Quality Management: Memahami Segala Unsur Pemahamannya

Posted on Februari 1, 2021 by Giovanni Panditain Bisnis

Quality management dalam kerangka ISO 9000. Didefinisikan sebagai “ciri dan karakter menyeluruh dari suatu produk atau jasa yang mempengaruhi kemampuan produk tersebut untuk memuaskan kebutuhan tertentu”. Hal ini berarti bahwa kita harus dapat mengidentifikasikan ciri dan karkter produk yang berhubungan dengan mutu dan kemudian membuat suatu dasar tolok ukur dan cara pengendaliannya.

Definisi ini jelas menekankan pada kepuasan pelanggan atau pemakai produk. Dalam suatu proyek gedung, pelanggan dapat berarti pemberi tugas, penyewa gedung atau masyarakat pemakai. Misalnya dari segi disain, kepuasan dapat diukur dari segi estetika, pemenuhan fungsi, keawetan bahan, keamanan, dan ketepatan waktu. Sedangkan dari segi pelaksanaan, ukurannya adalah pada kerapihan penyelesaian, integritas (sesuai gambar dan spesifikasi) pelaksanaan, tepatnya waktu penyerahan dan biaya, serta bebas cacat.

Quality management adalah aspek-aspek dari fungsi manajemen keseluruhan yang menetapkan dan menjalankan kebijakan mutu suatu perusahaan/organisasi. Dalam rangka mencukupkan kebutuhan pelanggan dan ketepatan waktu dengan anggaran yang hemat dan ekonomis, seorang manager proyek harus memasukkan dan mengadakan pelatihan management kualitas. Hal hal yang menyangkut kualitas yang di maksud diatas adalah :

  • Produk / pelayanan / proses pelaksanaan.
  • Proses management proyek itu sendiri.

Didalam tuntutan zaman , dan dalam era persaingan bebas, kita harus banyak belajar tentang hal hal yang menyangkut proses manajemen dalam lingkungan kerja, terutama tentang pentingnya sistem dan realisasinya dalam proyek di lapangan.

POIN PENTING

  • Manajemen mutu adalah tindakan mengawasi semua aktivitas dan tugas yang diperlukan untuk mempertahankan tingkat keunggulan yang diinginkan.
  • Manajemen mutu meliputi penetapan kebijakan mutu, pembuatan dan penerapan perencanaan dan penjaminan mutu, serta kendali mutu dan peningkatan mutu.
  • TQM mengharuskan semua pemangku kepentingan dalam bisnis bekerja sama untuk meningkatkan proses, produk, layanan, dan budaya perusahaan itu sendiri.

Memahami Quality Management

Pada intinya, TQM adalah filosofi bisnis yang memperjuangkan gagasan bahwa kesuksesan jangka panjang perusahaan berasal dari kepuasan dan loyalitas pelanggan. TQM mengharuskan semua pemangku kepentingan dalam bisnis bekerja sama untuk meningkatkan proses, produk, layanan, dan budaya perusahaan itu sendiri.

Meskipun TQM tampak seperti proses intuitif, TQM muncul sebagai ide revolusioner. Tahun 1920-an melihat peningkatan ketergantungan pada statistik dan teori statistik dalam bisnis, dan peta kendali pertama yang diketahui dibuat pada tahun 1924. Orang-orang mulai membangun teori statistik dan akhirnya secara kolektif menciptakan metode pengendalian proses statistik (SPC) . Namun, itu tidak berhasil diterapkan dalam pengaturan bisnis sampai tahun 1950-an.

Selama masa inilah Jepang dihadapkan pada lingkungan ekonomi industri yang keras. Penduduknya dianggap buta huruf, dan produknya diketahui berkualitas rendah. Bisnis utama di Jepang melihat kekurangan ini dan berusaha membuat perubahan. Bergantung pada para pelopor dalam pemikiran statistik, perusahaan seperti Toyota mengintegrasikan gagasan manajemen kualitas dan kendali mutu ke dalam proses produksi mereka.

Pada akhir 1960-an, Jepang benar-benar membalik narasinya dan dikenal sebagai salah satu negara ekspor paling efisien, dengan beberapa produk yang paling dikagumi. Manajemen kualitas yang efektif menghasilkan produk yang lebih baik yang dapat diproduksi dengan harga yang lebih murah.

Prinsip Quality Management

Ada beberapa prinsip manajemen mutu yang diadopsi oleh Standar Internasional untuk Manajemen Mutu. Prinsip-prinsip ini digunakan oleh manajemen puncak untuk memandu proses organisasi menuju peningkatan kinerja. Mereka termasuk:

  1. Fokus Pelanggan

Fokus utama dari setiap organisasi harus memenuhi dan melampaui harapan dan kebutuhan pelanggan. Ketika sebuah organisasi dapat memahami kebutuhan pelanggan saat ini dan masa depan dan melayani mereka, itu menghasilkan loyalitas pelanggan, yang pada gilirannya meningkatkan pendapatan. Bisnis ini juga mampu mengidentifikasi peluang pelanggan baru dan memuaskan mereka. Ketika proses bisnis lebih efisien, kualitas lebih tinggi dan lebih banyak pelanggan dapat puas.

