Surat Jalan : Definisi, Fungsi, dan Tujuan Penggunannya

surat jalan

Surat Jalan merupakan keterpaduan antar perusahaan dan dalam proses pengiriman barang dari pelaku usaha ke konsumen. Meskipun dokumen perjalanan dapat diproduksi dalam berbagai bentuk sesuai dengan kebutuhan perusahaan, dokumen perjalanan memiliki format tertentu dan informasi terperinci yang harus selalu disertakan. Simak pengertian, penggunaan, dan contoh surat jalan yang benar di bawah ini!

Jika Anda adalah pemilik usaha perdagangan dan retail, saat menyuplai barang ke pelanggan sangat disarankan agar Anda memberikan paspor yang menyertai barang tersebut. Dokumen ini bukan persyaratan wajib, tetapi dapat membuat bisnis Anda terlihat lebih profesional dan dihargai oleh banyak pelanggan. Di masa mendatang, dokumen ini dapat membantu penerima memeriksa item mana yang telah dikirim dan memungkinkan mereka untuk memeriksa item yang hilang.

Definisi Surat Jalan

surat jalan

Bagi peserta niaga besar terutama yang bergerak di bidang perdagangan, pengiriman barang dalam jumlah besar merupakan salah satu hal yang tidak dapat dipisahkan dari kegiatan inti perusahaan. Tentunya kegiatan ini membutuhkan file bantuan resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan pengirim sebagai informasi penerima. Dokumen resmi ini disebut rambu jalan.

Sebagai dokumen pelengkap yang penting, dokumen perjalanan harus selalu dibawa oleh pengemudi atau pengantar barang hingga barang sampai ke alamat penerima. Selain memuat informasi tentang barang yang dikirim, surat keterangan jalan juga bisa digunakan sebagai surat keterangan yang harus ditunjukkan saat petugas lalu lintas memeriksa barang truk di jalan tertentu.

Surat Jalan adalah dokumen yang mencantumkan semua item yang termasuk dalam pengiriman, biasanya disebut nota pengiriman atau tanda terima. File ini disertakan dalam pengiriman dan mencantumkan jumlah produk yang disertakan dalam pengiriman, tetapi tidak termasuk harga apa pun, seperti harga barang. Salinan tagihan tersebut kemudian dikembalikan ke penjual sebagai bukti pengiriman.

Dokumen ini sangat bermanfaat karena pemasok dapat memastikan bahwa semuanya berjalan sesuai jadwal pengiriman. Setelah ditandatangani dan dikembalikan, dokumen tersebut dapat digunakan sebagai bukti bahwa semua barang telah diterima dan penerima merasa puas. Dokumen tersebut juga memberi pelanggan gambaran umum tentang produk yang dipesan, karena memungkinkan mereka untuk memeriksa kembali produk yang mereka terima saat memesan.

Apa fungsi dan kegunaan Surat Jalan?

Pada dasarnya sertifikat jalan merupakan dokumen yang menjamin legalitas barang yang diangkut dalam jumlah banyak. Selain itu, keberadaan sebuah pass memiliki banyak kegunaan, antara lain:

Sebagai dokumen resmi perusahaan

Dokumen perjalanan merupakan bagian dari birokrasi perusahaan dalam pengiriman barang atau produk. Surat yang dikeluarkan merupakan bukti yang sah bahwa pegawai, pengemudi, atau pengantar barang telah melakukan transaksi pengiriman yang benar kepada pihak lain.

Sebagai sertifikat

Informasi yang terkandung dalam dokumen perjalanan digunakan untuk menjelaskan banyak poin yang terlibat dalam proses pengiriman. Informasi ini akan digunakan sebagai rujukan utama untuk pemeriksaan oleh personel atau penerima yang berwenang.

Sebagai bukti pengajuan yang sah

Dokumen perjalanan tidak hanya perlu dibawa ke penerima pembayaran, tetapi juga harus ditunjukkan kepada pengirim setelah transaksi selesai. Dengan kata lain, pass digunakan sebagai bukti pengiriman yang valid, yang kemudian akan dimasukkan dalam dokumen laporan perusahaan atau akuntansi departemen akuntansi.

Apa tujuan menggunakan surat perjalanan?

surat jalan

Saat pelanggan memesan barang dari Anda, Anda harus mengirimkan barang yang dipesan secepatnya. Jika surat dikirim bersama barang, maka bisa digunakan sebagai checklist, dan seperti yang disebutkan sebelumnya, bisa digunakan sebagai bukti pengiriman. Selain itu, merupakan layanan tambahan yang membuat pelanggan merasa nyaman.

Jika Anda memilih untuk membuat nota pengiriman secara manual, Anda perlu memastikan bahwa item yang disertakan dalam pengiriman disertakan dalam nota pengiriman, dan Anda mungkin juga ingin mengirim faktur pada saat yang sama.

