Tahukah kamu, bahwa definisi dari akronim SIM, bukan hanya Surat Izin Mengemudi? Dalam dunia manajemen, SIM merupakan kepanjangan dari Sistem Informasi Manajemen. SIM dikenal juga dengan sebutan Management Information System (MAS) yang direncanakan untuk mengumpulkan, menyimpan dan menyebarluaskan data, berupa informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan berbagai fungsi manajemen. Nah, pada artikel kali ini, akan kita bahas lebih lanjut mengenai tujuan, manfaat, serta apa saja yang termasuk dalam SIM. Cocok banget bagi kamu yang punya perusahaan sendiri, atau hanya sekedara menambah informasi terkini. Langsung aja, yuk kita bahas bersama!
Tujuan Sistem Informasi Manajemen
Sesuai dengan penjelasan di atas, sebagai salah satu bentuk strategi internal perusahaan, penerapan SIM ini sangat signifikan. Terlihat dari tujuan dari SIM itu sendiri, yang akan dibahas lebih lanjut pada penjelasan berikut ini:
Pengumpulan data dapat menyediakan informasi yang bisa mendukung pengambilan keputusan
Salah satu tujuan dari penerapan SIM adalah sebagai wadah pengumpulan data, berupa informasi-informasi penting yang bisa digunakan sebagai pendukung pengambilan keputusan. Dengan adanya sistem informasi dalam perusahaan, diharapkan keputusan yang diambil akan lebih efisien dan mampu meningkatkan company value di mata masyarakat.
Oops! We could not locate your form.
Informasi berguna dalam perencanaan, pengendalian, evaluasi dan juga perbaikan lanjutan
Penerapan SIM juga bertujuan sebagai wadah informasi yang berguna untuk perencanaan, pengendalian, evaluasi dan perbaikan lanjutan di dalam sebuah perusahaan. Outcome yang diinginkan pun sama, yakni tercapainya efisiensi dan efektivitas dalam pengambilan keputusan, serta meningkatkan citra perusahaan untuk masyarakat.
Sistem informasi bisa digunakan sebagai dasar untuk perhitungan harga produk, jasa maupun untuk tujuan lainnya sesuai yang diinginkan manajemen
Terakhir, SIM berujuan sebagai sebuah sistem, yang digunakan sebagai dasar perhitungan untuk pembelian maupun penjualan harga produk dan jasa sesuai dengan pasar yang dituju perusahaan. Dengan adanya SIM ini, perusahaan akan mampu untuk mengetahui pangsa pasar, sehingga keputusan yang diambil dapat disesuaikan dengan kebutuhan yang diinginkan.
Sistem Informasi Manajemen dan Manfaat yang Diperoleh
Dalam penerapannya, sistem informasi ini memiliki banyak sekali manfaat yang bisa didapat oleh perusahaan. Maka, tidak mengherankan jika perusahaan sudah banyak yang mengadopsi SIM ini dalam proses kerjanya. Adapun, manfaat yang akan diperoleh perusahaan dari penerapan SIM ini adalah:
Meningkatkan efisiensi dan efektivitas data secara akurat dan realtime
Perusahaan tentu memerlukan data-data yang menunjang proses kinerjanya. Untuk menyimpan data-data tersebut, diperlukan sebuah sistem yang mumpuni, agar mudah dikelola oleh para manajer ataupun karyawan yang bertanggung jawab di dalam sebuah perusahaan. Oleh karena itu, diperlukan penerapan SIM dalam proses kinerja perusahaan. SIM berfungsi untuk menyajikan informasi-informasi yang dibutuhkan perusahaan agar menjadi lebih efektif dan efisien, serta lebih akurat dan tepat waktu, jika dibandingkan dengan penyusunan secara manual.
