Surat menjadi salah satu sarana komunikasi yang hingga sekarang masih banyak digunakan. Walaupun teknologi terbilang sudah canggih, namun tetap ada beberapa hal yang penyampaiannya tetap menggunakan sebuah surat. Surat yang biasa dibutuhkan adalah surat resmi. Keberadaan dari surat resmi ini adalah untuk keperluan yang resmi atau formal. Penggunaan surat resmi ini bisa dilakukan secara perseorangan, lembaga, organisasi, maupun sebuah instansi yang mana berkomunikasi sama – sama formal. Misalnya pada surat pengangkatan karyawan.
Pembuatan surat resmi ini juga harus memperhatikan kaidah – kaidah yang sudah ditentukan. Biasanya penggunaan bahasa yang baku, isi di dalam surat tersebut juga harus efektif dan cukup jelas untuk dimengerti pembaca, dan tentu dibuat sesuai dengan keperluannya. Meskipun pada dasarnya surat resmi tersebut untuk keperluan pribadi namun tetap saja harus dibuat dengan aturan yang sudah ditentukan. Salah satu surat yang resmi adalah contoh surat pengangkatan karyawan. Surat yang satu ini juga terbilang surat yang resmi karena dikeluarkan dengan tidak sembarangan.
Apa Fungsi Surat Resmi
Sebelum membahas mengenai surat pengangkatan, alangkah baiknya jika anda mengetahui surat resmi tersebut pada dasarnya berfungsi sebagai apa. Ya, surat pengangkatan resmi ini mempunyai banyak fungsi sehingga masih banyak pihak yang menggunakan surat resmi. Inilah fungsi dari adanya surat resmi :
- Surat resmi digunakan sebagai sarana informasi untuk memberitahu mengenai hal yang cukup penting kepada beberapa pihak.
- Surat resmi juga merupakan salah satu bentuk dari bukti yang tertulis sehingga dapat dipertanggungjawabkan.
- Juga bisa dijadikan sebagai pedoman untuk kerja maupun untuk melakukan berbagai kegiatan yang terbilang resmi.
- Surat resmi bisa menjadi pengingat bagi pihak – pihakk yang terkait di dalam surat tersebut. Karena surat tersebut bisa dijadikan dokumentasi untuk beberapa waktu ke depan.
- Surat resmi juga bisa dijadikan sebagai bukti historis dan juga bukti kronologis.
Dilihat dari fungsinya saja sudah menggambarkan bahwa keberadaan dari surat resmi ini dapat dipercaya dan dipertanggungjawabkan. Salah satu surat yang terbilang resmi adalah surat pengangkatan karyawan. Surat ini merupakan sebuah bukti yang diberikan dari pihak perusahaan kepada karyawannya. Perusahaan bisa dengan mudah membuat surat tersebut karena kini telah banyak disediakan contoh surat pengangkatan karyawan.
Apa Itu Surat Pengangkatan Karyawan?
Bagi anda para karyawan maupun para pihak pemilik perusahaan tentu anda sudah tidak asing dengan surat resmi yang satu ini. Surat pengangkatan tersebut adalah sebuah surat yang diberikan kepada karyawan atas apa kinerja yang dilakukan. Surat tersebut akan diberikan ketika karyawan borongan maupun karyawan yang tidak tetap, namun ketika dinilai mempunyai prestasi dan juga memenuhi kriteria untuk menjadi seorang karyawan tetap diperusahaan tersebut. Jika karyawan tersebut telah menunjukan bahwa dirinya mampu bekerja sesuai dengan kriteria yang diinginkan oleh pihak perusahaan maka biasanya pihak perusahaan akan memberikan surat pengangkatan tersebut.
Walaupun keberadaan surat pengangkatan tersebut penting namun jika diperhatikan di dunia nyata maupun di dunia kerja, keberadaan surat ini sering diabaikan oleh pihak perusahaan. Hal ini mampu menimbulkan sebuah perselisihan antara pihak buruh dengan pihak perusahaan. Itulah yang membuat pihak perusahaan harus mengetahui pentingnya keberadaan surat pengangkatan tersebut.
