Rasanya hampir tidak mungkin jika kita tidak pernah membeli suatu barang, baik secara online ataupun offline. Akan tetapi, kita hanya tahu bahwa barang yang kita dapatkan setelah pembayaran, uangnya langsung masuk ke kantung penjual, tanpa mengetahui alur transaksi pembelian.
Nyatanya, sebuah transaksi pembelian tidaklah se-simple itu. Ada beberapa tahapan di dalam alur transaksi pembelian yang biasanya terjadi di dalam perusahaan. Untuk itulah, kami akan membahas terkait alur ini untuk membuka wawasanmu yang akan tertuang secara lengkap di dalam artikel ini.
Sebelum membahas terkait alur transaksi pembelian, terlebih dahulu akan kami sampaikan, bahwa seluruh proses transaksi harus disertai dengan buktinya. Karena, bukti transaksi merupakan tindakan awal yang dapat dilakukan perusahaan terhadap harta kekayaan perusahaan dari kebocoran.
Untuk itulah bukti transaksi harus dibuat berdasarkan alur yang telah disiapkan perusahaan karena harus mampu mengamankan harta kekayaan. Nah, alur seperti apa yang diperlukan untuk melakukan sebuah transaksi pembelian?
Oops! We could not locate your form.
Apa Itu Transaksi Pembelian?
Sebelum mengetahui alurnya, terlebih dahulu kita harus paham tentang transaksi pembelian itu sendiri? Transaksi pembelian adalah suatu kegiatan untuk memperoleh barang dan atau jasa dengan cara memberikan balas jasa berupa sejumlah uang bernilai sama dengan barang atau jasa yang diperolehnya.
Barang atau jasa yang dibeli adalah untuk memenuhi kebutuhan konsumen, pedagang dan produsen. Bagi konsumen, barang atau jasa yang dibeli akan digunakan untuk konsumsi sendiri, misalnya barang kebutuhan pokok, barang kebutuhan penunjang dan barang mewah.
Sedangkan untuk pedagang, barang yang dibeli akan dijual kembali dengan maksud untuk memperoleh keuntungan. Terakhir, untuk produsen, barang yang dibeli adalah untuk memenuhi kebutuhan perusahaan misalnya bahan baku, digunakan untuk menunjang proses produksi.
Alur Transaksi Pembelian
Nah, sekarang saatnya yang kita tunggu-tunggu nih! Kita simak bersama terkait alur transaksi pembelian yang biasanya terjadi di sebuah perusahaan. Informasi lengkapnya bisa kamu lihat melalui poin2 di bawah ini.
-
Permintaan Bagian Penjualan atau Produksi (Material Request)
Proses pembelian akan dimulai dari permintaan bagian penjualan atau bagian produksi yang dibuktikan dengan surat permintaan Barang yang akan dibeli dapat ditentukan dengan 3 cara yaitu:
Intuitif
Cara ini dilakukan dengan memprediksi barang apa yang dibutuhkan pelanggan.
Penelitian Pasar
Yaitu dengan meneliti permintaan-permintaan konsumen yang paling banyak atau dengan cara langsung terjun ke masyarakat umum.
Perhitungan Stok Barang
Terakhir ada penghitungan stok barang, yakni bagian penjualan akan menyampaikan permintaan barang ke bagian gudang.
-
Melakukan Survei Pasar
Alur transaksi pembelian selanjutnya adalah melakukan survey pasar. Survey ini dilakukan untuk memilih produsen/agen/grosir yang terbaik yang dapat dijadikan supplier bagi perusahaan.
Supplier ini memiliki peranan penting dari mulai produksi hingga pendistribusian barang dari sebuah perusahaan. Dengan pemilihan supplier yang tepat, akan meningkatkan efisiensi baik dari segi dana maupun kinerja dari perusahaan.
-
Menerima Penawaran dari Berbagai Perusahaan (Quotation)
Pada tahap ini perusahaan melakukan penjajakan dengan mengirimkan surat permintaan penawaran barang. Kemudian, selanjutnya perusahaan-perusahaan yang terpilih akan mengirimkan surat penawaran yang lebih terinci bila dibandingkan dengan catalog dan daftar harga.
Tahap ini diperlukan dalam alur transaksi pembelian, untuk membandingkan perusahaan mana yang lebih menguntungkan untuk diajak kerjasama. Untung yang dimaksud di sini adalah bisa meningkatkan efisiensi dari dana maupun kinerja dari kedua belah pihak.
