Account payable adalah sebuah istilah dalam akuntansi yang juga biasa dikenal dengan “utang dagang”. Sesuai namanya, istilah ini berhubungan langsung dengan utang piutang dalam operasional suatu bisnis atau usaha. Di mana umumnya digunakan pada suatu perusahaan yang menjual produk berupa barang. Untuk usaha atau bisnis yang bergerak di bidang jasa, komponen ini biasa disebut dengan utang usaha.
Nah, untuk memahami definisi dari account payable atau utang dagang ini. Pada artikel berikut, Jojonomic akan memberikan informasi mengenai istilah tersebut.
Apa Itu Account Payable?
Definisi dari account payable sendiri adalah kewajiban perusahaan kepada pihak lain yang harus segera dipenuhi dalam jangka waktu tertentu. Dengan kata lain, account payable adalah sebuah tanggungan utang yang dimiliki perusahaan yang harus dilunasi sebelum jatuh tempo sesuai dengan perjanjian antara pihak kreditur dengan perusahaan.
Kewajiban pembayaran itu timbul akibat perusahaan membeli secara kredit dari pihak lain untuk kembali menjual barang dagangan kepada konsumen. Istilah account payable itu sendiri merujuk pada jumlah yang terutang karena pembelian yang biasanya dilakukan oleh perusahaan di bidang perdagangan atas pembelian barang jadi dan perusahaan di bidang industri atas pembelian bahan baku. Selain itu, account payable juga dapat terjadi akibat pembelian dengan menggunakan sistem uang muka (down payment) atau bahkan pembayaran sebelum barang diterima (cash before delivery).
Dengan demikian, dapat diketahui bahwa account payable ini biasanya muncul saat perusahaan memutuskan untuk membeli kebutuhan secara kredit. Selain itu, account payable juga dapat muncul ketika perusahaan melakukan transaksi pembelian dengan sistem uang muka, sehingga pelunasan baru akan dilakukan ketika barang sudah diterima. Perusahaan yang melakukan kedua sistem tersebut biasanya merupakan perusahaan jual beli produk siap pakai dan perusahaan industri.
Penting untuk diketahui bahwa account payable atau utang dagang tidak dicatat saat pemesanan dilakukan, tetapi hanya pada saat pemilikan atas barang-barang tersebut beralih kepada pembeli, dengan kata lain sudah diterima oleh pihak pembeli. Jika terdapat potongan pembelian secara tunai, maka account payable harus dilaporkan sebesar jumlah utang dagang setelah dikurangi potongan tunai. Kemudian, apabila dalam pembelian secara kredit tersebut terdapat PPN atau Pajak Pertambahan Nilai, maka account payable termasuk PPN.
Pengelolaan Utang Dagang oleh Staff Perusahaan
Dalam sebuah perusahaan, staf yang bertugas mengurusi hal ini adalah staff account payable. Tugas mereka adalah berkoordinasi dengan pihak-pihak terkait guna mengumpulkan informasi mengenai transaksi pembelian yang dilakukan, mencatatnya, serta melunasinya.
Tugas pertama dari staff account payable adalah berkoordinasi dengan staf-staf terkait. Dalam menunaikan tugas ini, staff yang bersangkutan harus melakukan koordinasi dengan pihak terkait untuk mengetahui akan keberadaan barang. Pihak-pihak terkait yang dimaksud adalah pihak yang terkait dengan proses pembelian yang dilakukan perusahaan seperti divisi marketing, purchasing, sales, storing, klien, dan lain-lain.
Tugas yang berikutnya adalah melakukan pengecekan terhadap aktivitas pembelian. Tugas ini harus dilakukan setelah purchase order disetujui, kemudian staff account payable perlu mengecek kembali PO sebelum diteruskan ke purchasing. Dengan demikian, hal ini bisa meminimalisir terjadinya kesalahan yang dapat merugikan perusahaan.
Selanjutnya, mereka juga bertanggungjawab dalam melakukan pencatatan dan pembayaran terhadap utang piutang dagang yang dilakukan oleh perusahaan. Dengan kata lain, staf account payable bertanggung jawab untuk mencatat segala transaksi yang terjadi.
Setelah itu, pencatatan dan pembayaran itu akan disimpan untuk urusan pembukuan dan pembayaran. Pembayaran yang dimaksud tentu saja dilakukan berdasarkan kesepakatan antara perusahaan serta vendor maupun klien.