  1. Kepemimpinan

Suatu kepemimpinan yang baik menghasilkan kesuksesan organisasi. Adanya kepemimpinan yang hebat membangun persatuan dan tujuan di antara tenaga kerja dan pemegang saham. Menciptakan budaya perusahaan yang berkembang menyediakan lingkungan internal yang memungkinkan karyawan untuk sepenuhnya menyadari potensi mereka dan terlibat aktif dalam mencapai tujuan perusahaan. Pemimpin harus melibatkan karyawan dalam menetapkan tujuan dan sasaran organisasi yang jelas. Ini memotivasi karyawan, yang dapat meningkatkan produktivitas dan loyalitas mereka secara signifikan.

  1. Keterlibatan Orang

Adanya keterlibatan staf adalah prinsip fundamental lainnya. Manajemen melibatkan staf dalam menciptakan dan memberikan nilai apakah mereka bekerja penuh waktu, paruh waktu, outsourcing, atau in-house. Organisasi harus mendorong karyawan untuk terus meningkatkan keterampilan dan menjaga konsistensi. Prinsip ini juga melibatkan pemberdayaan karyawan, melibatkan mereka dalam pengambilan keputusan dan mengakui pencapaian mereka. Ketika orang dihargai, mereka bekerja semaksimal mungkin karena itu meningkatkan kepercayaan diri dan motivasi mereka. Ketika karyawan sepenuhnya terlibat, itu membuat mereka merasa diberdayakan dan bertanggung jawab atas tindakan mereka.

  1. Pendekatan Proses

Kinerja organisasi sangat penting menurut prinsip pendekatan proses. Prinsip pendekatan menekankan pencapaian efisiensi dan efektivitas dalam proses organisasi. Pendekatan ini memerlukan pemahaman bahwa proses yang baik menghasilkan konsistensi yang lebih baik, aktivitas yang lebih cepat, biaya yang lebih rendah, pembuangan limbah, dan peningkatan berkelanjutan. Sebuah organisasi ditingkatkan ketika pemimpin dapat mengelola dan mengontrol input dan output organisasi, serta proses yang digunakan untuk menghasilkan output.

  1. Perbaikan Berkelanjutan

Setiap organisasi harus memiliki tujuan untuk secara aktif terlibat dalam perbaikan berkelanjutan. Bisnis yang meningkat terus mengalami peningkatan kinerja, fleksibilitas organisasi, dan peningkatan kemampuan untuk merangkul peluang baru. Bisnis harus mampu menciptakan proses baru secara terus menerus dan beradaptasi dengan situasi pasar yang baru.

  1. Pengambilan Keputusan Berbasis Bukti

Bisnis harus mengadopsi pendekatan faktual untuk pengambilan keputusan. Bisnis yang membuat keputusan berdasarkan data yang diverifikasi dan dianalisis memiliki pemahaman yang lebih baik tentang pasar. Mereka mampu melakukan tugas yang menghasilkan hasil yang diinginkan dan membenarkan keputusan masa lalu mereka. Pengambilan keputusan faktual sangat penting untuk membantu memahami hubungan sebab-akibat dari berbagai hal dan menjelaskan potensi hasil dan konsekuensi yang tidak diinginkan.

  1. Manajemen Hubungan

Manajemen hubungan adalah tentang menciptakan hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok dan pengecer. Berbagai pihak berkepentingan dapat memengaruhi kinerja perusahaan. Organisasi harus mengelola proses rantai pasokan dengan baik dan mempromosikan hubungan antara organisasi dan pemasoknya untuk mengoptimalkan dampaknya terhadap kinerja perusahaan. Ketika sebuah organisasi mengelola hubungannya dengan pihak yang berkepentingan dengan baik, kemungkinan besar organisasi tersebut akan mencapai kolaborasi bisnis dan kesuksesan yang berkelanjutan.

Manfaat Quality Management

  • Membantu organisasi mencapai konsistensi yang lebih besar dalam tugas dan aktivitas yang terlibat dalam produksi produk dan layanan.
  • Ini meningkatkan efisiensi dalam proses, mengurangi pemborosan, dan meningkatkan penggunaan waktu dan sumber daya lainnya.
  • Ini membantu meningkatkan kepuasan pelanggan.
  • Memungkinkan bisnis untuk memasarkan bisnis mereka secara efektif dan mengeksploitasi pasar baru.
  • Mempermudah bisnis untuk mengintegrasikan karyawan baru, dan dengan demikian membantu bisnis mengelola pertumbuhan dengan lebih mulus.
  • Ini memungkinkan bisnis untuk terus meningkatkan produk, proses, dan sistem mereka.

