Istilah sertifikasi ISO seharusnya sudah bukan hal yang asing lagi bagi para pelaku usaha atau bisnis. Terlebih jika bisnis yang dijalankan sudah berskala cukup besar dan beroperasi secara global.
Namun bagi Anda yang masih belum mengenal istilah dalam bisnis yang satu ini, tak perlu khawatir. Karena pada artikel berikut, Jojonomic akan menyajikan informasi lengkap mengenai definisi, peran penting hingga cara mendapatkan sertifikasi ISO untuk bisnis Anda. Penasaran, kan? Simak artikelnya hingga tuntas berikut ini, ya.
Mengenal Istilah ISO
ISO merupakan singkatan dari International Organization for Standardization. Istilah ini merujuk pada sebuah organisasi penyusun standar internasional yang kerap diberlakukan dalam sebuah sistem manajemen untuk mengukur mutu atau kualitas sebuah bisnis. Eksistensinya memegang peranan cukup penting dalam menjadi tolok ukur kredibilitas sebuah bisnis yang akan bersaing secara global.
Sesuai namanya, organisasi ini berlaku secara internasional. Namun terdiri dari beberapa wakil standardisasi dari masing-masing negara.
Didirikan pada tanggal 23 Februari 1948, lembaga yang satu ini memiliki wewenang untuk menetapkan standar dalam dunia perindustrian serta komersil di dunia. Pada awal mula didirikan, organisasi ISO memiliki tujuan untuk memperkenalkan apa saja kegunaan dari standardisasi internasional. Mulai dari jenis film fotografi, kartu ATM bank yang sering kita gunakan, ukuran SIM card telepon dan masih banyak lagi perangkat yang sering kita gunakan dan harus mengikuti standar dari ISO.
Manfaat atau Peran Penting Sertifikasi ISO dalam Bisnis
Lembaga ISO didirikan bukan tanpa sebab. Mereka memiliki tujuan untuk menentukan standar pada beberapa bidang industrial dan komersial. Dengan tujuan agar dapat membantu meningkatkan angka perdagangan dari berbagai negara yang ada di dunia. Dalam prakteknya, sertifikasi ISO memiliki beberapa manfaat atau kegunaan, di antaranya adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan citra baik perusahaan di mata publik
Dengan memiliki sertifikasi ISO ini, perusahaan akan terlihat lebih kredibel dan dipercayai oleh pelanggan. Sebab sertifikasi ISO tidak diberikan secara sembarangan, melainkan melalui berbagai macam audit atau seleksi yang cukup ketat.
Selain itu, pelanggan yang mengetahui bahwa usaha Anda telah memiliki sertifikasi ISO, maka mereka tak perlu meragukan lagi kualitas produk yang dijual. Karena sudah pasti aman dan memenuhi standar yang diberlakukan.
2. Lebih mudah memikat pelanggan
Strategi pemasaran Anda akan berjalan jauh lebih efektif ketika memiliki sertifikasi ISO. Hal ini masih berkaitan dengan poin pertama. Di mana ketika Anda memiliki sertifikasi ISO, trust atau kepercayaan konsumen terhadap brand dan produk yang Anda jual akan semakin tinggi. Kemudian hal ini akan secara signifikan meningkatkan profit yang Anda dapatkan.
Jika bisnis Anda berhasil mendapatkan sertifikasi ISO, maka Anda bisa menggunakan logonya untuk dicantumkan pada kemasan agar lebih membuktikan bahwa produk Anda sudah memenuhi standar.
3. Menghemat biaya operasional perusahaan
Karena diawasi secara langsung oleh ahlinya, operasional bisnis Anda pun bisa lebih dioptimalkan. Pengelolaan modal yang buruk dalam operasional bisnis juga bisa dikontrol sehingga Anda bisa mendapatkan keuntungan yang lebih maksimal.
4. Meningkatkan kualitas sumber daya
Seiring dengan bisnis Anda yang mendapatkan sertifikat ISO, persaingan pun akan semakin menguat. Artinya, hal ini membutuhkan peran dari seluruh karyawan yang terlibat. Untuk terus menghasilkan inovasi produk yang berkualitas, seluruh sumber daya manusia yang ada di dalam perusahaan tersebut harus mau berkreasi dan bekerja keras demi mencapai tujuan dan memenangkan persaingan. Terlebih jika perusahaan yang dijalankan sudah menyasar pangsa pasar global. Yang artinya, persaingan dengan brand-brand internasional pun akan dimulai.
5. Mendapatkan akses pasar secara global
Seperti yang telah disinggung sebelumnya, tujuan dari berdirinya organisasi ISO adalah untuk membuka kesempatan dan meningkatkan angka perdagangan secara global. Artinya, hal ini memberikan para pelaku usaha peluang untuk bersaing dengan brand-brand dari negara lain. Anda juga bisa mendapatkan pelanggan bahkan investor dari luar negeri.
Cara Mendapatkan Sertifikasi ISO
Bagi Anda yang tertarik untuk mendapatkan sertifikasi ISO bagi perusahaan atau bisnis yang Anda jalankan. Berikut beberapa langkah yang bisa Anda lakukan untuk mendapatkannya:
1. Membuat komitmen
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah dengan membuat komitmen di awal bahwa pemimpin perusahaan siap menerapkan sistem manajemen yang sesuai dengan standar ISO. Pemimpin juga wajib mengetahui atau memilih sistem yang paling tepat bagi perusahaannya.
