Dalam menjalankan organisasi supply chain yang baik dan segala proses dengan nilai terkait maka hal penting yang perlu dipersiapkan adalah Vendor Management. Seorang petugas pengadaan yang harus mengetahui supplier dan mempertimbangkan kemampuan supplier, tingkat, dan lama waktu pengiriman. Vendor management system dibentuk untuk memulai dan membentuk hubungan oleh pemilik jasa atau barang/ supplier yang dibutuhkan perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan sehari-hari.
Sederhananya, vendor management system dibentuk dengan tujuan untuk mendapatkan transparansi keseluruhan terkait aspek pengadaan perusahaan, baik data dan informasi yang berkaitan dengan penyedia barang dan jasa. Perusahaan secara tidak langsung juga akan mendapatkan keuntungan ketika tujuan mereka tercapai.
Tujuan Dibentuknya Vendor Management System
Untuk mengetahui lebih jauh tentang tujuan dibuatnya vendor management system, berikut adalah tujuan utama vendor management.
Mengumpulkan, menyelaraskan, dan mengorganisir data yang berhubungan dengan supplier, termasuk membina hubungan baik dengan supplier.
Mengimplementasikan management spend pada seluruh supply chain untuk mendapatkan penghematan biaya.
Mengurangi risiko penyedia jasa atau barang atas kemungkinan masalah yang akan timbul.
Mengarahkan kegiatan pengadaan agar efisien dan menghasilkan keuntungan bagi perusahaan.
Keuntungan Dibentuknya Vendor Management
Lalu apa saja keuntungan yang akan didapatkan oleh perusahaan ketika membentuk vendor management system? Simak keuntungan dibentuknya vendor management berikut ini.
1. Mendapatkan Pilihan Yang Baik
Dengan mengimplementasikan yang tepat oleh vendor management maka perusahaan akan mendapatkan keuntungan dengan adanya calon mitra yang luas, menghasilkan pilihan yang tepat sesuai dengan kemampuan perusahaan. Sehingga perusahaan juga dapat mengefisiensikan pengeluaran.
2. Meningkatkan Kekuatan Pembelian
Dengan banyaknya data supplier yang terdata dan hubungan yang terjaga dengan baik, maka perusahaan dapat melakukan proses konsolidasi. Perusahaan juga dapat meningkatkan daya beli dengan menurunkan harga pembelian dengan pengadaan dalam jumlah besar dari supplier yang telah terseleksi.
3. Meningkatkan Kepatuhan Supplier
Perusahaan akan lebih mudah mengatur supplier dengan data-data yang telah dikumpulkan dengan baik. Dengan begitu pula komunikasi, dokumentasi, serta audit dan proses due diligence dapat berjalan dengan akurat.
4. Manajemen Performa yang Baik
Dengan performa kesuluruhan data yang terintegrasi dengan baik maka perusahaan dapat melihat kinerja perusahaan apakah baik atau tidak. Hal ini juga menjadi sumber pengambilan keputusan bagi perusahaan.
5. Mengurangi Biaya
Membuat vendor management bukan hanya sebatas agar perusahaan mendapatkan harga termurah dari supplier. Kuncinya juga perusahaan dapat melihat trasnparansi dari supplier, menentukan nilai produk terbaik, dan melihat biaya-biaya yang tidak terduga yang perusahaan tidak ketahui. Sehingga dengan begitu perusahaan dapat mengendalikan laju pengeluaran perusahaan untuk melakukan penghematan.
Bagi sebuah perusahaan pengendalian keuangan tentu sangat penting. Dengan mengimplementasikan vendor management system yang tepat maka perusahaan akan memperoleh keuntungan agar dapat menjalankan strategi perusahaan dengan baik.
Strategi Sukses Implementasi Vendor Management
Dalam pelaksaannya ada, beberapa tips dan strategi untuk mensukseskan proses implementasi vendor management system di perusahaan, antara lain.
1. Transparansi Informasi
Dengan adanya keterbukaan informasi mengenai supplier dan pengeluaran perusahaan yang transparan, proses transformasi akan berjalan lebih lancar.
2. Kolaborasi Vendor
Kalaborasi yang sukses akan menghasilkan hubungan yang baik bagi perusahaan baik ke pembeli maupun ke penjual. Menurut survei dari GLOBAL CPO survey, 25% dari para pengusaha terfokus kepada mengkolaborasikan kegiatan pengadaan perusahaan dengan penyedia barang dan jasa. Kalaborasi yang sukses ini akan memberikan hasil dan keuntungan yang nyata (nilai dan penghematan) bagi kedua belah pihak.
