Perencanaan dan PengendalianProduksi (Production Planning and Control, PPC) adalah proses untuk merencanakan dan mengendalikan aliran material yang masuk, mengalir, dan keluar dari sistem produksi sehingga permintaan pasar dapat dipenuhi dengan jumlah yang tepat, waktu penyerahan yang tepat, dan biaya produksi yang minimum. Dengan demikian pekerjaan yang terkandung dalam Product Planning Control secara garis besar dapat dibedakan menjadi dua hal yang saling berkaitan, yaitu Perencanaan Produksi dan Pengendalian Produksi.
Perencanaan Produksi dilakukan dengan tujuan menentukan arah awal dari tindakan-tindakan yang harus dilakukan di masa mendatang, mengenai apa, seberapa banyak, dan kapan harus dilakukan. Karena perencanaan itu berkaitan dengan masa mendatang, maka perencanaan disusun atas dasar perkiraan yang dibuat berdasarkan data masa lalu dengan menggunakan beberapa asumsi. Oleh karena itu perencanaan tidak akan selalu memberikan hasil sebagaimana yang diharapkan dalam rencana tersebut, sehingga setiap perencanaan yang dibuat harus dievaluasi secara berkala dengan jalan melakukan pengendalian.
Pekerjaan pengendalian produksi akan sangat bergantung kepada ada tidaknya penyimpangan dalam pelaksanaan produksi dibandingkan dengan rencana produksi yang telah dibuat sebelumnya. Bila penyimpangan yang terjadi cukup besar, maka perlu diadakan tindakan–tindakan penyesuaian untuk membenahi penyimpangan yang terjadi. Hasil penyesuaian yang dilakukan tersebut akan dijadikan dasar dalam penyusunan rencana produksi selanjutnya.
Maksud dan Tujuan Perencanaan Dalam Product Planning Control
Setiap manajer produksi memikul tanggung jawab untuk melaksanakan rencana dan tujuan perusahaan. Adapun tujuan umum perusahaan manufaktur adalah memproduksi secara sukses, ekonomis, tepat waktu, sesuai dengan janji yang diberikan, dan memperoleh keuntungan. Salah satu fungsi yang terpenting dalam mendukung usaha untuk mencapai tujuan perusahaan manufaktur seperti apa yang telah disebutkan di atas adalah Perencanaan dan Pengendalian Produksi.
Apabila tujuan atau rencana tersebut dapat dicapai, maka perusahaan mencapai kondisi ideal dalam bentuk minimasi biaya produksi, harga jual yang rendah dan bersaing, serta dapat menguasai pangsa pasar secara luas.
Secara umum tujuan suatu perusahaan adalah memperoleh keuntungan di samping tercapainya kelanjutan dan pengembangan usaha. Dengan keuntungan yang diperoleh tersebut perusahaan akan mampu membayar kompensasi manajemen dan karyawan dengan baik dalam konteks tingkat kompensasi yang memadai dan ketepatan waktu pembayaran, membayar tagihan dari pihak ketiga, misalnya pembayaran sewa listrik, sewa gudang, pajak, bahan mentah, bahan baku, serta bahan pembantu dari pihak pemasok, memelihara dengan baik peralatan produksi agar dapat berjalan dengan lancar dan ekonomis, mengganti mesin-mesin dan peralatan lainnya yang memang sudah saatnya harus diganti, dan melakukan perluasan atau ekspansi perusahaan sehingga dengan demikian perusahaan tersebut betul-betul maju dan berkembang.
