Pengertian Standar Kerja Karyawan
Menurut Wirawan (2009) Standar kerja adalah sebuah target, sasaran, tujuan serta upaya kerja dari karyawan dalam jangka waktu tertentu. Dalam pelaksanaan pekerjaannya, pra karyawan harus mengerahkan segenap tenaga, pikiran, keterampilan, ilmu, serta waktunya untuk mencapai hal-hal yang ditentukan oleh standar kerja tersebut. Berbagai macam pekerjaan yang telah dan akan dilakukan oleh karyawan pastinya membutuhkan kriteria-kriteria yang jelas, karena masing-masing pekerjaan yang dijalankan oleh karyawan mempunyai standar kerja yang berbeda-beda.
Seperti telah kita ketahui bersama, kinerja pegawai mempunyai peran yang sangat penting dalam sebuah perusahaan. Maka agar para pegawai dapat bekerja sesuai dengan harapan perusahaan, perusahaan harus menanamkan motivasi kerja serta standar atau aturan kerja yang jelas. Yang nantinya diharapkan dapat meningkatkan produktivitas kerja dari para karyawan tersebut. Apabila karyawan memiliki semangat kerja yang tinggi serta standar kerja yang jelas. Maka semua pekerjaan yang dibebankan kepada karyawan akan lebih cepat selesai.
Pengertian SOP (Standar Operasional Prosedur) Kerja
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah sebuah sistem yang dibuat dan disusun untuk memudahkan, menyederhanakan, merapikan serta menertibkan pekerjaan yang akan dilakukan oleh karyawan. SOP hadir dalam bentuk aturan tertulis (dokumen) yang berkaitan dengan prosedur atau cara kerja yang dilakukan secara runtut dan jelas yang bertujuan untuk membantu menyelesaikan berbagai pekerjaan untuk memperoleh hasil kerja yang efektif dari karyawan dengan mengeluarkan biaya serendah-rendahnya (efisien).
Pengertian Standar Kerja Karyawan
Standar kerja merupakan kondisi yang akan terjadi ketik segmen pekerjaan dikerjakan dengan baik ( Wibowo,2011:73). Sementara pengertian lain menurut Kirkpatrick dalam Wibowo ( 2011:74 ) mengatakan bahwa standar kerja merupakan kondisi yang akan terjadi ketika segmen pekerjaan dikerjakan dengan cara yang dapat diterima.
Standar Kerja Karyawan di Tempat Kerja
Di banyak organisasi, karyawan harus memenuhi standar perilaku profesional sebagai syarat kerja. Standar perilaku ini membantu organisasi menciptakan lingkungan kerja yang menghormati semua orang. Jika Anda mempelajari standar yang mengatur tempat kerja Anda, Anda dapat memastikan bahwa perilaku Anda dapat diterima dan bersiap untuk berhasil dalam pekerjaan Anda. Perilaku yang dapat diterima juga diperlukan untuk dapat diterima dalam budaya tempat kerja.
Kode etik
Organisasi memberikan kode etik untuk menjelaskan perilaku mana yang diizinkan dan tidak diizinkan oleh karyawan. Selain itu, karyawan dapat diminta untuk mengakui kode etik ini dengan menandatangani perjanjian kerja. Karyawan yang melanggar standar menghadapi konsekuensi melalui kebijakan perilaku karyawan standar, seperti sistem disiplin progresif, yang memiliki konsekuensi berat untuk pelanggaran paling serius.
Selain itu, karyawan mungkin mendapatkan peringatan untuk kejadian pertama pelanggaran yang tidak terlalu serius, tetapi mereka akan mendapatkan konsekuensi yang lebih parah untuk kejadian lain dari perilaku yang sama. Disiplin yang progresif memberi kesempatan kepada karyawan untuk mengubah perilaku mereka dan melanjutkan pekerjaan.
Komunikasi interpersonal
Beberapa contoh perilaku yang tidak dapat diterima dapat dimasukkan dalam kebijakan yang berisi standar perilaku karyawan, tetapi pemberi kerja biasanya akan memasukkan bahasa seperti “tidak terbatas pada” untuk memungkinkan pendisiplinan karyawan yang telah melakukan perilaku tidak dapat diterima lainnya. Pemberi kerja tidak akan mentolerir cara karyawan memperlakukan orang lain yang tidak tepat di tempat kerja, termasuk rekan kerja, atasan, pelanggan, dan pengunjung.
Contohnya adalah penindasan, pelecehan, intimidasi, meremehkan orang lain, merusak kinerja seseorang dengan menyembunyikan informasi, menyebarkan gosip untuk merusak reputasi seseorang, atau membuat isyarat atau komentar yang menyinggung. Perilaku semacam ini dapat mencakup komunikasi melalui teknologi seperti pesan ponsel, pesan teks, posting media sosial, dan email, menurut Capstone Leadership Solutions .