Setelah melakukan tugas-tugas tersebut, mereka juga dituntut untuk dapat membuat laporan dan neraca pembelian. Pembuatan laporan ini dapat dilakukan secara berkala dalam jangka waktu mingguan atau bulanan. Seorang staff account payable harus membuat laporan karena ia harus mempertanggungjawabkan tugasnya kepada atasan (Supervisor AR atau Manajer AR) dalam bentuk laporan.
Tanggung Jawab Staff Account Payable
Melalui penjelasan di atas maka dapat disimpulkan bahwa seorang staff account payable bertanggung jawab untuk:
1. Memastikan keseimbangan cash flow perusahaan, hal ini dapat dilakukan dengan berkoordinasi dengan bagian dari supply chain atau rantai supply, seperti bagian sales marketing, gudang, bagian purchasing, dan bagian account receivable.
2. Memastikan dokumen dan arsip-arsip yang berkaitan dengan pembelian perusahaan atau akun yang harus dibayar sudah dianalisis dan dicek dengan baik.
3. Memastikan segala pembelian yang dilakukan oleh perusahaan sudah dicatat dengan baik.
4. Memastikan pembayaran terhadap barang yang sudah diterima oleh perusahaan atau belum diterima tapi sudah dilakukan kesepakatan sebelumnya itu sudah terlaksana dengan baik sesuai kesepakatan.
5. Memastikan laporan mingguan dan bulanan terkait pembelian perusahaan dilaporkan pada Supervisor AR atau Manajer AR untuk dipertanggungjawabkan.
Pentingnya Account Payable dalam Perusahaan
Melalui penjelasan diatas, Anda sudah memahami mengenai pengertian serta pengelolaan account payable dalam sebuah transaksi. Untuk mengurangi beban, perusahaan perlu mengecek utang yang ada serta melakukan pembayaran begitu barang diterima.
Pengecekan ulang harus dilakukan untuk memastikan bahwa utang dagang perusahaan ini tidak mengalami kesalahan. Karena bagaimana pun, komponen ini memegang peranan yang cukup penting bagi keberhasilan sebuah perusahaan.
Idealnya, akun ini perlu dicek secara teratur supaya perusahaan mengetahui dan memahami tanggung jawab yang harus diselesaikannya, yaitu membayar dan melunasi sisa utang. Hal ini perlu dilakukan supaya tidak terjadi penumpukan utang yang dapat membuat perusahaan mengalami kerugian.
Sebaiknya, utang segera dilunasi ketika barang diterima. Selain untuk meringankan beban, proses bisnis dengan pihak klien pun akan selalu lancer ketika perusahaan mampu mengelola utang dengan baik sesuai kesepakatan dengan klien.
Sayangnya, pencatatan utang dagang ini sering kali mengalami kendala atau kesalahan yang dilakukan oleh manusia (human error). Apabila kesalahan yang terjadi cukup fatal, hal ini dapat memperburuk pengelolaan utang perusahaan.
Dengan kata lain, perusahaan kemungkinan akan mengalami kerugian akibat kesalahan tersebut. Di samping itu, hubungan dengan klien pun akan terganggu karena terjadi ketidaksesuaian antara pengelolaan utang dengan kesepakatan antara perusahaan dengan klien akibat kesalahan dalam pencatatan account payable.
Kesalahan pencatatan atau hilangnya data yang ada juga tentu akan memperlambat proses pembayaran. Untuk mengurangi adanya kesalahan ketika pencatatan, perusahaan perlu menerapkan metode pencatatan baru yang lebih akurat dan efisien.
Tips dan Trik Meningkatkan Account Payable Menjadi Lebih Baik
Account Payable dalam suatu bisnis tentu saja merupakan hal penting karena ini sangat berpengaruh terhadap bisnis anda. Hutang Dagang dalam suatu bisnis tentu memiliki andil besar karena ini berkaitan dengan keungan bisnis anda terkait bayaran atau uang yang harus anda bayarkan pada angka waktu tertentu. Berikut ini adalah tips dan trik yang dapat anda lakukan untuk meningkatkan sistem hutang anda.
Penggunaan Laverage Secara Otomatis
Laverage merupakan hal yang biasa dilakukan oleh perusahaan guna menaikkan keuntungan perusahaan. Namun, yang menjadi hal baru disini yaitu melakukannya dengan cara otomatis. Seiring dengan perkembangan zaman yang juga semakin menciptakan teknologi – teknologi yang semakin maju menjadikan peluang perusahaan untuk melakukan laverage dengan otomatis. Ika sebelumnya anda membuatuhkan waktu dan tenaga yang lebih besar untuk mencatat pembayaran, melacak tanggal pembayaran dan lain-lain anda dapat dimudahkan dengan teknologi yang ada.