Kesimpulan
Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa perancanaan dan pengendalian produksi merupakan usaha manajemen untuk merencanakan dasar proses produksi dan aliran bahan, sehingga menghasilkan produk yang dibutuhkan pada waktunya, dengan biaya yang seminimal mungkin, serta mengatur dan menganalisis organisasi dan koordinasi bahan-bahan, mesin-mesin dan peralatan, tenaga manusia, dan tindakan-tindakan lain yang dibutuhkan. Dalam usaha pencapaian tujuan perusahaan, diperlukan adanya koordinasi manajemen berupa koordinasi dari berbagai bagian atau antar kegiatan dari perusahaan tersebut, sehingga dapat tercapai suatu kerjasama yang baik antara bagian pembelian, teknik, akuntansi, penjualan, dan sebagainya, sebagai satu team yang terkoordinasikan untuk memproduksi dan menjual hasil produksi dengan efektif dan efisien. Diketahui bahwa usaha koordinasi segala aktivitas yang menyangkut kegiatan produksi menjadi tanggung jawab production manager atau plant manager. Akan tetapi karena luasnya tugas dan tanggung jawab production manager, maka seorang production manager dapat melimpahkan wewenang atau otoritasnya kepada kepala bagian Perencanaan dan Pengendalian Produksi dengan tugas kewajiban dan wewenang jelas.
Peranan perencanaan dan pengendalian produksi adalah mengkoordinasikan kegiatan dari bagian-bagian yang langsung atau tidak langsung dalam berproduksi, merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan kegiatan produksi dari mulai tahapan bahan baku, proses, sampai output yang dihasilkan sehingga perusahaan betul-betul dapat menghasilkan barang atau jasa dengan efektif dan efisien.
Karakteristik Product Planning Control
Berjangka Waktu
Proses produksi merupakan proses yang sangat kompleks. Proses tersebut memerlukan keterlibatan bermacam-macam tingkat keterampilan tenaga kerja, peralatam, modal, dan informasi yang biasanya dilakukan secara terus menerus dalam jangka waktu yang sangat lama. Lingkungan yang dihadapi perusahaan, pola permintaan, tersedianya bahan baku dan bahan penunjang, iklim usaha, peraturan pemerintah, persaingan, dan lain-lain, selalu menunjukkan pola yang tidak menentu dan akan selalu berubah dari waktu kewaktu. Oleh karena itu suatu perusahaan tidak mungkin dapat membuat suatu rencana produksi yang dapat digunakan selamanya. Rencana baru harus dapat dibuat bila keadaan yang digunakan sebagai dasar pembuatan rencana yang lama sudah berubah. Karena perubahan yang akan terjadi bersifat sulit untuk diramalkan sebelumnya, maka secara periodik harus diadakan pengecekan apakah rencana produksi yang sudah dibuat masih berlaku. Pendekatan yang biasa dilakukan adalah dengan membuat rencana produksi yang mencakup periode waktu tertentu dan akan diperbaharui bila periode waktu tersebut sudah di capai.
Dalam perencanaan produksi, terdapat tiga jenis perencanaan berdasarkan periode waktu yang dicakup oleh perencanaan tersebut, yaitu:
- Perencanaan Produksi Jangka Panjang
- Perencanaan Produksi Jangka Menengah
- Perencanaan Produksi Jangka Pendek
Berjenjang
Pembuatan rencana produksi tidak bisa dilakukan hanya sekali dan digunakan untuk selamanya. Perancanaan produksi harus dilakukan secara bertahap dan berjenjang. Artinya, perencanaan produksi akan bertingkat dari perencanaan produksi level tinggi sampai perencanaan produksi level rendah, di mana perencanaan produksi pada level yang lebih rendah adalah merupakan penjabaran dari perencanaan produksi level yang lebih tinggi. Berdasarkan pengelompokan perencanaan produksi atas dasar jangka, maka dapat dijelaskan secara lebih mendalam sebagai berikut:
Pemilihan jenis perancangan produksi yang tepat bagi suatu perusahaan bergantung kepada beberapa faktor, yaitu faktor eksternal berupa pangsa pasar yang diraih, struktur ekonomi, dan lainnya serta faktor internal berupa ide manajemen dalam menghadapi tantangan ke depan, ketersediaan tenaga ahli dan pelaksanaanya, dan lainnya. Yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan jenis perencanaan produksi tersebut adalah untuk berapa lama perencanaan produksi tersebut disiapkan. Dalam hubungannya dengan horizon waktu perencanaan, maka perencanaan produksi dapat dibagi menjadi perencanaan produksi jangka panjang, perencanaan produksi jangka menengah, dan perncanaan produksi jangka pendek. Masing-masing tipe perencanaan produksi tersebut akan berbeda dalam macam informasi yang menjadi inputnya, jangkauan keterbatasan yang dimiliki, serta jumlah variabel yang dapat dikontrol oleh pihak manajemen.
