Surat lembur pada dasarnya merupakan suatu surat yang menunjukkan adanya pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan di luar jam kerja. Pekerjaan yang dilakukan di luar jam kerja ini dimaksudkan untuk menyelesaikan segala pekerjaan yang belum terselesaikan. Biasanya surat untuk bekerja ekstra ini diterbitkan pada saat akhir bulan. Tentu saja penerbitan surat ini dilakukan mengingat adanya sejumlah pekerjaan yang rupanya membutuhkan proses penyelesaian di akhir bulan.
Tentu saja penyelesaian pekerjaan di akhir bulan tersebut wajib diselesaikan. Proses penyelesaian ini kemudian biasanya dilanjutkan dengan adanya penyusunan laporan pada perusahaan mengenai hasil pekerjaan tambahan yang dilakukan oleh para karyawan. Oleh karena itu surat ini bisa dibilang penting sehingga perlu untuk dibuat.
Unsur-Unsur Dalam Surat Lembur
Waktu pelaksanaan
Dalam suatu surat yang meminta karyawan bekerja ekstra, perlu dituliskan pula waktu pelasanaan pekerjaan lembur. Waktu pelaksanaan perlu dicantumkan agar para karyawan yang melakukan kegiatan lembur bisa mengetahuinya. Waku pelaksanaan yang tercantum juga akan mendorong para karyawan unttuk bisa mempersiapkan berbagai hal yang berkaitan dengan pekerjaan tambahan yang akan dijalaninya. Oleh karena itu waktu lembur perlu dicantumkan dengan jelas baik nama hari maupun tanggal pelaksanaan lembur harus turut dicantumkan.
Tujuan lembur
Mungkin saja karyawan tidak mengerti tujuan dari aktivitas lembur yang harus dijalaninya. Oleh karena itu dalam surat yang dikeluarkan oleh perusahaan perlu dicantumkan pula tujuan dari aktivitas kerja yang akan dijalani oleh para karyawan. Dengan adanya tujuan yang tercantum di dalam surat tersebut maka karyawan bisa tahu dengan jelas tujuan lembur yang akan dilakukannya. Jadi karyawan bisa mengerti mengenai berbagai hal yang harus dilakukannya nanti saat bekerja ekstra.
Karyawan pelaku
Surat yang dikeluarkan oleh perusahaan berisi perintah untuk lembur juga harus mencantumkan siapa saja pelaku atau pelaksana lembur. Di dalam surat perlu dituliskan nama para karyawan yang diwajibkan untuk menjalankan aktivitas lembur. Selain itu jabatan karyawan juga perlu dicantumkan. Jadi karyawan yang bersangkutan bisa tahu mengenai berbagai hal mengenai jadwal lemburnya secara lebih jelas dan lebih tepat.
Tujuan Surat Lembur
Surat lembur untuk mengikuti prosedur dari pemerintah
Kegiatan kerja tambahan yang dijalankan di suatu perusahaan tentunya harus berjalan dengan tepat. Jalannya kegiatan lembur ini haruslah dilakukan sesuai dengan prosedur atau aturan yang memang telah ditetapkan oleh pemerintah. Oleh karena itu pengadaan hal ini haruslah didahului dengan adanya surat perintah dari perusahaan. Sebab hal ini turut menjadi bagian dari prosedur pemerintah yang harus dijalankan.
Surat lembur berfungsi menghitung kompensasi lembur
Pekerjaan tambahan yang dijalankan oleh beberapa karyawan juga tentunya berpengaruh pada kompensasi yang akan diterima oleh karyawan yang bersangkutan. Karyawan yang menjalani proses lembur sudah seharusnya menerima haknya berupa upah lebih. Oleh karena itu diperlukan surat agar pihak HRD bisa menghitung kompensasi karyawan secara lebih jelas dengan menjadikan surat tersebut sebagai acuan dasar.
Surat lembur menimbulkan pertanggungjawaban
Karyawna yang terdaftar sebagai peserta lembur akan mempersiapkan dirinya secaramatang. Oleh karena itu karyawan tersebut perlu mengetahui dengan lebih jelas apakah dirinya termasuk peserta lembur atau tidak. Dengan adanya surat yang mencantumkan nama peserta lembur maka karyawan akan menjalankan lembur dengan penuh tanggung jawab.
Surat lembur untuk memenuhi kebutuhan tertentu
Sebenarnya surat untuk bekerja ekstra dibuat dengan berbagai tujuan. Tidak hanya untuk memperjelas adanya aktivitas lembur saja tetapi juga untuk kepentingan audit atau pemeriksaan. Jadi dalam hal ini adanya surat tersebut bisa menjadi salah satu bukti yang akan dijadikan bahan pengecekan. Surat ini akan menjadi dokumen perusahaan utuk bahan rujukan atau lainnya.
