Project Adalah Apa Serta Bagaimana Pengaturannya — Project adalah istilah yang sering didengar terutama bagi Anda yang sedang terlibat di dalam suatu perusahaan. Sebagai pekerja tentu Anda sering mendengar kata project dan bahkan seringkali terjun pula ke dalamnya. Project sendiri sebenarnya merupakan suatu usaha untuk menghasilkan produk barang atau jasa dan berlangsung untuk sementara waktu saja. Suatu projec tentunya memiliki awal dan akhir. Ada project yang berlangsung dalam waktu yang cukup singkat namun tidak sedikit pula project yang berlangsung dalam waktu yang cukup lama. Awal dari sebuah project seringkali disebut dengan istilah kickoff sedangkan akhir dari project seringkali disebut dengan istilah closing. Tentu istilah-istilah ini tidak asing lagi bagi Anda yang merupakan karyawan dari suatu perusahaan.
Tujuan Project
Project Adalah Apa Serta Bagaimana Pengaturannya — Jika ditelusuri lebih lanjut maka sudah tentu berbagai hal yang diadakan oleh sebuah perusahaan selalu diharapkan dapat memberikan hasil maksimal bagi perusahaan tersebut. Bahkan tidak hanya bagi perusahaan tetapi suatu project pada akhirnya juga akan memberikan keuntungan bagi para tenaga kerja yang bekerja di perusahaan tersebut.
Pada dasarnya suatu project diadakan untuk membuat suatu hal yang unik. Berbagai produk barang atau jasa diharapkan dapat terwujud melalui adanya project yang dilangsungkan oleh suatu perusahaan. Suatu project adalah sebenarnya berbeda dengan kegiatan rutin yang terjadi di perusahaan. Oleh karena itu project seringkali dipandang sebagai suatu tugas tambahan yang dilakukan dalam waktu sementara saja. Project sudah seharusnya memiliki kegiatan yang berbeda dengan aktivitas harian sertya lebih bersifat unik dan dapat menghasilkan sesuatu. Dengan adanya project maka suatu perusahaan diharapkan dapat semakin berkembang ke arah yang lebih baik lagi dari yang sebelumnya.
Unsur-Unsur Project
Project Adalah Apa Serta Bagaimana Pengaturannya — Dalam suatu project terdapat beberapa hal. Hal-hal tersebut tentunya tidak bisa lepas dari project dan bahkan menjadi unsur dari project itu sendiri. Salah satu unsur project adalah scope atau cakupan project. Artinya suatu project sudah seharusnya jelas tujuannya dan hal apa saja yang harus terlibat di dalamnya. Perusahaan harus tahu dengan jelas siapa saja yang harus terlibat dalam suatu project agar tujuan project bisa dicapai.
Suatu project juga mencakup pemilik project. Pemilik project harus jelas agar pelaksanaan project nantinya bisa berjalan dengan baik. Selain itu waktu project juga perlu untuk dipertimbangkan dan diperhitungkan secara lebih matang. Waktu pelaksanaan project menjadi bagian dari suatu project yang akan dijalankan. Seperti yang telah dibahas sebelumnya bahwa tidak seluruh project berlangsung dalam waktu yang cukup singkat. Pada kenyataannya banyak juga project yang membutuhkan waktu cukup panjang dan lama sehingga project yang seperti ini memerlukan biaya yang tidak sedikit.
Tentu saja waktu pelaksanaan project perlu diperhitungkan karena waktu project berhubungan dengan biaya yang harus dikeluarkan selama project itu berlangsung. Biaya sendiri juga menjadi unsur bagi suatu project. Anggaran harus diperhitungkan dan dialokasikan dengan baik. Biaya komponen pada sebuah project tentu diusahakan untuk bisa menutup semua kebutuhan bagi berlangsungnya suatu project. oleh karena itu perencanaan biaya project tidak bisa dipisahkan dari cakupan project dan waktu project. Semakin lama suatu project berlangsung maka akan semakin besar biaya yang dibutuhkan untuk mengawali dan mengakhiri project. Biaya juga berhubungan dengan siapa pemilik dan pelaksana project. Pada akhirnya biaya yang dikeluarkan untuk membiayai atau mendanai project diharapkan dapat tertutup oleh keuntungan yang nantinya diperoleh perusahaan melalui project yang dijalankan.