Terpadu
Perencanaan produksi akan melibatkan banyak faktor, seperti bahan baku, mesin dan peralatan, tenaga kerja, dan waktu. Kesemua faktor tersebut harus sesuai dengan kebutuhan yang direncanakan dalam mencapai target produksi tertentu yang didasarkan atas perkiraan. Masing-masing faktor tidak direncanakan sendiri-sendiri sesuai dengan keterbatasan yang ada pada masing-masing faktor yang dimiliki perusahaan, tetapi dibuat dengan mengacu pada satu rencana terpadu untuk produksi. Rencana produksi tersebut juga harus terkait dengan rencana-rencana lain yang berpengaruh langsung terhadap rencana produksi, seperti pemeliharaan, rencana tenaga kerja, rencana pengadaan material, dan sebagainya.
Keterpaduan tersebut tidak hanya secara horizontal saja, tetapi juga secara vertikal. Hal tersebut berarti rencana jangka pendek harus mengacu pada rencana jangka menengah dan rencana jangka menengah harus terpadu dengan rencana jangka panjang, demikian juga sebaliknya.
Berkelanjutan
Perencanaan produksi disusun untuk satu periode tertentu yang merupakan masa berlakunya rencana tersebut. Setelah habis masa berlakunya, maka harus dibuat rencana baru untuk periode waktu berikutnya lagi. Rencana baru tersebut harus dibuat berdasarkan hasil evaluasi terhadap rencana sebelumnya. Hal yang sudah dilakukan dan yang belum dilakukan, yang telah dihasilkan dan bagaimana perbandingan hasilnya dengan target yang telah ditetapkan. Dengan demikian, rencana baru tersebut merupakan kelanjutan dari rencana yang dibuat sebelumnya.
Terukur
Selama pelaksanaan produksi, realisasi dari rencana produksi akan selalu dimonitor untuk mengetahui apakah terjadi penyimpangan dari rencana yang telah ditetapkan. Untuk mengetahui ada tidaknya penyimpangan, maka rencana produksi harus menetapkan suatu nilai yang harus diukur, sehingga dapat digunakan sebagai dasar untuk menetapkan ada tidaknya penyimpangan. Nilai-nilai tersebut dapat berupa target produksi yang bisa dinyatakan dalam satuan unit produk, kilogram, lusin dan lain-lain. Jika dalam realisasinya nanti tidak memenuhi target produksi, maka dengan mudah dapat diukur berapa besar penyimpangan tersebut, sehingga hasilnya dapat dipakai sebagai bahan pertimbangan menyusun rencana berikutnya.
Realistis
Rencana produksi yang dibuat harus disesuaikan dengan kondisi yang ada di perusahaan, sehingga target yang ditetapkan merupakan nilai yang realistis untuk dapat dicapai dengan kondisi yang dimiliki perusahaan pada saat rencana tersebut dibuat. Jika rencana produksi dibuat terlalu muluk tanpa memperhitungkan kondisi yang ada padaperusahaan, maka perencanaan yang dibuat tidak akan berguna karena target produksi yang ditetapkan sudah pasti tidak dapat dicapai. Selain itu penyimpangan pelaksanaannya tidak akan dapat diketuahui karena pelaksanaanya tidak akan pernah tepat sesuai dengan rencana. Dengan membuat rencana yang realistis, maka akan dapat memotivasi pelaksana uuntuk berusaha mencapai apa yang telah disusun pada rencana tersebut.
