Menentukan strategi untuk meningkatkan penjualan banyak caranya. Salah satu yang bisa menjadi pilihan adalah mengajukan surat penawaran harga. Surat ini nantinya akan menjadi keterangan resmi harga produk tertentu yang perusahaan anda tawarkan. Untuk jenis perusahaan yang memproduksi barang, tentu bisa menawarkan ke toko.
Meskipun sistem marketing kini sudah go digital, nyatanya surat penawaran harga masih digunakan. Sampai saat ini surat penawaran harga tetap menjadi teknik memarketingkan produk. Karena kegunaannya yang mencakup banyak hal sangat menguntungkan bagi pihak supplier.
Oleh karena itu, jika anda merupakan pelaku usaha penyedia produk, penting sekali untuk memahami peran surat penawaran harga. Membuatnya dengan mengikuti komponen penting. Dan menjadikannya salah satu cara memperluas pasar.
Maka dari itu, pada artikel di bawah ini, Jojonomic akan membahas lebih tuntas. Mulai dari pemahaman fungsi, hal penting sebelum menyusun surat, sampai bagian yang harus diperhatikan. Karenanya, catat poin-poin yang diperlukan, ya, agar penyusunan surat pun sempurna.
Fungsi Surat Penawaran Harga
Memperkenalkan barang
Melalui surat penawaran harga akan menjadi langkah awal produk anda dikenal. Karena pada bagian isi surat, akan dijelaskan nama produk beserta harga yang ditawarkan.
Diterima atau ditolaknya penawaran anda bukan menjadi urusan penting. Yang penting di sini adalah bagaimana nama produk anda didengar terlebih dulu pada pihak lain.
Setidaknya para pemilik toko atau lembaga lain sudah cukup mengenal dan terbayang produk anda. Sehingga kedepannya bisa jadi produk anda dipertimbangkan kembali.
Menawarkan Barang
Seperti judulnya, tentu fungsi surat penawaran harga adalah menawar. Yaitu media bagi pengusaha mempromosikan barang-barang produksi terbaru dengan harganya sekalian.
Tidak seperti poin sebelumnya. Jika tujuan utamanya adalah menawarkan, maka keputusan diterima atau ditolak sangat diperhatikan. Karena ini akan menentukan kelanjutan kerja sama. Oleh karena itu, perlu sekali untuk menyusun surat sebaik mungkin yang intinya akan dijelaskan di bawah.
Menjalin relasi dengan pihak terkait
Selain dapat bekerja sama, surat juga memberikan efek langsung pada anda dalam hubungan relasi. Dengan menerbitkan surat ke beberapa pihak, ini akan terus menambah relasi penjual produk anda. Sambil terus menjalin kerja sama, sebetulnya anda pun ikut menjalin hubungan baik dengan pihak terkait. Ditambah dengan komunikasi yang baik tentu akan lebih menjaminnya.
Media resmi dalam menawarkan dan mempromosikan produk
Bagi perusahaan yang telah sah dan diakui, segala bentuk aktivitas harus terlacak. Termasuk saat memberikan penawaran penjualan barang pada pihak lain. Dan untuk membuat aktivitas perusahaan diketahui, bentuk penuangannya harus dilakukan dalam bentuk surat yang bersifat resmi.
Surat resmi adalah surat yang telah mengikuti standar-standar administrasi surat menyurat. Baik dari format dan penomoran hingga susunan penandatanganan. Dari sini akan terlihat bagaimana sifat resmi persuratan menjadi penting. Karena sifat resmi inilah yang akan menjadi bukti aktivitas perusahaan atas persetujuan yang bertanda tangan. Maka saat nanti ditemukan suatu permasalahan dalam penawaran produk, surat penawaran harga siap menjadi bukti yang kuat.
Prinsip Keterbukaan Dalam Surat Penawaran Harga
Ketika menyusun surat penawaran harga, anda sebagai pemilik usaha harus terlebih dulu berkomitmen. Yaitu dengan memberikan informasi sejelas-jelasnya tanpa bermaksud menutupi. Ada satu informasi tidak sinkron saja, nama baik perusahaan anda jadi ancamannya.
Inilah mengapa prinsip keterbukaan sangat penting dalam kerja sama skala perusahaan. Selain menyampaikan informasi, keterbukaan juga menjadi titik awal kepercayaan pihak lain terhadap usaha anda.
