Memilih Sistem HR Terbaik yang Efektif dan Efisien

Pengelolaan karyawan atau sumber daya manusia yang biasa disebut human reources dalam suatu perusahaan merupakan suatu hal yang harus diperhatikan. Karena perusahaan tidak mungkin berjalan tanpa keberadaan SDM untuk mengoperasikan berbagai hal yang ada. Dan pengelolaan SDM dilakukan oleh HR Manager. HR manager akan mengelola manusia dalam perusahaan baik mengenai pengembangan kemampuan SDM, hingga administrasi SDM. Untuk memudahkan pekerjaannya, sekarang ini telah dikembangkan teknologi sistem HR yang bisa membantu HR manager dalam melaksanakan tugasnya.

Peran Penting HR

Posisi departemen HR (Human Resources) dalam organisasi internal perusahaan bisa dibilang sebagai salah satu posisi yang sangat krusial karena mereka bertugas untuk menjaring setiap calon pekerja baru dengan kemampuan dan pengetahuan yang dibutuhkan untuk kemajuan perusahaan. Apabila tim HR tidak bekerja dengan baik dalam menyeleksi karyawan tersebut, maka perkembangan perusahaanpun bisa menjadi sangat lambat atau bahkan mungkin akan sangat menurun drastis.

Perusahaan tidak mungkin berjalan tanpa keberadaan SDM untuk mengoperasikan berbagai hal yang ada. Untuk itulah, kemudian peran HR Manager menjadi sangat penting, terkait dengan pengelolaan dan administrasi SDM yang dimiliki. Berikut ini adalah peran penting HR dalam suatu perusahaan.

1. HR akan menentukan identitas perusahaan yang didasarkan pada para karyawan yang telah dipilih HR.

Salah satu tugas utama bidang HR adalah melakukan seleksi rekrutmen pegawai baru. Dari proses rekrutmen ini, bidang HR wajib mengadakan serangkaian tes untuk mengetahui apakah kandidat benar-benar cocok untuk posisi tersebut.Masalah keahlian kandidat, mungkin dapat dipastikan selalu cocok karena kandidat melamar pekerjaan yang sesuai dengan bakat mereka. Namun, kecocokan terhadap budaya perusahaan-lah yang harus jadi patokan selanjutnya dalam proses perekrutan. 

2. Membuat peraturan yang menegaskan budaya kerja perusahaan

Adanya peraturan akan membantu karyawan untuk melakukan tugas-tugas mereka secara efektif sekaligus menghindarkan mereka dari kelalaian kerja. Selain itu, HR juga wajib memperbaharui peraturan dari waktu ke waktu sehingga tetap sesuai dengan perkembangan zaman.

Tidak hanya itu, , peraturan karyawan juga wajib disebarkan. HR berkewajiban untuk melakukan sosialiasi apabila ada peraturan baru. Akses karyawan untuk melihat dan menilai peraturan tersebut juga harus dipermudah sehingga budaya kerja yang baik dapat diterapkan dengan efektif. 

4. Menyebarkan Identitas Perusahaan ke Masyarakat

Pembentukan identitas perusahaan tak hanya berhenti sebatas pada karyawan saja. Masyarakat umum juga wajib tahu. Hal ini berkaitan dengan tujuan jangka panjang, yakni membangun identitas perusahaan yang ramah karyawan.

Jika masyarakat mengenal tentang suatu perusahaan sebagai perusahaan yang ramah karyawan, maka pasti banyak kandidat pelamar yang ingin mengisi lowongan pekerjaan di perusahaan tersebut. Sehingga, dalam hal ini HR memiliki kesempatan yang besar untuk memiliki karyawan dengan kualitas tinggi.

5. HR wajib mengembangkan karakter karyawan

Karyawan adalah brand ambassador dari sebuah perusahaan. Ketika orang lain melihat karyawan Anda yang terlatih dan cekatan, maka dia akan beranggapan bahwa perusahaan Anda memperhatikan kesejahteraan serta perkembangan keahlian karyawan. Tentu hal ini akan berdampak pada identitas perusahaan Anda. Inilah tugas HR sebagai penyelenggara pelatihan karyawan. HR akan bekerja dengan baik untuk menyusun pelatihan apa yang sesuai dan dibutuhkan oleh karyawan.

Teknologi Sistem HR

Utamanya pada bagian HR perusahaan. Bagian yang mengepalai pengelolaan manusia di perusahaan ini masih sangat tergantung pada kapasitas manager sebagai manusia. Pengambilan kebijakan dan pelaksanaan tugas posisi ini, harus berdasar pada data yang sangat valid.

Di sinilah kemudian sistem atau aplikasi HR berperan untuk membantu kerja manager bagian HR. Data yang direkam dan disediakan kemudian dapat dimanfaatkan secara penuh untuk keperluan analisis berbagai hal terkait karyawan atau SDM yang dimiliki perusahaan. Hanya saja, memang secara praktis pekerjaan yang dilaksanakan sangat terbantu oleh keberadaan software atau program yang khusus dikembangkan untuk ranah ke-HR-an.

Suatu sistem HR dibuat khusus untuk mengelola Human Resource yang ada pada suatu perusahaan. Jika sebelumnya pengelolaan dilakukan dengan cara manual, saat ini bisa dilakukan secara praktis dengan digital.

