Apa Itu Town Hall Meeting ?
Pada umumnya town hall meeting merupakan salah satu jenis meeting atau pertemuan yang diadakan perusahaan secara rutin untuk menyampaikan update dan juga penyelarasan misi. Pertemuan ini juga bisa disebut dengan all hands atau all staf meeting yang harus dihadiri oleh semua anggota perusahaan. Bahkan seorang CEO atau jajaran manager yang ada diperusahaan tersebut harus hadir dalam pertemuan ini.
Dalam pertemuan ini juga digunakan sebagai pemberitahuan terkait perkembangan yang sudah dicapai masing – masing manaer yang ada dalam perusahaan. Diketahui dalam pertemuan ini para manajer biasanya akan mempersiapkan laporan terlebih dahulu terkait pencapaian berdasarkan metode pengukuran managemen kerja yang ada.
Keuntungan Dari Town Hall Meeting
Tentu saja ada alasan dibalik diadakannya meeting atau pertemuan ini secara rutin. Begitupun terkait dengan keuntungan yang dapat didapatkan dari pertemuan yang diadakan ini. berikut iniadalah kelebihan atau keuntungan yang didapatkan dengan adanya meeting ini :
Update Penting Perusahaan Disampaikan Secara Langsung
Dengan adanya meeting atau pertemuan ini yang dilakukan secara rutin dan dihadiri oleh seua anggota perusahaan tentu saja akan memudahkan perusahaan. Kemudahan yang dimaksudkan yaitu adanya update terbaru di perusahaan tersebur. Tidak takut dengan adanya informasi pembaharuan yang lkurang tersampaikan atau kesalah pahaman. Karena informasi pembaharuan yang ada di sampaikan secara langsung dalam meeting pertemuan ini.
Organisasi kepemimpinan Terlihat
Mengapa demikian ? karena sekali gi meeting ini dihadiri semua anggota perusahaan termasuk CEO dan pejabat penting didalamnya. Dengan adanya pertemuan ini bagi peabat yang sekiranya susah atau bahkan jarang sekali untuk terlihat dapat menghadiri dan menunjukkan kepemimpinan organisasi yang ada dalam perusahaan tersebut.
Memperkuat Kebiasaan dan Nilai
Dengan adanya town hall meeting ini dapat menjadi kesempatan untuk memberikan nilai lebih kepada para karyawan. Misalnya menanamkan nilai yang ada dalam perusahaan tersebut kepada semua anggota perusahaan. Karena cakupan dari pertemuan ini luas tentu saja ini akan berdampak lebih besar ketimbang hanya dengan memberikan nilai kepada karyawan secara personal.
Memperkuat Kerja Tim Dan Kerja Sama
Dalam suatu perusahaan tentu saja terdapat banyak sekali tim dengan berbagai bidangnya. Tentu saja hal ini menyebabkan kurangnya keakraban dan juga kerja sama yang terjalian. Namun dengan adanya pertemuan ini dapat menjadi jembatan dari berbagai tim untuk sama – sama lebih mengenal dan akrab. Sehingga nantinya akna memunculkan kemungkinan untuk antar tim melakukan kolaborasi atau kerja sama untuk menyelesaikan permasalahan atau project yang ada.
Upan Balik Secara Langsung
Dengan pertemuan yang dilakukan tatap muka secara langsung dengan semua anggota yang ada membuat apa bila terdapat keputusan atau perundigan. Antara petinggi dan juga karyawan biasa dapat menyampaikan masukan atau pertanyaan mereka secara langsung tanpa adanya filter. Filter yang dimaksudkan yaitu pengurangan atau penambahan hal yang menjadi pendapat dari para karyawan.
Dapat Dinikmati Semua Anggota Perusahaan
Tentu kita tau dalam bekerja ada kalanya kit amengalami rasa bosan atau merasa lelah karena kita semua telah bekerja keras. Karena itu dengan adanya rapat ini dapat juga dijadikan sebagai salah satu hiburan dimana semua anggota perusahaan dapat sebentar terbebas dari pekerjaan mereka. Pada faktanya hal ini juga dapat menjadi sebagai ajanga untuk mempromosikan kerjasama tim. Yang nantinya juga membantu retensi karyawan.