Perilaku Administratif
Bentuk perilaku lain yang dapat berdampak pada organisasi terkait dengan penyalahgunaan kekuasaan atau sumber daya. Manajer memiliki banyak ekspektasi yang mengatur penggunaan otoritas mereka. Manajer tidak boleh memberikan preferensi kepada orang karena alasan yang tidak adil, seperti mempekerjakan teman atau kerabat.
Mereka juga tidak boleh mengklaim pengeluaran untuk barang-barang seperti jarak tempuh, makan siang bisnis, tiket pesawat atau akomodasi hotel jika itu benar-benar pengeluaran pribadi. Semua karyawan harus jujur dalam komunikasi mengenai karyawan dan menyampaikan informasi kepada pelanggan, menurut University of Cambridge . Tanpa kebijakan yang mencakup bagaimana karyawan dapat menyalahgunakan kekuasaan atau sumber daya, beberapa karyawan akan menemukan cara yang tidak etis untuk mendapatkan keuntungan dari pekerjaan mereka di sebuah organisasi.
Merevisi Aturan
Setiap organisasi memiliki kesempatan untuk melibatkan karyawan dalam penulisan ulang aturan perilaku profesional. Karyawan mungkin ingin memasukkan perilaku seperti intimidasi atau gosip media sosial yang tidak dibahas dalam standar kerja karyawan saat ini. Pengusaha dapat mengatasi masalah karyawan dengan menambahkan kebijakan terpisah untuk beberapa area perilaku profesional.
Misalnya, pemberi kerja dapat menulis kebijakan terpisah untuk menangani penindasan, penggantian biaya perjalanan, pekerjaan luar, pengungkapan keuangan, atau penggunaan teknologi yang dapat diterima. Kebijakan khusus memberikan rincian yang akan membantu karyawan lebih memahami bagaimana menyesuaikan dengan harapan pemberi kerja.
Standar Kerja Karyawan Yang Efektif
Standar kinerja yang efektif didasarkan pada pekerjaan yang tersedia, dipahami, disetujui, spesifik dan terukur, berorientasi waktu, tertulis dan terbuka untuk berubaha (Wibowo, 2011:75). Menurut Kirkpatrick dalam Wibowo ( 2011:75 ), terdapat delapan karakteristik yang membuat suatu standar kinerja efektif yaitu standar didasarkan pada pekerjaan, standar dapat dicapai, standar dapat dipahami, standar disepakati, standar itu spesifik dan sedapat mungkin terukur, standar berorientasi pada waktu, standar harus ditulis, standar dapat berubah
Aspek Standar Kerja Karyawan
Adanya aspek standar kinerja karyawan menurut Mangkunegara ( 2007:18) meliputi :
- Aspek kuantitatif yang meliputi proses kerja dan kondisi pekerjaan, waktu yang dipergunakan atau lamanya melaksanakan pekerjaan. Adanya jumlah kesalahan dalam melaksakan pekerjaan, jumlah dan jenis pemberian pelayanan dalam bekerja
- Aspek kualitatif yang meliputi ketepatan kerja dan kualitas pekerjaan, tingkat kemampuan dalam bekerja. Adapun kemampuan menganalisis data/informasi, kemampuan/kegagalan menggunakan mesin/peralatan, kemampuan mengevaluasi (keluhan/keberatan konsumen).
Indikator Standar Kerja Karyawan
Kinerja Karyawan adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya (Mangkunegara, 2007:67). Dari teori yang telah dikemukakan dapat disimpulkan bahwa indikator kinerja karyawan adalah:
Kuantitas Kerja
Kuantitas Kerja adalah jumlah kerja yang dilaksakan oleh karyawan dalam satu periode tertentu yang dapat dilihat dari hasil kerja dalam menggunakan waktu dan kecepatan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab yang telah diberikan.
Kualitas Kerja
Kualitas Kerja adalah suatu hasil yang bisa diukur dari tingkat efisiensi dan efektifitas seorang karyawan dalam melakukan suatu pekerjaan yang didukung oleh sumberdaya lainnya dalam mencapai tujuan umum perusahaan.
Ketepatan Waktu
Ketepatan waktu adalah tingkat efektivitas diselesaikan pada awal waktu yang dinyatakan, dilihat dari sudut koordinasi dengan hasil output serta memaksimalkan waktu yang tersedia untuk hal yang lain.
Apakah pekerja mandiri / kontraktor independen tercakup dalam Kode Standar Ketenagakerjaan?
