Sudah menjadi hal yang umum jika dalam dunia kerja, apabila seorang karyawan ada keperluan keluarga, pribadi atau sakit, mengajukan Surat Permohonan cuti atau izin tidak masuk kerja. Siapapun orangnya dan apapun jabatannya pasti pernah mengajukan Surat Permohonan izin.
Proses pengajuan izin tersebut tentu tidak boleh hanya dilakukan secara lisan saja. Karyawan tersebut harus mencantumkan Surat pengajuan permohonan dengan isi yang disesuaikan dengan tujuannya.
Nah, apa saja surat pengajuan atau permohonan tersebut serta apa saja fungsinya, kita kan kupas secara lebih mendetail dalam artikel dibawah ini.
Fungsi Surat Permohonan
Dunia kerja merupakan titik awal di mana Anda memulai tantangan hidup yang sesungguhnya. Memiliki pekerjaan tetap dengan gaji yang lebih dari cukup adalah impian setiap orang. Dunia kerja merupakan sebuah persaingan, di mana Anda harus berkembang dari kemampuan Anda yang sebelumnya untuk mencapai kesuksesan.
Selain itu tidak hanya di dunia kerja, siswa SMK atau mahasiswa tingkat akhir yang ingin melakukan magang di suatu perusahaan tertentu juga diharuskan untuk membuat Surat Pengajuan. Biasanya, surat pengajuan permohonan tersebut sebagai dokumen formal yang menjadi bukti bahwa kegiatan magang yang akan dilakukan tersebut resmi diajukan untuk kebutuhan menuntaskan jenjang pendidikan.
Tujuan membuat Surat Permohonan
Seperti yang sempat disinggung sebelumnya, surat permohonan adalah dokumen formal yang biasa digunakan untuk mengajukan suatu kepentingan tertentu. Secara umum, yang dimaksud dengan surat permohonan adalah surat yang ditulis secara individu, organisasi, maupun badan usaha guna memohon satu hal tertentu kepada suatu pihak atau instansi lain.
Ketika akan membuat surat tentu ada tujuan tertentu yang ingin diraih atau disampaikan secara formal dan resmi. Oleh karena itu, gaya tulisan dalam pembuatan surat pengajuan permohonan harus formal serta mengikuti format umum yang biasa digunakan oleh kebanyakan individu atau instansi.
Jenis dari surat pengajuan atau permohonan juga cukup beragam, sesuai dengan maksud dan tujuannya. Beberapa jenis yang paling umum dibuat adalah surat permohonan untuk rekomendasi, izin, magang, bantuan, dan dana.
Manfaat Membuat Surat Permohonan
Sebagai seorang pekerja atau pelajar dan mahasiswa, penting sekali memahami cara membuat surat pengajuan dan rekomendasi untuk berbagai keperluan. Bahkan, keperluan untuk mengajukan rekomendasi kerja atau beasiswa, meminta bantuan, sampai permohonan bantuan dana juga wajib melampirkan surat sebagai pengajuan bantuan pada pihak yang dituju.
Surat pengajuan atau permohonan memang memiliki kegunaan yang banyak. Tak hanya untuk para karyawan di sebuah perusahaan, tapi juga bagi siswa SMK atau mahasiswa yang ingin mengajukan kesempatan magang. Jadi, mempelajari tentang apa itu surat permohonan serta cara membuatnya adalah hal yang penting untuk dilakukan.
Format Surat yang benar
Selain hal di atas, surat untuk pengajuan juga harus dibuat dengan menggunakan format yang telah ditentukan. Format pembuatan surat tersebut harus meliputi :
1. Nomor Surat
Nomor surat sangat penting untuk si pengirim dan penerima karena nomor tersebut dapat digunakan untuk proses pengarsipan.
2. Tempat & Tanggal Surat Dibuat
Tempat dan tanggal surat merupakan bagian yang juga tidak kalah penting dari bagian lainnya. Karena tempat dan tanggal surat memiliki fungsi untuk menjelaskan di mana dan kapan surat permohonan itu dibuat.
3. Perihal
Menjelaskan inti pokok keperluan dari Surat yang dibuat
4. Isi Surat
Pada bagian ini biasanya dibagi menjadi tiga, yaitu:
Pembuka
Berisikan kata salam seperti misalnya, dengan hormat, salam sejahtera, assalamualaikum, dan lain sebagainya. Selain itu, pada bagian ini biasanya pengirim akan memperkenalkan dirinya.