Membuat surat pengangkatan ini juga tidak sembarangan, ada beberapa hal yang harus diperhatikan. Karena surat ini termasuk surat yang resmi maka anda bisa memperhatikan berbagai hal seperti misalnya tanggal pengangkatan, nama pengangkat, dan juga nama dari karyawan yang akan diangkat. Sebenarnya sangat mudah untuk membuat surat pengangkatan ini, pasalnya kini sudah banyak contoh surat pengangkatan karyawan yang bisa dicontoh.
Kapan Surat Pengangkatan Wajib Dibuat?
Biasanya sebelum seseorang diterima untuk bekerja di tempat tersebut, biasanya ada sebuah perjanjian. Jika pada awal mulanya seseorang yang ingin bekerja di suatu tempat harus melewati masa percobaan terlebih dahulu, tentu surat pengangkatan tersebut akan diberikan ketika sudah menjalankan masa percobaan. Tergantung dengan perjanjian di awal kapan kah waktu yang diberikan untuk masa percobaan.
Biasanya untuk masa percobaan dilakukan selama 3 bulan, maka karyawan akan dianggap lulus percobaan dan bisa saja karyawan tersebut diangkat sebagai karyawan tetap. Namun apakah pengangkatan tersebut wajib dilakukan oleh pihak perusahaan? Semua hal tersebut kembali pada perjanjian awal, jika memang akan ada pengangkatan maka pihak perusahaan wajib untuk mengeluarkan surat pengangkatan setelah masa percobaan selesai.
Bagi para karyawan yang berada di masa percobaan yang termasuk dalam perjanjian kerja waktu tidak tertentu (PKWTT) maka jika perjanjian dibuat secara tertulis setelah masa percobaan selesai secara otomatis karyawan tersebut sudah diangkat menjadi karyawan tetap secara hukum. Namun akan sedikit berbeda jika perjanjian tersebut hanya diucapkan secara lisan, maka dibutuhkan surat pengangkatan. Persusahaan harus segera mengeluarkan surat pengangkatan tersebut. Dengan adanya contoh surat pengangkatan karyawan maka akan membuat surat tersebut lebih mudah karena tidak bisa dibuat sembarangan.
Bentuk Surat Pengangkatan Karyawan
Telah melalui penilaian berbagai hal, ketika karyawan tersebut telah mematuhi perjanjian yang dibuat maka sudah sepantasnya pihak perusahaan memberikan kejelasan kepada karyawan – karyawannya. Salah satunya adalah dengan memberikan surat pengangkatan karyawan tersebut. Surat pengangkatan biasanya merupakan surat yang sudah dibuat oleh pihak perusahaan yang mana telah mendapatkan tanda tangan dari Direksi maupun pihak kuasanya. Surat ini berisikan keputusan untuk mengangkat karyawan terkait untuk menjadi karyawan tetap setelah melakukan masa percobaan.
Keberadaan surat pengangkatan ini juga bisa dijadikan untuk bukti hukum atau jaminan hukum yang diberikan kepada karyawan mengenai hak – hak yang dimilikinya. Biasanya contoh surat pengangkatan karyawan mengandung beberapa hal seperti berikut ini :
- Mengandung keterangan nama.
- Terdapat dengan jelas alamat karyawan.
- Terdapat data tanggal karyawan mulai berkerja.
- Keterangan posisi atau jenis pekerjaan.
- Keterangan besar upah.
- Nama pengangkat.
- Tanggal mulai diangkat.
Beberapa informasi di atas menjadi keterangan yang paling banyak dicantumkan dalam surat pengangkatan karyawan.
Untuk lebih jelasnya lagi bisa dilihat dari beberapa contoh membuat surat pengangkatan karyawandengan begitu membuat surat pengangkatan menjadi lebih mudah. Itulah berbagai informasi mengenai surat pengangkatan kerja, tentu pembuatan surat tersebut penting untuk dilakukan. Agar tidak ada masalah yang terjadi diantara kedua belah pihak maka dengan memberikan surat pengangkatan maka akan lebih jelas mengenai posisi karyawan tersebut.
Namun penting tidaknya pengangkatan karyawan semua itu tergantung dengan keputusan maupun perjanjian awal yang sudah disepakati kedua belah pihak. Namun jika memang sudah dijanjikan akan diangkat sebagai karyawan tetap maka surat pengangkatan tersebut harus segera dibuat sehingga ada bukti secara nyata bahwa karyawan tersebut sudah diangkat menjadi karyawan tetap. Ada banyak contoh yang bisa digunakan untuk membuat surat tersebut.