3. Membangun Kerjasama Jangka Panjang
Prinsip dalam vendor management adalah memiliki tujuan untuk membangun hubungan jangka Panjang antara penjual dan pembeli.
4. Segmentasi Vendor
Memiliki pembagian yang tepat untuk daftar supplier yang dimiliki akan mempengaruhi suksesnya implementasi dari dibentuknya vendor management bagi perusahaan. Misalnya saja perusahaan dapat mengklasifikasikan menggunakan matriks Kraljic untuk memetakan vendor menjadi 4 kelompok. Dengan mempertimbangkan manfaat dan risiko.
5. Management Risiko
Manajemen Risiko vendor management merupakan proses identifikasi, penilaian dan, pencegahan resiko pada supply chain perusahaan. Seorang pengadaan yang baik akan memiliki standar praktik untuk memantau supplier yang ada dan memiliki rencana rencana seperti strategi, implementasi, dan performa perusahaan.
Tahapan Vendor Management
Jika Anda sudah memiliki strategi yang dapat memberikan kesuksesan bagi perusahaan dalam proses vendor management, apa saja tahapan selanjutnya yang bisa dilakukan untuk melakukan proses pendataan vendor management? Simak tahapan vendor management berikut ini.
Kualifikasi Vendor
Yang pertama adalah menentukan apakah vendor memiliki kemampuan dalam memenuhi seluruh kebutuhan perusahaan. Hal ini terdapat 2 kualifikasi yaitu saat vendor akan mendaftar dan vendor mulai aktif atau sudah terdaftar.
Vendor Onboarding
Vendor yang telah disetujui kemudian akan terdaftar sebagai mitra kerjasama perusahaan. Proses ini terdiri dari menyimpan dan mengumpulkan data yang relevan dalam satu database terpusat.
Pemesanan dan Pengiriman
Dalam proses pemesanan akan dimulai dengan menggunakan kontrak ataupun purchase order, yang biasa nya terspesifikasi didalam TOR/SOW anda dengan vendor yang terpilih.
Pembayaran Vendor
Jika jasa atau barang telah diterima maka selanjutnya pembeli harus menyocokkan invoice dengan purchase order yang ada. Dengan menggukanan proses three way matching, pembeli akan dapat memeriksa dengan mudah dan memproses pembayaran terhadap vendor.
Vendor Offboarding
Pada saat kontrak selesai atau saat kerja sama kedua belah pihak selesai, maka sangat penting bagi perusahaan untuk menghapus data dari sistem untuk mencegah kehilangan biaya ataupun data-data lainnya.
Menciptakan hubungan yang baik terhadap supplier merupakan kegiatan prioritas bagi sebuah organisasi perusahaan. Hal ini mengapa perlu dibentuknya vendor management. Hubungan yang berkelanjutan dengan supplier juga akan memberikan dampak yang signifikan bag performa perusahaan. Selain itu akan memberikan keuntungan jangka panjang bagi perusahaan dengan kerja sama dengan vendor yang baik.
Kekurangan Vendor Management System
Tentunya menggunakan vendor management system memiliki beberapa kekurangan juga yang patut untuk diperhatikan. Sehingga saat kelemahan ini terjadi, tidak ada pihak yang merasa kecewa atau dirugikan karena sudah dapat memprediksi potensi tersebut sejak awal. Sebagai gambaran secara lengkap, berikut ini beberapa kekurangan yang mungkin terjadi.
Sulit Melakukan Pengawasan
Menggunakan vendor seringkali memiliki kekurangan berupa sulitnya melakukan pengawasan. Mulai dari memastikan vendor memastikan jumlah suplai yang sesuai dengan ketentuan, hingga memastikan bahwa suplai dilakukan tepat waktu. Maka dari itu dibutuhkan pengawasan ekstra saat memutuskan menggunakan vendor untuk membantu suplai pada sebuah perusahaan. Supaya resiko semacam ini dapat diminimalkan, terutama keterlambatan suplai yang bisa mengganggu kepercayaan pelanggan.