Akurat
Perencanaan produksi harus dibuat berdasarkan informasi yang akurat tentang kondisi internal dan eksternal sehingga angka-angka yang dimunculkan dalam target produksi dapat dipertanggungjawabkan. Kesalahan dalam membuat perkiraan nilai parameter produksi akan berakibat fatal terhadap rencana produksi yang disusun. Demikian pula perhitungan yang dilakukan dalam penetuan nilai variabel produksi berdasarkan nilai parameter produksi harus dilakukan seteliti mungkin, sehigga tidak akan terjadi kesalahan yang sama.
Menantang
Meskipun rencana produksi harus dibuat serealistis mungkin, hal tersebut bukan berarti rencana produksi harus menetapkan target yang dengan mudah dapat dicapai. Rencana produksi yang baik harus menetapkan target yang dapat dicapai dengan usaha yang sungguh-sungguh.
Product planning control seringkali disebut pula dengan istilah PPC. Istilah ini sebenarnya memiliki makna yang sama dengan perencanaan dan pengendalian produksi. Perencanaan dan pengendalian produksi pada dasarnya merupakan sebuah proses yang dilakukan baik oleh sebuah organisasi maupun oleh sebuah perusahaan untuk merencanakan dan mengendalikan seluruh aliran material yang masuk dan keluar pada sistem produksi yang terjadi di perusahaan terkait.
Dengan adanya aktivitas ini maka permintaan pasar akan suatu produk bisa dipenuhi. Bahkan pemenuhan produk yang diminta oleh pasar ini bisa dilakukan dalam jumlah yang tepat. Oleh karena itu perencanaan dan pengendalian produksi ini haruslah dilakukan di tiap perusahaan terutama pada industri manufaktur. Namun tentunya segala hal yang berkaitan dengan PPC ini haruslah dipahami dengan benar. Termasuk pula segala komponen atau aspek yang ada di dalamnya serta apa saja yang harus dilakukan dalam proses PPC ini agar PPC bisa optimal.
Perencanaan Product Planning Control Jangka Panjang
Perencanaan produksi jangka panjang biasanya melihat 5 tahun atau lebih ke depan. Jangka waktu terpendeknya adalah ditentukan oleh berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengubah kapasitas yang tersedia. Hal tersebut meliputi waktu yang dibutuhkan dalam menyelesaikan desain dari bangunan dan peralatan prbrik yang baru konstruksinya, instalasinya, dan hal-hal lainnya sampai fasilitas baru tersebut siap dioperasikan.
Perencanaan produksi jangka panjang dibuat dengan sangat mempertimbangkan ramalan kondisi umum perekonomian dan kependudukan, situasi politik dan sosial, perubahan teknologi, dan perilaku pesaing, di mana semua faktor tersebut akan dievaluasi dampaknya terhadap aktivitas perusahaan. Perencanaan produksi jangka panjang berhubungan dengan efek yang mungkin muncul di masa mendatang yang mempengaruhi tujuan sistem dan tindakan yang diperlukan dalam menghadapi perubahan tersebut, contohnya dengan pengembangan produk baru, pelayanan yang lebih baik, teknologi proses yang baru, dan lokasi baru.
Perencanaan Product Planning Control Jangka Menengah ( Perencanaan Agregat)
Perencanaan agregat mempunyai horizon perencanaan umumnya antara 1 sampai 18 bulan, dan dikembangkan berdasarkan kerangka yang telah ditetapkan pada perencanaan produksi jangka panjang. Perencanaan agregat didasarkan pada peramalan permintaan tahunan dari bulan kebulan dan sumber daya produktif yang ada, seperti jumlah tenaga kerja, tingkat persediaan, biaya produksi, jumlah supplier dan subkontraktor, dengan asumsi kapasitas produksi relatif tetap.
Perencanaan Product Planning Control Jangka Pendek
Perancanaan produksi jangka pendek mempunyai horizon perencanaan kurang dari 1 bulan, dengan bentuk perencanaan berupa jadwal produksi. Tujuan dari jadwal produksi adalah menyeimbangkan permintaan aktual yang dinyatakan dengan jumlah pesanan yang diterima dengan sumberdaya yang tersedia, termasuk jumlah departemen, waktu shift yang tersedia, banyaknya operator, tingkat persediaan yang dimiliki, dan peralatan yang ada, sesuai batasan-batasan yang ditetapkan pada perencanaan agregat.
