Surat Dinas dan Surat Pribadi, Apa Perbedaannya?

surat

Pernahkah anda menulis surat dan mengirimkannya ke temanmu? Atau pernahkah menulis surat dinas perizinan dari suatu instansi? Pasti keduanya memiliki format dan tampilan yang berbeda. Nah apa saja perbedaannya? Mari kita jabarkan.

Surat merupakan media komunikasi secara tertulis untuk disampaikan kepada pihak lain dalam rangka mendapatkan pengertian dan kerjasama antara kedua pihak. Surat adalah sebuah alat bukti tertulis yang digunakan untuk sarana pemberitahuan, permintaan, dan gagasan, mengekspresikan rasa rindu, mengungkapkan aspirasi, hingga berkorespondensi dengan instansi lain. Kemampuan untuk menulis surat diprlukan dalam berbagai acara dan juga profesi. Nah menurut kegunaannya, terdapat dua macam surat, yaitu surat pribadi dan surat dinas. Apa saja perbedaannya?

Surat Pribadi

Surat yang digunakan untuk berkomunikasi secara pribadi disebut surat pribadi. Selain bersifat tidak resmi, surat pribadi biasanya berisi tentang masalah atau keperluan pribadi yang ditulis seorang individu untuk orang lain atau instansi lain. Sehingga bahasa yang digunakan cenderung bersifat pribadi, santai, komunikatif, dan mudah dipahami.

Penulisan surat pribadi sebenarnya cenderung lebih sulit, karena harus memperhatikan hal-hal yang diluar aturan kebahasaan Indonesia. Dan juga meskipun bersifat pribadi, harus tetap memperhatikan sopan santun, etika, dan tata bahasa. Apalagi jika menulis surat yang ditujukan kepada orang yang lebih dewasa atau orang yang baru saja dikenal.

Fungsi Surat Pribadi

Terdapat beberapa fungsi dari surat pribadi. Selain untuk berkomnunikasi, surat pribadi juga bisa dipakai untuk keperluan personal bahkan untuk mengungkapkan perasaan seseorang. Selain itu, surat pribadi juga bisa digunakan sebagai sarana penyampaian ide dan gagasan kepada orang lain. Dengan menulis surat, maka penulis bisa menyampaikan ide dan gagasannya dengan bebas.

Tidak hanya itu, jika anda ingin meningkatkan dan mengembangkan kemampuan bahasa anda, anda bisa melatihnya dengan cara menulis surat. Semakin sering anda membuat berbagai macam surat, maka kemampuan tata bahasa anda akan meningkat pula.

Jenis-Jenis Surat Pribadi

Terdapat beberapa jenis dari surat pribadi, yaitu :

Surat Pribadi Kekeluargaan

Jenis surat pribadi ini dibuat dan dikirimkan untuk keperluan komunikasi dengan teman, keluarga, kerabat, atau orang-orang yang dikasihi. Biasanya surat pribadi kekeluargaan lebih banyak memakai bahasa yang tidak baku, dan tidak jarang pula dibuat dengan tulisan tangan.

Surat Pribadi Setengah Resmi

Surat pribadi setengah resmi merupakan surat pribadi yang dibuat dan digunakan untuk keperluan berkomunikasi dengan sebuah instansi atau organisasi. Dalam pembuatan surat ini, harus digunakan pemakaian bahasa dan format penulisan yang baku dan sopan. Terdapat dua macam surat pribadi setengah resmi, yaitu surat lamaran kerja dan surat permohonan.

Surat lamaran kerja adalah surat yang dibuat dan diserahkan kepada pihak lain atau instansi untuk keperluan melamar kerja. Surat lamaran kerja memakai bahasa yang baku, baik, sopan, mudah dimengerti, dan sesuai dengan kaidah penulisan.

Sedangkan surat permohonan adalah surat yang dibuat dan diserahkan kepada pihak lain, baik pribadi maupun instansi atau organisasi yang bertujuan untuk mengajukan permohonan suatu hal tertentu.

Struktur Surat Pribadi

Meskipun surat pribadi bersifat bebas, namun biasanya terdapat bagian-bagian atau struktur surat sehingga surat pribadi tersebut bisa terstruktur dengan baik dan enak dibaca. Struktur bagian surat pribadi tersebut yaitu :

