantangan yang umumnya dihadapi perusahaan adalah tidak adanya sistem yang mengintegrasi monitoring karyawan secara real time dan akurat, pengajuan cuti karyawan dengan sistem manajemen cuti yang terintegrasi, kemudahan karyawan untuk melakukan absensi jika karyawan bekerja secara remote, manajemen lembur, mengatur task karyawan berdasarkan jadwal, dan juga sistem absensi yang tidak terintegrasi dengan sistem payroll.

Jika perusahaan Anda menghadapi masalah-masalah tersebut, maka Anda harus segera membenahi sistem yang ada diperusahaan Anda. Solusi yang ada adalah dengan menggunakan tools JojoTimes dari Jojonomic.

problem solving

Dengan menggunakan JojoTimes, Anda dapat memantau keberadaan karyawan saat melakukan check in absen melalui ponsel mereka, karena Jojotimes memiliki fitur Accurate GPS Location yang tidak dapat dimanipulasi menggunakan Fake GPS.

Kemudian karyawan diharuskan check in absen dengan foto selfie muka mereka, dengan menggunakan biometric face recognition maka sistem JojoTimes tidak bisa dikelabui dengan foto orang lain. Sistem JojoTimes juga dilengkapi dengan Fraud ID Detection yang bisa mendeteksi kebohongan lokasi, waktu check in, dan lainnya.

JojoTimes adalah solusi yang baik untuk membenahi sistem administrasi, absensi, dan leave management diperusahaan Anda agar lebih mudah diakses. Sehingga tidak ada lagi data administrasi karyawan yang tidak tersusun rapih, dan susah dicari saat diperlukan.