Istilah big data rekrutmen mungkin belum terlalu populer dibandingkan big data itu sendiri. Big data memang semakin popular di tengah berkembangnya sistem teknologi informasi yang lebih mumpuni. Berbagai bidang perusahaan menjadikan big data sebagai pendukung utama dalam menentukan sebuah kebijakan. Mulai dari strategi pemasaran, sampai ke perekrutan karyawan.
Pengguanan big data dalam berbagai bidang kehidupan memang menjadi sebuah konsekuensi logis dari peradaban berbasis ilmu. Setiap ilmu membutuhkan data untuk dianalisa. Dari analisa tersebut dapat diambil kesimpulan yang bukan merupakan sangkaan dan dugaan belaka. Dan dalam perusahaan, menggunakan big data akan memberikan banyak keuntungan.
Khusus untuk perekrutan karyawan, paling tidak, ada 7 keuntungan menggunakan big data rekrutmen.
1. Rekrutmen Berlangsung Cepat dengan Big Data
Salah satu kendala yang terjadi saat proses perekrutan karyawan adalah prosesnya memakan waktu cukup lama. Mulai dari pemberitahuan lowongan kerja, hingga proses seleksi berkas, kompetensi, dan wawancara, dapat memakan banyak waktu. Apalagi jika semua proses tersebut dillakukan secara konvensional.
Misalnya, ketika perusahaan membukan lowongan kerja, pasti akan ada banyak surat lamaran yang masuk. Surat lamaran berbasis kertas tersebut tentu membutuhkan verifikasi dan seleksi. Belum lagi proses uji kompetensi, yang jika dilakukan secara orang per orang harus meluangkan waktu lagi. Ini tentu memperlambat perusahaan untuk segera berjalan secara optimal.
Dengan menggunakan big data rekrutmen, verifikasi dan validasi dokumen dapat dilakukan sejak awal proses. Proses uji kompetensi pun dapat dilakukan sekaligus, kapanpun, dan dimanapun, tergantung desain ujiannya. Pertemuan tatap muka mungkin hanya dibutuhkan saat interview untuk menggali karakter kandidat lebih jauh.
Bahkan, jika jenis pekerjaannya memungkinkan untuk remote, wawancara dapat dilakukan via video call. Keseluruhan prosedur ini tentu akan sangat menyingkat waktu. Perusahaan pun dapat langsung mempekerjakan dengan cepat karyawan yang dibutuhkan untuk segera produktif. Produktivitas kerja tak lagi akan terhambat.
Biaya perekrutan karyawan dengan menggunakan big data rekrutmen tentu dapat dihemat cukup signifikan. Kita ambil contoh dari segi penggunaan kertas saja. Berapa banyak kertas yang harus digunakan untuk mengadministrasikan keseluruhan proses rekrutmen tersebut. Belum lagi, pengarsipannya harus cukup hati-hati agar tidak hilang, rusak, atau tercecer.
Bukankah sering kita lihat bekas-bekas dokumen lamaran kerja calon karyawan yang tak diterima berakhir di tong sampah. Atau, mungkin menjadi bungkus nasi bagi ibu-ibu penjual nasi kuning di tepi jalan. Pemborosan seperti ini harus segera dihentikan karena tidak berguna, baik bagi calon karyawan maupun perusahaan.
Belum lagi, jika proses rekrutmen tersebut berlarut-larut. Kebutuhan pendukung untuk proses seleksi, pengujian, hingga wawancara tentu membutuhkan biaya tersendiri. Jika semua biaya tersebut dapat dihemat dengan big data rekrutmen, tentunya perusahaan akan jadi lebih efisien dan menguntungkan.
Perekrutan dengan big data memungkinkan untuk melakukan penghematan karena semua bentuk data disimpan secara digital. Arsip pun disimpan dalam bentuk data-data binary yang hanya membutuhkan beberapa gigabyte saja. Itupun sudah dapat menyimpan data ratusan hingga ribuan kandidat.
