Sudah Tahu Smart Office? Ini Dia Penjelasan Lengkapnya

Smartphone pasti sudah bukan barang awam lagi di kalangan masyarakat. Namun, bagaimana dengan smart office? Di Indonesia sendiri, masih sebagian kecil kelompok yang mengenali ide ini. Sehingga hanya sedikit perusahaan atau instansi yang menerapakan teknik smart office dalam sistem perkantoran.

Padahal jika digali lebih dalam, model kantor ini memiliki segudang manfaat yang efektif membantu tingginya mobilitas kerja. Target-target kerja yang menumpuk dan ketat pada dasarnya akan lebih tertangani. Oleh karena itu, peran pemahaman masyarakat terhadap sistem ini juga sangat dibutuhkan agar dapat diterapkan dengan cepat di berbagai lini.

Tak terkecuali anda sebagai salah satu pebisnis andal. Anda pun pasti setuju jika tujuan perusahaan meraih keuntungan juga ditunjang dengan operasional yang optimal. Untuk itu, inilah waktu yang tepat untuk meningkatkan kualitas operasional perusahaan anda dengan memahami smart office. Caranya? Jangan khawatir, karena Jojonomic sudah menyiapkan informasi apa saja yang harus anda ketahui untuk menerapkannya. Simak terus ulasannya, ya!

Apa Yang Dimaksud Smart Office

Smart Office

Perkembangan menunjukkan sistem perkantoran pun semakin dipengaruhi oleh perkembangan teknologi. Tidak hanya sebatas penggunaan alat-alat elektronik saja, namun meluas kepada optimalisasi internet. Dan apabila dikombinasikan, maka skala kantor pun juga dapat menciptakan smart office.

Sederhananya, smart office merupakan sistem gabungan teknologi bersama IoT (Internet of Things) yang memudahkan workflow. Keduanya menjadikan pekerjaan terotomatisasi dan terintegrasi, sehingga terus berproses cukup dalam satu tempat.

Degan begitu, model ini sangat bermanfaat untuk memangkas alur, waktu, dan tenaga yang diperlukan. Bahkan, beberapa tugas yang biasa dilakukan manusia pun juga lebih efektif dieksekusi oleh sistem ini. Tak heran, proyeksi penciptaannya pun ditujukan untuk memindahkan tenaga manusia ke peran teknologi.

Untuk saat ini khususnya di Indonesia, smart office dalam arti yang menyeluruh masih menjadi terobosan alur bekerja. Jumlah angkatan kerja yang tinggi dari tahun ke tahun sangat mempengaruhi penerapan smart office sebagian. Yaitu tetap mengutamakan skill manusia dan menjadikan teknologi sebagai dukungan produktivitas tersebut. Misalnya seperti hanya memanfaatkan komputer, mesin fotocopy, scan, koneksi internet, dan sejenisnya.

Persiapakan Hal Ini Untuk Menerapkan Smart Office

Smart Office

Keterampilan sumber daya manusia

Adanya smart office tidak berarti seluruh pekerjaan diselesaikan oleh sistem. Pekerjaan-pekerjaan seperti pengambilan keputusan dan hal lainnya yang memerlukan intelektualitas manusia tetap menjadi porsi kerja manusia. Dan sistem hanya berperan sebagai media kerja serta menyelesaikan pekerjaan otomatis lainnya. Maka untuk menunjang pekerjaan lebih efektif dan cepat, keterampilan karyawan juga tetap dibutuhkan untuk mengoperasikannya.

Kuncinya adalah mempersiapkan seluruh karyawan mengerti dan terbiasa bekerja menggunakannya. Karena jika terhambat sedikit saja, tak menutup kemungkinan efektivitas sistem menjadi berkurang untuk target kerja yang ketat.

Sistem keamanan tingkat tinggi

Data instansi atau perusahaan adalah aset yang harus dirahasiakan dari pihak luar. Maka untuk melindunginya, smart office harus ditunjang dengan sistem keamanan tingkat tinggi yang sulit diretas pihak lain. Bahkan, sekecil virus pun, sistem harus mampu terjaga dengan baik.

Pekerjaan ini cukup kompleks untuk dilakukan orang awam. Akan lebih mudah bagi anda untuk mempercayakan pekerjaan ini dengan merekrut ahli IT. Selama digunakan, tim tersebut harus terus memantau kualitas dan sistem perlindungan.

Atau cara lain adalah berafiliasi dengan pihak eksternal yang terpercaya, tersertifikasi, dan kredibel. Sehingga data-data penting tidak dimanfaatkan secara salah.

