Surat adalah salah satu alat komunikasi zaman dahulu yang hingga saat ini masih digunakan. Meskipun sudah banyak aplikasi yang memudahkan untuk mengundang seseorang, hal tersebut tidak bisa menggantikan keabsahan dari surat kertas. Salah satu yang masih menganggap penting surat kertas adalah pembuatan surat resmi yang digunakan untuk organisasi, perusahaan, dan sebagainya. Surat-surat tersebut bisa berbentuk surat peringatan, surah pemberitahuan, dan juga surat undangan rapat perusahaan. Untuk menjaga kebenaran dan keabsahan surat resmi tersebut, maka perlu disusun surat resmi yang baik dan benar.
Macam-Macam Surat
Terdapat dua jenis surat dilihat dari tujuan pembuatannya, yaitu surat resmi dan surat tidak resmi. Surat resmi merupakan surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi, organisasi, maupun perusahaan. Surat resmi tersusun dari beberapa bagian yang harus ada dalam surat resmi dan bisa membedakan dengan jenis surat lainnya. Bagian tersebut adalah seperti kop surat, nomor, lampiran, tanda tangan pemimpin, dan stempel yang tidak ada di dalam surat tidak resmi. Contohnya adalah surat undangan, surat pemberitahuan, surat peringatan, dan sebagainya.
Sedangkan surat tidak resmi adalah surat yang dikeluarkan individu atau pribadi tanpa adanya elemen-elemen khusus seperti halnya surat resmi. Contoh surat tidak resmi adalah surat kepada orang tua, surat ucapan ulang tahun, surat cinta, dan sebagainya.
Cara Membuat Surat Undangan Rapat Resmi
Surat resmi tidak dibuat begitu saja, karena terdapat aturan penulisannya sendiri. Apalagi jika jenis surat resmi tersebut adalah undangan rapat yang penerimanya adalah orang-orang yang dianggap penting. Pastinya pembuat surat harus sangat memperhatikan susunannya. Selain itu juga harus memperhatikan tata bahasa. Tata bahasa yang digunakan adalah tata bahasa formal, baku, dan sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan.
Adapun susunan atau format dari surat undangan resmi adalah :
- Kop Surat. Kop surat undangan rapat harus disertai logo instansi, nama, alamat, nomor kontak, yang ditata sedemikian rupa sehingga bisa rapi menjadi kop surat.
- Tanggal Pembuatan surat
- Nomor Surat. Penomoran biasanya membuat bingung, karena dalam nomor surat terdapat beberapa kode yang digunakan seperti menambahkan huruf di depan, kemudian nomor seri, dan diikuti dengan kode singkatan jenis acara atau surat. Dan juga terdapat identitas nomor seri dan tahun pembuatan dokumennya. Sebagai contoh, U.001/Pan-Pel/OSIS/2017. Dari sana, kode U.001 merupakan kependekan dari undangan nomor 1. Sementara Pan-Pel berarti Panitia Pelaksana dan sebelahnya terdapat OSIS, organisasi yang mengeluarkan dokumen tersebut. Terakhir, 2017 adalah tahun dikeluarkannya surat.
- Hal/Perihal (undangan)
- Lampiran. Berikan lampiran terkait lembar apapun dalam dokumen yang memuat informasi tambahan yang dibutuhkan.
- Alamat tujuan. Penulisan alamat harus diperhatikan. Di dalam surat, alamat dituliskan secara singkat, karena alamat yang lengkap akan ditulisan di bagian sampul surat.
- Salam pembuka. Berikan salam pada bagian pembuka dengan baik dan benar.
- Isi Surat. Tuliskan maksud dan tujuan dari dibuatnya undangan rapat tersebut, dan dengan mencantumkan hari dan tanggal pelaksanaan, pokok bahasan, tempat, serta informasi penting lainnya.
- Salam penutup. Berikan salam pada bagian penutup dan tambahkan ucapan terimakasih serta tanda tangan penanggungjawab acara.
- Pengirim
- Tembusan
- Inisial
- Dan diberikan stampel pada tanda tangan.
Contoh Surat Undangan Rapat Perusahaan
Surat undangan rapat perusahaan dibuat ketika ingin mengadakan rapat yang ditujukan pada pihak yang dibutuhkan kehadirannya dalam rapat. Rapat tersebut bisa bersifat internal maupun eksternal perusahaan. Dan tentunya memerlukan pembuatan surat undangan resmi sebagaimana sebuah perusahaan. Berikut ini akan dilampirkan beberapa contoh surat undangan rapat perusahaan yang baik dan benar.
1. Undangan Rapat Perusahaan Internal 1
CV. MAJU BERKARYA
Jl. Jend. Sudirman no. 16 Jakarta Pusat
Telp/Fax: 021-567890
Email: majuberkarya@mail.com
Jakarta, 25 Februari 2018
Nomor : 010/URP/MB/IV/2018
Lampiran : –
Hal : Undangan Rapat Perusahaan
Yth.
