Dalam sebuah perusahaan, beberapa di antara kita pastinya pernah mendengar tentang AP automation. Bagi yang masih awam, tentu merasa bingung apa sebenarnya AP automation itu? Lantas bagaimana proses dan latar belakangnya. Selanjutnya mengapa harus menggunakan hal tersebut? Apakah ada kelebihan-kelebihannya? Beragam pertanyaan ini sering muncul pada benak beberapa orang yang kurang paham. Untuk lebih jelasnya, di bawah ini sedikit informasi yang berkaitan dengan AP automation.
Tentang AP Automation Dan Latar Belakangnya
AP automation merupakan suatu upaya untuk melakukan kontrol terhadap account payable. Dimana account payable sendiri dapat diartikan sebgai hutang dagang yang merupakan kewajiban perusahaan kepada pihak lain yang harus dipenuhi dalam jangka waktu singkat. Hutang dagang bisa saja dimiliki oleh suatu perusahaan karena beberapa hal seperti misalnya perusahaan membeli suatu barang dagangan secara kredit.
Pembelian barang juga tentunya berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan. Dengan kata lain barang yang dibeli secara kredit tersebut bertujuan untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan sehingga tujuan perusahaan bisa tercapai. Pembelian barang dagangan ini ditujukan untuk dijual kembali kepada konsumen. Sama halnya dengan hutang pada umumnya maka hutang dagang sudah tentu juga harus dilunasi dan pelunasan harus dilakukan dalam waktu singkat. Hutang dagang atau account payable berhubungan dengan kegiatan usaha pokok perusahaan.
Namun hal ini sudah seharusnya dikontrol agar hutang dagang yang dimiliki oleh perusahaan tidak membengkak. Sebab jika hutang perusahaan membengkak maka lama-kelamaan perusahaan akan mengalami kerugian. Bahkan bisa saja perusahaan mengalami kebangkrutan karena terlalu banyak memiliki hutang dagang. Untuk mengatasi hal ini tentunya dibutuhkan peran akuntan yang dapat membuat laporan keuangan dan laporan AP dengan baik untuk diserahkan pada pimpinan. Sehingga pimpinan dapat lebih melakukan kontrol terhadap pengeluaran atas hutang dagang. Di sinilah pentingnya kehadiran AP automation.
Kelebihan AP Automation
Transaksi AP Automation tentu perlu dianalisis dengan teliti, sebab hal ini berkaitan dengan pengeluaran uang oleh perusahaan. Dengan kata lain setiap hutang dagang yang tercatat menjadi suatu alasan bagi perusahaan untuk mengeluarkan uang. Oleh karena itu hutang dagang seharusnya tidak dilakukan dengan sembarangan. Dengan adanya AP Automation pada suatu perusahaan, maka dapat diperoleh keuntungan dan kelebihan-kelebihan sebagai berikut:
- Tercipta kelola hutang dagang agar hutang perusahaan tidak sampai melebihi batas. Besarnya jumlah AP akan berpengaruh terhadap pengeluaran perusahaan.
- Seorang akuntan perlu melakukan kontrol atau kelola AP agar hutang dagang perusahaan bisa berjalan dengan baik dan efektif.
- Kelola AP harus dilakukan agar pengeluaran perusahaan tidak sampai berlebihan sehingga perusahaan yang melakukan hutang dagang tidak sampai mengalami rugi.
Proses AP Automation
Adapun hutang dagang ini sering kali dijumpai pada suatu perusahaan. Hutang dagang ini pada dasarnya merupakan suatu kewajiban bagi perusahaan yang melakukan pembelian barang secara kredit pada pihak lainnya. Umumnya hutang dagang terjadi karena perusahaan melakukan pembelian bahan baku. Atau bisa juga perusahaan melakukan hutang dagang karena membeli barang jadi guna mendukung operasional perusahaannya. Hutang dagang umumnya tidak dicatat pada waktu dimana dilakukan pemesanan. Disini pula kontrol AP automation diperlukan.
Namun pencatatan hutang dagang atau AP ini dilakukan pada saat hak pemilikan barang-barang tersebut beralih kepada pihak pembeli. Tentu saja pembelian berupa kredit sehingga kredit tersebut harus segera ditutup oleh pihak pembeli. Namun bila saat melakukan pembelian barang terjadi potongan pembelian secara tunai maka hutang dagang haruslah dilaporkan sebesar jumlah hutang dagang yang telah dikurangi jumlah potongan tunai.