-
Menentukan Supplier
Setelah selesai melakukan survey pasar, kamu bisa menentukan supplier mana yang paling memberikan keuntungan terbaik dengan mempertimbangkan harga, kualitas dan pelayanan purna jual
-
Membuat Daftar Barang yang Akan Dibeli
Perusahaan juga harus membuat daftar barang yang akan dibeli. Dengan menuliskan daftar barang tersebut, perusahaan akan lebih mudah untuk mengetahui apa saja yang mereka butuhkan. Sehingga, mereka bisa memperkirakan budget yang diperlukan.
-
Mengirimkan Surat Pesanan Kepada Perusahaan Supplier yang Dipilih (Purchasing Order)
Setelah membuat daftar, perusahaan bisa melakukan pemesanan dengan mengirimkan surat pesanan kepada supplier. Surat pesanan ini tidak boleh dikirimkan secara mendadak, untuk menghindari adanya waktu pendistribusian barang ke perusahaan.
Untuk itu, perusahaan juga harus bisa mengestimasikan waktu pengiriman ketika melakukan proses pesanan ini.
-
Membuat dan Menandatangani Surat Perjanjian dengan Supplier
Alur transaksi pembelian bisa dilanjutkan dengan membuat dan menandatangani surat perjanjian dengan supplier. Pembuatan dan penandatanganan ini diperlukan untuk menjadikannya sebuah transaksi resmi.
Adanya transaksi secara resmi ini, jika ada salah satu pihak yang melanggar perjanjian, bisa bersangkutan dengan payung hukum. Tentunya, jika sudah terlibat dengan hukum, akan mencoreng nama baik perusahaan ataupun supplier.
-
Menerima barang
Sekarang, perusahaan tinggal menunggu barang yang telah dipesan terdistribusikan alias menerima barang pembelian. Setelah PO diproses oleh supplier, terjadilah penerimaan barang/jasa sesuai dengan pesanan yang diajukan di dalam PO.
Tahap penerimaan barang/jasa ini berupa penerbitan surat tanda terima barang kepada pemesan oleh pemasok, dan pengakuan adanya barang/ jasa masuk ke dalam pembukuan pemesan.
-
Memeriksa Barang Apakah Sesuai dengan Pesanan atau Tidak (Kualitas Maupun Kuantitas)
Setelah barang diterima, pihak perusahaan bisa memeriksanya apakah sudah sesuai dengan pesanan. Perusahaan harus melihatnya dari sisi kuantitas maupun kualitasnya. Setelah barang/ jasa diterima, bagian pembelian menerima faktur (invoice) yang diterbitkan oleh pemasok berisi perincian pembelian barang/jasa beserta nilai pajak dan diskon (jika digunakan), dan jumlah bersih pembelian.
Faktur ini juga digunakan sebagai tagihan atas pembelian yang belum dibayar. Invoice harus cocok dengan PO, tanda terima barang, dan jumlah pengakuan utang.
-
Retur
Alur selanjutnya setelah mengecek barang adalah retur. Akan tetapi, proses ini tidak harus selalu dilakukan. Karena, retur baru akan dilakukan jika memang terdapat kesalahan kirim oleh pemasok atau memang ada kecacatan barang atau ada alasan khusus lainnya.
-
Membayar Jumlah Transaksi Sesuai Dengan Prosedur Pengeluaran Kas
Setelah memastikan seluruh barang yang diterima sudah sesuai dengan kriteria dan pesanan, maka perusahaan bisa membayar barang tersebut. Akan tetapi, proses pembayaran ini tidak bisa sembarangan, lho!
Perusahaan harus membayar transaksi tersebut, sesuai dengan jumlahnya dan berdasarkan prosedur pengeluaran kas yang berlaku. Tujuannya adalah untuk mempermudah proses pembukuan keuangan di perusahaan.
Alur transaksi pembelian di atas sudah pasti selalu terjadi di sekitar kita. Setiap orang pasti pernah melakukannya sebab tak seorang pun bisa lepas dari aktivitas membeli sesuatu. Transaksi jenis ini jika didefinisikan secara lebih rinci bisa diartikan sebagai suatu kegiatan yang dilakukan untuk memperoleh barang atau jasa dengan cara memberikan balas jasa dalam bentuk uang. Jadi sejumlah uang akan diberikan pada pihak yang memberikan barang atau jasa dengan nilaui yang sama seperti nilai barang atau jasa yang diberikannya pada kita.