Contoh surat pengangkatan karyawan pada umumnya bisa dijumpai di berbagai perusahaan. Sesuai dengan namanya maka surat ini merupakan sebuah dokumen atau arsip yang berisi tentang keterangan kerja dari seorang karyawan. Dengan kata lain surat tersebut berisi mengenai keputusan yang dikeluarkan oleh perusahaan dalam mengangkat seseorang untuk menjadi staf perusahaan. Maka sudah tentu surat ini bersifat resmi sehingga gaya bahasa yang terdapat pada surat ini cenderung bersifat resmi.
Memang seringkali seorang pegawai baru mendapatkan masa uji coba di perusahaan yang baru selama beberapa waktu. Jika memang pegawai tersebut telah melalui masa uji coba dan bisa melanjutkan pekerjaannya maka biasanya perusahaan akan mengangkatnya. Lalu perusahaan akan memberikan surat pengangkat kepada pegawainya tersebut.
Fungsi Contoh Surat Pengangkatan Karyawan
Menjadi arsip atau dokumen penting
Surat keterangan atau keputusan yang dikeluarkan oleh sebuah perusahaan dan berisi mengenai pengangkatan karyawan tentu saja merupakan surat penting. Surat ini bersifat resmi dan bahkan bisa dipertanggungjawabkan secara hukum. Maka surat keternagan mengenai pengangkatan karyawan nantinya akan menjadi sebuah dokumen atau arsip penting baik bagi perusahaan maupun bagi karyawan yang diangkat.
Memperjelas status karyawan
Mungkin saja seorang karyawan merasa bingung dengan statusnya di perusahaan. Terlebih lagi jika tadinya karyawan masih bekerja dalam masa uji coba lalu diangkat menjadi karyawan tetap. Tentu karyawan merasa ragu jika tidak ada bukti tertulis. Oleh karena itu haruslah dibuat sebuah surat resmi yang menyatakan bahwa karyawan telah diangkat sebagai karyawan baik karyawan jenis kontrak maupun tetap.
Memaparkan deskripsi pekerjaan karyawan
Deskripsi mengenai pekerjaan karyawan tentu perlu diuraikan secara jelas. Deskripsi pekerjaan ini juga seharusnya bisa memberikan informasi kepada karyawan yang bersangkutan mengenai apa saja yang menjadi tanggung jawabnya. Maka karyawan nantinya bisa bekerja secara lebih pasti.
Menunjukkan tanggal pengangkatan karyawan
Dalam surat pengangkatan karyawan akan dicantumkan pula tanggal pengangkatan karyawan. Jadi sejak kapan karyawan diangkat oleh perusahaan tersebut bisa diketahui dengan jelas. Penentuan tanggal yang nantinya dicantumkan dalam surat keterangan haruslah sesuai sehingga bisa dipertanggungjawabkan dengan baik.
Menjadi referensi
Saat karyawan sudah tidak lagi bekerja di perusahaan terkait maka tentunya karyawan akan mencari tempat kerja yang baru. Nantinya surat pengangkatan karyawan ini akan menjadi bahan referensi bagi karyawan yang sedang mencari pekerjaan baru. Surat pengangkatan karyawan ini akan menjadi referensi bagi orang yang sedang melamar kerj sehingga perusahaan yang baru bisa menilai kinerja pelamar melalui referensi tersebut.
Isi Contoh Surat Pengangkatan Karyawan
Kop surat
Setiap surat resmi tentunya diawali dengan pembuatan kop resmi. Kop resmi selalu diletakkan di bagian atas surat. Pada kop resmi ini terdapat nama perusahaan serta logo perusahaan. Di samping itu terdapat pula alamat dan juga nomer telepon perusahaan. Serta di zaman sekarang ini terdapat pula alamat website dan email perusahaan.
Data karyawan
Isi selanjutnya yang ahrus tercantum di dalam jenis surat ini adalah data karyawan. Data pribadi termasuk alamat dna nomer telepon serta tanggal lahir karyawan harus tercantum dengan jelas sebagai identitas pribadi karyawan. Data karyawan ini menunjukkan identitas diri dari orang atau pegawai yang diangkat sebagai pekerja atau staf di sebuah perusahaan.
