Untuk Anda yang sedang ditugaskan atau sekarang ini memiliki kepentingan untuk membuat surat udangan resmi bahasa inggris, kali ini Jojonomic telah merangkum secara lengkap apa yang Anda butuhkan. Namun, pernahkah Anda mendapat surat undangan resmi bahasa inggris? Jika pernah apakah Anda memperhatikan ada apa saja isi didalam surat tersebut?
Nah pada artikel kali ini, Jojonomic tidak hanya memberikan contohnya saja, namun juga akan mengulas bagian-bagian apa saja yang harus berada pada surat undangan resmi bahasa inggris serta struktur pada surat tersebut. So untuk lebih jelasnya, simak terus artikel ini ya!
Jenis Surat Undangan
Sebelum Anda menulis undangan resmi dalam bahasa inggris, alangkah baiknya jika Anda mengetahui jenis surat yang umumnya sering digunakan dalam kehidupan sehari-hari. Surat tersebut terdiri atas dua jenis, yakni surat resmi dan tidak resmi. Berikut adalah pengertian dan juga penjelasan dari keduanya:
Surat Undangan Resmi
Surat undangan resmi adalah surat undangan yang biasanya dibuat oleh suatu perusahaan atau instansi dalam rangka menyelenggarakan sebuah agenda atau kegiatan yang diadakan dengan mengundang perseorangan, kelompok, ataupun perusahaan lain. Karena surat undangan resmi bersangkutan dengan sebuah lembaga, perusahaan, atau instansi, maka harus disampaikan dengan menggunakan bahasa yang formal.
Selain itu, dalam penulisannya, surat undangan resmi juga harus mengikuti kaidah yang berlaku. Terdapat kaidah yang harus diperhatikan oleh penulis saat menulis surat undangan resmi salah satunya adalah harus menggunakan kalimat yang baku dan menggunakan EYD dengan benar. Ciri utama surat undangan resmi salah satunya adalah penggunaan kop surat.
Surat Undangan Tidak Resmi
Bila dilihat dari namanya, dapat diketahui bahwa surat undangan tidak resmi pasti berbeda dengan surat undangan resmi. Surat undangan tidak resmi adalah surat undangan yang biasanya dibuat oleh seseorang atau individu dalam rangka mengundang atau mengajak orang lain untuk menghadiri acara pribadi yang diadakan olehnya, contohnya seperti surat undangan ulang tahun, surat undangan pernikahan dan lainnya.
Jadi dalam penulisannya, surat undangan tidak resmi tentu tidak sama dengan penulisan surat undangan resmi. Penulisan jenis surat undangan tidak resmi lebih luwes dan tidak terlalu dibatasi. Tetapi meskipun demikian, penulis harus tetap mengetahui etika yang baik ketika menuliskan surat undangan ini yaitu dengan menggunakan bahasa yang sopan dan santun.
Struktur dalam Surat Undangan Resmi Bahasa Inggris
Dalam membuat surat undagan resmi bahasa inggris ada beberapa hal yang perlu diperhaitikan. Nah berikut adalah beberapa struktur penting surat undangan resmi yang baik dan benar:
Kop Surat
Kop surat digunakan sebagai identitas resmi suatu instansi lembaga atau organisasi pengirim surat. Dalam kop surat umumnya tertulis nama lembaga instansi atau organisasi beserta logonya, alamat lengka dan kontak person yang dapat dihubungi. Dengan begitu, penerima undangan akan dapat dengan mudah mengetahui asal dari mana surat tersebut dikirim.
Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat
Sering dilupakan dan sering berakibat fatal yang berujung pada penolakan surat. Oleh karena itu, dalam membuat surat jangan lupa untuk membubuhinya dengan tempat dan tanggal pembuatan surat (misal : Malang, 16 April 2020) pada bagian kanan atas setelah kop surat.
Nama Terang dan Pihak yang dituju
Pada bagian ini, cantumkan nama lengkap beserta alamat yang dituju. Hal ini penting di perhatikan untuk menghindari terjadinya salah kirim surat kealamat lain. Tulis saja seperti Kepada YTH Bapak/ibu Pimpinan Kantor X Di Tempat.
Isi Surat
Isi bagian keempat ini dengan maksud dan tujuan anda dalam menulis surat. Karena ini adalah surat undangan resmi maka sampaikanlah maksud anda untuk mengundang pihak terkait untuk hadir dan berpartisipasi dalam kegiatan atau acara yang dimaksud.
Waktu dan Tempat
Salah satu yang terpenting adalah mencantumkan waktu dan tempat pelaksanaan dalam isi surat, agar penerima surat undangan tidak kebingungan dan mengerti waktu dan tempat pelaksanaan acara (semisal undangan dalam bentuk penyelenggaraan acara).
Lampiran atau agenda
Beberapa surat resmi ada yang menggunakan, ada pula yang tidak mempergunakannya. Agenda biasanya digunakan untuk memperjelas topik pelaksanaan acara yang akan diselenggarakan supaya penerima undangan bisa mempersiapkan atau pun mengetahui gambaran acara tersebut.
Stempel dan Tanda tangan
Stempel dan tanda tangan menjadi bukti bahwasanya undangan tersebut dikirim oleh pihak resmi yang bersangkutan sebagai penguat kebenaran surat undangan tersebut.
Pihak-pihak yang Umumnya Menggunakan Undangan Resmi Bahasa Inggris
Sebelum memahami contoh surat undangan resmi bahasa inggris, penting untuk Anda sebelumnya memahami pihak-pihak yang menggunakannya:
Instansi Pemerintah
Pihak yang paling sering menggunakan surat undangan resmi adalah instansi pemerintah. Instansi inilah yang akan menyebarkan undangan resmi untuk kolega maupun pegawainya. Bahkan instansi pemerintah kerap menggunakannya untuk keperluan lain, seperti undangan pada instansi lainnya. Jika anda merupakan salah satu pegawai, di sinilah dibutuhkan contoh surat undangan.