Perencanaan Project
Project Adalah Apa Serta Bagaimana Pengaturannya — Dalam melakukan perencanaan project rupanya pelaksana project akan melakukan perencanaan matang mengenai bagaimana suatu project akan dilangsungkan. Tujuan project menjadi dasar dari segala perencanaan yang akan dijalankan. Melalui perencanaan project maka pelaksana project akan mengatur segala hal yang ebrkaitan dengan project agar project nantinya bisa berlangsung dengan baik dan bahkan berlangsung tanpahambatan atau kendala apapun. Keberhasilan suatu project bagaimanapun juga dapat terwujud jika perencanaannya dilakukan dengan pertimbangan yang sangat matang. Oleh karena itu suatu perencanaan project sebenarnya merupakan suatu proses yang penting sebab melalui perencanaan inilah suatu project dapat dijalankan. Dengan adanya perencanaan maka suatu project dapat berlangsung dengan baik dan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan.
Pengorganisasian Project
Yang dimaksud dengan pengorganisasian sebenarnya adalah pembagian suatu tugas yang kemudian berbagai tugas ini akan dikelompokkan sehingga bisa lebih mudah untuk dijalankan. Pada suatu project tentu diperlukan adanya pembagian tugas agar masing-masing tugas dalam project dapat terlaksana dengan baik. Biasanya pembagian tugas yang diberikan oleh pelaksana project akan selalu diawasi pelaksanaannya. Pengorganisasian dalam project ini tentu akan memudahkan pihak pengawas pelaksanaan project agar pengawas project dapat melihat kinerja dari para pekerja project. Pelaksanaan project jadi lebih terarah dan yang terutama pelaksanaan project dapat memberikan hasil optimal sesuai dengan yang diharapkan melalui adanya pengorganisasian project.
Pengarahan Project
Pada bagian pengarahan project tentunya semua anggota perusahaan yang terlibat dalam pelaksanaan project diarahkan untuk dapat melakukan tugasnya dengan baik. Melalui pengorganisasian project maka para anggota pekerja project dapat diarahakan sehingga para anggota dapat melakukan tugasnya dengan jelas dan dapat memberikan hasil yang optimal. tentu saja setiap anggota project diharapkan agar dapat bekerja sesuai dengan tugasnya. Selain itu setiap tugas yang dibebankan pada anggota project tentu diharapkan agar dapat diselesaikan dengan baik dan dalam waktu yang tepat. Jika hal ini bisa terwujud maka suatu project akan dinilai berhasil.
Karakteristik Utama
Sebagai berikut dari definisi yang diberikan, setiap proyek dapat dicirikan oleh karakteristik berikut:
- Sementara
Karakteristik utama ini berarti bahwa setiap proyek memiliki awal dan akhir yang terbatas. Awal adalah saat proyek dimulai dan konsepnya dikembangkan. Akhir tercapai ketika semua tujuan proyek telah terpenuhi (atau tidak terpenuhi jika jelas bahwa proyek tidak dapat diselesaikan – maka dihentikan).
- Hasil Unik
Setiap proyek bertujuan untuk menghasilkan beberapa kiriman yang dapat berupa produk, layanan, atau hasil lainnya. Hasil kerja harus mengatasi masalah atau kebutuhan yang dianalisis sebelum proyek dimulai.
- Elaborasi Progresif
Dengan kemajuan suatu proyek, penyelidikan dan peningkatan berkelanjutan tersedia, dan semua ini memungkinkan pembuatan rencana yang lebih akurat dan komprehensif. Karakteristik utama ini berarti bahwa iterasi yang berurutan dari proses perencanaan menghasilkan solusi yang lebih efektif untuk kemajuan dan pengembangan proyek.
Selain karakteristik yang terdaftar, proyek konvensional adalah:
- Bermanfaat karena memiliki pembelian yang rasional dan terukur
- Logis karena memiliki siklus hidup tertentu
- Terstruktur karena memiliki keterkaitan antara tugas dan aktivitasnya
- Konflik ketika mencoba menyelesaikan suatu masalah yang menimbulkan beberapa jenis konflik
- Dibatasi oleh sumber daya yang tersedia
- Resiko karena menyangkut unsur resiko
Beberapa contoh proyek adalah:
- Mengembangkan produk atau layanan baru
- Membangun gedung atau fasilitas
- Merenovasi dapur
- Merancang kendaraan transportasi baru
- Memperoleh sistem data baru atau yang dimodifikasi
- Mengorganisir pertemuan
- Menerapkan proses bisnis baru
Tidak peduli seberapa besar atau kecil proyek Anda, Anda dapat memanfaatkan templat proyek yang dapat diedit – kerangka yang telah diformat sebelumnya dan dapat digunakan kembali yang berfungsi sebagai titik awal untuk merencanakan pekerjaan baru. Template memungkinkan Anda menyiapkan daftar tugas, anggaran, jadwal, laporan, dan dokumen manajemen proyek lainnya tanpa harus memulai dari awal setiap saat.