Sistem HR merubah cara pengelolaan Sumber Daya Manusia menjadi lebih modern dengan digitalisasi. Karyawan tidak perlu lagi merasa kebingungan ataupun kesusahan untuk mengerjakan tugas HR. meskipun prosesnya secara digital, sistem HR yang digunakan perusahaan tetap bisa sesuai kebutuhan perusahaan.

  • Isi form berikut ini untuk mendapatkan demo gratis aplikasi HRIS hari ini.
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Fungsi yang Harus dimiliki Sistem HR

Perkembangan zaman membawa juga pada perkembangan sistem HR di Indonesia, dan hingga saat ini banyak sekali pilihan sistem HR yang bisa digunakan untuk perusahaan. Pilihannya sangat beragam, mulai dari sistem HR untuk kebutuhan bisnis yang spesifik hingga untuk kebutuhan bisnis yang lebih besar.

Namun sebelum memutuskan untuk menggunakan sistem HR yang mana, harus diperhatikan beberapa hal seperti fitur yang ada di dalamnya. Fitur-fitur tersebut dicocokkan dengan kebutuhan bisnis yang dijalankan. Ada beberapa fitur penting yang harus ada dalam sistem HR yang dipilih, yaitu seperti :

1. Absensi online

Fitur absensi online dalam sistem HR menjadi salah satu solusi untuk mengelola absensi para karyawan. Fitur absensi digunakan untuk mencatat jam kerja secara digital.

Pengadaan untuk alat absensi dan perawatannya tidak perlu lagi dilakukan karena ada absensi online dalam fitur sistem HR. cukup menyediakan smartphone dan juga internet untuk melakukan absensi.

Selain itu, untuk karyawan dengan mobilitas yang tinggi juga akan lebih mudah menggunakan absensi online. Mereka tidak perlu membuang waktu untuk melakukan absensi terlebih dahulu dan bisa fokus melakukan pekerjaan

2. Perhitungan Gaji

Gaji adalah satu hal penting dalam pengelolaan SDM. Proses perhitungan gaji secara manual memungkinkan terjadi kesalahan. Human error bisa saja terjadi dan menimbulkan kesalahan terhadap jumlah gaji yang didapat. Sistem HR yang efektif memberikan solusi perhitungan gaji otomatis yang terintegrasi dengan absensi. Memudahkan perhitungan gaji secara akurat.

3. Reimbursement 

Proses reimbursement perusahaan biasanya membutuhkan waktu yang lama. Selain itu, masalah juga bisa ditimbulkan ketika nota atau bukti pembayaran hilang. Proses reimbursement dalam sistem HR bisa dilakukan secara otomatis dan tidak memakan waktu lama. Bukti nota bisa diunggah langsung dan proses reimbursement lebih cepat.

4. Pengajuan Cuti / Time Off

Pengajuan cuti akan lebih mudah dilakukan dengan sistem HR terbaik. Birokrasi perusahaan biasanya akan memakan waktu lama. Dengan sistem HR terbaik, pengajuan cuti bisa dilakukan lewat aplikasi dan tidak perlu memakan waktu yang lama bagi perusahaan untuk memeriksa.

5. Database Karyawan

Data karyawan adalah salah satu data penting milik perusahaan yang harus terus dijaga. Sistem HR mampu mengelola data karyawan dan mengintegrasi dengan jadwal kerja, cuti, hingga gaji. Proses ini bisa dengan mudah dikelola tanpa harus memakan waktu yang lama.

6. Pengelolaan Jam Kerja Karyawan

Sistem HR juga memberikan kemudahan untuk proses pengelolaan jam kerja karyawan. Dengan sistem HR, jadwal kerja bisa dikelola lebih mudah dan karyawan bisa memeriksa jam kerja tersebut secara mudah.

Kesimpulan

Perkembangan teknologi dunia menyebabkan perkembangan pula pada teknologi HR. Karena saat ini, telah berkembang sistem yang bisa membantu manager HR untuk melaksanakan tugasnya dengan baik, efektif, dan efisien. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pemilihan sistem HR, salah satunya adalah fitur di dalamnya dan kecocokan dengan bisnis yang dijalankan. Namun hal yang tak kalah pentingnya adalah budgeting atau biaya.

Salah satu sistem HR yang bisa digunakan adalah berbagai macam aplikasi yang disediakan oleh Jojonomic. Karena disini bisa mendapatkan solusi All in one segala aspek bisnis, mulai dari  aplikasi HR, produktivitas, sales, finance, operation maupun data intelligence secara lengkap, atau sesuai kebutuhan perusahaan. Salah satunya adalah Jojo Times.

Jojo Times adalah Solusi Sistem HR Termudah untuk Memantau Kehadiran Karyawan Kapan Saja Di Mana Saja, JojoTimes meningkatkan kinerja perusahaan hingga 98% untuk mendukung perkembangan perusahaan, dengan mengelola administrasi secara otomatis dan memonitor aktivitas karyawan secara real-time. Dilengkapi dengan pengenalan wajah biometrik, lokasi GPS yang akurat dan deteksi identitas palsu, tidak perlu khawatir tentang penipuan yang dilakukan oleh karyawan. 

Tertarik untuk mencobanya? Coba demo Jojo Times Gratis dan rasakan manfaatnya. Perpanjang langganan jika demo gratisnya sudah habis ya.