Tidak. Pekerja mandiri / kontraktor independen tidak tercakup dalam Kode Standar Ketenagakerjaan, tetapi jenis hubungan kerja ini bisa jadi rumit. Sifat hubungan antara kedua belah pihak akan menentukan apakah seseorang benar-benar kontraktor independen. Beberapa detail perlu diperhatikan, seperti:
- Siapa yang mengontrol tugas dan jadwal
- Kemampuan untuk menegosiasikan pembayaran
- Metode pembayaran
Individu yang memiliki gaji dan merasa bahwa mereka mungkin seorang karyawan, dapat mengajukan klaim dengan Standar Ketenagakerjaan. Seorang pejabat akan membuat keputusan apakah orang tersebut adalah kontraktor independen atau karyawan untuk tujuan The Employment Standards Code.
Dampak Penggunaan SOP Kerja yang Baik Bagi Perusahaan
Jika sebuah perusahaan telah memiliki SOP kerja yang baik, maka para karyawan tentunya diwajibkan bekerja sesuai dengan SOP yang telah dibuat. Hal tersebut membantu karyawan dalam berbagai pekerjaannya, termasuk dalam efektifitas dan efisiensi waktu kerja.
SOP kerja dijadikan sebagai sebuah standar yang mempengaruhi hasil dari pekerjaan karyawan itu sendiri (output). Komponen ini tidak hanya dibuat untuk melancarkan kegiatan operasional perusahaan saja. Namun juga akan mempengaruhi kepercayaan dari pelanggan untuk menggunakan produk atau jasa dari perusahaan tersebut.
SOP yang baik mempengaruhi pelayanan dari perusahaan kepada konsumennya. Pelayan yang baik terhadap konsumen tentunya akan menghasilkan kepuasan konsumen (hasil positif) yang bisa meningkatkan tingkat kepercayaan konsumen terhadap perusahaan.
Berdasarkan penjelasan di atas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa SOP adalah hal sangat penting untuk diterapkan dalam sebuah perusahaan. Salah satunya adalah untuk mendapat kepercayaan dari konsumen. Atas dasar tersebut pun, SOP yang ada dalam sebuah perusahaan memiliki tujuan positif, yaitu untuk menjaga kestabilan operasional serta menjaga kualitas dari produk dan jasa yang telah serta akan dihasilkan perusahaan.
SOP sendiri juga memiliki tujuan sebagai dasar pengatur cara kerja seluruh karyawan serta sekaligus membangun kualitas dari produk atau jasa yang telah dihasilkan.
Manfaat SOP Kerja yang Baik Bagi Perusahaan
1. Meningkatkan Serta Menjaga Nama Baik Sebuah Perusahaan
Jika SOP kerja dijalankan dengan baik, tentu kinerja dari perusahaan akan terlihat baik dimata konsumen. Sehingga konsumen pun tidak akan segan untuk mencoba dan menggunakan produk yang dihasilkan oleh perusahaan tersebut. Hal tersebut bahkan juga akan berdampak pada ketertarikan investor untuk bekerjasama dengan perusahaan.
Selain hal diatas, adanya SOP kerja yang baik serta hasil positif dari perusahaan yang didapatkan maka juga akan memudahkan proses terjalinnya kerjasama dengan pihak luar.
2. Sebagai Pedoman dalam Bekerja
Dengan adanya SOP kerja, maka karyawan juga akan memahami apa saja yang harus dilakukan dan apa saja yang tidak boleh dilakukan dalam jam-jam kerja mereka. Hal ini tentunya akan membuat para karyawan menjadi lebih disiplin dalam urusan kerja. Serta akan membentuk standarisasi tersendiri dalam proses produksi yang dilakukan dan barang atau jasa yang dihasilkan oleh karyawan perusahaan tersebut.
3. Untuk Mempermudah Pengawasan Tim Kerja
Dengan adanya SOP kerja yang baik maka berbagai staf pengawas perusahaan akan mudah mengontrol produk atau jasa yang telah dihasilkan oleh karyawan atau anggota timnya. Jika ditemukan proses atau produk yang tidak sesuai, maka pihak yang bersangkutan dalam pengecekan tentunya akan lebih mudah mencari tim atau karyawan mana yang harus bertanggung jawab.
4. Sebagai Dasar Hukum yang Jelas Bagi Karyawan
SOP kerja secara tidak langsung merupakan sebuah perjanjian tertulis yang dilakukan antara perusahaan dengan karyawannya dan antara perusahaan dengan konsumen mereka maupun pihak eksternal perusahaan lainnya.
Jika nanti dalam proses pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan ada yang tidak sesuai dengan SOP yang berlaku, maka perusahaan berhak untuk memanggil, menegur atau bahkan memberikan SP (Surat Peringatan) kepada karyawan tersebut. Dalam hal seperti ini, perusahaan bahkan bisa menuntut secara hukum terhadap pelanggaran yang dilakukan oleh karyawannya (apabila diperlukan).
