Solusi Agar Proses Payroll Karyawan Lebih Efisien

proses payroll

Memberikan hak gaji adalah satu dari sekian banyak kewajiban perusahaan kepada karyawan. Istilah penggajian dalam perusahaan lebih sering disebut dengan payroll, dan proses payroll bermacam-macam sesuai kebijakan perusahaan yang bersangkutan.

Secara umum Payroll adalah sistem pembayaran atau penggajian yang dilakukan oleh perusahaan kepada karyawan dalam jangka waktu tertentu. Payroll memudahkan bagian administrasi atau HR dari suatu perusahaan dalam memberikan gaji kepada seluruh karyawan di setiap bulannya.

Untuk lebih jelasnya kita akan bahas secara lengkap dan detail mengenai apa itu Payroll dan cara perhitungannya di dalam artikel berikut ini !.

Pengertian dan Proses Payroll

Payroll adalah proses atau sistem penggajian karyawan mulai dari tahap perhitungan komponen-komponen terkait dengan gaji hingga pembayaran gaji dalam jangka waktu tertentu.

Istilah payroll ini sudah banyak dipakai oleh sebagian masyarakat khususnya di perusahaan. Banyak dari mereka yang mengartikan bahwa payroll adalah memberikan sejumlah uang kepada karyawan atas hasil dan kinerja yang sudah dilakukan selama satu periode.

Pemanfaatan sistem payroll ini akan sangat memudahkan perusahaan pada proses penggajian. Karena, sistem ini akan menghitung seluruh gaji setiap karyawan secara otomatis dan bisa mendapatkan hasil yang akurat tanpa menghabiskan waktu yang lama.

Berapa lama perusahaan Anda menghitung payroll? Jawaban akan bervariasi antara 3 jam sampai 2 minggu dalam sebulan. Bayangkan jika perusahaan Anda menghabiskan waktu 80 jam kerja hanya untuk menghitung payroll karyawan karena tidak menggunakan payroll system. Pengertian payroll adalah proses bisnis dalam penggajian karyawan. Proses dimulai dari perhitungan komponen terkait gaji sampai pembayaran gaji.

Hal-Hal yang Mempengaruhi Gaji Karyawan

Saat melakukan perhitungan gaji kepada karyawan, terdapat beberapa hal yang mempengaruhi tingkat gaji karyawan.

Pendidikan

Maksud dari pendidikan ini adalah jenjang pendidikan formal minimal yang telah ditempuh karyawan. Pendidikan menjadi poin utama dalam menentukan gaji karyawan, terutama pada saat awal masuk kerja.

Golongan Jabatan

Besar kecilnya gaji yang didapatkan seorang karyawan sesuai dengan pengelompokan jabatan berdasarkan nilai atau bobot jabatannya.

Apabila terdapat beberapa golongan jabatan dengan beban tugas dan tanggungjawab yang setara, akan dimasukan ke dalam satu golongan yang sama.

Jabatan

Jabatan merupakan posisi yang diduduki karyawan yang mendeskripsikan tugas dan tanggung jawabnya serta hak karyawan yang harus diterima dalam suatu perusahaan. Besaran gaji yang diterima akan sesuai dengan tingkat kesulitan dari beban jabatan itu sendiri.

Masa Kerja

Selain dengan beban jabatan, lama masa kerja seorang karyawan juga akan mempengaruhi penghasilannya selama satu bulan. Semakin tinggi pengalaman seseorang, maka gaji yang didapatkan juga semakin besar.

Kompetensi

Kompetensi adalah kemampuan kerja karyawan yang mencakup aspek wawasan, keterampilan, dan karakteristik kerja sesuai dengan kualifikasi yang diminta untuk suatu jabatan.

Perusahaan akan mempertimbangkan faktor kompetensi karyawan untuk menentukan jumlah gaji yang akan diberikan jika kompetensi karyawan sesuai dengan jabatan.

proses payroll

Manfaat Menggunakan Proses Payroll

Penggunaan sistem proses payroll tentu saja memiliki banyak manfaat yang bertujuan untuk mengefektifkan perhitungan gaji karyawan di perusahaan.

