General Affair merupakan salah satu jabatan atau posisi penting yang wajib ada dalam suatu perusahaan. Terutama bagi para perusahaan yang sudah beroperasi dalam skala besar.
Sebab posisi General Affair atau yang lebih kerap disingkat sebagai GA ini memegang peranan penting yang berkaitan dengan operasional dan pengelolaan perusahaan. Tak heran jika banyak orang yang ingin berkarir di posisi atau jabatan yang satu ini.
Sayangnya, sampai saat ini masih banyak orang yang beranggapan bahwa GA memiliki peran yang sama seperti HRD. Padahal kenyataannya, kedua jabatan tersebut jelas sangat berbeda baik dari segi tanggung jawab maupun tugas yang diemban dalam perusahaan.
Nah, pada artikel kali ini, Jojonomic akan memberikan Anda informasi mengenai detail definisi hingga tugas spesifik dari seorang General Affair. Penasaran, kan? Simak lengkap artikelnya berikut ini, ya.
Definisi General Affair
Pada dasarnya, General Affair merupakan sebuah jabatan yang berada di bawah divisi umum atau kepala operasional secara langsung. Tak heran jika jabatan yang satu ini juga berkaitan erat dengan setiap proses maupun operasional dalam perusahaan.
Dalam operasional perusahaan kecil, keberadaan General Affair seringkali digabungkan dalam tugas sebagai HRD juga. Namun sebenarnya, General Affair hanya bertugas untuk mengelola dan mengatur jalannya kegiatan operasional perusahaan. Sedangkan Human Resource Development (HRD) lebih berkaitan dengan pemberdayaan sumber manusia yang ada di dalamnya.
Pada saat menjalankan tugasnya, seorang General Affair biasanya akan dituntut untuk berhubungan dengan departemen atau divisi lain dalam perusahaan. Hal ini dilakukan untuk mengetahui apa saja yang dibutuhkan oleh masing-masing divisi serta membuatkan perencanaan anggaran untuk divisi tersebut.
Di sisi lain, seorang General Affair biasanya juga memiliki kaitan erat dengan pengadaan barang maupun jasa, pembelian, hingga seluruh pemeliharaan aset yang ada dalam perusahaan.
Tugas dan Tanggung Jawab Seorang General Affair
Nah, setelah memahami definisi dari jabatan General Affair di atas. Berikutnya kami akan memberikan Anda informasi terkait tugas serta tanggung jawab dari posisi dalam perusahaan yang satu ini.
Pada dasarnya setiap kegiatan operasional dalam perusahaan selalu berkaitan dengan keberadaan posisi GA. Namun secara spesifik berikut adalah beberapa tugas maupun tanggung jawab yang harus diemban oleh seorang General Affair.
1. Melakukan pengadaan barang maupun jasa
Pertama, tugas seorang General Affair adalah untuk mengurus setiap hal yang berkaitan dengan pengadaan barang maupun jasa. Pengadaan sendiri merupakan sebuah aktivitas yang dilakukan perusahaan untuk mendapatkan barang atau jasa yang mereka butuhkan. Hal ini dilakukan melalui proses maupun metode khusus untuk mendapatkan barang atau jasa tersebut dengan spesifikasi, waktu serta harga yang sesuai kesepakatan.
Seorang General Affair harus mampu menyediakan barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan tersebut secara tepat waktu dengan tetap melakukan perencanaan budgeting. Sebab kekurangan atau ketiadaan komponen tersebut dapat menyebabkan proses operasional perusahaan menjadi terhambat.
Misalnya dalam perusahaan terdapat aset atau perangkat elektronik yang mengalami kerusakan atau penurunan kinerja. Demi menunjang proses produksi maupun kinerja karyawan yang lain, maka proses pengadaan barang harus segera dilaksanakan.
2. Membuat prioritas pengeluaran untuk perusahaan
Seperti yang telah disinggung sebelumnya, seorang General Affair ditugaskan untuk melakukan pengadaan serta merencanakan budgeting atau anggaran. Hal ini dilakukan agar pengeluaran perusahaan tidak membengkak lantaran kesalahan dalam perhitungan.
Nah, General Affair yang bertanggung jawab harus mampu membuat prioritas pengeluaran untuk perusahaan. Maksudnya adalah mereka ditugaskan mencari tahu mana aset atau perangkat kantor yang harus segera dipenuhi karena merupakan bagian dari kebutuhan.
