Employee Self Service atau layanan mandiri karyawan merupakan fitur yang tersedia dengan sebagian besar HRIS modern. ESS memungkinkan karyawan untuk mengurus berbagai tugas terkait sumber daya manusia dan pekerjaan yang seharusnya perlu diselesaikan oleh personel sumber daya manusia atau manajemen. Layanan mandiri karyawan dapat membantu banyak perusahaan menghemat jam kerja dan meningkatkan efisiensi. Namun, opsi tersebut mungkin tidak tepat untuk beberapa perusahaan. Sebagian besar sistem layanan mandiri karyawan memungkinkan karyawan untuk mengubah informasi pribadi seperti alamat, informasi kontak, dan informasi perbankan, meskipun persetujuan mungkin diperlukan. Beberapa sistem ESS juga memungkinkan karyawan untuk melihat informasi penjadwalan dan penggajian. Bahkan sistem swalayan yang paling mendasar umumnya memungkinkan karyawan untuk mengajukan permintaan cuti dan memungkinkan manajer untuk menyetujui permintaan ini.
Jika ada masalah yang tidak diijinkan oleh karyawan untuk diubah secara langsung menggunakan ESS, beberapa HRIS memungkinkan karyawan untuk berkorespondensi secara elektronik dengan departemen sumber daya manusia. Hal ini memungkinkan karyawan untuk mengirim pesan di luar jam kantor reguler, yang menghemat waktu dan kerumitan bagi karyawan dan profesional sumber daya manusia.
Mengapa ESS (Employee Self Service) ini sangat penting?
Kurangnya pengetahuan karyawan akan perusahaan seperti soal IT, SDM, atau lainnya kerap menjadi kendala karena setiap karyawan harus menghubungi karyawan lain untuk mendapatkan jawabannya. Hal tersebut tentu akan menghabiskan waktu dan usaha, atau dengan kata lain akan menguras produktivitas.
Sebagaimana menurut Michael Maoz dan Gartner Research VP & Distinguished Analyst, kemampuan dalam membuat dan memperoleh konten (pengetahuan) yang relevan dengan cepat akan menjadi hal utama yang wajib dimiliki perusahaan unggulan. Dalam survei Manajemen Pengetahuan yang dilakukan Technology Services Industry Association (TSIA) tahun 2014 juga menunjukkan 40% karyawan berpendapat bahwa produktivitas dapat meningkat 20-30% dengan manajemen pengetahuan yang efektif.
Untuk menjawab tantangan diatas, Employee Self Service bisa menjadi solusi. ESS akan meningkatkan produktivitas dan keterlibatan karyawan dengan akses mudah ke informasi yang konsisten dan terkelola. ESS yang menyediakan sumber pengetahuan utama kebutuhan karyawan, akan memberi jawaban yang tepat di waktu yang tepat pula di seluruh portal, perangkat, dan aplikasi. Penerapan ESS juga penting untuk membuat karyawan merasa terlibat langsung dengan perusahaan. Mereka diajak memegang tanggung jawab akan data pribadi mereka masing-masing dan bisa mengaksesnya kapan saja dan dimana saja. Keterlibatan ini penting untuk meningkatkan loyalitas karyawan. Sebagaimana menurut penelitian Perrin’s Global Workforce Study (2003), keterlibatan karyawan sebagai kesediaan karyawan dan kemampuannya untuk berkontribusi dalam kesuksesan perusahaan secara terus menerus.
Pada umumnya, ESS bermanfaat untuk efisiensi dan peningkatan produktivitas. Semua aktivitas berbasis ESS bisa dilakukan secara real-time 24 jam setiap harinya dan bisa dilakukan dimanapun. Manfaat ini tidak hanya dirasakan perusahaan, tetapi juga oleh masing-masing karyawan. Berikut beberapa manfaat penerapan ESS di perusahaan.