Proses account payable akan berjalan secara efektif dan efisien jika di dalam pelaksanaannya terdapat ketepatan waktu. Account payable beserta pembayaran hutang dagang sudah seharusnya dilakukan dengan tepat. Ketepatan waktu memang sangat penting dan turut berpengaruh pada keberhasilan account payable. Ketepatan waktu tersebut juga akan menunjukkan kredibilitas perusahaan dan menunjukkan seberapa besar peran serta tanggung jawab perusahaan. Jika kredibilitas dan tanggung jawab perusahaan dinilai baik maka tentu saja proses account payable akan menjadi lebih cepat dan lebih mudah.
Namun perlu dilakukan pengontrolan terhadap AP supaya proses AP tidak terlalu berlebihan. Perlu dilakukan perampingan terhadap account payable pada suatu perusahaan. Dengan adanya kontrol dan perampingan inilah maka bisa terjadi keseimbangan neraca. Hutang dagang bisa jadi terkendali sehingga perusahaan akan terhindar dari hutang besar dan terhindar dari kerugian. Oleh karena itu diperlukan adanya pengendalian dan pengelolaan hutang dagang agar account payable bisa berjalan lebih efektif dan tidak menimbulkan kerugian pada perusahaan. Selain itu pengendalian hutang dagang juga dapat berguna untuk mengurangi biaya pengeluaran perusahaan sehingga hal ini menguntungkan bagi perusahaan.
Tanggung Jawab Staf AP
Seorang staf account payable memiliki tanggung jawab khusus terhadap keseimbangan cashflow perusahaan melalui AP automation. Untuk menjaga keseimbangan cashflow ini maka staf AP dapat melakukan koordinasi dengan divisi lainnya seperti misalnya divisi marketing dan divisi gudang ataupun divisi AR yang merupakan lawan dari AP.
Staf account payable juga sudah seharusnya memastikan dokumen dan arsip yang berkaitan dengan pembelian sudah dianalisis dan dicek dengan baik dan teliti. Setiap pembelian harus dicatat dengan baik dan jelas agar pimpinan perusahaan dapat memperoleh laporan dengan jelas. Tidak hanya pembelian saja tetapi juga setiap pembayaran yang dilakukan terhadap hutang dagang juga harus dicatat dengan jelas.
Bagaimanapun juga pada dasarnya keuangan merupakan hal yang paling vital dalam suatu perusahaan. Oleh karena itu dibutuhkan staf yang memiliki kemampuan baik dalam menganalisis segala hal yang berkaitan dengan keuangan perusahaan termasuk hutang dagang. Kemampuan untuk berkomunikasi dan menyampaikan informasi pada pimpinan juga diperlukan agar pimpinan bisa mengerti kondisi keuangan perusahaan. Dengan adanya kualifikasi dan disertai dengan tanggung jawab dari staf AP maka proses kelola AP bisa berjalan dengan lebih baik.
Dengan penjelasan di atas, maka cukup jelas bahwasanya suatu perusahaan membutuhkan bantuan pendukung yang mampu mengontrol AP automation secara lebih baik. Sehingga perusahaan tidak mengalami resiko kerugian. Disini pula pentingnya mencoba menggunakan JojoExpense. Dimana dapat bermanfaat mengontrol pengeluaran perusahaan secara lebih teliti, termasuk hutang dagang yang diperlukan dalam perusahaan tersebut nantinya. Tidak hanya itu saja, dengan teknologi ini maka diharapkan perusahaan juga akan merasakan manfaat berupa sistem yang lebih terstruktur dan otomatis. Sehingga tidak merepotkan akuntan perusahaan dalam hal pengaturan dan pelaksanaan AP automation. Hal ini berkat fitur-fitur terbaik yang tersemat di JojoExpense, termasuk mobile approval, budget controlling, dan reimburse via App. Sehingga dinamika kontrol dan sistematisnya jauh lebih mudah.
Oleh sebab itu, mengapa harus merasa ragu? Percayakan AP automation perusahaan Anda pada JojoExpense. Dapatkan coba gratis sekarang juga untuk merasakana manfaatnya yang melimpah. Dengan demikian, maka keuangan perusahaan akan tetap seimbang dan lebih efisien. Belum percaya juga? Segera coba ya!