Inilah Alasan Mengapa Pentingnya Memiliki Vendor Management System

Dalam menjalankan organisasi supply chain yang baik dan segala proses dengan nilai terkait maka hal penting yang perlu dipersiapkan adalah Vendor Management. Seorang petugas pengadaan yang harus mengetahui supplier dan mempertimbangkan kemampuan supplier, tingkat, dan lama waktu pengiriman. Vendor management system dibentuk untuk memulai dan membentuk hubungan oleh pemilik jasa atau barang/ supplier yang dibutuhkan perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan sehari-hari.

Sederhananya, vendor management system dibentuk dengan tujuan untuk mendapatkan transparansi keseluruhan terkait aspek pengadaan perusahaan, baik data dan informasi yang berkaitan dengan penyedia barang dan jasa. Perusahaan secara tidak langsung juga akan mendapatkan keuntungan ketika tujuan mereka tercapai.

Tujuan Dibentuknya Vendor Management System

Untuk mengetahui lebih jauh tentang tujuan dibuatnya vendor management system, berikut adalah tujuan utama vendor management.

Mengumpulkan, menyelaraskan, dan mengorganisir data yang berhubungan dengan supplier, termasuk membina hubungan baik dengan supplier.

Mengimplementasikan management spend pada seluruh supply chain untuk mendapatkan penghematan biaya.

Mengurangi risiko penyedia jasa atau barang atas kemungkinan masalah yang akan timbul.

Mengarahkan kegiatan pengadaan agar efisien dan menghasilkan keuntungan bagi perusahaan.

Keuntungan Dibentuknya Vendor Management

Lalu apa saja keuntungan yang akan didapatkan oleh perusahaan ketika membentuk vendor management system? Simak keuntungan dibentuknya vendor management berikut ini.

1.      Mendapatkan Pilihan Yang Baik

Dengan mengimplementasikan yang tepat oleh vendor management maka perusahaan akan mendapatkan keuntungan dengan adanya calon mitra yang luas, menghasilkan pilihan yang tepat sesuai dengan kemampuan perusahaan. Sehingga perusahaan juga dapat mengefisiensikan pengeluaran.

2.      Meningkatkan Kekuatan Pembelian

Dengan banyaknya data supplier yang terdata dan hubungan yang terjaga dengan baik, maka perusahaan dapat melakukan proses konsolidasi. Perusahaan juga dapat meningkatkan daya beli dengan menurunkan harga pembelian dengan pengadaan dalam jumlah besar dari supplier yang telah terseleksi.

3.      Meningkatkan Kepatuhan Supplier

Perusahaan akan lebih mudah mengatur supplier dengan data-data yang telah dikumpulkan dengan baik. Dengan begitu pula komunikasi, dokumentasi, serta audit dan proses due diligence dapat berjalan dengan akurat.

4.      Manajemen Performa yang Baik

Dengan performa kesuluruhan data yang terintegrasi dengan baik maka perusahaan dapat melihat kinerja perusahaan apakah baik atau tidak. Hal ini juga menjadi sumber pengambilan keputusan bagi perusahaan.

5.      Mengurangi Biaya

Membuat vendor management bukan hanya sebatas agar perusahaan mendapatkan harga termurah dari supplier. Kuncinya juga perusahaan dapat melihat trasnparansi dari supplier, menentukan nilai produk terbaik, dan melihat biaya-biaya yang tidak terduga yang perusahaan tidak ketahui. Sehingga dengan begitu perusahaan dapat mengendalikan laju pengeluaran perusahaan untuk melakukan penghematan.

Bagi sebuah perusahaan pengendalian keuangan tentu sangat penting. Dengan mengimplementasikan vendor management system yang tepat maka perusahaan akan memperoleh keuntungan agar dapat menjalankan strategi perusahaan dengan baik.

Strategi Sukses Implementasi Vendor Management

Business people shaking hands, finishing up a meeting

Dalam pelaksaannya ada, beberapa tips dan strategi untuk mensukseskan proses implementasi vendor management system di perusahaan, antara lain.

1.      Transparansi Informasi

Dengan adanya keterbukaan informasi mengenai supplier dan pengeluaran perusahaan yang transparan, proses transformasi akan berjalan lebih lancar.

2.      Kolaborasi Vendor

Kalaborasi yang sukses akan menghasilkan hubungan yang baik bagi perusahaan baik ke pembeli maupun ke penjual. Menurut survei dari GLOBAL CPO survey, 25% dari para pengusaha terfokus kepada mengkolaborasikan kegiatan pengadaan perusahaan dengan penyedia barang dan jasa. Kalaborasi yang sukses ini akan memberikan hasil dan keuntungan yang nyata (nilai dan penghematan) bagi kedua belah pihak.