Memperkecil Kemungkinan Kesalahan Manusia
Tips dan trik selanjutnya yang dapat anda lakukan untuk meningkatkan sistem hutang yang baik pada bisnis anda yaitu dengan memperkecil kemungkinan kesalahan manusia. Kesalahan manusia atau biasa disebut sebagai human error merupakan hal yang tidak dapat dihilangkan, namun dapat diminimalisir. Terutama dalam berkerja tentu saja kesalahan manusia pasti terjadi, namun disini anda membuatnya menjadi seminimal mungkin.
Dengan menerapkan sistem yang baru berdasarkan teknologi yang ada, tentu saja selain ini akan memudahkan pekerjaan manusia, namun juga dapat meminimalisis kesalahan yang kemungkinan akan diperbuat. Anda dapat menambahkan sistem yang ada dengan sistem baru yang dapat melakukan pengecekan secara otomatis. Tentu ini pada akhirnya akan menghindarkan anda dari kesalahan manusia atau human error yang bisa saja terjadi.
Meminimalisir Pengeluaran
Seperti yang kita tahu sistem hutang dapat kita pahami sebagai bayran atau tagihan yang harus kita bayarkan dalam angka waktu tertentu. Meminimalisir pengeluaran yang dimaksud disini yaitu dengan meminimalisir pengeluaran bagi hal yang kurang penting, dalam hal ini dapat anda lakukan misalnya dengan membayar tagihan tepat waktu. Dengan membayar tagihan tentu saja itu akan mengurangi uang yang anda miliki. Namun, anda harus memikirkan hal lainnya seperti bunga yang akan tanggung jika anda membayar hutang terlambat dari waktu yang sudah ditentukan. Tentu saja jika anda melakukannya anda justru akan semakin memperbesar pengeluaran.
Gunakan Komunikasi Sebaik Mungkin
Sistem hutang yang anda gunakan tetnu saja memiliki fitur untuk berkomunikasi misalnya. Dalam sebuah bisnis tentu saja faktor komunikasi merupakan hal yang sangat penting. Baik antara perusahaan dengan pelanggan atau konsumen, atau bahkan komunikasi antar rekan kerja. Dalam urusan sistem hutang ini juga membutuhkan komunikasi yang baik. Misalnya, tak jarang dalam suatu sistem hutang dalam pembayarannya menyertakan adanya diskon yang bisa anda dapatkan ketika anda dapat membayarkannya pada jangka waktu tertentu.
Karena itu dengan komunikasi yang maksimal anda dapat memanfaatkan hal ini sehingga anda mendapat keuntungan diskon dengan membayar lebih awal saat anda sudah memiliki uang dalam nominal yang cukup.
Buat Laporan Keungan
Saat anda bebicara mengenai simtem hutang tentu ini tidak akan jauh dari soal uang, keungan dan biaya. Untuk itu ada baiknya untuk anda membuat laporan keuangan sederhana yang efektif berkelanjutan untuk memantau kondisi keuangan bisnis atau perusahaan anda. Dengan anda memili laporan keungan, anda dapat dengan lebih mudah mengetahui kondisi keuangan bisnis anda. Akan semakin baik jika laporan keungan dibuat berkelanjutan dan sederhana sehingga mudah dipahami untuk mengetahui keuangan anda, sehingga anda dapat dengan lebih mudah untuk membuat keputusan terkait keungan jika mengetahui kondisi keuangan dari waktu ke waktu.
Sistem Penyimpanan Dokumen yang Baik
Tips dan trik selanjutnya yang dapat anda lakukan untuk meningkatkan sistem hutang anda menjadi lebih baik yaitu dengan membuat penyimpanan dokumen yang baik pula. Tidak hanya dalam masalah keuangan bahkan di bidang lainnya dokumen merupakan hal yang sangat penting dalam bisnis atau perusahaan. Terlebih lagi ketika anda berbicara mengenai keuangan atau sistem hutang. Tentu saa dokumen merupakan hal yang sangat penting karena kesalahan sedikit dapat menyebabkan kerugian.