Isi Surat
Menjelaskan informasi utama yang ingin disampaikan. Dibuat penjelasan selengkap mungkin dengan kalimat formal.
Penutup
pada bagian ini biasanya pengirim atau pembuat surat akan menuliskan harapannya juga ucapan terima kasih.
5. Nama serta Tanda Tangan diatas Materai
Terakhir yang wajib ada dalam setiap isi surat adalah pengirim wajib mencantumkan nama lengkap beserta tanda tangan yang digoreskan di atas materai 6000.
6. Lampiran
Dokumen lain yang disertakan untuk melengkapi surat pengajuan atau permohonan tersebut. Jadi, pastikan untuk mengikuti format pembuatan surat tersebut agar kesan formal dalam dokumen resmi tidak hilang.
Jenis-jenis Surat Permohonan
1. Surat Rekomendasi
Keperluan membuat Surat pengajuan/permohonan ini adalah sebagai rekomendasi. Biasanya surat rekomendasi jenis ini digunakan bagi siswa, mahasiswa, atau karyawan yang ingin mendapatkan beasiswa, pekerjaan, pengadaan kegiatan atau acara, dan lain sebagainya. Isi dari surat rekomendasi jenis ini adalah penilaian atas kinerja atau prestasi yang dimiliki oleh pemohon.
2. Surat Pengajuan Izin
Untuk surat jenis yang kedua adalah untuk kebutuhan izin yang diajukan kepada orang lain ataupun pihak lain. Biasanya, surat pengajuan izin ini dibuat karena ada keperluan atau kegiatan yang mengharuskan pemohon untuk menghadirinya. Tidak hanya itu saja, surat izin ini juga dapat digunakan jika Anda ingin menggunakan suatu tempat dan masih banyak lagi.
3. Surat Pengajuan untuk Magang
Membuat surat pengajuan atau permohonan untuk kebutuhan magang, banyak dibutuhkan oleh para mahasiswa tingkat akhir atau siswa SMK yang harus melakukan magang sebagai syarat menyelesaikan pendidikan.
4. Surat Permintaan Bantuan
Tidak hanya untuk keperluan pekerjaan ataupun pendidikan, surat permohonan juga dapat digunakan untuk meminta bantuan kepada suatu instansi atau pihak tertentu. Salah satu contoh dari surat jenis ini adalah permintaan bantuan dana untuk meringankan beban biaya sekolah.
Hampir sama dengan jenis surat permintaan bantuan, ada juga surat pengajuan untuk dana perorangan. Dimana biasanya seorang pemohon yang tercantum namanya dalam surat pengajuan secara langsung menyatakan tujuannya yaitu meminta dana untuk memenuhi suatu keperluan. Misalnya saja untuk acara penggalangan dana atau untuk event-event tertentu lainnya.
Pentingnya Melampirkan Surat rekomendasi untuk sistem pendataan otomatis
Meskipun sebagai seorang karyawan atau pengusaha memiliki dokumen dana surat-surat penting yang diperlukan sebagai bukti pendataan perusahaan maupun karyawan. Namun penting sekali jika semua laporan dibuat dalam bentuk sistem digital atau Software yang terintegrasi dalam laporan keuangan serta manajemen anggaran. Seperti yang direkomendasikan oleh Jojonomic.
Kami rekomendasikan Platform bisnis all-in-one untuk permudah mengelola perusahaan. Suite aplikasi yang unik dan canggih untuk menjalankan seluruh bisnis & membantu tiap tim Anda memberikan hasil kerja yang terbaik.
Aplikasi finance & expense adalah aplikasi terbaik yang akan disukai tim Anda, sehingga mampu meningkatkan kinerja kerja.
Produk Finance & Expense kami siap digunakan, mudah dipakai dan memiliki ROI besar untuk semua jenis bisnis.
Aplikasi Manajamen Anggaran JojoExpense
Solusi Manajemen Pengeluaran Perusahaan yang Fleksibel, JojoExpense memudahkan staf keuangan untuk memantau disbursement perusahaan secara real-time dan akurat. Hemat waktu hingga 77% dengan proses pelaporan pengeluaran otomatis.
Aplikasi JojoExpense Memiliki Fitur yang sangat Populer
- Monitor disbursement uang panjar kerja di manapun kapan pun
- Proses pelaporan dan pengarsipan reimbursement otomatis dan dapat disesuaikan
- Peraturan budget yang disesuaikan untuk reimbursement dan Cash Advance
Coba Gratis Sekarang