Fungsi Product Planning Control
Mengelola pesanan
Fungsi pertama dari product planning control adalah sebagai pengelola pesanan. Dalam hal ini perusahaan bisa melakukan perencanaan dan pengendalian produksi berdasarkan pada hasil survey mengenai kebutuhan dan permintaan pasar. Maka sebelum melakukan aktivitas produksi tentunya seluruh pesanan atau permintaan bisa diketahui secara lebih pasti. Maka setiap permintaan dari konsumen bisa dipenuhi oleh perusahaan. Dalam hal ini barang yang diproduksi bisa sesuai jumlahnya dengan permintaan pasar dan konsumen.
Memperkirakan permintaan
Adanya hasil survey mengenai pengelolaan pesanan juga bisa membuat perusahaan untuk melakukan perkiraan mengenai jumlah permintaan dari konsumen. Dengan adanya perkiraan mengenai permintaan ini maka jumlah produksi barang bisa sesuai. Maka tidak akan ada barang yang kelebihan dalam proses produksi. Sebab barang yang kelebihan dan tertimbun bisa saja menimbulkan kerugian pada perusahaan. Oleh karena itu perkiraan jumlah permintaan perlu diadakan.
Merencanakan aktivitas produksi
Fungsi selanjutnya dari product planning control adalah untuk melakukan perencanaan mengenai aktivitas produksi. Suatu aktivitas produksi memang harus direncanakan dengan tepat sehingga proses produksi bisa dilangsungkan dengan benar. Aktivitas produksi sebaiknya direncanakan mulai dari perencanan bahan mentah sampai dengan pengawasan stock barang yang siap untuk dipasarkan. Dengan demikian seluruh proses produksi bisa berjalan dengan langkah dan tahapan yang tepat.
Mempersiapkan kebutuhan produksi
Dengan adanya perencanaan dan pengendalian produksi maka segala kebutuhan produksi bisa diprediksi dan diperkirakan secara lebih tepat. Jadi segala hal yang berkaitan dengan produksi nantinya bisa dipersiapkan sejak awal. Tentu saja hal ini akan menghindarkan proses produksi dari segala macam kendala yang mungkin saja timbul. Dengan adnaya PPC maka diharapkan agar proses produksi tidaklah sampai mengalami hambatan dalam proses pelaksanaannya. Oleh karena itu perencanaan dan pengendalaina haruslah ada di setiap aspek dalam aktivitas produksi. Lebih tepatnya lagi dimulai dari aktivitas pengadaan bahan baku hingga proses persiapan barang untuk dikirimkan ke konsumen.
Memonitor aktivitas produksi
Aktivitas produksi juga sudah tentu harus dimonitor agar bisa berjalan secara optimal. Melalui pengawasan inilah maka nantinya segala hambatan dalam proses produksi bisa diatasi. Dengan adanya aktivitas monitor inilah maka nantinya setiap aspek dalam proses produksi bisa teratasi dengan baik. Di dalam perencanaan aktivitas monitor sebaiknya dilakuakn pula pelibatan dengan berbagai hal yang berkaitan dengan hal tersebut. Maka nantinya aktivitas monitor bisa dialkukan dengan berdasar pada kebijakan atau peraturan yang ada.
Mengevaluasi kegiatan
Hal terakhir yang merupakan fungsi dari PPC adalah melakukan evaluasi terhadap seluruh kegiatan yang berhubungan dengan proses produksi. Maka akhirnya bisa dilihat apakah proses produksi sudah berjalan sesuai dengan perencaan awal ataukah belum. Jiak memang aktivitas produksi belum sesuai dengan perencanaan awal maka bisa dialkukan suatu perbaikan agar proses produksi semakin maksimal.
