Sebagai bukti kegiatan dan dokumentasi, keberadaan dokumen sangat penting. Terutama dokumen berupa berkas kelahiran, pengobatan, akta kepemilikan perusahaan, berkas asuransi dan lain sebagainya. Untuk itu menyimpan dokumen tidak boleh sembarangan perlu sekali memakai SOP penyimpanan dokumen.
Dengan adanya aturan untuk penyimpanan arsip atau dokumen, maka suatu saat diperlukan sebagai pendataan, tidak akan repot mencarinya apalagi jika pendataan dilakukan secara digital atau komputerisasi.
Nah, kita akan bahas selengkapnya tentang SOP cara penyimpanan arsip atau dokumen diartikel berikut ini.
Pengertian SOP Penyimpanan Dokumen
Setiap perusahaan memiliki SOP atau Standart Operation Procedure, yang mengatur operasional manajemen perusahaan atau penyimpanan data dan arsip perusahaan. Pengertian SOP penyimpanan dokumen adalah cara yang efektif untuk prosedur penyimpanan arsip atau dokumen penting perusahaan dalam jangka waktu yang lama.
Untuk itu persyaratan SOP penyimpanan dokumen dan formatnya akan berbeda dari satu industri ke industri lainnya. Persyaratan SOP juga dapat bergantung pada jenis kegiatan yang dilakukan organisasi Anda, atau peraturan apa yang diatur oleh bisnis Anda.
Manfaat SOP penyimpanan dokumen
Dokumen merupakan salah satu aset yang sangat penting dalam hidup. Maka dari itu, simpanlah dokumen tersebut dengan tepat, yaitu lakukan kedua cara penyimpanan dokumen baik secara manual dan digital. Hal ini tentunya untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.
Anda tidak perlu khawatir karena masih ada dokumen yang sebelumnya sudah disimpan secara digital baik melalui email atau drive. Dengan begitu, akan lebih mudah ketika Anda ingin membuat kembali dokumennya.
SOP penyimpanan dokumen sangatlah penting, agar menyimpan dokumen dengan memakai prosedur yang benar. Tujuannya adalah memastikan bahwa Anda memiliki sistem pengarsipan dan prosedur penyimpanan dokumen yang berkualitas dan terstruktur. Berikut ini terdapat dua cara menyimpan dokumen penting dengan benar agar dokumen tetap dalam kondisi yang aman, di antaranya:
Cara penyimpanan Dokumen secara Manual
1. Jangan Dilaminating
Jangan pernah melakukan laminating di setiap dokumen yang dimiliki karena akan membuat dokumen tersebut sulit dibuka ketika diperlukan. Alasannya ketika akan menggunakan berkas dokumen yang asli, suatu saat pasti akan dicek keasliannya. Otomatis laminating harus dibuka dan tentu saja hal itu akan membuat dokumen menjadi rusak karena plastik dan kertasnya sudah menempel kuat.
2. Perbanyak Dokumen
Perbanyak dokumen di sini bukan berarti harus membuatnya dalam jumlah yang banyak, melainkan hanya perlu fotokopi dokumen penting tersebut dalam jumlah yang banyak misalnya 10 atau 20 lembar di setiap dokumen.
Dengan begitu, bila Anda memerlukan dokumen tidak perlu membawa yang asli, bawa saja fotokopinya. Kalau perlu beberapa dokumen seperti ijazah dilegalisir terlebih dahulu. Fotokopi ini bisa berupa hitam putih ataupun berwarna dan pilihlah yang terbaik.
3. Simpan Dalam Map
Map terbagi menjadi dua jenis, yakni kertas dan plastik yang memiliki ketebalan plastik yang beragam. Agar dokumen yang disimpan bisa lebih aman dan tahan lama, sebaiknya pilihlah map yang terbuat dari bahan plastik dengan kualitas ketebalan terbaik.
4. Simpan di Dalam Lemari
Setelah dokumen sudah dimasukan ke dalam map, jangan Anda biarkan diletakan di sembarang tempat apalagi yang mudah terjangkau oleh anak-anak atau bahkan air banjir. Sebaiknya simpan ke dalam lemari pakaian bagian paling atas atau lemari yang dikhususkan untuk menyimpan dokumen. Jangan lupa beri label di setiap map agar lebih mudah mencarinya tanpa harus membongkar semua berkas.
5. Simpan dokumen Dalam Brankas
Brankas sangat berguna untuk melindungi barang dan dokumen berharga dari bahaya pencurian dan kebakaran. Adapun jenis brankas yang perlu diketahui,
Tempat penyimpanan dokumen
1. Lemari Arsip/ Filling Cabinet
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk lemari yang terbuat dari kayu, alumunium atau besi baja tahan karat/api.
- Steel Safes, brankas yang terbuat dari plat besi atau besi baja yang biasa digunakan untuk menyimpan uang yang hanya sedikit. Namun, sayangnya brankas ini tidak bisa menahan api.
- Fire Safes, brankas ini tahan terhadap api dan dari ketebalannya saja berbeda dengan jenis brankas yang lainnya.
- Fire and Regular Safes, brankas yang memiliki keamanan tinggi karena tahan terhadap api dan dobrakan keras. Brankas jenis ini juga ada fitur penguncian otomatis dengan desain khusus.