  • Tempat dan Tanggal Pembuatan
  • Alamat Penerima. Alamat sebaiknya dituliskan secara singkat. Jika ingin mengirimkan surat pribadi tersebut, biasanya alamat lengkap dituliskan pada bagian sampul atau amplop surat.
  • Kata Sapaan atau Salam pembuka. Salam pembuka biasanya memakai beberapa kata seperti Assalamualaikum, Salam sejahtera, Dear…, dan sebagainya.
  • Pembuka. Pada paragraf pembuka, biasanya berisi kalimat pembuka yang berbentuk pertanyaan ringan seperti tentang kabar penerima surat. Contohnya “Hai, apa kabar? Bagaimana keadaanmu sekarang? Sudah lama sekali ya kita tidak bisa bertemu…”
  • Isi. Selanjutnya pada paragraf isi, penulis bisa menuliskan tentang hal yang ingin disampaikan, dan menggambarkan inti dan tujuan dibuatnya surat tersebut. Dan juga, tujuan surat tersebut harus dituliskan dengan jelas dan dengan bahasa yang mudah dimengerti.
  • Penutup. Dan yang terakhir adalah paragraf penutup yang digunakan untuk mengakhiri surat pribadi. Biasanya di paragraf penutup diberikan kata-kata harapan, permintaan maaf, dan sebagainya. Misalkan, “Sudah dulu ya surat dari saya. Jika sempat tolong dibalas. Dan jangan lupa sampaikan salam dariku untuk orangtuamu.”
  • Nama Pengirim dan Tanda Tangan. Bagian terakhir adalah nama dan tanda tangan. Namun biasanya hanya dituliskan tentang pengirim dan namanya saja.

Contoh Surat Pribadi

Surat Dinas

Surat dinas adalah surat yang dibuat untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas ataupun perkantoran yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi instansi. Sehingga seseorang atas nama individu tidak diperbolehkan untuk menulis surat dinas, karena surat dinas hanya boleh ditulis dengan atas nama instansi yang ditujukan kepada instansi lain atau individu.

Surat dinas berisi tentang keperluan kedinasan yang bersifat resmi. Dan isi dalam surat dinas tersebut berkaitan dengan topik kepentingan kedinasan. Contoh surat dinas adalah surat izin menggunakan tempat, undangan rapat, permohonan maat instansi kepada orang, instansi atau perusahaan lain, nota dinas, surat tugas, memorandum, dan juga surat perintah.

Fungsi Surat Dinas

Surat dinas memiliki beberapa fungsi yaitu sebagai media komunikasi antar institusi atau antar organisasi, sebagai dokumen tertulis, sebagai alat pengingat jika nantinya dibutuhkan ketika pertanggungjawaban kegiatan, sebagai pedoman kerja, sebagai wakil dari instansi atau organisasi, dan juga bisa digunakan sebagai cermin profesionalisme suatu institusi atau organisasi.

Struktur Surat Dinas

Sebenarnya, surat dinas memiliki struktur yang tidak jauh beda dengan surat pribadi. Namun, surat dinas memiliki format dan unsur yang tidak dipunyai oleh surat pribadi. Struktur bagian surat dinas adalah sebagai berikut :

  • Kop surat, yang berisi nama instansi/ lembaga dan ditulis dengan huruf kapital/ huruf besar. Kemudian terdapat alamat instansi/ lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil, dan juga terdapat nomor telepon dan alamat email jika dibutuhkan. Dan juga terdapat logo instansi/ lembaga di bagian sisi kiri atau kanan kop surat.
  • Tanggal penulisan surat, yaitu tanggal dikeluarkannya surat dan berada di pojok kanan atas sejajar dengan nomor surat
  • Nomor surat, yaitu nomor urutan surat dikeluarkan
  • Lampiran, berisi tentang lembaran lain yang disertakan untuk mendukung surat. Jika tidak ada lampiran, cukup diisi dengan (-).
  • Hal/ perihal, yaitu berupa garis besar atau inti isi surat
  • Alamat tujuan, yaitu alamat yang surat dituju, biasanya diawali dengan “Yth”
  • Salam pembuka, seperti Assalamualaikum, dan sebagainya.
  • Paragraf Pembuka
  • Isi surat
  • Paragraf Penutup
  • Salam Penutup
  • Tembusan
  • Nama Kepala atau penanggungjawab surat

Contoh surat dinas

Kesimpulan

Nah itulah perbedaan antara surat pribadi dan surat dinas. Perbedaan yang menonjol dari kedua surat tersebut adalah surat dinas memiliki format yang baku, bahasa yang resmi, dan disertai stempel dari lembaga. Sedangkan surat pribadi tidak memiliki kop surat, nomor surat, dan penggunaan bahasa dan tulisan cenderung lebih santai.

Pastinya, ketika terdapat kegiatan kedinasan, kadangkala akan kesulitan untuk memonitoring absensi dan kinerja karyawan. Saat ini terdapat software yang bisa memudahkan hal tersebut sehingga lebih efektif dan efisien. Jojo Times adalah software yang bisa anda andalkan.

Jojo Times merupakan sebuah aplikasi absensi dan monitoring karyawan yang dapat Anda gunakan untuk memantau kehadiran karyawan di mana pun secara real time. Aplikasi ini dilengkapi dengan berbagai macam fitur yang dapat memudahkan karyawan dalam hal absensi dan membuat laporan atau Anda sebagai pimpinan perusahaan untuk memantau kehadiran dan kinerja mereka

Dilengkapi dengan pengenalan wajah biometrik, lokasi GPS yang akurat dan deteksi identitas palsu, tidak perlu khawatir tentang penipuan yang dilakukan oleh karyawan. 

Tertarik untuk mencobanya? Coba demo Jojo Times Gratis dan rasakan manfaatnya. Perpanjang langganan jika demo gratisnya sudah habis ya.