Jaminan Kualitas
Resiko lain yang sangat mungkin terjadi apabila menggunakan vendor yaitu jaminan kualitas yang tidak menentu. Sering kali vendor memproduksi barang maupun jasa yang tidak sesuai dengan harapan, sehingga bukannya memberikan keuntungan namun malah mendatangkan kerugian. Maka dari itu pastikan untuk menerapkan kontrak kerja sama yang tepat supaya hal semacam ini dapat dihindari. Misalnya dengan memberikan penalti jika suplai produk tidak sesuai kriteria yang disepakati.
Ketepatan Suplai
Umumnya ketepatan waktu untuk mengirimkan produk atau menghasilkan produk juga bisa menjadi titik lemah saat mempercayakan sesuatu kepada pihak lain atau vendor. Maka dari itu perusahaan harus sebisa mungkin melakukan monitor dan pengawasan pada jadwal yang telah disepakati bersama. Supaya hal ini bisa diminimalkan atau bahkan sebisa mungkin dihindari untuk mencegah resiko kerugian akibat keterlambatan suplai barang maupun jasa.
Resiko Penipuan
Resiko terbesar menggunakan vendor management system yang kurang baik yaitu adanya penipuan. Sehingga besar kemungkinan vendor tidak melaksanakan kesepakatan yang telah dibuat sebelumnya atau bahkan tidak pernah menyelesaikan kesepakatan sama sekali. Maka dari itu dibutuhkan jaminan dasar hukum yang kuat contohnya melalui kontrak kerja sama yang bisa menghindari resiko semacam ini terjadi.
Memilih Vendor Management System Yang Tepat
Tentu saja untuk memastikan pemilihan vendor yang tepat diperlukan ketelitian pada saat di awal masa pemilihan. Sehingga nantinya dapat mengurangi resiko kekurangan yang terjadi seperti yang telah disebutkan di atas. Maka dari itu perusahaan harus berhati-hati saat melakukan pemilihan vendor. Sebaiknya untuk dapat memberikan hasil yang optimal pada pelaksanaan hal ini, lakukan beberapa hal berikut di bawah ini.
Track Record Yang Baik
Pastikan memilih vendor dengan track record yang baik dan terpercaya. Sehingga tidak terjadi resiko seperti adanya penipuan yang merugikan. Kenali calon vendor dan lakukan pemilihan secara selektif. Sehingga apabila terdapat opini dan track record buruk di masa yang lalu, maka vendor tersebut dapat dikeluarkan dari list perusahaan.
Tim Profesional
Ketahui seluruh tim yang akan bekerja sama dari pihak vendor sepenuhnya. Lihat kriteria dan kemampuan dari tim yang mendukung apakah memiliki profesionalisme yang cukup tinggi atau tidak. Jika tidak maka resiko untuk mengalami kelemahan dan kekurangan tentu akan lebih besar. Maka dari itu pilih vendor yang kompeten serta didukung oleh tim profesional. Sehingga penanganan yang dilakukan juga lebih baik dan lebih profesional.
Harga Bersaing
Tentunya efisiensi adalah hal yang penting untuk diperhatikan. Maka dari itu tidak ada salahnya jika memilih vendor yang memastikan pemberian harga paling bersaing dan kompetitif. Dengan demikian perusahaan dapat memperoleh margin yang lebih baik dan mengeluarkan dana yang lebih optimal.
Testimoni Yang Positif
Jangan ragu untuk melakukan pengecekan lebih lanjut pada vendor yang sedang dalam tahap pemilihan. Tanyakan reputasi vendor pada pihak-pihak terkait yang pernah menggunakannya untuk memastikan suplai yang tepat. Jika perlu lakukan pengujian lebih dulu sebelum memastikan untuk memilih vendor tertentu. Sehingga resiko kekurangan serta kelemahan yang diinformasikan sebelumnya bisa dihindari semaksimal mungkin.
Sistem Yang Mudah
Pastinya semua perusahaan lebih menyukai sistem yang mudah dan tanpa halangan. Maka dari itu perhatikan skema suplai dan sistem yang ditawarkan. Mulai dari proses produksi, suplai, hingga pembayaran. Pastikan memilih vendor management system yang paling mudah dan membuat efisiensi maupun efekfitifas perusahaan jauh lebih meningkat. Dengan menggunakan vendor seperti ini tentu saja perusahaan jauh lebih optimal dalam melakukan banyak hal yang berkaitan.