1. Waktu dan Gaji

Untuk menghitung jumlah gaji karyawan, terdapat beberapa komponen yang akan dimasukkan, di antaranya adalah jumlah waktu bekerja, jumlah kehadiran hingga jatah cuti yang diambil.

Untuk itu enggunaan sistem payroll akan memudahkan perusahaan untuk menghitung besaran gaji yang akan diterima karyawan.

2. Potongan Pajak

Selain menghitung komponen yang dimasukkan ke dalam gaji, sistem payroll bermanfaat untuk menghitung potongan pajak atau PPh 21.

Sistem ini akan menyesuaikan potongan pajak berdasarkan gaji yang diterima karyawan serta menghasilkan formulir pada akhir tahun.

3. Pelaporan Gaji

Manfaat terakhir dari sistem payroll adalah dapat menghasilkan pelaporan gaji untuk karyawan. Tentu saja pelaporan gaji akan berguna untuk membantu perusahaan dalam mengelola pengeluaran tertingginya.

Menggunakan sistem payroll akan menyediakan template atau model pelaporan sehingga akan memudahkan divisi HRD untuk melihat biaya pengeluaran gaji pada periode tertentu, jumlah karyawan serta saldo cuti.

4. Lebih Akurat

Perhitungan gaji menggunakan sistem payroll akan memberikan hasil yang akurat.

Karena sistem ini akan bekerja secara otomatis sehingga perhitungan gaji bisa dilakukan secara cepat dan tepat. Tentu saja perusahaan akan dimudahkan dengan penggunaan payroll.

5. Bersifat Transparansi

Penggajian merupakan hal yang cukup krusial, maka dari itu segala aktivitas yang berhubungan dengan gaji harus dilakukan secara transparansi.

Pemanfaatan sistem payroll di perusahaan akan menampilkan slip gaji yang akan menginformasikan perincian gaji mulai dari gaji pokok, tunjangan, bonus, potongan pajak, BPJS, dan lainnya.

6. Perusahaan Bisa Lebih Fokus Pada Bisnis

Karena perhitungan dan pembayaran gaji sudah dilakukan secara otomatis, perusahaan bisa lebih bisa memanfaatkan waktunya untuk perkembangan bisnisnya.

Sehingga hal ini akan meningkatkan produktivitas perusahaan untuk lebih mengembangkan bisnis.

Apa Saja Proses Payroll?

Rekap Data Absensi

Apabila ada komponen gaji yang dibayar berdasarkan kehadiran, maka harus diperiksa jumlah kehadiran, sakit, izin, dan cuti karyawan. Perhitungan secara manual dan double entry akan menyita waktu dalam payroll. Belum lagi jika dibutuhkan koordinasi dengan divisi lain karena belum menggunakan sistem HR yang terpusat.

Perhitungan Lembur, Insentif dan Bonus

Ketiga hal tersebut secara tidak langsung dinanti oleh karyawan dalam bentuk remunerasi karena dapat menambah take home pay yang diterima. Payroll software yang terintegrasi dengan attendance system memudahkan divisi finance perusahaan Anda untuk menghitung upah lembur karyawan tiap bulannya.

Perhitungan Gaji, PPh 21 dan BPJS

Setelah semua data terkait remunerasi atau gaji sudah lengkap, proses hitung gaji dapat dimulai. Jika perusahaan Anda menggunakan Microsoft Excel, perhitungan harus dilakukan dengan teliti dan hati-hati untuk meminimalisasi risiko human error. Software HR berbasis cloud dapat menghitung gaji karyawan sekaligus PPh 21 dan BPJS. Output berupa slip gaji, laporan pajak dan BPJS karyawan secara otomatis dihasilkan oleh sistem.

