Proses Reimbursement Karyawan – Tidak peduli jika perusahaan anda masih termasuk perusahaan kecil atau besar, setiap bisnis akan melakukan segala cara legal agar bisa mengurangi pajak pendapatan. Bahkan terkadang, karyawan di suatu perusahaan merupakan mereka yang menanggung biaya pengeluaran. Dan hal inilah yang harus diselesaikan dengan reimbursement.
Salah satu hal yang bisa dilakukan untuk mengurangi pajak pendapatan adalah dengan proses reimbursement karyawan. Perusahaan bisa menemukan waktu yang tepat dalam melakukan reimbursement sehingga tidak termasuk kedapam pajak penghasilan. Serta bagaimana mengelola pengeluaran dalam bisnis melalui cara yang tetap dan bertanggung jawab.
Perlu dipahami bahwa hukum tentang reimbursement berbeda – beda di tiap – tiap negara bahkan daerah. Contohnya di California dan Illinois, dimana perusahaan diwajibkan untuk mengganti biaya yang telah dikeluarkan karyawan terkait kerja yang mereka lakukan.
Apa itu Pengeluaran Reimbursement?
Proses reimbursement karyawan memberikan ‘tuntutan’ kepada perusahaan atau organisasi untuk membayar pekerja yang telah mengeluarkan uangnya kedalam jenis operasi perusahaan itu sendiri. Ketika seorang pekerja menerima hasil reimbursement, mereka tidak perlu memasukkan hasil tersebut kedalam total penghasilan.
Beberapa contoh pengeluaran yang termasuk ke dalam reimbursement biasanya terjadi saat karyawan melakukan perjalanan kerja, namun bisa juga diasosiasikan dalam aktifitas – aktifitas lainnya seperti membeli suplai atau alat – alat untuk perusahaan.
Setelah mengetahui p[engertian serta peran penting reimbursement payment, sekarang apakah jenis pengeluaran tersebut termasuk dalam wajib pajak bagi pekerja?
Syarat Pengeluaran Reimbursement Untuk Karyawan
Dalam ukuran untuk memiliki sebuah rencana yang dapat dipertanggungjawabkan, reimbursement atau program pembaharan di muka harus memiliki tiga syarat berikut ini :
- Terkoneksi Dengan Bisnis : pengeluaran yang dimaksut harus didasari oleh kegiatan – kegiatan yang berhubungan dengan kepentingan perusahaan.
- Substansional : karyawan harus menyediakan pengeluaran reimbursement – nya lengkap dengan bukti jumlah pengeluaran, waktu, tempat serta tujuan bisnis yang ada. Pastikan bahwa anda telah menyerahkan bukti pengeluaran tersebut dalam jangka waktu yang wajar.
- Mengembalikan Dana yang Berlebih : jika total biaya yang diberikan oleh perusahaan jauh lebih besar dibandingkan dengan jumlah yang dibelanjakan, anda harus mengembalikan jumlah kembalian tersebut kepada perusahaan.
Mengetahui Pengeluaran Bisnis Karyawan Secara Valid
Ketika perusahaan mengganti biaya reinforsement yang telah dikeluarkan oleh karyawan sesuai dengan rencana yang dapat dipertanggungjawabkan, total biaya tersebut tidak akan dihitung sebagai pendapatan. Seringkali perusahaan bisa saja memotong jumlah biaya reimbursement namun dengan Batasan – Batasan tertentu.
Apa saja contoh pengeluaran reimbursement yang biasa dilakukan oleh perusahaan? Berikut adalah beberapa hal umum terkait dengan pembayaran reimbursement yang paling sering terjadi, antara lain adalah :
Reimbursement Terkait Suplai
Penyediaan stok bahan dasar atau yang lainnya dalam suatu bisnis bisa dibayar di muka oleh karyawan sebelum nantinya akan diganti oleh perusahaan. Biaya perjalanan yang terkait dengan pekerjaan merupakan jenis umum lainnya dari biaya reimbursement.
Transportasi
Biaya perjalanan terkait pekerjaan, termasuk dengan transportasi, penginapan, biaya makan, dan hiburan termasuk kedalam kriteria biaya reimbursement. Perusahaan akan mengganti biaya karyawan yang digunakan dalam pembayaran – pembayaran terkait kendaraan pribadi yang mereka gunakan. Biasanya hal ini akan berada di luar biaya – biaya reimbursement lain seperti biaya perjalanan, hotel dan lainnya.