  • Isi form berikut ini untuk mendapatkan demo gratis aplikasi HRIS hari ini.
  • This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Perencanaan tata kantor

Ketika perusahaan/instansi memutuskan untuk mengaplikasikan model kantor ini, artinya harus siap juga dengan tata letak kantor. Permasalahan ini sangat berkaitan dengan pengeluaran. Maka ada baiknya untuk memutuskan sedari awal perusahaan dibentuk. Dengan demikian perencanaan ruang pun didukung efektif oleh keuangan perusahaan tanpa menghabiskan banyak dana.

Penerapan yang terlaksana di tengah jalan biasanya terjadi pada instansi pemerintahan. Meski tetap dapat berjalan dengan penyesuaian bertahap, akan tetapi efek penyedotan anggaran juga tak terhindarkan. Sebab, akan terdapat banyak komponen yang harus diganti agar memaksimalkan operasional.

Kelebihan Smart Office

Smart Office

Supaya anda semakin yakin, berikut ini adalah beberapa kelebihan yang ditawarkan.

Menghindari pekerjaan saling tumpang tindih

Seringkali dengan sistem yang manual, persetujuan pekerjaan sebelumnya tertahan karena pekerjaan genting lainnya. Akibatnya tidak semua urusan selesai karena pekerjaan yang saling tumpang tindih.

Lain halnya ketika menggunakan smart office yang akan langsung mengorganisir setiap pekerjaan. Baik dokumen yang diselesaikan di awal maupun setelahnya, semua perkembangan akan terlihat.

Terintegrasi dengan seluruh bidang

Dengan satu pusat sistem, seluruh aktivitas perusahaan di bidang apapun tercatat. Ini tentu akan memudahkan suatu pekerjaan yang memiliki kaitan dengan bidang lainnya. Karena dokumen akan langsung terakses untuk persetujuan yang efisien. Setiap perubahan pun dapat disesuaikan jika memang dibutuhkan perusahaan.

Memudahkan monitoring kinerja

Kinerja pegawai yang optimal adalah kunci meningkatnya kualitas output perusahaan. Di sinilah tugas anda bersama pemangku jabatan lainnya untuk memantau kinerja pegawai secara berkelanjutan. Terlebih bagi perusahaan yang rawan dalam keadaan rugi. Sistem smart office akan memudahkan anda memonitor seluruh lini perusahaan dalam waktu bersamaan.

Efektif untuk remote-working

Tren perkembangan saat ini semakin mengarah pada model kerja jarak jauh atau remote working. Ditambah lagi dengan kondisi pandemi yang kini terus terjadi, beberapa perusahaan justru beralih ke model ini.

Hasilnya kinerja perusahaan dinilai semakin baik karena pegawai dapat menyesuaikan lingkungan kerjanya untuk menjaga fokus. Dengan begitu, teknologi IoT dalam smart office akan menunjang seluruh produktivitas kerja seluruh pihak tanpa terkendala lokasi.

Penutup

Sistem kantor yang banyak menggunakan peran teknologi dan internet ini mungkin akan sangat cocok bagi perusahaan anda. Karena kedepannya, penerapan smart office diperkirakan menjadi tren yang lebih meluas. Apalagi ditambah dengan kondisi pandemi yang masih berlangsungm tidak menutup kemungkinan operasional banyak perusahaan akan beralih. Tidak ada salahnya untuk mengikuti ekosistem bisnis yang semakin modern ini. Asalkan SDM perusahaan anda telah siap dengan sistem yang baru ini.

Sebelum beralih sepenuhnya, ada baiknya untuk melakukan adaptasi secara sebagian. Salah satunya adalah dengan memanfaatkan Jojo Times sebagai platform yang akan mengintegrasikan semua kehadiran dan aktivitas karyawan.

Tak perlu lagi mengisi data manual yang memperbesar kemungkinan terjadinya double data. Dengan fitur Check In & Check Out Monitoring, setiap aktivitas masuk atau keluar kantor akan langsung tercatat dalam sistem. Data yang terekam pun akurat sesuai dengan jumlah yang di-input.

Nah, untuk perusahaan yang menerapkan pola shift, banyaknya karyawan mungkin akan menjadi kendala saat menyusun jadwal. Untuk itu, Jojo Times siap membantu dengan Schedules & Job Shift. Platform yang otomatis tidak akan membuat pengaturan jadwal tumpang tindih. Seluruh karyawan pun mendapatkan porsinya masing-masing secara adil.

Menarik, bukan? Jojo Times bisa menjadi langkah awal membiasakan SDM perusahaan anda nih. So, tunggu apa lagi, yuk daftar sekarang!