Contoh Quality Management Dunia Nyata

Contoh paling terkenal dari TQM adalah penerapan sistem Kanban oleh Toyota . Kanban adalah sinyal fisik yang menciptakan reaksi berantai, menghasilkan tindakan tertentu. Toyota menggunakan ide ini untuk mengimplementasikan proses inventaris just-in-time ( JIT ). Untuk membuat jalur perakitannya lebih efisien, perusahaan memutuskan untuk menyimpan persediaan yang cukup untuk memenuhi pesanan pelanggan saat dibuat.

Oleh karena itu, semua bagian dari jalur perakitan Toyota diberi kartu fisik yang memiliki nomor inventaris terkait. Tepat sebelum sebuah suku cadang dipasang di dalam mobil, kartu tersebut dilepaskan dan dipindahkan ke atas rantai pasokan, secara efektif meminta suku cadang lain yang sama. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menjaga persediaannya tetap ramping dan tidak terlalu banyak menimbun aset yang tidak perlu.

Management kualitas Proyek

Pada bagian ini di fokuskan pada proses dari management proyek. Ada 2 model atau teknik yang telah sukses di gabungkan dan di terapkan dalam pelatihan di konsultan konsultan konstruksi dalam meningkatkan kinerja proses dari management proyek, antara lain : Continuous Quality Model dan Process Quality Management Model.

Continuous Quality Management

Merupakan cara yang digunakan sebuah perusahaan yang mana dapat digunakan untuk meningkatkan proses bisnis mereka. Ini merupakan cara hidup dari semua organisasi yang ingin mencapai posisi yang kompetitif dalam arus industrisasi yang cepat.

Process Quality Management

Model atau cara ini digunakan menghubungkan faktor kesuksesan yang kritis pada proses bisnis . Ini membangun dasar pondasi yang mana Continous Quality Management Model meneruskan mengadakan suatau analisis yang terhadap langkah langkah dan proses dalam meningkatkan dan memanfaatkan kesempatan yang ada.

Penggunaan kualitas dalam proyek konstruksi

Management kualitas yang terpadu merupakan pendekatan yang umum di gunakan untuk mendapatkan suatu kualitas yang diinginkan. Dan kualitas suatu proyek adalah masalah yang khusus yang mana wajib memerlukan penafsiran yang khusus pula.

Ada 6 (enam) lingkup dari pekerjaan proyek yang mana kualitas harus diuji dan diperiksa yaitu :

  • Terdapatnya kualitas dari penerangan dan keputusan dari klien
  • Kualitas dari proses disain
  • Kualitas Material dan komponen
  • Adanya kualitas dari kumpulan proyek
  • Kualitas dari kegiatan management proyek
  • Management proyek sebagai rata rata dari peningkatan kualitas proyek

Syarat Penggunaan dalam Quality Management

Ada beberapa bagian yang mana digunakan dalam management kualitas. Dalam konteks konstruksi beberapa akan di jelaskan.

  1. Inspeksi

Inspeksi merupakan alat untuk mengukur kegiatan proses konstruksi untuk memeriksa apakah standard spesifikasi udah di capai.

  1. Quality control

Pengendalian Mutu (Quality Control) adalah teknik dan aktivitas operasi yang digunakan agar mutu tertentu yang dikehendaki dapat dicapai. Aktivitasnya mencakup monitoring, mengeliminir problem yang diketahui, mengurangi penyimpangan/perubahan yang tidak perlu serta usaha-usaha untuk mencapai efektivitas ekonomi.

Mutu (kualitas) dalam kerangka ISO-9000 didefinisikan sebagai “ciri dan karakter menyeluruh dari suatu produk atau jasa yang mempengaruhi kemampuan produk tersebut untuk memuaskan kebutuhan tertentu”. Hal ini berarti bahwa kita harus dapat mengidentifikasikan ciri dan karakter produk yang berhubungan dengan mutu dan kemudian membuat suatu dasar tolok ukur dan cara pengendaliannya.

Quality Assurance dalam Quality Management

Pemastian Mutu (Quality Assurance) adalah seluruh tindakan yang sistematis dan terencana yang diperlukan agar terjadi kepastian dan kepercayaan terhadap mutu produk/jasa yang diberikan. Aktivitasnya mencakup kegiatan proses, baik internal maupun eksternal termasuk merumuskan kebutuhan pelanggan. Maksud dari Quality assurance ini adalah mengidentifikasi kemajuan dari kualitas. Quality assurance mengevaluasi cost dari proyek secara keseluruhan secara teratur untuk menetapkan anggaran yang keluar relevan dan sesuai dengan standard kualitas.