Saat mengirim rambu jalan, pertimbangkan untuk menyertakan logo dan membuatnya menonjol. Pertimbangkan warna dan elemen desain yang dapat mendeskripsikan bisnis Anda dengan bijak, karena Anda dapat meningkatkan nilai merek dan visibilitas bisnis.

Informasi yang harus disertakan di dalam surat jalan

Anda akan melihat bahwa pass atau nota pengiriman sangat mirip dengan faktur pengiriman barang.Anda harus menggunakan detail resmi pada dokumen komersial untuk mencantumkan produk yang dikirim, seperti: nama perusahaan Anda, pelanggan dan alamat bisnis, tanggal, dll.

Namun perlu Anda ingat bahwa travel document tidak bisa menggantikan seluruh invoice, karena di dokumen tersebut biasanya tidak mencantumkan harga produk. Anda harus selalu membuat dokumen faktur terpisah, dan jika perlu, Anda dapat mengirimkannya dengan catatan pengiriman.

Dengan kemajuan teknologi, banyak perusahaan atau organisasi akan meneruskan dan mengirimkan surat melalui email segera setelah barang terkirim. Karena email segera menjangkau pelanggan, ini adalah cara yang berguna untuk mengingatkan mereka bahwa pesanan barang atau paket mereka sedang diproses.

Pelanggan juga akan menerima gambaran umum pesanan yang akan datang ketika mereka menerima pesanan melalui email, yang mungkin bermanfaat untuk pengiriman massal. Rambu jalan biasanya mencakup dua salinan utama. Halaman pertama kosong dan harus dikembalikan ke pengirim untuk digunakan sebagai faktur. Pada saat yang sama, salinan kedua dari dokumen tersebut adalah halaman merah untuk penerima.

Penerima barang harus menyimpan salinan ini sebagai bukti bahwa barang telah dikirim dan diterima dengan baik. Selain itu, sample pass yang baik harus berisi banyak informasi penting terkait dengan perusahaan pengiriman barang. Informasi ini meliputi:

  • Nama dan alamat lengkap perusahaan pelayaran
  • nomor referensi
  • Tanggal Posting
  • Nama dan alamat lengkap penerima
  • Barang atau informasi detail barang yang dikirim, biasanya meliputi nama barang, kode barang, deskripsi kuantitas dan harga (jika diperlukan).

Selain poin-poin di atas, format pada sertifikat jalan juga dapat diisi dengan menggunakan informasi seperti nama supir pengiriman dan nomor polisi kendaraan. Sebagai pelengkap legalitas dokumen, dokumen perjalanan harus selalu ditandatangani oleh semua pihak yang terlibat dalam pengiriman dan pengiriman barang.

Contoh format surat perjalanan

Berikut adalah formulir surat perjalanan yang memuat beberapa informasi penting di atas. Namun, harap diperhatikan bahwa format yang digunakan mungkin berbeda dari contoh berikut. Format surat tentunya bisa disesuaikan dengan kepentingan masing-masing perusahaan.

PT. Inklusi Keuangan Kepada
Kreatif No. 7, Jakarta Pusat Yth. __
Telp. 021 – 422 6754

SURAT JALAN

Nomor : ______________________

Tanggal Pengiriman : ______________________

Dikirim dengan : ______________________

Nomor Polisi : ______________________

Nama Pengemudi : ______________________

No. Kode Barang Nama Barang Satuan Jumlah Keterangan

Mengetahui,

PT. Inklusi Keuangan

Sopir Manajer Marketing

(_________) (_________)

Diterima pada tanggal: ______________________

Penerima

(_________)

Kesimpulannya

surat jalan

Demikianlah pembahasan surat perjalanan lengkap dan semoga bermanfaat untuk bisnis kedepannya. Surat jalan ini juga dapat digunakan untuk mengurangi penipuan yang dapat merugikan bisnis Anda, dan sebagai bukti validitas hukum saat muncul masalah.

Tulisan ini juga termasuk dalam bagian untuk membuat manajemen dan manajemen inventaris yang baik untuk bisnis Anda. Untuk proses manajemen inventaris yang lebih baik, Anda dapat mencoba menggunakan sistem pembukuan dengan fungsi manajemen keuangan terbaik.

Kelola data pelanggan dengan lebih mudah. JojoExpense memungkinkan Anda mengakses keuangan perusahaan dengan mudah kapan pun dan di mana pun. Apakah Anda ingin mengajukan permintaan pengembalian dana atau mengizinkan penarikan uang tunai, Anda dapat melakukannya melalui ponsel Anda.

Anda dapat mengirimkan permintaan Anda secara langsung, atau Anda dapat menyimpannya untuk digunakan nanti, misalnya, jika Anda ingin memeriksa kembali aplikasi Anda. Itu semua tergantung Anda-Anda bertanggung jawab atas pengelolaan keuangan Anda sendiri.

Saat Anda duduk di meja kerja, Anda dapat sepenuhnya fokus pada tugas-tugas penting dan menyerahkan manajemen manual ke proses otomatis. Yuk pakai aplikasi expense management dari jojonomic sekarang. Dapatkan gratis demo 14 hari!