Rincian Kerja
Dalam organisasi, proyek didefinisikan sebagai bagian dari pekerjaan yang direncanakan untuk diterapkan dalam lingkungan bisnis saat ini. Definisi ini memungkinkan membuat perbedaan antara karya lainnya, seperti:
- Program
Tujuan jangka panjang yang luas yang sering diuraikan menjadi serangkaian proyek dan subproyek
- Tugas
Aktivitas yang dapat diidentifikasi dan diukur yang menciptakan unit kerja kecil untuk proyek terkait
- Paket kerja
Pembagian tugas proyek
- Unit kerja
Pembagian paket kerja
Proyek bersama dengan program, tugas, paket kerja dan unit kerja merupakan elemen struktur rincian kerja atau WBS. Seringkali WBS digunakan untuk menentukan hierarki proyek berbasis aktivitas, dengan mengacu pada hasil dan tujuan mereka.
Sebuah program mencakup beberapa atau lebih proyek yang lebih besar. Proyek yang lebih besar dapat dipecah menjadi subproyek kecil yang saling terkait. Masing-masing dapat dibagi menjadi tugas-tugas yang dalam istilah diuraikan menjadi kegiatan atau sub-tugas yang saling terkait. Sebuah tugas mencakup serangkaian tujuan yang lebih kecil yang dipantau berdasarkan pencapaian.
Mengelola Proyek
Manajemen proyek adalah seni merencanakan, mengendalikan, dan melaksanakan proyek dengan cara yang memastikan keberhasilan pengiriman hasil yang diinginkan. Ini banyak digunakan dalam organisasi sebagai alat yang kompleks untuk menyampaikan tujuan dan sasaran strategis.
Sebuah keuntungan utama menggunakan manajemen proyek dalam lingkungan bisnis perusahaan dapat digambarkan sebagai:
- Mempercepat perbaikan dan penguatan manajemen perusahaan melalui penerapan ide-ide manajemen partisipatif. Proyek membantu melibatkan karyawan dalam pengambilan keputusan
- Mengadopsi pendekatan rekayasa sistem yang membantu menangani risiko secara efektif
- Menyelesaikan perubahan spesifik yang terkait dengan strategi perusahaan
Persyaratan dan Spesifikasi
Pengembangan persyaratan dan spesifikasi hasil akhir yang diinginkan dari setiap proyek membutuhkan keahlian.
Ambil saja contoh merencanakan dan membangun rumah yang disesuaikan. Kami membutuhkan keahlian di berbagai bidang seperti desain arsitektur, teknik sipil, teknik kelistrikan, perpipaan dan perpipaan, pemanas dan pendingin, desain interior, dll.
Karena itu, kami membentuk tim ahli, seringkali terdiri dari Analis Bisnis , yang akan mengambil alih pengembangan persyaratan dan spesifikasi. Tanggung jawab manajer proyek adalah untuk memfasilitasi kerja tim dari semua ahli tersebut.
Dalam proyek yang lebih besar, berguna untuk mengembangkan persyaratan dan spesifikasi dalam bentuk deskripsi fungsional. Kami hanya menjelaskan pada tingkat fungsional apa yang kami harapkan dari hasil akhir proyek, daripada mendefinisikan semua karakteristik hasil itu.
Buku Pegangan Manajemen Proyek
Dalam fase definisi proyek, juga tepat untuk memulai buku pegangan manajemen proyek dari proyek baru. Dokumen ini akan berfungsi sebagai ringkasan yang hampir lengkap yang secara harfiah berisi segala sesuatu yang berhubungan dengan proyek itu.