Pembayaran Gaji

Proses payroll efisien merupakan harapan dari setiap perusahaan, apalagi bagian yang mengurusi SDM seperti HRD. Hampir setiap perusahaan baik besar maupun kecil, menemui hambatan dalam proses payroll. Semakin besar perusahaan, hambatan administratif tentu semakin berat. Untuk itu, perlu solusi agar proses payroll dapat berjalan secara efisien.

Untuk dapat menemukan solusi agar proses payroll efisien, kita perlu mencermati masalah dari  proses ini.

6 Masalah dalam Proses Payroll

Ada beberapa tahapan dalam proses payroll untuk karyawan. Untuk dapat mengurai letak masalahnya dengan tepat, kita harus memperhatikan tahapan-tahapan tersebut.

1. Sistem Pengabsenan

Kendala dalam payroll paling utama adalah mengenai data kehadiran dan ketidakhadiran. Ini sangat penting, karena data inilah yang akan digunakan sebagai dasar pengupahan. Sistem pengupahan atau penggajian biasanya menghitung berapa jam kerja yang dihabiskan oleh karyawan. Untuk itu, perlu dibuat sistem pengabsenan yang akurat.

Perusahaan ukuran kecil mungkin tidak terlalu terkendala dengan ini. Bahkan, sistem pengabsenan bisa saja diijalankan secara konvensional berbasis kertas. Namun, jika perusahaan sudah mempekerjakan puluhan atau bahkan ratusan orang, menggunakan basis kertas akan sangat merepotkan.

Selain tidak efisien dari sudut pandang biaya, akurasi dan transparansinya menjadi masalah tersendiri. Penitipan tanda tangan bisa menimbulkan masalah baru. Untuk itu, sistem pengabsenan harus diupdate. Penggunaan sistem digital dan biometrik (finger print) dapat menjadi solusi terbaik agar proses payroll efisien.

Biometrik dengan finger print akan memastikan bahwa yang bersangkutan memang ada. Oleh karena, sistem ini begitu spesifik dan tidak dapat dipalsukan kecuali oleh hacker yang ahli. Maka, akurasi dan validasi bisa dilakukan secara cepat dan tepat.

proses payroll efisien2. Sistem Perekapan

Mekanisme perekapan dapat menjadi satu masalah sendiri bagi perusahaan. Dengan cara-cara konvensional, sistem mekanisme ini dapat sangat memakan waktu. Selain itu, kerumitan akibat adanya data yang tidak akurat menjadi tantangan untuk dapat diselesaikan dengan cepat. Jika tidak terselesaikan, akan banyak yang dirugikan.

Karyawan dapat merasa rugi jika mekanisme tersebut tersendat. Karena, semakin lambat proses perekapan akan membuat mereka juga lambat menerima gaji. Sementara, di sisi lain kebutuhan hidup terus berjalan dan menuntut pemenuhan. Memang menyusahkan jika tanpa proses payroll efisien.

Sistem perekapan konvensional juga berisiko untuk terjadinya ketidakadilan. Dengan data yang tidak akurat, karyawan yang seharusnya berhak mendapatkan apresiasi atas kinerja yang baik, dapat menjadi kecewa. Terutama, karena data kinerjanya bisa tak tercatat, atau bahkan tertukar dengan karyawan lain.

Solusi untuk masalah tersebut tentu dengan menggunakan teknologi informasi. Sistem teknologi informasi memfasilitasi otomatisasi sehingga proses perekapan dapat dilakukan seara cepat. Datanya juga terjamin akurat, selama proses absensinya berjalan dengan baik. Input yang akurat akan menghasilkan output yang juga akurat. Itulah kelebihan sistem informasi digital.

3. Jam Lembur, Cuti, Bonus, dan Tunjangan

Penghitungan jam lembur dan cuti dapat menjadi masalah dalam menuju proses payroll efisien. Untuk jam lembur, masalah dapat muncul karena adanya perbedaan nominal upah lembur. Dalam penerapannya, upah lembur sering memiliki selisih nilai lebih besar dibanding upah kerja biasa.