Proses Yang Cepat
Pilih vendor yang bisa menjanjikan suplai tepat waktu dan bekerja dalam rentang waktu yang cepat untuk memproduksi produk yang dibutuhkan oleh perusahaan. Pastikan vendor memegang janji yang penting berupa ketepatan suplai barang. Hal ini perlu dibantu oleh dukungan kontrak tertulis untuk menghindari resiko terjadi keterlambatan pada suplai produk maupun jasa yang telah disepakati bersama.
Kualitas Terbaik
Terakhir pastikan bahwa kualitas yang dihasilkan oleh vendor memiliki kualitas yang sesuai dengan harapan. Sehingga nantinya resiko mendapatkan produk atau jasa yang tidak sesuai keinginan dapat dihindari. Hal ini sangat penting karena bisa berimbas hal yang fatal jika kualitas yang disediakan tidak sesuai dengan ekspetasi perusahaan.
Contoh Penerapan Vendor Management System Pada Perusahaan
Tentunya menerapkan pelaksanaan vendor management system pada sebuah bisnis dapat dilakukan di berbagai hal dan bidang. Sehingga dalam sebuah perusahaan terbuka luas kesempatan untuk bekerja sama dengan vendor dalam mensuplai atau memperoleh barang tertentu. Jika ingin tahu secara detail, berikut ini beberapa contoh penerapan yang umum dilakukan pada banyak perusahaan.
Suplai Produk Ke Konsumen
Pada dasarnya ada dua macam suplai yang bisa diberikan oleh vendor pada sebuah perusahaan. Yaitu suplai yang ditujukan untuk membantu perusahaan memenuhi kebutuhan konsumen. Kemudian yang kedua yaitu suplai yang ditujukan untuk keperluan internal perusahaan. Maka dari itu sangat penting membedakan keduanya untuk memastikan jalannya suplai yang efektif dan maksimal.
Pertama yaitu suplai untuk produk ke konsumen. Dimana dalam hal ini vendor akan bertugas untuk membantu perusahaan menyediakan produk yang serupa untuk diteruskan pada konsumen perusahaan. Sehingga dalam hal ini perusahaan tidak perlu menambah produksi namun cukup menggunakan jasa vendor untuk menambah stok dan memenuhi kebutuhan pelanggan.
Suplai Produk Konsumtif Perusahaan
Selain dari pemenuhan suplai ke konsumen, ada pula fungsi vendor yang membantu suplai produk pada kebutuhan perusahaan itu sendiri. Misalnya saja vendor penyedia alat tulis perusahaan, atau vendor katering makan siang untuk karyawan perusahaan. Dalam hal ini tentu saja diterapkan pengaturan yang sesuai dengan kesepakatan antara vendor dan perusahaan dalam hal memenuhi kebutuhan perusahaan secara optimal.
Dengan menggunakan vendor, maka perusahaan tidak perlu mencari kebutuhan setiap kalinya secara manual. Semua akan berjalan secara sistematis dan otomatis secara berkala sesuai kesepakatan. Misalnya jika sepakat melakukan suplai makan siang setiap hari, maka tentu semua ini akan berjalan sesuai kesepakatan dengan sendirinya. Hal ini tentunya membantu memberikan efisiensi yang lebih tinggi serta produktivitas yang lebih baik pada perusahaan dan karyawannya.
Memiliki vendor management system yang sesuai serta memiliki strategi implementasi yang tepat akan memberikan keuntungan bagi perusahaan. Serta transformasi dari divisi pengadaan menjadi lebih strategis. JojoExpense miliki fitur fitur yang lengkap untuk memenuhi kebutuhan vendor management perusahaan yang dapat membantu menjalankan strategi perusahaan Anda. Berikut ini fitur-fitur unggulan yang dimiliki oleh JojoExpense.
- Mobile Approval
- Capture Expenses
- Budget Controlling
- Reimburse via App & Web
- Cash Advanced
Catat Pengeluaran Otomatis
Ajukan request reimbursement kapanpun dimanapun dan simpan bukti transaksi Anda di cloud, dengan penggunaan budget yang otomatis terkalkulasi, untuk manajemen finansial yang lebih optimal.
Approval di Mana Pun
Monitor dan analisa aktivitas finansial karyawan Anda sekaligus setujui request cash advance mereka dimanapun Anda berada, untuk memastikan efisiensi di tempat kerja.
Pengumpulan Data Otomatis
Analisa pertumbuhan perusahaan Anda dengan data yang terkumpul secara otomatis dari aktivitas finansial perusahaan Anda dengan tersistem dan terintegrasi.
Coba gratis JojoExpense sekarang juga!
