Workflow merupakan istilah yang merujuk pada sebuah proses kinerja sistematis dalam perusahaan. Di mana ketika terdapat pekerjaan yang telah diselesaikan, hal tersebut akan dipindah alihkan ke pihak lain untuk kemudian dilanjutkan sebagai bagian dalam proses produksi.
Secara sederhana, workflow merupakan rangkaian rutinitas yang dilakukan oleh perusahaan mulai dari awal hingga akhir proses produksi. Dalam prakteknya, setiap karyawan yang berkontribusi dalam operasional perusahaan harus mengetahui tugas serta tanggung jawab masing-masing. Sehingga operasional perusahaan pun dapat berjalan dengan lancar tanpa adanya kekurangan sedikit pun.
Untuk itu, bisa dibilang keberadaan workflow atau arus kerja ini memegang peran yang cukup penting dalam sebuah perusahaan. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai istilah yang satu ini, Jojonomic telah merangkumkan informasi tentang workflow mulai dari definisi, jenis hingga manfaatnya dalam perusahaan. Simak lengkap ulasan artikel berikut ini, ya.
Definisi Workflow
Workflow atau alur kerja adalah urutan tugas yang memproses sekumpulan data. Alur kerja ini terjadi di semua jenis bisnis dan industri. Setiap kali sebuah data diteruskan antara manusia dan sistem, alur kerja pun dibuat. Komponen ini merupakan jalur yang menggambarkan bagaimana sesuatu berubah dari belum selesai menjadi selesai, atau mentah menjadi sesuatu yang telah diproses.
Namun demikian, workflow juga dapat berarti lain selain seperti yang telah dijelaskan sebelumnya. Dalam hal ini, workflow merupakan sebuah aplikasi yang digunakan untuk memudahkan proses atau jalannya suatu pekerjaan secara otomatis. Dengan demikian, seluruh operasional perusahaan pun dapat berjalan lancar tanpa adanya suatu hambatan.
Jenis-jenis Workflow
Workflow atau alur kerja ini berlaku pada seluruh divisi dalam perusahaan. Tak hanya dalam produksi saja, namun juga mereka yang berada di dalam kantor baik itu administrasi, marketing dan lain sebagainya.
Yang perlu diketahui adalah beberapa divisi dalam perusahaan mengharuskan bahwa arus kerja harus terstruktur. Namun beberapa di antaranya dibebaskan untuk berkreasi dan berjalan secara impulsif tentunya dengan mempertimbangkan satu dan lain hal. Alur kerja seperti itu biasanya dilakukan oleh divisi pemasaran atau marketing yang harus senantiasa mengikuti trend dan perkembangan zaman.
Berikut adalah tiga jenis utama dari alur kerja:
1. Process workflow
Proses workflow atau alur kerja merupakan rangkaian dari kumpulan tugas yang selalu ada dan dilakukan secara berulang untuk menunjang operasional. Ini berarti bahwa sebelum memulai alur kerja, Anda sudah mengetahui secara persis rangkaian pekerjaan apa saja yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan.
2. Case workflow
Jenis alur kerja yang berikutnya ialah case workflow. Alur ini muncul setelah terjadi sebuah kasus atau kondisi tertentu. Sehingga bisa dibilang untuk menyelesaikannya tidak ada cara khusus yang spesifik. Anda bisa menyelesaikan arus kerja yang satu ini setelah menyelidiki permasalahan dan mencari solusi untuk mengatasi hal tersebut.
Misalnya, dalam penyusunan strategi pemasaran, Anda baru bisa mengetahui langkah apa saja yang harus dilakukan setelah mengidentifikasi permasalahan atau mengevaluasi rencana marketing yang sebelumnya gagal atau kurang maksimal.
3. Project workflow
Dalam sebuah proyek pekerjaan tentu juga terdapat alur yang harus diikuti. Namun biasanya hal ini jauh lebih fleksibel dibandingkan tipe process workflow. Maksudnya, Anda bisa berinovasi atau melakukan hal-hal di luar rencana sebelumnya.