Makanan dan Hiburan
Biaya makan dan hiburan yang termasuk kedalam pajak penghasilan karyawan akan diberikan hanya Ketika biaya tersebut memiliki bukti serta tujuan bisnis yang jelas. Meski pada kenyataannya biaya makan dan hiburan hanya akan bisa dikurangi perusahaan sebesar 50% dari total biaya, pengeluaran karyawan harus diganti 100% jika biaya tersebut telah sesuai dengan rencana yang bisa dipertanggungjawabkan.
Menetapkan Rencana yang Akuntabel
Untuk mendapatkan biaya reimbursement yang baik dari perusahaan, sangat penting bagi seorang karyawan untuk memiliki rencana bisnis yang jelas dana kuntable.
Jika seornag karyawan tidak memiliki perencanaan yang akuntable, sangat sulit nantinya menentukan besaran pengeluaran yang bisa di reimburs. Di sisi lain, jika pekerja memiliki rencana kerja yang jelas, namun gagal dalam menjalankan pengeluaran secara substantive. Atau Ketika pekerja telat memberikan kelebihan pembayaran uang muka, maka semua reimbursement tersebut akan dikenai wajib pajak penghasilan.
Ditambah lagi, jika jumlah yang dibayarkan melebihi jumlah yang telah ditetapkan secara hukum, maka pengelauran tersebut wajib dikenai pajak. Contoh kasus, Ketika perusahaan memberikan jumlah ‘biaya pergantian’ perjalanan yang melebihi batas yang ditetapkan oleh negara atau daerah tertentu, maka mereka wajib dikenai pajak.
Dalam beberapa kasus seperti pertemuan dengan klient, membeli suplai untuk perusahaan. Pekerja bisa jadi menggunakan uang personal mereka dalam membayar biaya – biaya yang ada. Sebagai hasil dari perjalanan bisnis yang dilakukan untuk perusahaan, uang tersebut haruslah diganti nantinya.
Pembayaran yang dilakukan oleh karyawan ini dianggap memenuhi syarat sebagai dasar reimbursement. Pengembalian uang semacam itu merupakan hal dari karyawan sebagai kompensasi pengeluaran pribadi yang telah mereka lakukan atas nama perusahaan. Dimana hal tersebut haruslah diluar perhitungan gaji regular yang didapatkan oleh karyawan.
Tujuan akhir yang ingin dicapai dengan adanya reimbursement adalah memastikan bahwa sebuah pekerjaan telah dilaksanakan dengan efisien. Tepat dan akurat serta memiliki akuntabilitas yang jelas. Berikut adalah beberapa panduan yang bisa anda gunakan sebagai prkatik terbaik dalam proses reimbursement karyawan terkait biaya bisnis suatu perusahaan, antara lain adalah :
Membuat Kebijakan Untuk Proses Reimbursement Karyawan
Perusahaan dapat menentukan kebijakan reinforsement yang mudah diikuti dan dijelaskan dengan tepat pada komunikasi karyawan secara internal. Rincian penting yang harus ditangani serta didefinisikan dengan biaya yang memenuhi syarat reinforsement. Perusahaan bisa menginformasikan kepada karyawan tentang bagaimana jenis klaim yang harus diajukan, serta berapa kerangka waktu pengembalian yang wajar. Jika seorang karyawan memerlukan persetujuan terlebih dahulu sebelum menggunakan dana pribadi atas pengeluaran perusahaan. Karyawan bisa menjelaskan pengeluaran tersebut secara mendetail.
Menentukan Jenis Biaya yang Dapat Diklaim Oleh Karyawan
Buatlah sebuah peraturan yang jelas mengenai jenis pembelian apa saja yang termasuk kedalam klaim pengeluaran yang bersifat valid. Penggantian biaya yang memenuhi syarat biasanya mencakup biaya – biaya seperti perjalanan, akomodasi, pengeluaran untuk perlengkapan kantor, biaya telepon seluler dan data, serta biaya meeting dengan klien.
Tunjangan – tunjangan lain seperti tiket transit serta pendaftaran keanggotaan kebugaran bisa menjadi salah satu jenis bonus yang ditawarkan oleh perusahaan sebagai ganti biaya reimbursement. Perusahaan juga harus mengkomunikasikan berapa banyak biaya maksimum yang mampu ditanggung oleh perusahaan.
Pengajuan biaya reimbursement yang mendadak terkadang membuat perusahaan kuwalahan, beban pekerjaan juga akan semakin besar. Untuk mempermudah menyelesaikan segala permasalahan dalam manajemen keuangan anda bisa menggunakan jojoexpense dari Jojonomic.
Anda tidak perl lagi khawatir terkait penipuan, karena Jojoexpense sudah terpasang kecerdasan buatan dalam memverifikasi semua data yang masuk. Nikmati kemudahan dalam menjalankan keuangan perusahaan dengan demo gratis dari jojoexpense.
