Setiap perusahaan pasti memiliki sebuah pencatatan keuangan, karena hal tersebut adalah yang paling penting dalam melaksanakan sebuah usaha. Dengan memiliki pencatatan keuangan maka kondisi keuangan dapat terpantau dengan jelas dan dapat menjadi sebuah pengambilan keputusan untuk langkah perusahaan berikutnya. Dalam ilmu Akuntansi, pencatatan keuangan menggunakan kumpulan catatan transaksi yang disebut dengan buku besar pembantu (Subsidiary Ledger).
Terdapat dua jenis buku besar pembantu dalam pencatatan keuangan yang sangat diperlukan bagi sebuah usaha. Buku besar dalam ilmu akuntansi adalah serangkaian catatan keuangan perusahaan dalam suatu periode tertentu. Jenis pencatatan keuangan secara keseluruhan disebut dengan buku besar umum. Untuk mengetahui lebih lanjut apa itu buku besar pembantu (Subsidiary Ledger). Berikut ulasan lengkapnya.
Pengertian Buku Besar Pembantu (Subsidiary Ledger)
Subsidiary Ledger atau Buku Besar Pembantu adalah buku besar umum yang berisi catatan keuangan yang lebih detail dan spesifik mengenai transaksi tertentu. Dalam buku besar pembantu, transaksi dikelompokkan menjadi satu kategori transaksi yang sama agar perusahaan dapat merinci lebih detail atas transaksi yang dilakukan. Buku besar pembantu memang merupakan perluasan rincian detail dari akun-akun tertentu serta perubahannya. Sehingga detail informasi transaksi yang tidak terdapat pada buku besar umum dapat ditemukan pada buku besar pembantu.
Perbedaan Subsidiary Ledger dan General Ledger
Akuntansi dalam pencatatan informasi finansial suatu perusahaan bisa menjadi pekerjaan yang sangat melalahkan dan memerlukan waktu yang lama pula. Padahal, hasil dari pembukuan tersebut, merupakan acuan dasar bagi perusahaan dalam menentukan suatu kebijakan. Pun, pembukuan yang dilakukan bisa diartikan sebagai ‘masa depan’ dari perusahaan itu sendiri.
Setiap perusahaan bisa dipastikan telah melalui banyak sekali jenis transaksi keuangan setiap tahunnya. Dan semua pembukuan tersebut sudah seharusnya dikelompokkan kedalam akunnya masing – masing sesuai dengan standart akuntansi yang berlaku.
Subsidiary dan general ledger merupakan contoh dari alat ‘perekam’ transaksi keuangan suatu perusahaan yang harus dikuasai oleh seorang akuntan.
Kunci perbedaan keduanya terdapat pada penampatannya masing – masing. General ledger biasanya digunakan sebagai akun master dari suatu transaksi pembukuan. Sedangkan subsidiary ledger lebih berfungsi sebagai akun perantara yang terhubung kedalam general ledger itu sendiri. Subsidiary ledger yang berbeda – beda akan digabungkan untuk dimasukkan kedalam general ledger itu sendiri.
Pengertian General Ledger
General ledger merupakan ‘tempat’ akun utama yang berisi segala jenis transaksi yang terjadi pada tahun pembukuan tersebut terjadi. Informasi yang tertulis ke dalam general ledger atau buku besar bersumber dari jurnal umum yang menjadi tempat awal untuk memasukkan pembukuan transaksi.
Buku besar berisi keseluruhan transaksi debit serta kredit yang dipisahkan secara jelas melalui kolom – kolom yang ada. Terdapat beberapa jenis akun yang harus ada dalam buku besar antara lain adalah:
- Aset atau sumber daya jangka Panjang dan/atau pendek yang menyediakan keuntungan bagi perusahaan
- Liabilities atau kewajiban dan/atau beban keuangan jangka Panjang maupun pendek yang harus diselesaikan oleh perusahaan
- Equity atau sejenis sekuritas yang mewakili kepentingan pemilik suatu perusahaan
- Income atau pendapatan atau sejumlah uang atau pemasukan yang dihasilkan dari transaksi bisnis
- Expenses atau pengeluaran yang dapat diartikan sebagai sejumlah pembayaran ekonomi yang harus diberikan oleh perusahaan dalam pengoperasian produk itu sendiri.