2. Melakukan peninjauan
Pemimpin perusahaan juga diharapkan untuk tetap aktif dan turut andil dalam proses implementasi standar ISO. Apakah sudah cukup optimal atau masih ada yang kurang? Sebagai referensi, pimpinan juga dapat meminta rekomendasi atau saran dari perusahaan yang sudah menerapkan sertifikasi ISO sebelumnya.
3. Membentuk tim ISO
Untuk menjalankan operasional sistem ISO, perusahaan juga harus membuat tim khusus untuk memulainya. Tim ini nantinya terdiri dari ketua project dan tim yang diperlukan. Dalam tim minimal terdiri dari dua orang yang berasal dari setiap divisi yang ada di perusahaan tersebut. Untuk keberadaan Management Representative boleh untuk ada atau ditiadakan. Namun dalam prakteknya, top management atau pimpinan tetap harus memberikan kontribusi dan aktif dalam proses perwujudan sistem manajemen ISO.
4. Melakukan training atau pelatihan ISO
Langkah berikutnya, Anda harus menentukan waktu untuk melakukan training atau pelatihan yang biasanya dilakukan oleh Konsultan ISO. Pelatihan ini harus dilakukan oleh seluruh karyawan yang terlibat dalam perusahaan. Terdapat tiga pelatihan yang harus dilalui meliputi training awareness atau pengenalan, training dokumentasi dan training internal audit.
5. Melakukan gap analysis
Sesuai namanya gap analysis digunakan untuk menganalisa seluruh proses dan prosedur yang sebelumnya sudah berlaku dalam perusahaan. Nantinya, proses tersebut akan dibandingkan dengan sistem manajemen sesuai standar ISO dan mengetahui seberapa jauh perbedaan yang ada.
6. Membuat dokumen
Proses pembuatan dokumen dilakukan oleh tim ISO dengan ketentuan harus memenuhi persyaratan yang diajukan. Hal tersebut meliputi menetapkan kebijakan, struktural organisasi, KPI, pedoman dan prosedur dari masing-masing divisi yang ada dalam perusahaan hingga job deskripsinya.
7. Implementasi sistem ISO
Dalam prakteknya, perusahaan yang diperbolehkan mendapatkan sertifikasi ISO hanyalah mereka yang sudah beroperasi minimal 3 bulan. Hal ini berguna untuk memudahkan proses audit sekaligus agar perusahaan sudah memiliki sistemnya sendiri yang sesuai dengan cara kerja mereka.
8. Audit internal
Tahap selanjutnya adalah melakukan audit internal perusahaan. Mulai dari penyusunan agenda tahuna hingga evaluasi secara berkala dari waktu ke waktu. Kegiatan ini dilakukan untuk mencari tahu apakah sistem manajemen perusahaan sudah memenuhi syarat untuk mendapatkan sertifikasi ISO.
9. Meninjau manajemen
Berikutnya adalah tahapan tinjauan manajemen. Di tahap ini, peninjauan dilakukan untuk menyesuaikan sistem manajemen yang sudah berlaku dalam perusahaan. Jika dirasa kurang efektif, maka akan dilakukan perbaikan terhadap sistem yang digunakan.
10. Audit sertifikasi ISO
Jika perusahaan sudah dirasa memenuhi kriteria dan persyaratan yang sesuai dengan sistem ISO. Maka perusahaan terkait dapat mengajukan permohonan untuk mendapatkan sertifikasi ISO tersebut. Namun sebelum mendapatkannya, Anda harus menyiapkan seluruh dokumen perusahaan yang dibutuhkan untuk diperiksa.
Apabila dokumen sudah dicek dan dirasa cukup, maka proses selanjutnya adalah pre-assessment yakni meliputi langkah pemeriksaan dan uji implementasi awal sistem yang akan digunakan. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa sistem ISO siap digunakan secara menyeluruh.
Terakhir ada proses main-assessment yakni proses menilai kesesuaian sistem secara general atau menyeluruh.
Kesimpulan
Nah, dengan mengetahui definisi sehingga manfaat sertifikasi ISO dalam operasional sebuah bisnis di atas. Anda dapat mempertimbangkan untuk memilikinya bagi usaha atau bisnis Anda. Meski langkah-langkah yang dilakukan untuk mendapatkannya cukup kompleks, namun hal tersebut akan sebanding dengan keuntungan yang didapatkan.
Untuk memudahkan sistem kinerja dalam bisnis yang efektif dan efisien. Anda juga bisa menggunakan software absensi dan monitoring. Jojo Times adalah salah satu yang bisa Anda jadikan andalan dalam hal ini.
Jojo Times merupakan sebuah aplikasi absensi dan monitoring karyawan yang dapat Anda gunakan untuk memantau kehadiran karyawan di mana pun secara real time. Aplikasi ini dilengkapi dengan berbagai macam fitur yang dapat memudahkan karyawan dalam hal absensi dan membuat laporan atau Anda sebagai pimpinan perusahaan untuk memantau kehadiran dan kinerja mereka
Dilengkapi dengan pengenalan wajah biometrik, lokasi GPS yang akurat dan deteksi identitas palsu, tidak perlu khawatir tentang penipuan yang dilakukan oleh karyawan. Menarik, bukan?
So, tunggu apa lagi? Yuk, gunakan Jojo Times dan permudah cara Anda dalam memantau kehadiran karyawan dari mana saja.