Dalam hal ini orang yang menerima barang dan jasa serta memberikan uang sebagai balasan jasa disebut sebagai konsumen. Adapun transaksi pembelian yang terjadi di masyarakat bisa dilakukan secaratubai dan non-tunai. Tentunya berbagai jenis transaksi pembelian ini tidak hanya dilakukan oleh perorangan atau per individu saja. Tetapi perusahaan besar juga bsia saja melakukan transaksi pembelian baik untuk pemenuhan bahan baku ataupun lainnya. Dengan kata lain perusahaan dagang juga tak luput dari aktivitas pembelian dan metode pembayaran atas barang yang dibelinya.
Jenis Alur Transaksi Pembelian
Transaksi pembelian tunai
Transaksi pembelian tunai berarti proses berjalannya pembelian yang dilakukan dengan cara pembayaran tunai. Pembayaran dengan cara tunai juga seringkali disebut cash. Maksudnya adalah pembayaran atas pembelian barang dilakukan pada saat itu juga. Di zaman dahulu biasanya pembelian barang atau jasa dilakukan dengan pembayaran menggunakan uang giral secara langsung atau tunai.
Hingga saat ini tampaknya sistem pembayaran dengan menggunakan uang secara langsung seperti ini masih terjadi dan dilakukan hampir oleh semua orang. Namun pembayaran tunai sebenarnya tidak hanya dilakukan dengan menggunakan uang secara langsung saja. Tetapi pembayaran juga bisa dilakukan dengan menggunakan fasilitas lainnya. Misalnya saja dengan menggunakan kartu debet dari bank. Atau bisa juga pembayaran dilakukan dengan menggunakan uang virtual. Sekalipun menggunakan uang virtual dan layanan debet dari bank namun dana pembeli akan langsung terpotong pada saat itu juga tepatnya pada saat melakukan pembayaran.
Transaksi pembelian non-tunai
Sistem yang kedua berkebalikan dengan transaksi pembelian tunai yaitu transaksi pembelian non-tunai. Sistem pembelian inidilakukan dengan cara pembayaran tidak tunai atau tidak cash. Bisa juga sistem pembayaran ini disebut kredit atau utang. Sistem pembayaran yang seperti ini sekarang ini juga semakin banyak dilakukan oleh beberapa pembeli. Bahkan hal ini terjadi mulai dari pembelian di toko kecil dan toko kelontong sampai dengan pembelian di toko besar seperti supermarket atau sejenisnya.
Pembelian secara non-tunai juga banyak diumpai di beberapa merchant yang ada di mall atau plasa di beberapa kota besar. Bahkan pembelian tunai juga merambah ke dunia perusahaan yaitu pada saat perusahaan membeli berbagai keperluannya di perusahaan lainnya dengan sistem pembayaran yang dilakukan secara bertahap atau kredit. Sistem transaksi pembelian seperti ini tampaknya juga seolah menjadi trend di masa kini. Jadi Anda bisa membeli barang atau jasa namun pembayarannya dilakukan dengan menggunakan sistem cicilan. Umumnya hal ini dilakukan dengan menggunakan kartu kredit yang merupakan fasilitas dari bank.
Perbandingan Antara Alur Transaksi Pembelian Tunai dan Non-Tunai
Dari segi tabungan
Setiap orang yang melakukan transaksi pembelian secara tunai atau cash tentu saja melakukan kegiatan menabung terlebih dahulu. Maksudnya disini adalah setiap orang yang ingin melakukan pembelian barang atau jasa secara tunai atau cash maka pastilah orang tersebut mengumpulkan uang terlebih dahulu. Setelah uang terkumpul dalam jumlah banyak maka barulah Anda bisa melakukan pembelian terhadap barang atau jasa yang dibutuhkan dan diinginkan. Namun jika transaksi pembelian dilakukan secara non-tunai maka produk dibeli terlebih dahulu. Setelah produk dibeli barulah kemudian pembeli menabung uang untuk membayar cicilan yang harus dibayar secara rutin.