General dan Subsidiary Ledger
Sedangkan subsidiary ledger atau pembukuan tambahan piutang itu sendiri bisa diartikan sebagai tambahan dari buku besar yang ada. Seperti yang telah dijelaskan dalam ulasan sebelumnya, buku tambahan piutang biasanya dibuat untuk mengkategorikan akun – akun yang memiliki nilai transaksi yang lumayan.
Dengan banyaknya transaksi yang dilakukan, akan lebih baik apabila perusahaan mengelompokkannya ke dalam jenis buku tambahan piutang lainnya sesuai dengan akun masing – masing.
Ketika semua entri atau data masukan telah dimasukkan kedalam akun buku tambahan piutang, akun tersebut akan dihubungkan dengan nilai saldo kumulatif yang ada kedalam buku besar atau general ledger.
Jumlah atau byuku besar yang dibuat bisa diibaratkan sebagai pembukuan besar yang terdiri dari berbagai buku tambahan piutang yang berasal dari akun – akun yang berbeda.
Biasanya, buku besar hanya memiliki jumlah transaksi yang tidak banyak serta tidak terlalu mendetail seperti subsidiary ledger.
Kedua jenis pembukuan tersebut sangatlah penting adanya bagi suatu perusahaan. Sangat disayangkan apabila perusahaan atau organisasi anda meninggalkan subsidiary ledger hanya demi alas an menghemat budget. Buku besar tambahan merupakan jembatan antara jurnal dan buku besar.
Jenis Buku Besar Pembantu (Subsidiary Ledger)
Setelah mengetahui pengertian buku besar pembantu, terdapat beberapa jenis buku besar pembantu. Ada lima jenis buku besar pembantu sesuai dengan akun yang terdapat dalam sistem akuntansi. Perlu diketahui bahwa banyaknya jenis buku besar tergantung pada banyaknya akun yang dimiliki perusahaan. Misalnya saja buku besar pembantu untuk perusahaan jasa dan perusahaan manufaktur berbeda. Pastinya perusahaan manufaktur memiliki lebih banyak akun, jadi buku besar pembantu yang dimiliki tentu lebih banyak.
Contoh beberapa Subsidiary Ledger pada perusahaan manufaktur berdasarkan akun-akun berikut ini:
- Utang
- Piutang
- Persediaan bahan baku dan bahan penolong Expense
- Biaya overhead pabrik
- Biaya penjualan
- Administration Expense
Sedangkan untuk jenis buku besar pembantu di perusahaan dagang terdapat dua akun yang menjadi acuan. Akun tersebut yaitu hutang dan piutang.
1. Buku Besar Pembantu Utang
Pada buku besar pembantu hutang ini berisi kumpulan catatan transaksi utang yang dilakukan perusahaan. Pada buku besar ini juga perusahaan dapat mencatat perubahan jumlah nominal kepada kreditur. Dengan menyusun buku besar pembantu utang maka akan terlihat informasi yang jelas mengenai siapa kreditur pemberi utang, nominal serta cara pembayarannya sekali saja dalam tempo tertentu atau berkala.
2. Buku Besar Pembantu Piutang
Jenis buku besar pembantu yang kedua ini adalah kebalikan dari buku besar utang. Pada buku besar pembantu piutang berisi history piutang perusahaan. Dalam hal ini perusahaan menjual barangnya kepada customernya secara kredit. Di dalam buku besar pembantu piutang terdapat rincian data debitur, nominal tagihan, dan cara pembayaran secara kredit dilakukan setiap tanggal yang dilakukan oleh customer.
Kedua jenis Subsidiary Ledger atau buku besar ini merupakan perpanjangan dari perubahan akun utang dan piutang yang dicatat keseluruhan di dalam buku besar umum. Sehingga, pada buku besar umum hanya mengambil informasi penting seperti nominal utang dan piutang. Selain itu, pada buku besar umum lebih dikenal dengan perkiraan induk dari akun piutang dan utang tersebut.
Fungsi Buku Besar Pembantu (Subsidiary Ledger)
Dengan perusahaan menerapkan pencatatan buku besar pembantu, tentu hal ini akan bermanfaat bagi perusahaan. Namun langkah baiknya jika buku besar pembantu dapat dibuat secara sistem yang terintegrasi dan otomatis. Sebuah perusahaan menjadi sangat terbantu karena adanya sistem akuntansi yang jelas. Terdapat fungsi dari buku besar pembantu dalam sebuah perusahaan, yaitu sebagai berikut:
- Memudahkan perusahaan dalam proses penyusunan laporan keuangan, sehingga dapat meminimalisir kesalahan pencatatan pada buku besar umum.