Manfaat Menggunakan Sistem Workflow dalam Manajemen Perusahaan
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, alur kerja ini memiliki peran yang cukup penting dalam operasional sebuah perusahaan. Selain memperjelas apa saja yang harus dilakukan serta tanggung jawab masing-masing karyawan, sistem alur kerja juga memiliki manfaat lain. Di antaranya adalah sebagai berikut:
1. Distribusi yang bisa dengan mudah dilakukan
Alur kerja yang sistematis dan tertata rapi akan memudahkan sistem pendistribusian. Dengan demikian, seluruh proses dapat berjalan dengan lancar tanpa adanya hambatan yang berarti. Siklus dari workflow tersebut pun akan berjalan secara otomatis jika sudah terbiasa. Jika distribusi tugas lancar maka seluruh otorisasi pekerjaan dapat dilakukan dengan cara yang lebih cepat dan praktis.
2. Penanganan dokumen bisa langsung diketahui
Sistem alur kerja juga mengatur setiap alur dalam distribusi dokumen di perusahaan. Jika dilakukan dengan cara yang tepat, penanganan sebuah dokumen dapat dilakukan dengan cara yang lebih efektif dan dapat dengan mudah diselesaikan.
3. Persetujuan bisa dilakukan di mana pun dan kapan pun
Persetujuan atau agreement dapat dilakukan dari mana saja dan kapan saja dengan sistem workflow yang sudah terkelola dengan baik. Aplikasi workflow dapat memudahkan kinerja kerja Anda meskipun sedang tidak berada di kantor atau perusahaan. Hal ini bisa dilakukan selama perangkat Anda terhubung dengan internet, ya.
Perbedaan Aplikasi Workflow dengan Workflow Engine
Bagi Anda yang mungkin bertanya-tanya, apa sih perbedaan dari aplikasi workflow dengan workflow engine? Di bawah ini kami berikan penjelasan singkatnya yang bisa Anda pahami.
Secara sederhana aplikasi workflow dibuat sedemikian rupa untuk memudahkan kinerja operasional perusahaan agar memperjelas alur apa saja yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan sebuah proses. Aplikasi ini biasanya didesain dengan memisahkan antara fungsi tugas, alur kerja serta komponen yang berkaitan satu sama lain seperti routing.
Dalam prakteknya, fitur fungsi tugas serta alur kerja merupakan komponen yang harus ada dalam setiap aplikasi workflow dengan dapat dibuat sesuai dengan preferensi masing-masing. Sedangkan routing dan fitur yang lain dapat dibuat secara baku tanpa adanya banyak perubahan maupun penyesuaian. Gabungan antara dua komponen inilah yang nantinya dapat disebut sebagai workflow engine atau mesin alur kerja.
Kesimpulan
Dalam praktek operasional sebuah bisnis, dibutuhkan sistem alur kerja yang mampu membantu kinerja usaha agar lebih maksimal. Ada begitu banyak aplikasi workflow yang bisa Anda gunakan untuk membantu operasional perusahaan dan kinerja karyawan. Dengan teknologi digital ini, beberapa proses krusial dapat dilakukan secara otomatis dengan cara yang lebih praktis.
Anda tak perlu membuang-buang waktu untuk melakukan hal yang bisa dilakukan dengan cara yang lebih efektif. Sebagai gantinya, waktu yang tersisa bisa digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan lain sehingga menunjang tingkat produktivitas Anda dan seluruh karyawan.
Tak hanya sistem alur kerja saja yang dibutuhkan oleh perusahaan Anda. Sistem manajemen pengeluaran dan keuangan perusahaan pun juga perlu diperhatikan. Jika Anda sedang mencari sistem atau aplikasi yang tepat untuk mengatasi permasalahan tersebut, JojoExpense bisa dijadikan pilihan untuk solusi.
Aplikasi ini memungkinkan Anda dapat mengontrol setiap pengeluaran yang dilakukan dalam perusahaan. Selain itu, proses pengajuan reimbursement yang dilakukan oleh karyawan pun akan jauh lebih mudah tanpa harus mengisi banyak dokumen yang memakan banyak waktu. Anda pun dapat menyetujui pengajuan reimbursement tersebut dari mana saja dan kapan saja bermodalkan smartphone yang Anda gunakan.
Tak hanya itu, JojoExpense juga dilengkapi berbagai macam fitur lain seperti Cash Advance, Capture Expense, Budget Controlling dan masih banyak lagi lainnya.
So, tunggu apa lagi? Yuk, gunakan JojoExpense dan permudah cara Anda dalam mengelola keuangan dalam perusahaan.