2. Gunakan Safe Deposit Box
Selain menyimpan dalam brankas atau lemari arsip, dokumen penting bisa juga disimpan dalam Safe Deposit Box, yaitu berupa kotak untuk menyimpan harta dan surat-surat berharga yang terdapat di bank, kantor pos dan lembaga lainnya.
Kotak penyimpanan ini terbilang sangat aman karena terbuat dari baja kuat yang dirancang khusus, sehingga tahan terhadap bongkaran paksa, kebakaran, banjir, dan lainnya.
Syarat untuk mendapatkan kotak penyimpanan ini, nasabah harus membuka tabungan/giro atau mengeluarkan sejumlah uang kepada lembaga terkait yang dituju sebagai biaya sewa. Lalu nasabah akan diberikan kunci kombinasi khusus, tanda tangan penyewa, dan sebagainya.
Penerapan SOP penyimpanan Dokumen
1. Map Arsip/ Folder
Adalah lipatan kertas/ plastik tebal untuk penyimpanan arsip.
Macam-macam Map arsip/ folder yaitu :
- a. Stofmap folio (map berdaun)
- b. Snelhechter (map berpenjepit)
- c. Brief Ordner (map besar berpenjepit)
- d. Portapel (map bertali)
- e. Hanging Folder (map gantung)
2. Sekat Petunjuk/ Guide
Adalah alat yang terbuat dari karton/ plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder.
4. Rak Arsip
Adalah lemari tanpa daun pintu atau dinding pembatas untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan dalam ordner atau kotak arsip.
5. Kotak/ Almari Kartu/ Card Cabinet
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu kendali, kartu indeks dan kartu-kartu lain yang penyimpanannya tidak boleh sembarangan agar mudah untuk ditemukan kembali.
6. Berkas Peringatan/ Tickler File
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip/ kartu-kartu yang memiliki tanggal jatuh tempo.
7. Kotak Arsip/ File Box
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan ke dalam folder/ map arsip.
8. Rak Sortir
Adalah alat yang digunakan untuk memisah-misahkan surat yang diterima, diproses, dikirimkan atau untuk menggolong-golongkan arsip sebelum disimpan
Tata Cara penyimpanan Arsip/dokumen
1. Horizontal Filing (Flat Filing)
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam stopmap dan snelhecter kemudian ditumpuk ke atas dalam lemari arsip (disusun secara mendatar/ horizontal dari bawah ke atas).
2. Vertical Filing
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam folder/ map arsip kemudian diletakkan berdiri/ tegak memanjang (sisi panjang arsip sejajar dengan lipatan folder/ map) dan disusun berurutan dari depan ke belakang.
3. Lateral Filing
Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam snelhecter dan brief ordner kemudian diletakkan berdiri dengan punggung di depan.
Prosedur Penyimpanan Arsip/dokumen
- Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan ( meneliti tanda pelepas surat/ release mark ).
- Mengindeks atau memberi kode surat tersebut.
- Indeks/ kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip agar memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
- Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat.
- Menyimpan surat ke dalam map (folder).
- Penyimpanan surat ke dalam map/ folder
- Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan.
Penyimpanan arsip menggunakan sistem
- Abjad (Alphabetic Filing System)
- Tanggal (Chronological Filing System)
- Nomor (Numeric Filing System)
- Wilayah (Geographic Filing System )
- Sistem Subyek/ Pokok Masalah (Subject Filing System)
Menyimpan Dokumen secara Digital
Pada umumnya menyimpan dokumen secara digital ini Anda harus scan masing-masing berkas dokumen terlebih dahulu kemudian barulah disimpan ke berbagai alat digital seperti laptop/PC, Flashdisk, e-mail dan drive, tentu sangat merepotkan.
Anda perlu memiliki sistem pengarsipan digital yang berbasis software. Sehingga mudah untuk mencaari data, tanpa harus mencarinya secara manual satu persatu.
Bisa Anda bayangkan jika mencari ribuan data dan dokumen penting, penyimpanannya dilakukan secara manual tentunya akan sulit dikendalikan, bahkan bisa terjadi kebocoran informasi pada pihak luar.
Nah, bagi Anda pemilik usaha yang sedang kesulitan dalam melakukan pengelolaan pencatatan keuangan dan proses pembukuan serta penyimpanan dokumen penting, Anda bisa mencoba menggunakan software terbaik di Indonesia dan telah dipercaya oleh lebih dari 300 pengguna dari berbagai jenis bisnis yaitu JojoExpense dari Jojonomic.
JojoExpense adalah software online yang telah dikembangkan sejak 20 tahun lalu dan memiliki fitur terlengkap seperti, pencatatan pemasukan dan pengeluaran, penghitungan aset, pencatatan dan pelaporan pajak, payroll, multi cabang, rekonsiliasi transaksi otomatis, multi gudang, pengelolaan dan pemantauan stok, otomatis lebih dari ratusan jenis laporan keuangan perusahaan Anda.
Aplikasi JojoExpense solusi kinerja Administrasi perusahaan Anda
Solusi Manajemen Pengeluaran Perusahaan yang Fleksibel, JojoExpense memudahkan staf keuangan untuk memantau disbursement perusahaan secara real-time dan akurat. Hemat waktu hingga 77% dengan proses pelaporan pengeluaran otomatis!
FITUR POPULER
- Monitor disbursement uang panjar kerja di manapun kapan pun
- Proses pelaporan dan pengarsipan reimbursement otomatis dan dapat disesuaikan
- Peraturan budget yang disesuaikan untuk reimbursement dan Cash Advance