Memudahkan pihak manajemen untuk melakukan perencanaan, pengawasan, pengarahan, dan pendelegasian kerja kepada semua departemen yang memiliki hubungan atau koordinasi
Di dalam perusahaan, mereka yang bekerja di bidang manajemen mempunyai tugas perencanaan, pengawasan, pengarahan, dan pendelegasian pekerjaan kepada seluruh anggota tim. Dengan adanya SIM, manajer akan lebih mudah untuk melaksanakan tugas-tugasnya tersebut, karena seluruh informasi yang dibutuhkan sudah tersedia di dalam sistem tersebut.
Meningkatkan kualitas sumber daya manusia, karena unit sistem kerja yang terkoordinasi dan sistematis
Sumber daya manusia yang produktif dan berkualitas merupakan hal yang sangat ingin dimiliki oleh sebuah perusahaan. Hal tersebut dapat terlaksana, jika SIM diterapkan dalam perusahaan. Karenanya, SIM akan mengkoordinir sistem kerja karyawan secara sistematis, sehingga kualitas dan produktivitas SDM dapat meningkat.
Meningkatkan produktivitas dan penghematan biaya perusahaan
Di era digital seperti saat ini, sistem untuk mengelola data guna meningkatkan produktivitas sangat dibutuhkan oleh perusahaan. Oleh karena itu, SIM bisa menjadi solusimu. Dengan menerapkan SIM dalam proses kinerja perusahaan, kamu akan terbantu untuk meningkatkan produktivitas dengan menekan biaya organisasi yang akan digunakan.
Ciri-ciri sistem informasi manajemen secara umum
Pada dasarnya, sistem informasi bisa diterapkan apabila terdapat suatu organisasi yang menjalankannya. Sementara sistemnya akan dikelola oleh orang-orang di dalam organisasi yang bersangkutan. Sebagian besar pengelolaan sistem ini dilakukan dengan menggunakan bantuan teknologi terkini.
Ada beberapa perbedaan yang jadi ciri tersendiri dalam sistem informasi manajemen. Bahkan, ciri ini menjadi suatu karakteristik yang berbeda jika dibandingkan dengan sistem lainnya, antara lain:
- Sistem informasi manajemen selalu berorientasi pada data yang sedang terjadi atau sudah terjadi.
- Dibutuhkan perencanaan matang untuk dijalankan dalam jangka panjang.
- Fokus terhadap data internal yang dimiliki oleh organisasi atau perusahaan itu sendiri.
- Sangat tergantung pada data dan segala informasi yang didapatkan di dalam organisasi.
- Membantu manajer dalam mengelola segala kegiatan operasional sekaligus mengontrol dan membuat berbagai perencanaan organisasi.
- Memiliki sifat mengumpulkan dan menyebarkan informasi, tapi tidak secara spesifik menganalisis suatu masalah tertentu.
Pendukung keberhasilan sistem informasi manajemen dalam suatu perusahaan
Ketahuilah, salah satu faktor yang membuat sistem ini berhasil adalah cara mengelola dan penerapannya di segala lini atau unit organisasi. Bukan hanya itu, ada juga berbagai faktor lain yang turut mendukung keberhasilan sistem informasi manajemen ini di antaranya:
Integrasi
Umumnya, setiap unit organisasi wajib terhubung dengan melakukan integrasi dari tingkatan paling bawah hingga level paling atas. Oleh sebab itu, kamu harus memastikan bahwa setiap proses integrasi yang dilakukan benar-benar lancar. Hal ini bertujuan supaya terhindar dari berbagai macam hal buruk yang bisa saja terjadi dalam lingkungan organisasi tersebut.
Cetak biru perusahaan
Tahukah kamu, blue print atau cetak biru perusahaan bisa jadi panduan penting untuk membangun suatu bisnis. Oleh sebab itu, hal ini patut jadi perhatian manajemen dan semua unit sehingga bisa tercipta semangat untuk terus membangun perusahaan bersama-sama. Dengan kata lain, setiap bagian dalam organisasi atau perusahaan sangat berperan dalam mencapai kesuksesan sistem informasi manajemen yang diterapkan di dalamnya.