Dari segi kenyamanan
Melakukan transaksi pembelian secara tunai atau cash ataupun kontan umumnya akan membuat kehidupan kita terasa lebih nyaman. Kehidupan akan terasa lebih tenang saat membeli produk secara tunai jika dibandingkan dengan pembelian produk secara non-tunai. Halini bisa saja dikarenakan tidak adanya beban pikiran dalam diri saat melakukan pembelian produk secara tunai. Bahkan pembelian secara tunai bisa menjadi sebuah kebiasaan yang baik dan bersifat positif. Anda tentunya akan selalu terbiasa membeli produk jika memang memiliki uang lebih sehingga transaksi pembelian bisa dilakukan secara tunai.
Hal ini tentunya berbanding terbalik dengan sistem pembelian non-tunai. Sistempembelian produk dengan metode pembayaran non-tunai berarti dilakukan dalam bentuk kredit. Maka pembayarannya akan selalu dipikirkan bahkan di tiap bulan. Tentu hal ini membuat kehidupan menjadi tidak nyaman. Bahkan seseorang bisa saja merasa gelisah karena selalu memikirkan utang atau cicilan yang harus dibayarnya di tiap bulan.
Dari segi kepemilikan
Saat membeli barang tunai maka barang yang telah dibeli tersebut sudah secara penuh menjadi milik Anda. Hal ini tentu saja berbeda dengan sistem pembelian non-tunai atau kredit atau cicilan. Kebanyakan pembelian produk yang dilakukan secara non-tunai belum tentu pembayarannya dilakukan sampai tuntas. Maka jika pembayaran produk tidak tuntas tentunya pihak bank bisa mengambil alih segala benda yang dimiliki. Dengan kata lain barang yang dibeli secraa kredit dan pembayarannya tidakbisa dipenuhi sesuai dengan kesepakatan maka barang akan disita. Maka terkadang pembelian barang secara kredit bisa membuat orang yang melakukan transaksi pembelian merasa belum memilikiproduk itu secara sepenuhnya.
Dari segi proses
Pada dasarnya transaksi pembelian secara tunai berarti pembayarannya dilakukan secara langsung daripihakpembeli kepada pihak penjual. Sedangkan transaksi pembelian yang dilakukan secara non-tunai misalnya dengan sistem pembayaran kredit berrati pembayarannya dilakukan secara bertahap atau cicilan atau bisa juga angsuran. Pada transaksi pembelian yang dilakukan secara kredit biasanya pihak pembeli akan mengisi formulir terlebih dahulu. Pengisian formulir ini memang dilakukan secara tertulis dan menjadi syarat bagi beberapa toko atau bagi beberapa penjual. Kemudian nantinya formulir yang telah diisi oleh pihak pembeli ini akan dibubuhi tanda tangan oleh kedua belah pihak. Kedua belah pihak dalam hal ini yaitu pihak pembeli dan juga pihak penjual produk.
Menentukan Alur Transaksi Pembelian
Alur transaksi pembelian baik tunai maupun non-tunai sebenarnya sama-sama bertujuan untuk mengadakan pemenuhan terhadap kebutuhan konsumen. Namun berbagai halbisa menjadi pertimbangan bagi Anda sekalian untuk memilih apakah pembelian dilakukan secara tunai ataukah kredit.
Berbagai resiko yang akan terjadi setelahnya juga perlu menjadi bahan pertimbangan bagi Anda. Misalnya pembelian tunai akan membuat tabungan menjadi terkuras sehingga setelahnya perlu dilakukan penghematan pengeluaran secara lebih lagi. Sedangkan pembelian kredit mungkinlebih meringankan namun cicilannya ahruslah dilakukan di tiap bulan. Semua pertimbangan ini bisa dipikirkan secara matang sebelum Anda memilih sistem pembelian di suatu toko. Jangan sampai Anda memilih sebbua sistem lalu menyesal setelahnya.
Bagaimana? Apakah kamu sudah paham tentang alur transaksi pembelian? Dengan adanya alur transaksi ini, perusahaan akan lebih mudah untuk melakukan proses pembelian. Jadi, pastikan perusahaanmu mengikuti alur transaksi pembelian ini ya.
Selain itu, kamu juga bisa menggunakan JojoExpense untuk membantumu dalam mengelola laporan laporan keuangan perusahaan. Dengan begitu, efisiensi manajemen pengeluaran perusahaan akan meningkat hingga 76%. Sangat cocok bagi perusahaan yang mengedepankan efisiensi. Selamat mencoba!