Bpk. Salimun Haris, S.kom
HRD CV. MAJU BERKARYA Cabang Pedurungan
Di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan diadakannya evaluasi kerja tahunan perusahaan CV. MAJU BERKARYA, kami bermaksud mengundang Bapak untuk menghadiri rapat yang akan dilaksanakan pada :
| Hari/Tanggal | : | Senin/26 Februari 2018 |
| Waktu | : | 13.00 – Selesai |
| Tempat | : | Kantor Pusat CV. Maju Berkarya |
Demikian surat undangan ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara rapat ini maka kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak.
Atas perhatian dan kedatangannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Direktur PT. Maju Berkarya,
Ahmad Subarjo
2. Undangan Rapat Perusahaan Internal 2
CV. NYANTAIDULUCOM
Jl. Sultan Agung, Prawirodirjan, Gondomanan, Kota Yogyakarta, Daerah Istimewa Yogyakarta
Telp/Fax : 021-88212323 / 021-323281897
Email : adminnd@gmail.com
================================================================
Nomor : 010/URP/MB/IV/2018
Lampiran : –
Hal : Undangan Rapat Perusahaan
Yth.
Ibu. Sulistya Anggraini, S.AB , S.E
HRD CV. NYANTAI DULU COM Cabang Bekasi
Di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan di adakannya eveluasi kerja tahunan perusahaan CV. NYANTAI DULU COM, kami bermaksud mengundang Ibu untuk dapat menghadiri rapat yang akan dilaksanakan pada :
Hari/Tanggal : Selasa, 18 Januari 2019
Waktu : 13.30-15.30
Tempat : Kantor Pusat CV. NANTAI DULU COM
Demikian surat ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara rapat ini maka kami sangat mengharapkan kehadiran Ibu .
Atas perhatian dan kedatangannya kami ucapkan terimakasih.
Yogyakarta, 10 Januari 2019
Hormat kami,
Putri Monalisa, S.AB , S.E (Direktur)
3. Undangan Rapat Perusahaan Internal 3
PT. SEGAR ALAM ABADI
Ruko Edelwis Permai Blok AB3 No. 4 Jl. Raya Wangi Teh Melati Km. 3,8 Bandung 670977
Telp. 022 332769 Fax. 022 332766 Mobile. 09762467925
Website: www.segaralamabadi.com Email: info@segaralamabadi.com
Bandung, 25 Februari 2018
Nomor : 005/PTSAB/60/VIII/2018
Perihal : Undangan Kegiatan
Kepada
Bapak/ Ibu/ Saudara/ Saudari
Karyawan PT. Segar Alam Abadi
Di tempat
Dengan hormat,
Segala puji hanya bagi Allah SWT yang telah memberikan nikmat hingga saat ini. Shalawat serta salam semoga tercurah kepada junjungan kita nabi Muhammad SAW beserta keluarganya, para sahabatnya dan umatnya yang setia hingga akhir zaman. Teriring doa semoga kita senantiasa berada dalam lindungan Allah SWT.
Sehubungan dengan akan berakhirnya tutup buku perusahaan, maka dengan ini, pihak perusahaan bermaksud untuk mengundang Bapak/ Ibu/ Saudaa/ Saudari seluruh karyawan untuk dapat hadir di acara gathering perusahaan yang akan dilaksanakan pada :
| Hari/Tanggal | : | Senin/26 Februari 2018 |
| Tempat | : | Kota Wisata Bandung Resort Kabupaten Bandung |
Demikian surat undangan ini kami sampaikan, atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Ahmad Subarjo
4. Undangan Rapat Perusahaan Internal 3
5. Undangan Rapat Perusahaan Eksternal 1
6. Undangan Rapat Perusahaan Eksternal 2
Kesimpulan
Nah itulah beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan surat undangan rapat perusahaan beserta contohnya. Karena undangan rapat perusahaan merupakan undangan resmi, dan pembuatannya tidak sembarangan. Harus mematuhi format dan aturan yang telah ditentukan.
Ketika mengadakan atau menghadiri sebuah rapat eksternal, pastinya tidak bisa memonitor secara langsung karyawan di perusahaan. Namun saat ini sudah ada aplikasi yang memudahkan ketika ingin memonitor karyawan meskipun tidak ada di tempat secara efektif dan efisien. Jojo Times adalah software yang bisa anda andalkan.
Jojo Times merupakan sebuah aplikasi absensi dan monitoring karyawan yang dapat Anda gunakan untuk memantau kehadiran karyawan di mana pun secara real time. Aplikasi ini dilengkapi dengan berbagai macam fitur yang dapat memudahkan karyawan dalam hal absensi dan membuat laporan atau Anda sebagai pimpinan perusahaan untuk memantau kehadiran dan kinerja mereka
Dilengkapi dengan pengenalan wajah biometrik, lokasi GPS yang akurat dan deteksi identitas palsu, tidak perlu khawatir tentang penipuan yang dilakukan oleh karyawan.
Tertarik untuk mencobanya? Coba demo Jojo Times Gratis dan rasakan manfaatnya. Perpanjang langganan jika demo gratisnya sudah habis ya.