Perubahan budaya kerja
Menyesuaikan diri dengan sistem yang baru sama artinya dengan meninggalkan zona nyaman yang selama ini telah melekat. Oleh sebab itu, manajemen perlu memperhatikan setiap budaya kerja yang tercipta supaya bisa mengarahkan pelaksana sistem sehingga mereka mau belajar hal baru sekaligus menyesuaikan diri dengan perubahan tersebut.
Teknologi informasi
Ada beberapa komponen penting dalam teknologi informasi, mulai dari perangkat lunak, perangkat keras, dan jaringan. Dibutuhkan perhatian khusus tentang segala kapasitas, kemampuan, dan kecepatan dalam menampung data oleh teknologi informasi semacam ini. Hal ini bertujuan supaya tidak ada kesalahan dalam memilih teknologi yang benar-benar dibutuhkan oleh perusahaan.
Tim yang solid
Bisa dipastikan, suatu sistem informasi manajemen tidak akan berjalan dengan baik jika tak ada tim yang kompak di dalamnya. Bahkan, seharusnya ada tim profesional yang memahami sistem organisasi tersebut supaya segalanya tetap terkendali dengan baik. Tim semacam ini bertugas untuk mengawasi, mengelola, sekaligus memastikan bahwa sistem yang sedang dibangun bisa berjalan sesuai harapan.
Jadi bisa dikatakan, sistem informasi manajemen di suatu organisasi atau perusahaan baru bisa terwujud jika seluruh pihak terkait di dalamnya mampu mengenali berbagai bentuk permasalahan yang ada. Baru setelah itu membuat rencana untuk mendapatkan solusi terbaik di kemudian hari.
Jenis laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi manajemen
Pada intinya, sistem informasi manajemen merupakan media untuk menyimpan data dan membuat laporan. Data dan laporan ini biasanya digunakan para profesional untuk menganalisis ataupun membuat suatu keputusan sesuai kepentingan perusahaan. Ada tiga jenis laporan dasar yang terdapat dalam sistem informasi manajemen, di antaranya:
- Laporan terjadwal
Jenis yang pertama adalah laporan terjadwal yang dibuat secara berkala menggunakan aturan yang disediakan oleh pemohon untuk menarik sekaligus mengatur data. Laporan satu ini memungkinkan suatu perusahaan untuk melakukan analisis data dari waktu ke waktu, lokasi, dan parameter lainnya.
- Ad-hoc
Laporan ad-hoc merupakan laporan satu kali yang dibuat oleh para pengguna untuk menjawab suatu pertanyaan. Apabila laporan tersebut berguna, maka kamu bisa mengubah laporan ad-hoc ini menjadi laporan terjadwal.
- Real time
Sesuai dengan namanya, laporan ini memungkinkan seseorang untuk memonitor setiap perubahan sesuai waktu terjadinya. Contoh, pimpinan bagian customer service mampu melihat seberapa besar peningkatan volume panggilan tak terduga hingga menemukan cara paling tepat untuk meningkatkan produktivitas.
Berbagai komponen sistem informasi manajemen
Berdasarkan definisinya, komponen sistem informasi manajemen merupakan suatu elemen yang memiliki keterkaitan dengan pemrosesan, teknik pengumpulan, penyimpanan data, dan pelaporan informasi di mana sistem semacam ini sangat dibutuhkan suatu manajemen.
Terdapat lima komponen penting dalam SIM yang meliputi:
- Administrasi dan operasional
Komponen yang pertama adalah sistem administrasi dan operasional yang meliputi beberapa bagian dari manajemen yang melakukan segala kegiatan rutin dengan prosedur yang telah ditentukan. Umumnya, prosedur ini dimiliki oleh bagian administrasi, personalia, dan lain sebagainya. Ingat, komponen ini harus diawasi secara teliti karena jika ada perubahan sedikit pun bisa segera diantisipasi.
