Cara cegah fraud absensi dengan absensi digital – Absensi menjadi salah satu hal penting untuk mengetahui tingkat kedisiplinan dari seorang karyawan. Dahulu, absen dilakukan dengan cara manual yaitu dengan cara menulis dan melakukan tanda-tangan serta jam kedatangan dan jam kepulangan. Namun saat ini, absensi sudah menggunakan mesin canggih yang dapat secara otomatis dapat mengetahui kapan karyawan tersebut datang ke perusahaan.
Absensi Fingerprint
Salah satu mesin absensi yang cukup terkenal adalah absensi fingerprint. Absensi ini dilakukan dengan menekankan sidik jari karyawan pada mesin absensi yang tersedia. Absensi jenis ini ampuh mengatasi kecurangan karyawan karena mengharuskan karyawan datang ke perusahaan untuk melakukan absensi.
Namun sayangnya, absensi fingerprint masih memiliki kekurangan diantaranya adalah mesin ini memerlukan perawatan yang rutin untuk menjaga agar mesin tetap dapat berfungsi dengan baik dan mampu menghindari terjadinya penurunan fungsi mesin absensi itu sendiri.
Selain itu, kekurangan lain dari absensi ini adalah identifikasi sidik jari yang seringkali terhambat. Hal ini disebabkan mesin tidak dapat mengidentifikasikan sidik jari baik itu yang kotor maupun yang sudah terlalu banyak bekas sidik jari tertempel di mesin tersebut sehingga fungsinya menjadi menurun.
Kemudian rekapitulasi data dari absensi ini masih manual dan tidak real time sehingga dapat merepotkan HRD saat dibutuhkan laporan secara real time. Rekapitulasi data secara manual ini memungkinkan terjadinya fraud (kecurangan) pada absensi karyawan. Kecurangan yang dilakukan karyawan akan berdampak pada karyawan lain dan perusahaan itu sendiri.
Pada kondisi pandemi seperti saat ini, tentu tidak memungkinkan karyawan untuk melakukan absensi fingerprint. Hal ini membuat HRD kesulitan mengawasi kinerja karyawannya. Hal ini dikarenakan sebagian pekerja ada yang melakukan WFH (Work From Home) yang menyebabkan mereka membagi antara tugas kantor dengan tugas rumah. Lantas bagaimana cara mencegah kecurangan pada absensi karyawan?
Untuk mencegah terjadinya fraud di lingkungan kerja, ada solusi yang cukup efektif yaitu dengan menggunakan absensi digital. Cara cegah fraud absensi dengan absensi digital ini dinilai cukup efektif untuk mencegah kecurangan karyawan dalam melakukan absensi khususnya dimasa pandemi seperti saat ini.
Untuk itu, kami akan menjelaskan mengenai cara mencegah kecurangan absensi dengan absensi digital. Namun sebelumnya mari kita mengenal lebih jauh tentang fraud, berikut penjelasannya.
Apa Itu Fraud?
Fraud artinya adalah kecurangan, jika fraud dalam absensi karyawan sudah sangat jelas artinya adalah adanya kecurangan pada absensi karyawan yang dilakukan oleh karyawan itu sendiri. Salah satu cara cegah fraud absensi adalah dengan absensi digital karyawan.
Jenis-Jenis Fraud
Perlu diketahui bahwa ada beberapa jenis fraud yang tidak disadari. Ada banyak motivasi karyawan untuk melakukan fraud pada absensi karyawan karena hanya ingin mendapatkan reward atau menutupi kesalahan absensi. Berikut merupakan jenis-jenis fraud:
Buddy Punching
Buddy punching merupakan kerjasama yang dilakukan pada karyawan kantor itu sendiri untuk melakukan kecurangan pada absensi semisal menitip absen. Hal ini seringkali dilakukan sebuah perusahaan, khususnya yang masih menggunakan absensi manual.
Nepotisme
Sama halnya dengan buddy punching, nepotisme juga merupakan suatu kecurangan dalam absensi. Hanya saja yang membedakan adalah buddy punching dilakukan atas dasar ancaman dari karyawan lain sedangkan nepotisme murni dari kerjasama karyawan itu sendiri.
Work Time Fixing
Work time fixing artinya adalah tindakan kecurangan yang bertujuan demi keuntungan pribadi seperti adanya uang lembur dan lain sebagainya.
Pura-pura Sakit
Pura-pura sakit menjadi alasan klasik yang seringkali dilakukan karyawan untuk menghindari keterlambatan absensi. Pada karyawan yang niat untuk melakukan kecurangan biasanya ia akan membawa surat palsu sakit untuk melakukan kecurangan ini.