Total Quality Management (management kualitas terpadu )

Pada tahun-tahun sekarang sangat sangat penting meningkatkan kualitas dari sebuah produk yang di hasilkan . Tekanan ini banyak datang dari perusahaan -perusahaan besar internasional seperti perusahaan mobil dan computer. Persaingan antar perusahaan tersebut lebih memaksa mereka untuk lebih lagi meningkatkan kualitas produk yang di hasilkan, agar mendapat kepercayaan dari pasar..

5 pilar dalam Total quality management

Semua sistem manajemen yang menjunjung tinggi kemanusiaan di perlukan untuk menyatukan prinsip prinsip Total quality management ke dalam setiap aspek organisasi. Bill Creech, salah seorang dari Tim manajemen impian tahun 90-an di Amerika, telah lama menggunakan lima pilar sebagai suatu cara untuk memberikan gambaran akan perlunya dasar yang luas bagi TQM . Menurut Bill Creech ,Produk adalah titik pusat untuk tujuan dan pencapaian organisasi. Mutu dalam produk tidak mungkin ada tanpa mutu di dalam proses. Mutu di dalam proses tidak mungkin ada tanpa organisasi yang tepat. Organisasi yang tepat tidak ada artinya tanpa pemimpin yang memadai. Komitmen yang kuat dari bawah ke atas merupakan pilar pendukung bagi semua yang lain. setiap pilar tergantung pada pilar yang lainnya , dan kalau salah satu lemah sendirinya yang lain akan lemah.

Penerapan TQM dalam Organisasi

Sistem Management Kualitas

Dari segi Etimologi, kata sistem sebenarnya berasal dari Bahasa Yunani yaitu

“Systema”, yang dalam Bahasa Inggris dikenal dengan “SYSTEM”, yang mempunyai satu pengertian yaitu sehimpunan bagian atau komponen yang saling berhubungan secara teratur dan merupakan satu keseluruhan yang tidak terpisahkan. Berikut ini pengertian sistem yang di berikan oleh para ahli :

Buckley

Sistem adalah suatu kebulatan atau totalitas yang berfungsi secara utuh, disebabkan adanya saling ketergantungan diantara bagian-bagiannya. (A whole that functions as a whole by virtue of interdependence of its parts).

Sistem adalah sekelompok komponen yang terdiri dari manusia dan/atau bukan manusia (non-human) yang diorganisir dan diatur sedemikian rupa sehingga komponen-komponen tersebut dapat bertindak sebagai satu kesatuan dalam mencapai tujuan, sasaran bersama atau hasil akhir. Pengertian ini, mengandung arti pentingnya aspek pengaturan dan pengorganisasian komponen dari suatu sistem untuk mencapai sasaran bersama, karena bila tidak ada sinkronisasi dan koordinasi yang tepat, maka kegiatan masing-masing komponen, sub-sistem, atau bidang dalam suatu organisasi akan kurang saling mendukung.

B.S. Blanchard (1990)

Engineering System adalah aplikasi yang efektif dari usaha-usaha ilmu pengetahuan dan engineering dalam rangka mewujudkan kebutuhan operasional menjadi suatu sistem konfigurasi tertentu, melalui proses yang saling terkait berupa definisi keperluan analisis fungsional, sintesis, optimasi, desain, tes, dan evaluasi.

Pemakaian sistem dapat di golongkan secara garis besar dalam 2 golongan pemakaian yaitu :

  1. Menunjukan pada suatu bentuk fisik, sesuatu wujud benda, abstrak maupun konkrit termasuk juga konsepsi yang dikenal dengan deskriptif
  2. Menunjukan suatu metode atau tata-cara yang dikenal dengan preskriptif

Sistem paling sering digunakan untuk menunjukan pengertian metode atau cara dan sesuatu himpunan unsur atau komponen yang saling berhubungan satu sama lain menjadi satu kesatuan.

Kumpulkan data dari aliran dana secara otomatis dan hemat berjam-jam dari melakukannya secara manual. Anda akan mendapatkan pemahaman yang lebih baik mengenai pertumbuhan perusahaan Anda, sekaligus memonitori perilaku finansialnya. Digitalisasikan manajemen finansial Anda dan singkirkan kebutuhan bukti transaksi tercetak. Keuangan perusahaan Anda juga akan menjadi lebih teratur dan efisien. Kumpulkan data secara otomatis, tingkatkan produktivitas dan cegah penipuan keuangan serta pegang kendali penuh anggaran perusahaan dengan mudah dan kapanpun dimanapun dengan JojoExpense. Lebih cepat, mudah, tanpa perlu repot.