- Pelaporan manajemen
Selanjutnya adalah sistem pelaporan manajemen. Sistem satu ini merupakan komponen informasi manajemen yang meliputi setiap bagian dengan tugas utama untuk menyusun laporan kinerja, baik secara rutin ataupun periodik.
- Pencarian
SIM juga mengandung komponen sistem pencarian untuk memberikan berbagai ragam informasi yang dibutuhkan perusahaan. Sebagian besar sistem pencarian ini tidak terstruktur, tapi memiliki peranan sangat penting dalam setiap pengambilan keputusan.
- Database
Diketahui, sistem database merupakan komponen yang berfungsi untuk menyimpan semua data sekaligus informasi tentang kegiatan perusahaan.
- Manajemen data
Dan yang terakhir adalah manajemen data. Komponen satu ini berfungsi untuk memberi kepastian, bahwa ragam data yang dimiliki lebih aman, akurat, terkini, dan siap digunakan. Selain itu, manajemen data kerap digunakan sebagai penghubung antara database dengan ragam komponen sistem informasi lainnya. Sistem ini biasanya terintegrasi dengan perangkat lunak yang membantu memelihara, mengontrol, dan mengolah data supaya lebih mudah digunakan.
Contoh Penerapan Sistem Informasi Manajemen di Dalam Perusahaan
Apakah dengan penjelasan-penjelasan di atas kamu menjadi lebih paham terkait SIM? Untuk membuat informasi terkait sistem informasi manajemen ini melekat di kepalamu, selanjutnya akan dibahas tentang contoh penerapannya. Harapannya, bagian ini dapat menambah pengetahuan dan membantu mengembangkan perusahaanmu. Langsung saja yuk, kita bahas satu-satu contoh penerapan dari SIM ini!
Enterprise Resource Planning (ERP)
Contoh pertama dari penerapan SIM ini adalah sistem Enterprise Resource Planning. Sistem ERP ini banyak digunakan oleh perusahaan besar. Namun, perusahaan dalam skala kecil juga masih dapat menerapkan sistem ERP. ERP biasanya digunakan untuk mengelola manajemen dan melakukan pengawasan yang terintegrasi antar unit di dalam perusahaan.
Supply Chain Management (SCM)
Selanjutnya adalah sistem Supply Chain Management (SCM) yang sangat bermanfaat bagi pihak manajemen. Hal tersebut karena, sistem ini sudah mengintegrasikan data-data seperti manajemen suplai bahan baku, mulai dari pemasok, produsen, pengecer sampai konsumen akhir.
Transaction Processing System (TPS)
Ada pula Transaction Processing System (TPS) yang berguna untuk memproses data dalam jumlah yang besar. Dapat juga digunakan untuk memproses transaksi yang terjadi secara rutin. Program ini biasa diaplikasikan dalam manajemen gaji dan inventaris.
Office Automation System (OAS)
Office Automation System (OAS) merupakan sebuah aplikasi yang berguna untuk memperlancar komunikasi antar departemen dalam suatu perusahaan dengan cara mengintegrasikan server-server komputer pada setiap user di perusahaan. Untuk mempermudahmu, biasanya jenis dari aplikasi ini adalah email perusahaan yang diperuntukkan bagi karyawan guna meningkatkan efisiensi kerja.
Executive Information System (EIS)
Hampir sebagian besar manajemen senior menggunakan EIS untuk membuat suatu keputusan yang pada akhirnya akan memengaruhi seluruh organisasi. Pada dasarnya, EIS membutuhkan data dengan tingkat akurasi dan kemampuan ekstra tinggi untuk menelusuri data tersebut.
Marketing Information System (MkIS)
MkIS sering digunakan oleh tim pemasaran untuk melaporkan efektivitas histori proses pemasaran atau segala kegiatan marketing perusahaan. Bahkan, tak jarang mereka menggunakan MkIS ini sebagai data yang dianalisis demi merencanakan strategi pemasaran di masa mendatang.