Struktur Kontrak Proyek
Dalam sebagian besar proyek yang ingin dilakukan organisasi, mereka membutuhkan dukungan dari organisasi, perusahaan, atau badan hukum lain. Oleh karena itu, kita perlu mengetahui struktur kontrak proyek dasar apa yang tersedia sehingga kita dapat memilih yang sesuai dengan situasi proyek kita. Merupakan praktik terbaik untuk menentukan struktur kontrak proyek sedini mungkin dalam fase definisi proyek. Di sini Anda dapat menemukan lebih banyak tentang struktur kontrak proyek.
Manfaat Mengembangkan Keterampilan Manajemen Proyek
Apa pun peran Anda, Anda mungkin harus mengelola, atau berperan aktif dalam, sebuah proyek di beberapa titik selama karier Anda. Diperlukan banyak keterampilan untuk melakukan ini dengan baik, tetapi waktu yang Anda investasikan dalam membangun keterampilan manajemen proyek yang baik dapat membuahkan hasil yang sangat besar.
Anda berkontribusi untuk memenuhi tujuan organisasi dengan menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran. Ini dapat menghasilkan hasil bisnis yang nyata dan meningkatkan reputasi Anda. Dan, bila Anda tahu cara mengatur, menjadwalkan, dan mendelegasikan tugas, Anda juga dapat mengurangi stres untuk diri sendiri dan anggota tim Anda.
Kesimpulan dari Tahap Definisi Proyek
Kami menganggap tujuan proyek yang diselesaikan bersama dengan persyaratan dan spesifikasi hasil proyek yang diinginkan menjadi prasyarat terpenting untuk perencanaan proyek selanjutnya. Dalam proyek dengan hubungan pelanggan-kontraktor yang khas, pelanggan akan menyelesaikan tahap definisi proyek dengan secara resmi mengeluarkan permintaan proposal atau penawaran. Ini memicu dimulainya tahap perencanaan proyek.
Tidak peduli apa peran Anda, kemungkinan besar Anda harus mengelola, atau memainkan peran aktif dalam, sebuah proyek di beberapa titik selama karier Anda. Ketika Anda tahu bagaimana menangani banyak tugas, orang, tenggat waktu, dan tanggung jawab, Anda akan memperkuat reputasi Anda dan meningkatkan prospek promosi Anda.
Luangkan waktu untuk mempelajari berbagai kerangka kerja manajemen proyek untuk menjalankan proyek yang sukses dari awal hingga akhir. Temukan cara menjadwalkan orang dan tugas dengan lebih efektif, dan bangun dukungan untuk ide-ide Anda sehingga Anda mendapatkan dukungan dan pendanaan yang Anda butuhkan untuk memulai. Terakhir, biasakan diri Anda dengan strategi manajemen perubahan, sehingga Anda dapat mendorong orang lain untuk mengatasi keengganan mereka untuk berubah.
Kesimpulan
Memastikan jalannya project yang baik memang sangat penting. Karena project adalah salah satu poin penting kesuksesan perusahaan. Demikian halnya perusahaan dalam mengatur pengeluaran dan keuangan di dalam project itu sendiri. Sebaiknya gunakan saja software yang tepat, seperti misalnya yang cukup kompeten yaitu JojoExpense. Dimana dalam penggunaan produk ini maka bisa diperoleh banyak manfaat seperti misalnya:
- Pengeluaran yang lebih terpantau dan detail, sehingga bisa diperoleh informasi laba rugi suatu project dengan akurat.
- Membantu sistem yang lebih terkontrol dan bebas resiko adanya kecurangan dalam keuangan project dan perusahaan.
- Efisiensi waktu dan efektifitas pekerjaan yang lebih optimal dibandingkan melakukan semua hal terkait keuangan dan pembayaran secara manual satu persatu.
Aneka manfaat di atas bisa didapatkan secara maksimal karena adanya berbagai macam fitur unggulan pada JojoExpense. Berikut ini fitur menarik di dalam software tersebut yang layak untuk dipertimbangkan:
- Digital Reimbursement.
- OCR (Auto Read Receipt) on mobile.
- Multiple Receipts Attachment.
- Approval Policies by Amount.
- Multi-stage Approval & Disbursement Flow.
Dengan mengetahui manfaat serta fitur yang ada, tentu sudah tidak perlu diragukan keberhasilan penggunaan software yang satu ini. Oleh sebab itu jangan tunda lebih lama dan segera dapatkan coba gratis JojoExpense di kantor Anda. Lihatlah sendiri bagaimana produk ini bekerja secara optimal baik dalam keuangan perusahaan maupun keuangan project yang sedang Anda jalankan.