Membuat Surat Lembur
Header
Header bisa juga disebut dengan kop surat atau kepala surat. Pada bagian ini tercantum nama perusahaan beserta alamatnya. Umumnya surat yang dikeluarkan oleh perusahaan dan ditujukan untuk para karyawannya merupakan surat internal. Namun walaupun begitu tetap saja surat yang bersifat internal tersebut harus mengandung kop surat yang menunjukkan identitas perusahaan.
Waktu
Setelah header tentunya perlu ada waktu pelaksanaan aktivitas lembur pada surat yang dikeluarkan oleh perusahaan. Waktu yang tercantum di dalam surat berisi perintah kerja tersebut mencakup hari dan tanggal pelaksanaan lembur. Maka pelaksanaan kerja tambahan ini bisa lebih jelas apakah di hari kerja ataukah di hari yang seharusnya menjadi hari libur karyawan. Jadi karyawan yang menjalankan lembur bisa tahu dengan jelas mengenai waktu dari aktivitas lembur yang akan dijalaninya.
Divisi
Tidak hanya nama karyawan yang menjalani aktivitas lembur saja yang perlu dicantumkan di dalam surat perintah untuk bekerja lebih. Tetapi divisi atau departemen tempat karyawan bekerja juga perlu dicantumkan. Hal ini bertujuan untuk memperjelas siapa yang harus menjalankan aktivitas kerja tambahan.
Lokasi
Selain itu hal lain yang juga perlu dicantumkan dalam surat tersebut adalah lokasi. Yang dimaksud dengan lokasi dalam hal ini adalah tempat dimana aktivitas lembur akan berjalan. Lokasi ini menjadi bagian penting yang tidak boleh sampai terlewatkan. Sebab lokasi kerja perlu diketahui oleh karyawan yang akan menjalankan lembur.
Tanda tangan
Bagian terakhir dari surat ini adalah tanda tangan. Dalam hal ini tanda tangan dibubuhkan oleh pembuat surat. Kemudian diperlukan pula tanda tangan dari pihak selain pembuat surat yaitu pihak yang menyetujui surat lembur serta pihak yang mengetahui. Dengan demikian maka penyusunan surat tersebut bersifat sah dan tidak bisa diragukan lagi.
Pentingnya Surat Lembur
Surat lembur sudah tentu perlu dibuat terutama pada saat ada perintah lembuar daripihak perusahaan pada beberapa karyawan tertentu. Dengan adanya surat ini maka perusahaan bisa memberikan perintah kepada beberapa karyawan tertentu untuk melaksanakan aktiivitas lembur. Tentunya aktivitas lembur ini dilakukan dengan tujuan tertentu yaitu menlakukan penyelesaian tugas atau pekerjaan.
Dengan adanya surat yang berisikan perintah bekerja lebih tersebut maka karyawan yang melaksanakan lembur nantinya bisa menjalankan aktivitas lembur dengan lebih tepat. jadi karyawan bisa mengetahui kapan harus menjalankan aktivitas kerja tambah dan apa yang harus dipersiapkannya serta dilakukannya. pada akhirnya dengan adnaya surat lembur tersebut maka diharapkan agar proses lembur nantinya bnisa berjalan dengan baik dan lancar serta tidakmenimbulkan masalah ke depannya.
Pembuatan surat jenis tersebut sama pentingnya dengan penggunaan sistem keuangan perusahaan yang tepat. Misalnya saja dengan memilih untuk menggunakan JojoExpense. Dengan produk tersebut maka tentunya keuangan perusahaan dapat dimonitor lebih baik dan optimal. Pemasukan serta pengeluaran dapat tercatat secara akurat tanpa adanya potensi terjadi penipuan dalam keuangan.
Hal ini berkat beberapa fitur yang menarik di dalam JojoExpense. Beberapa fitur tersebut termasuk sebagai berikut:
- Monitor disbursement uang panjar kerja di manapun kapan pun
- Proses pelaporan dan pengarsipan reimbursement otomatis dan dapat disesuaikan
- Peraturan budget yang disesuaikan untuk reimbursement dan Cash Advance
Dari sini tentu tidak perlu khawatir lagi jika ingin menggunakan JojoExpense. Segera dapatkan coba gratis di perusahaan Anda selama 14 hari sekarang juga. Rasakan dan buktikan sendiri kehebatan dari produk yang satu ini.