- Menjadi pembandingdalam ketelitian pencatatan buku besar umum, karena dalam buku besar pembantu lebih detail rincian dari saldo-saldo pada buku besar umum.
- Dapat menjadi pembagian tugas dalam pengerjaan laporan akuntansi keuangan sebuah perusahaan.
- Mempermudah dalam pencarian informasi mengenai jumlah akun dari pihak-pihak yang terkait.
Sumber Pencatatan Buku Besar Pembantu
Sumber pencatatan adalah hal yang utama dalam pencatatan transaksi. Tanpa adanya sumber pencatatan maka sebuah laporan keuangan yang disusun dapat dikatakan fraud / kecurangan karena tidak terdapat bukti transaksi. Untuk itu, perlu juga dalam memahami sumber pencatatan dalam buku pembantu.
Sumber pencatatan dalam buku adalah segala bukti transaksi yang berakibat pada perubahan nominal akun utang-piutang tersebut. Contoh dari sumber pencatatan keuangan adalah faktur, nota, bukti penerimaan kas, kwitansi dan sebagainya.
Terdapat metode yang dilakukan untuk memasukkan data dari sumber pencatatan. Yaitu yang pertama pencatatan dilakukan di dalam buku jurnal umum, lalu dibukukan ke dalam buku besar. Dan setiap pos jurnal wajib diposting secara individu maupun kolektif. Kedua, pencatatan di buku pembantu. Pencatatan ini dibuat daftar saldonya setiap akhir periode tertentu. Daftar saldo ini dibuat berdasarkan akun pada buku pembantu tersebut.
Manfaat Buku Besar Pembantu (Subsidiary Ledger)
Jika perusahaan masih menerapkan laporan keuangan secra manual, memang sudah seharusnya perusahaan menerapkan pencatatan buku besar pembantu. Karena hal ini akan memberikan banyak manfaat bagi perusahaan dalam menyusun laporan keuangan. Berikut ini manfaat membuat buk besar pembantu atau Subsidiary Ledger.
1. Mempermudah Dalam Menyusun Laporan Keuangan
Manfaat dari buku besar pembantu dalam siklus akuntansi adalah mempermudah dalam menyusun laporan keuangan perusahaan. Karena menyusun laporan keuangan harus dibuat sebenar-benarnya dan dapat dipertanggungjawabkan. Buku besar pembantu ini akan membantu meminimalisir kesalahan pencatatan yang kerap dilakukan accounting pada buku besar utama.
2. Cross Check
Ketelitian pada buku besar umum yang sudah disusun accounting dapat diuji dengan membandingkannya dengan pencatatan saldo akhir pada subsidiary ledger. Sehingga pencattan bisa mendekati hasil yang sempurna karena dapat langsung dilakukan cross check.
3. Hasil Laporan Menjadi Lebih Rapi
Accounting membagi tugas agar tidak tercampur dan menjadi lebih rapi. Sebagian accounting mengerjakan buku besar utama dan sebagian lagi untuk melakukan pencatatan buku besar pembantu, setelah itu barulah dicocokkan di akhir periode. Dengan begini hasil laporan menjadi lebih rapi dan relevan.
4. Dapat Menemukan Data Dengan Cepat
Bila ada pihak lain yang mempertanyakan perihal jumlah transaksi yang dilakukan misalnya berapa nilai utang terkini, data cepat bisa diketahui dengan melihat buku besar pembantu utang. Karena dalam buku besar pembantu utang, telah tercatat dengan rinci jumlah utang terkini. Begitu juga dengan piutang perusahaan dapat dilihat di buku besar pembantu piutang.
Kekurangan Penggunaan Subsidiary Ledger
Misalkan anda sedang berada dalam kasus keluarga yang beranggotakan 4 orang, yang mana dari keempat orang tersebut hanya memiliki satu akun bank saja. Akun bank tersebut digunakan untuk transaksi yang berbagai macam dengan orang yang berbeda pula.
Bagaimana hasilnya Ketika seorang anggota keluarga anda ingin mengetahui berapa pengeluaran yang harus ia bayar bulan ini?