- Data Lebih Akurat
Tidak semua perusahaan selalu memperbaharui data karyawan. Memang beberapa data cenderung tidak mengalami perubahan dalam jangka waktu dekat seperti data identitas, data keluarga, data perpajakan, dan lain sebagainya. Namun, data-data pribadi seperti kontak nomor telepon, alamat email pribadi, alamat tempat tinggal sekarang merupakan data yang cenderung sering berubah dalam waktu singkat. Sehingga memperbaharui data karyawan menjadi salah satu hal penting yang perlu dilakukan agar lebih akurat. Cara yang paling mudah untuk melakukan update terhadap data-data tersebut adalah meminta karyawan untuk melakukan perubahan sendiri atas data-data dirinya. Setiap karyawan akan bertanggung jawab untuk update setiap perubahan data dirinya yang ada di dalam sistem. Proses ini tentu akan rumit apabila karyawan tidak memiliki akses ke dalam sistem. Itulah mengapa penggunaan sistem ESS menjadi penting dan lebih menguntungkan.
- Meningkatkan Efisiensi
Dikarenakan setiap karyawan memiliki akses ke data mereka pribadi, tentu hal ini akan memudahkan karyawan HRD sehingga bisa fokus ke kegiatan produktif lain. Contoh lainnya adalah untuk pengajuan izin cuti atau sakit dimana setiap karyawan tak perlu repot menugurus secara manual karena semua bisa dilakukan secara online dari manapun. Hal ini tentu jauh lebih efisien dan mengurangi beban pekerjaan administrasi. Dalam hal ini, penerapan ESS secara eletronik berarti pula mengurangi form cetak/kertas. Tumpukan form cetak tentu akan memakan tempat sehingga ruang tidak efisien. Pencarian file juga semakin sulit dan memakan waktu karena harus dilakukan manual.
- Meningkatkan Keamanan Data
Penyimpanan data yang dilakukan melalui sistem ESS akan disimpan secara elektronik melalui media penyimpanan database. Menyimpan data dalam bentuk kertas sudah tidak lagi dilakukan dalam 10 tahun terakhir ini. Selain menghabiskan lebih banyak ruang penyimpanan, keamanan data yang disimpan secara fisik lebih merepotkan. Dengan melakukan penyimpanan data secara online, maka Anda dapat melakukan enkripsi pada data tersebut. Dan sistem ESS akan membuat proses penyimpanan tersebut menjadi semakin cepat.
- Ramah Lingkungan
Penerapan sistem elektronik berarti mengurangi penggunaan kertas. Hal ini tentu sesuai dengan perkembangan zaman yang semakin sensitif akan isu lingkungan. Berbagai kampanye untuk ramah lingkungan kerap digaungkan salah satunya agar setiap aktivitas tidak tergantung pada form cetak/print. Jadi, dengan memahami betapa pentingnya sistem Employee Self Service terhadap kinerja karyawan maupun perusahaan maka langkah selanjutnya adalah mencari sistem ESS yang tepat untuk digunakan oleh perusahaan. LinovHR merupakan salah satu Software HRIS yang memiliki modul Employee Self Service di dalamnya.
Kerugian Employee Self Service (ESS)
Kerugian terbesar untuk berinvestasi dalam opsi ESS adalah jumlah waktu yang diperlukan yang diambil untuk memastikan bahwa setiap karyawan memahami cara menggunakan sistem. Proses peluncuran dapat menghabiskan biaya dan waktu dalam jumlah besar bagi perusahaan, sehingga mengambil sumber daya ini dari operasi reguler. ESS juga harus sering digunakan oleh karyawan agar perusahaan dapat melihat manfaat dari mengadopsi sistem.
Jika karyawan tidak sepenuhnya memahami cara menggunakan opsi Employee Self Service, itu dapat menciptakan kesenjangan komunikasi. Selain itu, beberapa karyawan dapat mencoba menggunakan sistem baru. Sementara yang lain menggunakan sistem yang lebih lama dan proses manual sebagai solusi, yang bahkan menghasilkan lebih banyak hambatan untuk proses. Jika sebuah perusahaan memutuskan untuk menggunakan opsi Employee Self Service untuk tugas-tugas HR umum, penting untuk memastikan bahwa semua personil berada dalam misi yang sama dan siap untuk transisi sebelum bergerak maju.