Komponen Product Planning Control
Riset pasar
Salah satu hal yang perlu untuk dilakukan dalam menerapkan PPC adalah melakukan riset pasar. Dengan melakukan riset pasar maka nantinya akan diperoleh hasil yang antara lain berupa respon pasar atau permintaan pasar akan suatu produk. Maka perusahaan bisa menggunakan hasil riset pasar tersebut untuk menyelenggarakan proses produksi. Melalui hasil riset pasar yang telah didapatkan maka perusahaan bisa memperkirakan atau meramalkan kebutuhan pasar terhadap produk yang akan diproduksi. Jadi jumlah produksi bisa disesuaikan dengan permintaan pasar agar jumlahnya tidak kurang dan tidak berlebih.
Desain produk
Komponen lainnya dari PPC yaitu desain produk. Desain produk juga perlu diperhatikan secara lebih baik agar selalu menarik. Maka dari itu desain produk harus direncanakan dengan baik. Sebab pada dasarnya desai dari suatu produk bisa membuat konsumen menjadi semakin tertarik dengan ptoduk yang dilihat. Maka peluang bagi timbulnya keinginan untuk membeli produk bisa semakin meningkat. Oleh karena itu perancangan desain produk haruslah diusahakan secara maksimal agar bisa membuat produk selalu tampak menarik. Oleh karena itu desain produk haruslah masuk ke dalam bagian perencanaan agar bisa membuat usaha atau bisnis berjalan lancar.
Proses produksi
Hal selanjutnya yang juga harus direncanakn dengan matang ada lah proses produksi. Dalam hal ini setiap perusahaan haruslah mengerti benar tentang alur proses produksi. Selain itu apa yang akan dilakukan pada proses produksi dan bagaimana metode atau sistem yang digunakan. Selain itu perusahaan juga harus memiliki perencanaan yang matang tentang bahan mentah atau bahan baku yang akan digunakan. Tidak hanya bahan mentah atau bahan baku saja tetapi juga seluruh sarana pendukung proses produksi juga perlu dipikirkan secara matang. Jadi seluruh proses produksi haruslah dilakukan dengan perencanan dan di bawah kontrol agar bisa memenuhi pwrmintaan pasar.
Pemasaran
Komponen terakhir dalam product planning control adalah aspek pemasaran. Adpek pemasaran juga perlu dikelola dengan baik. Sebab pada dasarnya pemasaran merupakan hal yang dilakukan tepatnya setelah proses produksi selesai. Artinya batang yang telah diproduksi akan menjadi barang yang siap dipakai dan siap dipasarkan. Oleh karena itu aktivitas pemasaran sebaiknya bisa mendukung proses penyampaian produk ke konsumen.
Pentingnya Product Planning Control
Product planning control tentu saja perlu diterapkan di setiap perusahaan. Sebab hal ini pada dasarnya berhubungan langsung dengan proses produksi atau pengadaan barang. Maka dengan adanya perencanaan dan pengendalian produksi diharapkan agar proses produksi bisa berjalan secara lebih lancar dan tepat. Jumlah produk juga diharapkan agar bisa sesuai dengan jumlah permintaan sehingga tidak sampai kurang dan juga tidak sampai kelebihan. Bahkan pengadaan produk juga diharapkan agar bisa terjadi dengan biaya yang seminimal mungkin. Maka nantinya setiap bagian dari akyivitas produksi bisa terselenggara dan terorganisir dengan baik. Jadi perusahaan bisa mendapatkan profit atau keuntungan sesuai dengan yang diharapkan.
Laporan kehadiran bulanan yang dihasilkan secara otomatis memungkinkan karyawan Anda menggunakan waktu mereka untuk tugas-tugas yang lebih mendesak dan datang pada hari gajian. Tidak hanya lebih cepat untuk perusahaan Anda, itu pasti lebih akurat. Atur beban kerja Anda lebih baik dan kelola semua proyek Anda di satu tempat. Ini akan memudahkan Anda untuk melacak jam kerja Anda dan mendistribusikannya di antara rekan-rekan Anda. Tingkatkan kinerja tim hingga 100% dengan sistem monitoring aktivitas real-time, anti-fraud dan pengelolaan administrasi HR otomatis. JojoTimes solusi untuk semua kebutuhan Mobile HR.