Sekolah dan Kampus
Tidak hanya instansi pemerintahan, anda juga dapat menemukan surat undangan resmi di sekolah maupun kampus. Surat undangan resmi pada instansi pendidikan dapat diberikan para orang tua maupun guru dan dosen yang menjadi bagian dari sekolah. Penggunaan surat undangan resmi diwajibkan, agar menghormati setiap orang, termasuk wali murid.
Organisasi
Saat anda berkecimpung dalam dunia organisasi, maka bersentuhan dengan surat undangan resmi akan sangat sering terjadi. Umumnya, organisasi akan membuat surat undangan resmi untuk mengundang organisasi lainnya ataupun tamu-tamu dalam acara. Karena akan diberikan untuk orang lain, maka disinilah perlu membuat surat undangan yang baik dan benar.
Perusahaan
Berikutnya surat undangan resmi dibutuhkan oleh perusahaan-perusahaan. Tidak terbatas pada perusahaan jasa, namun juga dapat digunakan di perusahaan barang. Perusahaan akan membutuhkannya untuk mengundang karyawan maupun kolega perusahaan. Karenanya, surat undangan yang dibuat harus sesuai dengan kebutuhan dan resmi dengan tanda tangan asli.
Contoh Surat Undangan Resmi Bahasa Inggris
Berikut adalah berbagai contoh surat undangan resmi bahasa inggris yang dapat Anda contoh sesuai kebutuhan Anda:
Surat Undangan Rapat Dalam Bahasa Inggris
PEMERINTAH KOTA MEDAN
DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
Kota Medan Provinsi Sumatera Utara
Jl. Pageran Diponegoro No. 123, Medan
Telp. 061-123456; Fax. 061-123456
Medan, March 20, 2020
Number : 123/Dispen/UR/2020
Subject : Meeting Invitation
To :
Headmaster of SMA Negeri 1 Medan
In Place
With Respect,
Given the closer Examination of the implementation of the national 2019/2020 school year, then the need for a meeting to do the evaluation in the readiness of each school welcomed the tests.
In connection with this, we also intend to invite the father to be able to attend the meeting of the evaluation will be carried out on :
| Day/Date | : | Monday/March 25, 2020 |
| Time | : | 09.00 AM – Finish |
| Place | : | Hall of the Medan Educational Service |
Given the importance of meeting this national evaluation exam preparation, then we strongly expect the presence of the father to be able to participate in that meeting.
So we pass on this invitation, on attention and presence we say thank you.
Sincerely
Head Office of Medan Education Service,
Anton Syahputra.
NIP. 3262437 4323 2463.
Surat Undangan Seminar Dalam Bahasa Inggris
KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI
Jl. Universitas No. 123, Medan
Telp. 061-123456; Fax. 061-123456
Medan, March 20, 2020
Number : 123/FK-EKONOMI USU/UR/2020
Subject : Seminar Invitation
To :
Mr. Prof. Muhammad Ilham, M. Si
Rector of Universitas Sumatera Utara
In Place
With Respect,
In accordance with the annual routine of Faculty of Economics, University of North Sumatra, we will be doing a seminar with the theme of a Millennial Economy are well prepared and planned.
In connection with this, we also intend to invite you to attend our seminar to be conducted on :
| Day/Date | : | Monday/March 25, 2020 |
| Time | : | 09.00 – 11.00 |
| Place | : | Auditorium of USU |
Given the importance of this seminar, then we are very mengarapkan the presence of the father to be present at the time and place appointed.
So we pass on this invitation, the top concern and the presence of the father in the seminar, we say thanks.
Sincerely,
Chairman of Seminar,
Anton Syahputra.
Surat Undangan Ulang Tahun Dalam Bahasa Inggris
Medan, March 20, 2020
To My Friend,
Intan Permatasari.
Hi Intan,
You definitely remember my special moment in this month’s?. Yes, soon I will be celebrating its 17th anniversary, birthday sweet seventeen. So I want to throw a birtdhays party.
Well, I want you come there Intan, and there is no reason I can if you don’t come. Anyway you should come after all the way. My birthday party will we hold on :
| Day/Date | : | Saturday/March 27, 2020 |
| Time | : | 19.00 PM – Finish |
| Place | : | Bendiks Cafe (Jl. Cindelaras No. 123, Medan) |
Don’t forget Intan, it is my happy day I and I would like a variety of happiness with you, and feel this happiness with you. Even if you have a schedule for later, you have to cancel and have to come to my birthday party event.
Already the first Intan, I wait for the arrival of you on my birthday party celebration later.
Your Friend,
Dewi Cahaya.
JojoExpense, pencatatan pengeluaran perusahaan dalam satu sentuhan
Jojo Expense merupakan sebuah aplikasi yang didesain khusus untuk memudahkan kinerja Anda dalam manajemen keuangan dan pengeluaran. Aplikasi ini efektif dalam meningkatkan efisiensi pekerjaan hingga 76 persen.
Selain itu, fitur pendukungnya pun cukup lengkap. Mulai dari Budget Controlling, Cash Advance, Reimbursement Online hingga Transfer Antar Bank secara Real Time. Tak hanya itu, Jojo Expense juga dilengkapi dengan teknologi mutakhir berupa Intelligence OCR dan Realtime Geotagging yang memungkinkan Anda dapat terhindar dari risiko fraud financial. Menarik, bukan?
So, tunggu apa lagi? Yuk, gunakan Jojo Expense dan permudah cara Anda dalam mengelola keuangan perusahaan sekarang juga!