3. Kemudahan Penelusuran Informasi dengan Big Data
Keunggulan pengarsipan dengan big data rekrutmen bukan hanya untuk masalah penghematan ruang dan biaya. Data-data digital lebih mudah untuk dipilah, ditelusuri, dan diolah. Ini akan membuat perusahaan mampu menemukan karyawan yang tepat untuk mengisi sebuah jabatan.
Jika menggunakan sistem konvensional, proses pemilahan ini akan sangat merepotkan dan menyusahkan. Tidak hanya bagian HRD harus menyimpan arsip tersebut secara hati-hati, untuk menemukan data yang dibutuhkan harus menelusuri lagi dengan teliti. Hal ini tak akan terjadi jika big data telah diaplikasikan dalam proses perekrutan karyawan.
Ada kalanya, dalam perekrutan karyawan tersebut terdapat calon karyawan yang ditolak karena tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Di lain waktu, perusahaan mungkin membutuhkan keterampilan tersebut dari calon karyawan yang ditolak. Tanpa menggunaan big data, penelusuran data calon karyawan tersebut akan sangat menyulitkan.
Namun, dengan big data rekrutmen, data tersebut bisa didapatkan dengan mudah. Hanya butuh beberapa klik saja untuk mendapatkan data yang diinginkan.
Kemudahan penelusuran seperti yang dijelaskan di atas, dapat membantu perusahaan menemukan talenta berbakat untuk posisi yang tepat. Karyawan yang memang memiliki minat dan keterampilan di suatu bidang, dapat diarahkan menempati jabatam tertentu. Bahkan, seandainya saat awal, ia tidak mendaftar untuk bidang tersebut.
Big data rekrutmen yang mampu diterapkan dengan baik dapat memberikan saran kepada departemen pengembangan sumber daya manusia. Ketelitian komputer dalam mengorganisasi data mampu melebihi kecermatan manusia untuk mengolah data yang besar. Ini akan sangat membantu bagian HRD untuk mengolah SDM di perusahaan tersebut.
Saran tersebut juga dapat berlaku 2 arah. Pertama, saran terhadap karyawan agar ditempatkan di posisi tertentu. Kedua, saran terhadap posisi tertentu agar ditempati oleh seseorang yang berbakat di bidang itu. Ini akan menjamin bahwa setiap posisi dan setiap orang dapat dioptimalkan untuk kepentingan perusahaan.
Sistem link and match ini memang tidak akan sempurna. Pasti selalu ada celah untuk terjadinya kesalahan karena terkadang big data belum cukup mampu untuk menebak karakter sesesorang. Tetap akan dibutuhkan orang untuk melakukan seleksi akhir. Namun, hal ini tentu saja jauh lebih baik, cepat, dan efisien, dibandingkan tanpa penggunaan big data rekrutmen.
Big data yang selalu disuplai dengan update data terbaru akan dapat digunakan untuk menghitung proyeksi masa depan. Termasuk dalam bidang pengembangan sumber daya manusia. Kinerja kandidat yang sedang diseleksi dapat diramalkan seperti apa jika ditempatkan pada jabatan atau posisi tertentu.
Namun, ini membutuhkan suplai data yang terus-menerus. Karena itu big data perlu selalu diperbarui. Proses update data ini dapat dilakukan secara manual, ataupun diprogram untuk selalu menambang data otomatis terus-menerus. Data yang ditambang terus-menerus akan lebih baik karena memperkaya big data.
Terkadang, saat ini HRD belum tahu akan menggunakan data tersebut untuk apa. Namun, seiring waktu, ide-ide dapat saja muncul untuk kebutuhan operasional perusahaan yang optimal. Saat itu, perusahaan tak perlu lagi mengeluarkan biaya, waktu, dan tenaga untuk mendapatkan data tersebut.
Menambang Big Data Rekrutmen Secara Otomatis
Untuk mulai menambang big data secara otomatis, tentu lebih baik dapat dimulai lebih awal. Misal dari awal proses perekrutan. Sebenarnya tidak sulit untuk melakukannya. Malah, dengan JojoTimes, perusahaan dapat menambang big data tersebut dengan sangat mudah.