Untuk itu sangat baik untuk persiapkan informasi sejelas-jelasnya. Sebisa mungkin hindari pemilihan kata atau informasi dengan banyak kemungkinan makna. Atau malah mencantumkan info yang memiliki makna tersembunyi.
Komponen Penting Dalam Surat Penawaran Harga
1. Identitas Perusahaan
Agar pihak yang anda tuju tidak ragu dengan perusahaan apa mereka bekerja sama, pastikan dulu identitas perusahaan anda. Data dalam identitas tentunya memuat hal-hal menyangkut profil perusahaan. Seperti nama, alamat, kontak, hingga bidang usaha.
Rincian ini akan membantu mereka mengenal jenis usaha anda dengan lebih baik. Sehingga bisa dipastikan apakah keputusan untuk kerja sama jual beli produk tepat atau tidak.
2. Pengalaman Bekerja Sama
Setelah identitas, menuliskan beberapa pengalaman usaha anda sebelumnya juga tidak ada salahnya. Akan lebih baik dengan menyebutkan berapa lama pengalaman usaha. Dan kalau perlu ikut sebutkan juga berapa banyak client yang telah anda ajak kerjasama.
Poin ini bisa dikatakan cukup krusial. Karena di titik inilah kepercayaan mereka semakin tumbuh. Melihat sepak terjang usaha anda yang sudah dibuktikan banyak pihak lainnya.
3. Produk Yang Ditawarkan
Di sini lah posisi yang tepat untuk menjelaskan semua hal menyangkut produk. Apakah itu spesifikasinya, kondisi barang, kelebihan, bahkan termasuk kekurangannya.
Tetap dengan format resmi, produk-produk yang potensial akan lebih baik disusun dalam bentuk list. Cara ini akan memberikan kenyamanan mereka saat membaca. Sehingga ikut memberikan kesan yang positif untuk usaha anda.
5. Harga dan Penawaran Khusus
Di kolom yang sama dengan keterangan produk, pastikan keterangan harga tertulis. Pada bagian ini, harga harus diberikan dalam nominal yang jelas per produknya. Maka sebaiknya hindari keterangan lain yang membuat mereka harus menghitung ulang.
Agar semakin tertarik, memberikan penawaran-penawaran khusus pun bisa jadi strategi brilian. Tetapi, ingat untuk selalu sesuaikan dengan kapasitas perusahaan anda, ya.
6. Cara Pembayaran dan Pengiriman
Selain harga yang bersaing, cara pembayaran dan pengiriman yang menarik juga perlu dipikirkan. Jika mekanismenya mudah, praktis dan tidak memberatkan, tentu mereka akan jauh lebih tertarik.
Cobalah terlebih dahulu formulasikan metode yang memudahkan pembeli dalam surat penawaran harga. Misalnya, cicilan sekian persen atau pengiriman produk yang difasilitasi.
Penutup
Sekarang sudah lebih paham seputar surat penawaran harga bukan? Itulah beberapa poin paling penting yang cukup ringkas, khusus untuk memudahkan anda saat merumuskan surat. Setelah penjelasan ini, ternyata peran surat penawaran harga dalam strategi marketing cukup penting, ya.
Namun, tahukah anda? Pentingnya menyusun strategi marketing sama pentingnya dengan menjaga payroll pekerja. Karena karyawan adalah aset sumber daya yang potensial, maka sangat tepat untuk menyiapkan sistem penggajiannya dengan Jojo Payroll.
Memanfaatkan aplikasi yang otomatis, semua data karyawan akan langsung diintegrasikan dengan pajak pribadi, tunjangan, dan reimbursement. Dan pastinya semua perhitungan mengikuti kebijakan perburuhan Indonesia.
Anda pun bisa temukan fitur Jojo Payroll lainnya lebih lengkap lagi. Seperti kemudahan mengakses slip gaji yang tercetak otomatis berikut dengan Take Home Pay, Deduction, Benefit, dan detail lainnya. Tidak hanya itu, kirimkan langsung gaji karyawan secara Real Time ke 150+ akun bank di Indonesia. Hanya cukup 1 kali klik, gaji karyawan langsung terproses.
Nah, kini saatnya anda organisir kinerja bisnis lebih baik dengan bantuan Jojo Payroll dalam satu aplikasi yuk!