Sebagai contoh, komputer digunakan sebagai perangkat yang menunjang kinerja karyawan, apabila terdapat komputer yang rusak maka seorang GA harus segera melakukan penggantian terhadap komputer tersebut.
Selain itu, seorang General Affair juga harus memperhatikan aktivitas pembayaran yang harus dilakukan oleh perusahaan secara berkala. Seperti pembayaran tagihan utilitas baik itu air, listrik, telepon, wifi, dll.
3. Menjalin komunikasi yang baik dengan seluruh divisi dalam perusahaan
Kita semua sepakat bahwa komunikasi yang terjalin dengan baik adalah kunci dari setiap operasional perusahaan dapat berjalan dengan lancar. Nah, seorang General Affair juga dituntut untuk memiliki kemampuan komunikasi yang bagus karena mereka akan terus berhubungan dengan rekan dari divisi lain.
Tujuannya adalah untuk mencari tahu apa yang mereka butuhkan dan kemudian membuat skala prioritas hingga melakukan pengadaan barang atau memenuhi kebutuhannya. Dengan menjalin komunikasi bersama divisi lain, seorang GA akan jauh lebih mudah dalam menjalankan tugasnya. Karena masing-masing divisi lebih mengetahui apa yang sebenarnya mereka butuhkan.
Apabila dalam suatu perusahaan budget atau anggaran tidak mencukupi untuk memenuhi kebutuhan divisi tertentu. Maka tugas General Affair adalah menjelaskan pada divisi terkait mengenai hal tersebut serta memberikan solusi lain misalnya terdapat opsi pengadaan barang yang lebih terjangkau.
4. Melakukan koordinasi dengan pihak luar
Tak hanya sebatas berkomunikasi dengan rekan internal dalam perusahaan, seorang GA yang baik juga harus menjalin komunikasi dengan pihak dari luar. Hal ini tak hanya sekadar berhubungan dengan proses pengadaan barang, namun juga jasa yang dibutuhkan.
Semisal perusahaan membutuhkan tenaga keamanan dan memilih menggunakan jasa outsourcing. Maka dalam hal ini, seorang GA-lah yang memiliki tugas atau tanggung jawab untuk berkoordinasi dengan pihak penyedia jasa outsourcing tersebut.
5. Membantu pemeliharaan aset perusahaan
Berikutnya, tugas General Affair adalah untuk membantu mengelola dan merawat setiap aset perusahaan. Mereka juga memiliki kekuasaan untuk mengingatkan setiap karyawan agar tidak merusak aset kantor. Dengan demikian, perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya ekstra setiap saat karena kerusakan aset yang sebenarnya terjadi karena kesalahan maupun kelalaian penggunanya.
Penutup
Nah, itulah tadi sekilas artikel mengenai tugas dan tanggung jawab General Affair secara spesifik dalam perusahaan. Pada intinya, keberadaan posisi yang satu ini dalam struktur organisasi perusahaan memegang peran yang cukup krusial. Sebab pengadaan barang maupun jasa yang dilakukan seorang General Affair memiliki kontribusi terhadap operasional hingga hasil kerja yang diberikan oleh karyawan.
Bayangkan apa jadinya jika komputer yang digunakan oleh karyawan lemot untuk memproses sesuatu sehingga membuatnya mengalami penurunan kinerja. Selain dapat membuat karyawan frustasi dan kurang produktif, hal ini juga membuat karyawan tersebut tidak sejahtera atau bahagia menjalani pekerjaannya.
Maka dari itu, perusahaan juga harus memastikan kesejahteraan setiap karyawan yang bekerja di dalamnya. Selain dengan menyediakan fasilitas yang mumpuni, juga bisa dengan membayar gaji secara tepat waktu.
Untuk memudahkan Anda dalam melakukan penggajian karyawan dengan sistem yang terstruktur, gunakanlah Jojo Payroll. Sebuah aplikasi penggajian yang dapat membantu Anda dalam menggaji karyawan dengan lebih mudah, otomatis dan hasil yang akurat.
Perangkat ini juga dapat terhubung dengan mesin absensi dalam perusahaan sehingga perhitungan gaji dapat dilakukan otomatis sesuai dengan daftar kehadiran karyawan. Anda pun bisa menghitung tunjangan, bonus, BPJS dan pajak pph 21 dengan software yang satu ini. Menarik, bukan?
So, tunggu apa lagi? Yuk, gunakan Jojo Payroll dan permudah cara Anda dalam menggaji karyawan sekarang juga!