Dikarenakan penggunaan satu bank untuk 4 orang anggota keluarga, tentu hal ini sangat menyulitkan. Disamping tidak adanya nama akun yang tertera disetiap transaksi yang dilakukan, 4 orang bukanlah jumlah yang sedikit untuk mampu dibedakan mana yang membeli ini dan siapa yang membeli itu.
Akan lebih mudah dan lebih baik apabila setiap anggota keluarga memiliki akun bank – nya masing – masing.
Contoh diatas adalah segelintir pentingnya memiliki subsidiary ledger bagi jenis akun yang berbeda – beda. Bukan tidak mungkin suatu perusahaan atau organisasi tertentu menghadapi problema yang serupa.
Ketika hal yang dicontohkan tersebut terjadi, anda tidak perlu membongkar semua transaksi keuangan yang ada. Anda hanya perlu mencari subsidiary ledger yang tepat untuk menemukan permasalahan yang sedang dihadapi.
Berikut adalah ulasan mengenai beberapa kekurangan atau disadvantage dari penggunaan subsidiary ledger itu sendiri, antara lain adalah :
Membutuhkan Biaya Lebih
Salah satu kekurangan terbesar yang harus dihadapi oleh perusahaan atau organisasi Ketika ingin membuat buku tambahan piutang adalah dana. Dibutuhkan tambahan dana yang mungkin tidak sedikit untuk memulai pembukuan.
Ketika perusahaan anda bekerja dengan banyak klien yang berbeda – beda, maka jenis pembukuan tersebut juga akan bertambah seiring dengan banyaknya klien yang anda miliki. Pun meski tidak harus demikian. Sistem komputerisasi telah membuat berbagai pembukuan menjadi lebih mudah.
Namun bahkan dengan sistem komputerisasipun tetap diperlukan dana lebih untuk biaya – biaya lainnya seperti pencetakan, kertas bahkan pembelian computer baru. Hal ini akan lebih baik diantisipasi terlebih dahulu sebelum memutuskan mana metode pembukuan tambahan piutang dengan efisien dan benar.
Membutuhkan Keahlian Khusus
Tidak semua orang bisa mengerti betul tentang pembukuan tambahan piutang. Meski hal ini hamper menjadi makanan wajib bagi setiap anak akuntansi, namun bukan berarti semua orang bisa melakukannya dengan benar.
Diperlukan biaya tambahan untuk meng – hire seorang akuntan yang memiliki kemampuan yang cakap. Dimana Ketika jumlah transaksi yang terjadi di perusahaan atau organisasi cukup banyak, mungkin anda akan membutuhkan lebih dari satu akuntan untuk bekerja di perusahaan.
Tidak Ada Jaminan Bebas Error
Meski pembukuan telah dilakukan dengan sistem yang baik, dengan teknologi yang baik, pegawai yang baik, belum tentu error tidak akan terjadi. Jika suatu perusahaan atau organisasi berharap menemukan satu jenis pembukuan yang bebas ‘kesalahan’ maka hal tersebut adalah mustahil untuk dilakukan.
Bahkan sepandai – pandainya tupai melompat kadang terjatuh juga. Error akan terus terjadi karna yang menginput data merupakan manusia. Bahkan Ketika manusianya telah melakukan pekerjaannya dengan benar belum tentu alat yang anda sediakan tidak akan menimbulkan kesalahan.
Faktor perhitungan secara manual atau komputerize juga sama – sama memiliki celah kesalahannya masing – masing. Mengharapkan kesempurnaan adalah sebuah kemustahilan. Yang bisa anda lakukan adalah meminimalisir kesalahan yang ada.
Dalam rangka menyusun laporan keuangan yang tersistem dengan baik, Anda perlu aplikasi yang dapat mengelola keuangan perusahan dengan mudah. Aplikasi JojoExpense memungkinkan Anda untuk dapat mengontrol anggaran dimanapun dan kapanpun. Selain itu, melalui Anda juga dapat menghemat waktu sekaligus meningkatkan produktivitas.
Semuanya dapat Anda lakukan berkat fitur andalan dari JojoExpense sebagai berikut:
- Disburse dan reimburse dimanapun dan kapanpun melalui fitur otomatisasi
- Pengajuan uang panjar kerja
- Atur kebijakankeuangan dengan custom approval flow policy
Tertarik untuk mencoba? Segera daftarkan perusahaan Anda dan dapatkan fasilitas coba gratis sekarang juga!