Jenis pekerjaan
Selnjutnya bagian lain yang juga perlu dicantumkan dalam surat tersebut yaitu pada umumnya adalah jenis pekerjaan. Artinya bidang kerja karyawan dna juga jabatan karyawan juga harus dicantumkan pada surat tersebut. Maka karyawan akan tahu dengan jelas mengenai jabatannya dan tugas serta tanggung jawabnya. Ke depannya diharapkan agar karyawan dapat bekerja sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya tersebut.
Besaran gaji atau upah
Seringkali gaji atau upah juga turut dicantumkan dalam surat keterangan kerja ataupun surat pengangkatan. Dengan demikian diapa saja yang bekerja di suatu perusahaan bisa tahu dengan jelas berapa besar gaji atau upah yang diterimanya. Gaji atau upah ini memang harus diketahui oleh pegawai yang bersangkutan sejak awal. Maka nantinya tidak akan sampai terjadi masalah mengenai gaji atau upah yang diterima oleh pegawai.
Tanda tangan direksi
Di bagian penutup surat terdapat tanda tangan dari direksi. Tanda tangan ini diberikan oleh pihak yang memberikan surat keterangan atau surat pengangkatan karyawan. Tanda tangan juga perlu ditambahi dengan adanya nama terang dan jabatan. Jadi siapa yang bertanda tangan atas surat pengangkatan tersebut bersifat jelas.
Membuat Contoh Surat Pengangkatan Karyawan
Usai dari masa percobaan
Contoh surat pengangkatan karyawan biasanya dibuat pada saat karyawan diangkat oleh perusahaan. Biasanya pengangkatan ini terjadi setalah tiga bulan masa percobaan. Jika memang pegawai yang bersangkutan bersedia untuk melanjutkan pekerjaannya di perusahaan terkait maka nantinya akan dibuatkan surat pengangkatan sesuai dengan tanggal yang tepat.
Sesuai aturan yang berlaku
Pembuatan surat jenis ini juga sudah seharusnya dilakukan dengan berdasarkan pada aturan yang berlaku. Surat ini juga harus dibuatkan berdasarkan pada acuan tertentu. Dengan kata lain surat pengangkatan haruslah dibuat dengan tepat dan sesuai dengan setiap kebijakan yang berlaku di perusahaan. Bahkan sebisa mungkin surat disusun dengan mengacu pada UU yang berlaku.
Perhatikan syarat perjanjian kerja
Perjanjian kerja pastilah terjalin antara pegawai dengan perusahaan. Maka sebaiknya perjanjian kerja ini dicantumkan pula secara tertulis dan ditandatangani oelh berbagai pihak terlibat agar bersifat resmi dan sah. Demikian surat yang satu ini sebaiknya juga dibuat dengan memperhatikan berbagai syarat yang ada dalam perjanjian kerja yang terjalin antara oegawai dengan perusahaan.
Bahasa baku atau formal
Surat pengangkatan karyawan pada dasarnya bersifat resmi. Oleh karena itu bahasa yang digunakan haruslah bahasa baku. Hal ini juga bisa berfungsi untuk menunjukkan bahwa surat tersebut bersifat formal dan tida bisa disepelekan. Maka nantinya pegawai bisa menjalankan perannya dengan rasa tanggung jawab karena adanya surat tersebut.
Pentingnya Contoh Surat Pengangkatan Karyawan
Contoh surat pengangkatan karyawan pada umumnya diperlukan terutama sebagai bukti mengenai status kepegawaian seseorang. Bila memang seseorang diangkat menjadi karyawan maka ia sudah tentu berhak menerima surat dari perusahaan. Termasuk pula surat pengangkatan karyawan yang isinya menegaskan bahwa orang yang mendapatkannya merupakan pekerja atau staf dari sebuah pekerjaan. Oleh karena itu apa yang tercantum pada surat jenis ini haruslah jelas.
Adapun jika berhubungan dengan pembuatan surat umumnya juga harus berhubungan dengan pekerjaan yang terkait dengan tim HRD perusahaan. Nah, untuk mempermudah hal tersebut, tidak ada salahnya mencoba menggunakan produk yang menarik yaitu JojoTimes. Dengan produk yang satu ini maka dapat memantau absen karyawan termasuk juga menyimpan data-data penting karyawan. Salah satunya berbagai macam surat penting tentang hubungan antara karyawan dan perusahaan. Sehingga nantinya seluruh catatan resmi karyawan tercatat dengan baik dan teratur di dalam sistem yang mudah, efektif, dan efisien.