Sedangkan untuk cuti, masalah dapat muncul akibat ketidakjelasan status cuti karyawan tersebut. Apakah status cutinya bebas gaji, atau tetap mendapatkan gaji. Menilik kepada Undang-Undang Ketenagakerjaan, yang tetap mendapat jatah gaji hanya 2: cuti sakit dan cuti penting. Sedangkan 4 cuti lainnya di  luar tanggungan perusahaan.

Bonus dan tunjangan pun tak jauh berbeda, hanya membawa kerumitan jika tidak diselesaikan dengan sistem digital. Apalagi jika perusahaan memiliki beberapa lapis middle level management. Penghitungan yang kompleks akan sangat memakan waktu dan energi.

Untuk memasukkan unsur-unsur tersebut ke dalam proses penggajian akan sangat sulit jika dilakukan secara konvensional. Secara digital pun bisa saja berisiko jika inputnya masih manual di pertengahan. Paling baik agar proses payroll efisien yang dengan sistem digital terpadu  sejak awal. Dengan sistem tertutup, prosesnya dapat terkontrol dengan baik.

proses payroll efisien4.      PPh dan Potongan Lain

PPh merupakan salah satu komponen yang wajib dihitung dalam proses payroll efisien. Sebagai warga negara yang baik, harus mendukung program pemerintah untuk taat pajak. Karena dari pajak inilah pembangunan dan penguatan negara dapat terlaksana dengan baik. Maka, bagi setiap yang berpenghasian, wajib menyisihkan ini untuk negara.

Potongan lain selain PPh bisa berupa jaminan keseharan, jaminan ketenagakerjaan, jaminan hari tua, dan jaminan pensiun. Semua memiliki prosesentase yang berbeda, dan perusahaan maupun karyawannya pun bertanggungjawab secara berbeda. Perhitungan prosentase ini juga perlu menjadi dasar penghitungan upah pekerja.

Sekali lagi, semua potongan tersebut akan rumit jika dikerjakan secara konvensional berbasis kertas. Namun, jika diatur menggunakan sistem informasi yang tepat, tidak akan memakan waktu lama. Bahkan, dengan beberapa klik saja, sistem yang baik dapat mengeluarkan laporan secara cermat, cepat, dan akurat.

5.      Sistem Transfer

Pembayaran gaji secara tunai mungkin tidak menjadi masalah jika jumlah karyawan dapat dihitung dengan jari. Namun, untuk karyawan berjumlah puluhan atau ratusan, ini dapat memunculkan masalah besar. Mulai dari isu keamanan, hingga kemungkinan bocor atau tercecernya uang yang digunakan.

Untuk itu, sudah jelas bahwa sistem transfer uang langsung via bank akan lebih baik. Sistem cashless seperti ini jauh lebih efektif dan efisien dibandingkan sistem konvensional secara tunai. Tanpa perantara, biaya dan upaya yang dibutuhkan untuk menyalurkan gaji dapat ditekan seminimal  mungkin.

Namun, ini pun masih berpeluang menemui masalah, terutama ketika proses transfer. Solusinya, dibutuhkan sebuah aplikasi yang mampu menjembatani proses transfer tersebut secara otomatis dan akurat. Barulah bisa berjalan yang disebut dengan proses payroll efisien.

proses payroll efisien6. Pembuatan Laporan Perusahaan

Masalah dalam penyusunan laporan perusahaan adalah mengumpulkan data menjadi satu dan menganalisanya. Penambangan data secara semi-otomatis dapat menjadi kendala jika pada akhirnya tetap harus diinput secara terpisah. Integrasi menjadi isu penting untuk penyusunan laporan perusahaan secara cepat dan lengkap.