Cara Mencegah Fraud Absensi Karyawan
Untuk mencegah terjadinya fraud pada absensi karyawan, maka HRD atau perusahaan bisa melakukan berbagai hal berikut:
Tingkatkan Employee Engagement
Cara mencegah fraud absensi karyawan bisa dilakukan dengan meningkatkan employe engagement seperti menumbuhkan rasa nyaman dan kepuasan antar sesama karyawan dalam bekerja, memberikan fasilitas intensif dan penghargaan, memberikan kesempatan karir yang sama bagi semua karyawan.
Memperbaiki Sistem Kerja
Sistem kerja ternyata dapat mempengaruhi kinerja karyawan sehingga dapat memotivasi karyawan untuk melakukan fraud. Pasalnya, sistem kerja yang tidak efektif akan membuat karyawan melakukan tindakan kecurangan seperti sistem kerja yang ketat, kerjasama yang tidak efektif, pengajuan cuti yang sulit dan berbagai hal lainnya.
Absensi Digital
Absensi digital dapat menjadi solusi bagi perusahaan yang menerapkan sistem WFH yang tetap dapat memantau bahwa karyawannya tetap bisa disiplin terhadap kewajibannya terhadap perusahaan. Hal ini dilakukan dengan mengunduh aplikasi yang dibutuhkan yang sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Keunggulan dari aplikasi ini adalah tidak perlu repot mengantri absen datang atau pulang karena semua ada pada smartphone. Dengan demikian hal ini tentu akan menghemat biaya perawatan perusahaan terhadap mesin absensi terlebih absensi digital hanya memerlukan data internet dari masing-masing penggunanya.
Adapun keunggulan dari absensi digital yaitu:
- Mencegah tindakan kecurangan
- Memudahkan untuk melakukan absensi
- Fleksibel
- Dipantau secara real time
- Perhitungan jam kerja yang akurat
- Rekapitulasi yang cukup mudah
Cegah Fraud Dengan Absensi Digital
Dengan absensi digital, maka ini dapat menjadi alternatif yang cukup efektif untuk mencegah tindakan fraud pada absensi karyawan. Dengan absensi ini maka data yang disimpan pada absensi tidak dapat diubah karena sudah terenkripsi dan dapat terupdate sewaktu-waktu.
Aplikasi ini juga menjadi salah satu layanan mandiri sehingga kecil kemungkinan bagi karyawan untuk melakukan tindakan fraud. Dengan absensi digital, maka rekapitulasi data absensi dapat dilakukan secara real time sehingga dapat memudahkan HRD saat diminta data real time. Menariknya, data dapat dikonversi ke beberapa format file sesuai dengan yang dibutuhkan.
Meski mengurangi adanya tindakan fraud, namun aplikasi ini juga memiliki kekurangan. Meski tidak banyak, namun perlu diketahui bahwa kekurangan dari aplikasi ini adalah tergantung pada jaringan internet. Maka jika jaringan internet tidak bagus maka akan mengganggu proses absensi. Namun, jika jaringan internet cukup bagus maka dipastikan karyawan tidak akan mengalami masalah dalam melakukan absensi.
Cegah Fraud Absensi Dengan Software HR Jojonomic
JojoTimes yang merupakan software HR dari Jojonomic dengan basis seperti HRIS untuk mengelola data karyawan perusahaan lebih maksimal. Denggan software tersebut diharapkan bisa memberikan manfaat serupa dengan penggunaan HRIS seperti misalnya:
- Efektifitas dan efisiensi kerja karyawan HRD dalam mengelola data karyawan baik yang umum maupun bersifat rahasia.
- Sistem yang lebih terpadu dan mudah diakses bagi anggota HRD dalam melakukan segala tindakan administrasi berkaitan dengan karyawan.
- Kemampuan tersambung dengan sistem penggajian dan sistem cuti karyawan.
- Kemudahan input data karyawan tambahan serta faktor lain yang diperlukan.
Tentunya manfaat di atas dapat diraih dengan mudah berkat adanya fitur-fitur menarik pada JojoTimes berikut ini:
- Monitor Team Location via Geotagging.
- Fingerprint Feature.
- Check In & Check Out Monitoring.
- Multiple clock-in and clock-out.
- Leave Management.
Dengan fitur dan manfaat di atas, tentu saja tidak perlu ragu lagi untuk memutuskan. Segera saja lakukan coba gratis JojoTimes di perusahaan Anda. Lihat sendiri bagaimana software ini bekerja secara maksimal untuk membantu akses informasi data karyawan yang lebih baik. Biarkan database yang bekerja lebih efektif dan lebih efisien.