Untuk menigkatkan sistem hutang anda menjadi lebih baik anda perlu untuk menyimpan berkas atau dokumen keuangan anda sebaik mungkin. Meski dalam setiap harinya banyak sekali dokumen yang berjalan. Namun dokumen tersebut tetaplah dokumen penting yang bisa saja sewaktu-waktu anda butuhkan. Dalam kondisi analog tentu saja perusahaan menyimpannya dalam bentuk ruangan khusus dimana banyak dokumen penting lainnya disimpan. Namun seiring beralannya waktu tentu saja menyimpan dan menata dokumen yang sangat banyak membutuhkan kerja dan waktu yang ekstra, terlebih ketika suatu saat anda membutuhkan dokumen tertentu dan anda harus menunggu mencarinya.
Jalan keluarnya, anda dapat membuat salinan jaga-jaga dengan cara digital. Saat ini banyak sekali fitur atau penyedia jasa yang dapat digunakan untuk menyimpan data secara digital yang tentunya akan memudahkan anda saat mencarinya menjadi semakin cepat dan mudah. Dan tentunya akan memudahkan anda ketika sewaktu-waktu anda ingin melihat pembukuan anda kapan dan dimana saja.
Optimalkan Sistem Pelacakan Pada Bisnis Anda
Sistem pelacak tentu saja memegang peran penting pada suatu bisnis terlebih dalam urusan sistem hutang. Ini adalah tips dan trik terakhir yang dapat anda lakukan untuk meningkatkan sistem hutang menjadi lebih baik, yaitu dengan mengoptimalkan sistem pelacak sehingga dapat menindak lanjuti arus kas keuangan anda. Arus kas tentu saja berdampak besar untuk sistem keuangan anda, karena itu dibutuhkan sistem pelacak untuk menindak lanjuti aliran kas yang ada.
Anda harus rajin melakukan pengecekan terkait pembayaran apa saja yang sudah anda lakukan dan memeriksanya secara berkelanjutan utnuk memastikan tidak adanya error. Karena jika anda tidak melakukan pengecekan bisa saja terjadi masalah yang tidak anda ketahui yang pada akhirnya akan berdampak besar bagi bisnis anda. Anda membutuhkan mesin pelacak otomatis bahkan jika memungkinkan untuk beroperasi secara ganda. Sebab, dengan hal tersebut dapat maminimalisir kesalahan yang bisa saja terjadi.
Kesalahan atau yang bisa saja terjadi dalam masalah sistem hutang atau pembayaran misalnya yaitu berupa keterlambatan vendor dalam mengirimkan bukti pembayaran anda. Yang nantinya dapat menyebabkan transaksi akan selesai berbulan kemudian, yang secara tidak langsung akan berdampak pada arus kas bisnis anda. Karena itu diharapkan anda memiliki sistem pelacak ganda yang baiki sehingga kemungkinan kesalahan akan diminimalisir.
Berikut diatas adalah tips dan trik yang dapat anda lakukan untuk meningkatkan atau memperbaiki sistem hutang pada bisnis anda. Anda harus membuat sistem anda sebaik mungkin sehingga dapat meminimalisir kemungkinan bisnis anda mendapat kendala kedepannya. Dengan mengikuti langkah – langkah atau tips diatas diharapkan dapat membuat sistem hutang anda menjadi semakin baik, yang pada akhirnya semakin membuat bisnis anda menjadi semakin sukses.
Penutup
Demikianlah artikel penjelasan dari kami mengenai definisi dari account payable dan hal-hal yang berkaitan dengannya. Lewat penjelasan di atas, Anda dapat memahami mengenai pentingnya keberadaan komponen yang satu ini. Bisa dibilang utang piutang merupakan hal yang cukup umum terjadi dalam suatu bisnis. Bahkan cenderung dibutuhkan dalam kondisi tertentu untuk memastikan cash flow usaha atau bisnis tetap lancar.
Nah, untuk memudahkan Anda dalam mengelola keuangan perusahaan agar kasnya tetap lancar. Gunakanlah Jojo Expense, aplikasi yang dapat membantu Anda dalam manajemen pengeluaran perusahaan dengan lebih efisien. Perangkat ini digadang-gadang dapat meningkatkan efektivitas kinerja manajemen pengeluaran perusahaan hingga 76 persen.
Selain itu, Jojo Expense juga dibekali ragam fitur yang cukup lengkap. Sebut saja mulai dari Capture Expense, Reimbursement Online, Cash Advance, Mobile Approval dan masih banyak lagi lainnya. Aplikasi ini juga dibekali teknologi canggih berupa Intelligence OCR dan Realtime Geotagging yang memungkinkan perusahaan dapat terhindar dari aksi penipuan keuangan. Menarik, bukan?
So, tunggu apa lagi? Yuk, gunakan Jojo Expense dan permudah cara Anda dalam mengelola keuangan perusahaan sekarang juga!