3.      Membangun Kerjasama Jangka Panjang

Prinsip dalam vendor management adalah memiliki tujuan untuk membangun hubungan jangka Panjang antara penjual dan pembeli.

4.      Segmentasi Vendor

Memiliki pembagian yang tepat untuk daftar supplier yang dimiliki akan mempengaruhi suksesnya implementasi dari dibentuknya vendor management bagi perusahaan. Misalnya saja perusahaan dapat mengklasifikasikan menggunakan matriks Kraljic untuk memetakan vendor menjadi 4 kelompok. Dengan mempertimbangkan manfaat dan risiko.

5.      Management Risiko

Manajemen Risiko vendor management merupakan proses identifikasi, penilaian dan, pencegahan resiko pada supply chain perusahaan. Seorang pengadaan yang baik akan memiliki standar praktik untuk memantau supplier yang ada dan memiliki rencana rencana seperti strategi, implementasi, dan performa perusahaan.

Tahapan Vendor Management

Jika Anda sudah memiliki strategi yang dapat memberikan kesuksesan bagi perusahaan dalam proses vendor management, apa saja tahapan selanjutnya yang bisa dilakukan untuk melakukan proses pendataan vendor management? Simak tahapan vendor management berikut ini.

Kualifikasi Vendor

Yang pertama adalah menentukan apakah vendor memiliki kemampuan dalam memenuhi seluruh kebutuhan perusahaan. Hal ini terdapat 2 kualifikasi yaitu saat vendor akan mendaftar dan vendor mulai aktif atau sudah terdaftar.

Vendor Onboarding

Vendor yang telah disetujui kemudian akan terdaftar sebagai mitra kerjasama perusahaan. Proses ini terdiri dari menyimpan dan mengumpulkan data yang relevan dalam satu database terpusat.

Pemesanan dan Pengiriman

Dalam proses pemesanan akan dimulai dengan menggunakan kontrak ataupun purchase order, yang biasa nya terspesifikasi didalam TOR/SOW anda dengan vendor yang terpilih.

Pembayaran Vendor

Jika jasa atau barang telah diterima maka selanjutnya pembeli harus menyocokkan invoice dengan purchase order yang ada. Dengan menggukanan proses three way matching, pembeli akan dapat memeriksa dengan mudah dan memproses pembayaran terhadap vendor.

Vendor Offboarding

Pada saat kontrak selesai atau saat kerja sama kedua belah pihak selesai, maka sangat penting bagi perusahaan untuk menghapus data dari sistem untuk mencegah kehilangan biaya ataupun data-data lainnya.

Menciptakan hubungan yang baik terhadap supplier merupakan kegiatan prioritas bagi sebuah organisasi perusahaan. Hal ini mengapa perlu dibentuknya vendor management. Hubungan yang berkelanjutan dengan supplier juga akan memberikan dampak yang signifikan bag performa perusahaan. Selain itu akan memberikan keuntungan jangka panjang bagi perusahaan dengan kerja sama dengan vendor yang baik.

Memiliki vendor management system yang sesuai serta memiliki strategi implementasi yang tepat akan memberikan keuntungan bagi perusahaan. Serta transformasi dari divisi pengadaan menjadi lebih strategis. JojoExpense miliki fitur fitur yang lengkap untuk memenuhi kebutuhan vendor management perusahaan yang dapat membantu menjalankan strategi perusahaan Anda. Berikut ini fitur-fitur unggulan yang dimiliki oleh JojoExpense.

  • Mobile Approval
  • Capture Expenses
  • Budget Controlling
  • Reimburse via App & Web
  • Cash Advanced

Catat Pengeluaran Otomatis

Ajukan request reimbursement kapanpun dimanapun dan simpan bukti transaksi Anda di cloud, dengan penggunaan budget yang otomatis terkalkulasi, untuk manajemen finansial yang lebih optimal.

Approval di Mana Pun

Monitor dan analisa aktivitas finansial karyawan Anda sekaligus setujui request cash advance mereka dimanapun Anda berada, untuk memastikan efisiensi di tempat kerja.

Pengumpulan Data Otomatis

Analisa pertumbuhan perusahaan Anda dengan data yang terkumpul secara otomatis dari aktivitas finansial perusahaan Anda dengan tersistem dan terintegrasi.

Coba gratis JojoExpense sekarang juga!