Fungsi dari Pembuatan SOP Kerja
Fungsi dari pembuatan SOP kerja yang ditetapkan oleh perusahaan antara lain adalah sebagai berikut :
1. Sebagai rujukan pengetahuan bagi kegiatan operasional yang selalu di-update
SOP kerja perusahaan akan mempengaruhi tindakan seperti alur pemasaran yang telah dilakukan oleh perusahaan, pengiriman barang, hingga pelayanan yang dilakukan ke pelanggan. Berkaca pada hal tersebut maka SOP kerja sebaiknya diperbarui dan diupdate secara berkala. Perubahan tersebut diperlukan jika ada alur kerja perusahaan yang berubah sewaktu-waktu tergantung dari situasi yang dihadapi oleh perusahaan tersebut.
2. Sebagai arsip pelacakan kegiatan operasional perusahaan, penilaian, dan perbaikan yang akan dilakukan
Dengan adanya SOP, maka berbagai kegiatan yang telah dilakukan oleh perusahaan pastinya telah tercatat atau terarsip dengan baik. Selain itu alur dari SOP setiap kegiatan yang dilakukan oleh karyawan juga telah tercatat dengan jelas sehingga meminimalisir kecacatan kerja yang bisa dilakukan oleh karyawan atau perusahaan itu sendiri.
Perusahaan sendiri memiliki bukti nyata alur pekerjaan yang membutuhkan arsip. Biasanya SOP pekerjaan memiliki formulir kerja atau berita acara seperti bukti pengiriman, berita acara kunjungan, dan lain sebagainya.
Bagaimana Membuat SOP Kerja yang Baik untuk Perusahaan?
1. Menunjuk dan menentukan anggota tim yang sesuai serta berkompeten
Beberapa bagian perusahaan yang ikut berperan dalam proses pemilihan tim salah satunya adalah Human Resources Department (HRD). Anggota penting lain dari tim ini bisa berasal dari masing-masing ketua departemen yang ada serta konsultan sebagai bantuan dari eksternal perusahaan. Pastikan orang-orang yang berada dalam tim adalah yang paham serta mengenal betul cara kerja dari perusahaan.
2. Pemetaan Proses Bisnis
Setelah terbentuknya tim, maka proses selanjutnya mempelajari proses-proses kerja yang berlangsung dalam perusahaan.
3. Pengumpulan Data serta Dokumentasi Kegiatan
Setelah mendapatkan gambaran besar tentang apa saja yang terjadi dalam perusahaan. Maka semua data yang ada dan dihasilkan dicatat dan didokumentasi dengan detail.
4. Menyusun Alur Kerja, Instruksi Kerja, dan Formulir Pendukung
Untuk mempermudah dalam memahami isi dari SOP Kerja yang telah direncanakan dan dibuat di atas. Maka perusahaan bisa membuatnya dengan menggunakan flowchart beserta penjelasan yang dibuat serinci mungkin untuk mempermudah berbagai pihak untuk memahaminya.
5. Simulasi SOP
Setelah berbagai step yang telah dilakukan diatas, maka hal selanjutnya yang dilakukan adalah uji coba SOP kerja. Setiap bagian dari SOP kerja yang telah direncanakan kemudian akan dipraktekkan untuk dilakukan dan harus sesuai dengan apa yang sudah ditetapkan. Jika terdapat kekurangan atau terjadi kesalahan, maka SOP tersebut harus diperbaiki untuk kemudian disetujui.
6. Penetapan SOP
Setelah melewati berbagai tahap diatas, maka Standar Operasional Prosedur (SOP) kerja siap untuk ditetapkan dalam kegiatan operasional perusahaan. Finalisasi Standar Operasional Prosedur (SOP) kerja perusahaan harus dilakukan dengan sebaik mungkin. Dengan memiliki sistem (SOP) yang baik, karyawan dari perusahaan tentunya dapat bekerja dengan baik sesuai arahan serta dapat menghindari berbagai kesalahan dalam kegiatan operasional yang mereka lakukan nantinya.
Penutup
Dengan berbagai penjelasan diatas, tentunya SOP kerja merupakan hal yang cukup penting demi tercapainya tujuan perusahaan. SOP kerja juga akan membuat karyawan bekerja dengan cepat, efektif serta efisien karena adanya aturan-aturan yang jelas yang terdapat di dalamnya.
Dalam hal ini, agar Standar Operasional Prosedur (SOP) kerja berjalan dengan lancar, maka perusahaan bisa menggunakan JojoTimes. Sebuah aplikasi yang memudahkan berbagai aktivitas kerja dalam perusahaan. Dengan JojoTimes, perusahaan bisa memantau produktivitas kerja dari karyawan, serta memantau kinerja karyawan perusahaan telah sesuai dengan SOP yang berlaku atau tidak dari mana saja dan kapan saja. Sangat sesuai dengan perusahaan yang menginginkan segala hal bekerja dengan efektif dan efisien!