Solusi terbaik adalah dengan menambang data secara otomatis dan dapat diakses kapapun dan dimanapun. Untuk itu, penggunaan cloud server dapat menjadi sebuah solusi yang perlu. Dengan komputasi awan, data tersebut dapat diakses dari mana saja selama memiliki otoritas untuk itu. Ini akan menjadikan proses payroll efisien dan efektif bagi perusahaan.

Sistem Payroll Efisien dan Terintegrasi

Tanggal pembayaran gaji adalah tanggal yang paling krusial bagi seluruh karyawan. Timing dan aplikasi yang digunakan esensial untuk membantu proses payroll lebih cepat dan pembayaran gaji tepat waktu. Perusahaan Anda dapat menggunakan aplikasi HR yang terintegrasi dengan payroll bank untuk “one click payment”.

Payroll system Jojonomic dibuat untuk membantu perusahaan Anda mengatasi tantangan dalam setiap proses payroll. Termasuk aplikasi buatan anak bangsa, JojoPayrol secara otomatis menghitung gaji karyawan, PPh 21, BPJS Ketenagakerjaan, dan BPJS Kesehatan, serta sudah dirancang update dengan peraturan terbaru di Indonesia. Alokasi waktu perusahaan Anda lebih efisien karena JojoPayroll terintegrasi dengan attendance system Hadirr, Mandiri Cash Management dan Flip.id untuk pembayaran gaji. Bijak dalam investasi sistem dan efisiensi waktu dengan JojoPayroll!

Dari uraian di atas, terdapat 3 solusi inti dari semua masalah tersebut. Pertama, dibutuhkan sistem digital agar proses payroll efisien. Digitalisasi menjadi kunci penghematan banyak sumber daya perusahaan.

Kedua, sistem digital tersebut harus terintegrasi sejak awal. Ini untuk menjaga agar data keseluruhan menjadi akurat. Ketiga, penyimpanan cloud server menjadi kebutuhan penting agar data dapat diakses dengan cepat.

Jojo Payroll agar proses Payroll efisien

JojoPayroll Membantu Anda Mengelola Proses Payroll Perusahaan dengan Cara Baru yang Lebih Baik

Berikut cara JojoPayroll membantu perusahaan Anda

Perhitungan Payroll Otomatis

Kelola penggajian bulanan perusahaan menjadi mudah dengan aplikasi otomatis JojoPayroll. Semua perhitungan telah disesuaikan dengan Kebijakan Perburuhan Indonesia, di mana basis data karyawan dapat diintegrasikan dengan pajak pribadi, asuransi, tunjangan, dan reimbursement.

Cetak Slip Gaji Otomatis

Dapatkan slip gaji Anda dengan cepat menggunakan dashboard JojoPayroll yang disertakan dengan Take Home Pay, Deduction, Benefit, dan semua detail lainnya untuk dokumen pribadi Anda.

Kemudahan Bank Transfer

JojoPayroll dapat melakukan transfer gaji secara real time ke 150+ akun bank di Indonesia, otomatis dengan satu klik.

Laporan Kehadiran Otomatis

Dengan HRIS Integration, JojoPayroll menjadikan perhitungan Anda lebih mudah karena dapat dilakukan integrasi data untuk otomatisasi kehadiran sehari-hari, cuti, lembur, dan workshift.

Slip Gaji Digital

Laporan payroll real-time dan input otomatis ke e-spt perusahaan & karyawan mengurangi waktu proses untuk dokumentasi manual perusahaan.

Database Komprehensif

Aplikasi berbasis cloud membuat semua data dalam tempat yang aman dan mudah untuk dikelola secara terpusat. Semua data dapat dengan mudah diakses kapan saja di mana saja.

Semua solusi tersebut sudah dapat dihadirkan dalam JojoPayroll. Dengan JojoPayroll, proses payroll efisien bukan lagi khayalan. Fitur digitalisasi, integrasi, dan komputasi awan semua diadopsi dengan baik. Pekerjaan berhari-hari dapat diselesaikan hanya dalam beberapa menit. Coba demo gratisnya di sini