Kekurangan Dari Town Hall Meeting
Ketika ada kelebihan, tentu saja kekurangan juga pasti ada. Berikut ini adalah kekurangan yang didapatkan dengan adanya Town Hall Meeting ini :
Kompleksitas
Dimana dalam suatu perusahaan besar yang pegawai atau timnya tersebar dalam berbagai tempat atau negara tentu saja tidak dapat dilakukan secara langsung. Dan pada akirnya untuk mengadakan pertemuan ini harus membutuh usaha lebih utuk mengatur dan terkesan rumit.
Informasi Disaring
Dengan pertemuan yang dilakukan langsung tatap muka hal ini menyebabkan banyak orang yang justru menyampaikan pendapat bukan murni sebagiai pendapat untuk solusi yang ada. Namun mereka justru memberikan pendapat karena mereka ingin didengar seperti misalnya ingin dipromosikan.
Masalah Sosial
Yang dimaksudkan disini adalah dimana setiap orang memiliki karakteristik tersendiri. Adanya yang suka berpendapat ada juga orang kurang atau bahkan kesulitan untuk mneyampaikan sesuatu. Karena itu anda dapat menanggulanginya dengan menggunakan teknologi yang ada.
Yang Perlu Disiapkan
Menentukan Waktu Pertemuan
Tentu saja yang pertama kali harus disipakan untuk kelangsungan meeting atau pertemuan ini adalah menyiapkan waktu pelaksanaannya. Tidak hanya waktu, namun juga tempat dimana pertemuan ini dilakukan. Anda harus matang dalam mempersiapkan hal ini. Dan hal yang perlu diperhatikan yaitu pastikan semua karyawan dan anggota perusahaan mengetahui jadwal pertemuan ini.
Membuat Agenda Teratur
Selanjutanya yang harus anda siapkan yaitu agenda yang teratur. Perhatikan hal atau point apa saja yang harus didampaikan dalam pertemuan tersebut. Hal yang perlu disampaikan misalnya seperti update dari setiap devisi perusahaan tersebut, pencapaian tim dan juga libur nasional yang ada.
Menentukan Moderator Dan Pembicara
Tentu saja moderator dan pembicara sangat dibutuhkan dalam pertemuan ini. Waktu, temoat dan agenda sudah disusun dengan baik namun tidak ada moderator dan pembicara tentu saja semua akan gagal. Karena itu anda juga harus ingat untuk menunjuk orang yang akan menjadi pembicara dan juga moderator dalam meeting tersbeut.
Mengumpulkan Pertanyaan Sebelum Meeting
Dengan adanya teknologi yang ada tentu saja akan mempermudah point penting kali ini. Hal yang harus anda persiapkan yaitu dengan membuka kuisioner terkait pertanyaan yang ingin ditanyakan dari masing – masing karyawan. Ini disebabkan pertemuan town hall ini tidak dihadiri oleh sedikit orang namun sangat banyak. Karena itu tentu saja akan tidka kondusif jika anda mempersilahkan pertannyaan secara langsung. Karena itu anda bisa memanfaatkan teknologi yang ada untuk mempermudah sesi tanya ini.
Mengikut Sertakan Peserta
Penting sekali untuk tidak lupa dalam mengikut sertakan peserta dalam meeting ini. Sehingga meeting ini tidak hanya terkesan sebagai pembicaraan satu arah saja. Namun anda juga harus ingat untuk membuatnya menjadi pembicaraan dua arah dengan melibatkan peserta didalamnya. Misalnya dengan adanya part atau sesi tanya jawab yang mana peserta ikut andil didalamnya.
Setelah membaca terkait dengan pertemuan rutin yang diadakan perusahaan. Anda tentu saja tahu seberapa pentingnya performa atau kinerja dari seorang karyawan. Jika sebelumnya seorang HRD atau atasan harus disibukkan dengan memantau kinerja karyawan. kali ini anda akan dipermudah dengan JojoTimes. JojoTimes merupakan software akan mempermudah anda dalam mengetahui kinerja karyawan. Dan juga absensi karaywan tak perlu dilakukan manual.
JojoTimes memiliki fraud detection system yang dapat mendeteksi kejanggalan seumpama seorang karyawan memanipulasi absen. Diamna anda dapat melakukan pengecekan dimanapun dan kapanpun. Permasalahan cuti juga akan dipermudah JojoTimes karena JojoTimes dapat menghitung jatah cuti.
Tunggu apa lagii ??? Ayo segera gunakan JojoTimes !!!! Dapatkan percobaan gratis dan juga rasakan manfaatnya.