Business Intelligence System (BIS)
Biasanya, operasi yang menggunakan BIS digunakan untuk mendapatkan suatu keputusan bisnis berdasarkan integrasi, pengumpulan, dan juga analisis data. Jika dilihat lebih seksama, sistem satu ini nyaris serupa dengan EIS, tetapi hanya manajer dan eksekutif level bawah yang menggunakannya.
Customer Relationship Management System (CRM)
CRM digunakan untuk menyimpan informasi penting seputar pelanggan, termasuk informasi kontak, penjualan sebelumnya, dan peluang di masa yang akan datang. CRM sangat sering digunakan oleh tim marketing, layanan pelanggan dan penjualan, serta pengembangan bisnis perusahaan.
Knowledge Work System (KWS)
Contoh SIM selanjutnya adalah Knowledge Work System (KWS) merupakan sebuah sistem yang mengintegrasikan satu pengetahuan baru ke dalam perusahaan.
Information Management System (IMS)
Salah satu contoh SIM yang berfungsi sebagai pendukung spektrum tugas dalam perusahaan disebut dengan Information Management Sytem (IMS). Selain itu, IMS juga dapat digunakan untuk membantu menganalisa pembuatan keputusan. Sistem ini juga dapat menyatukan beberapa fungsi informasi dengan program komputerisasi seperti e-procurement.
Decision Support System (DSS)
Manajer akan terbantu dalam pengambilan keputusan dengan cara mengamati lingkungan di dalam perusahaan dengan menggunakan Decision Support System (DSS). Misalnya, link elektronik yang berisikan kegiatan-kegiatan yang dilakukan karyawan.
Expert System (ES) dan Artificial Intelligence (AI)
Sistem selanjutnya yang termasuk dalam contoh SIM adalah Expert System (ES) dan Artificial Intelligence (AI). Kedua sistem ini pada dasarnya menggunakan kecerdasan buatan yang berguna untuk menganalisa pemecahan masalah dengan menggunakan pengetahuan tenaga ahli yang telah diprogram kedalamnya, misalnya adalah sistem jadwal mekanik.
Group Decision Support System (GDSS) dan Computer-Support Collaborative Work System (CSCWS)
Selanjutnya ada Group Decision Support System (GDSS) dan Computer-Support Collaborative Work System (CSCWS) di dalam SIM. GDSS ini, serupa dengan DSS, bedanya GDSS mencari solusi permasalahan melalui pengumpulan pengetahuan dalam suatu kelompok, bukan per individu. Bisanya berbentuk kuesioner, konsultasi, dan skenario. Salah satu penerapan untuk sistem ini yang perlu kamu ketahui adalah e-government yang sudah digunakan oleh beberapa institusi pemerintah.
Executive Support System (ESS)
Contoh terakhir yang termasuk ke dalam SIM adalah Executive Support System (ESS). Sistem ini membantu manajer berinteraksi dengan lingkungan perusahaan menggunakan bantuan grafik dan pendukung komunikasi lainnya.
Pada intinya, sistem informasi manajemen adalah upaya perusahaan untuk saling berkoordinasi melalui suatu sistem komputer yang dirangkai sedemikian rupa sehingga bisa digunakan untuk mengumpulkan data-data dan informasi secara lebih efisien.
Untuk memudahkan dalam pengelolaan keuangan perusahaan, kamu bisa menggunakan JojoExpense. Dengan install aplikasi JojoExpense, kamu akan terbantu dalam pengelolaan pengeluaran perusahaan dengan lebih efisien dan hemat waktu. Ditambah lagi, efisiensi manajemen pengeluaran perusahaanmu akan meningkat hingga 76% lho! Jadi, tunggu apa lagi? Ayo bangun sendiri perusahaanmu dan rasakan mudahnya mengelola keuangan perusahaan hanya dengan satu aplikasi.