Event organizer mungkin sudah tidak lasing bagi Anda. Sebab kehadirannya banyak dijumpai di lapangan. Sekarang ini usaha jenis ini bisa berkembang secara pesat karena adanya ketergantungan masyarakat pada jasa organizer. Tentunya istilah event organizer ini sudah sering Anda dengar dengan istilah EO.
Pengertian event organizer
Sederhananya, event organizer adalah pengelola acara (event organizer). Setiap acara yang diadakan dirancang untuk menguntungkan kedua belah pihak (penyelenggara dan peserta acara). Keuntungannya tidak harus besar, tetapi bisa juga tidak substansial.
Bentuk penyelenggara acara sebenarnya sudah banyak dikenal di berbagai organisasi masyarakat, lingkungan kerja, dan lembaga pendidikan (produksi internal). Diantaranya, Panitia HUT RI di sekitar kita, Panitia Working Out Bond, Panitia HUT Sekolah yang diselenggarakan oleh OSIS, dan lain sebagainya.
Jadi EO ini merupakan penyelenggara acara yang tugasnya merancang dan mengadakan serta mengontrol suatu acara tertentu. Kehadiran EO ini tentu seringkali dicari dan dibutuhkan oleh beberapa orang yang akan dan berencana menyelenggarakan sebuah event atau acara tertentu.
Namun sebenarnya tidak semua event atau acara bisa dijalankan dan diselenggarakan dengan campur tangan dari EO. Acara yang biasanya membutuhkan jasa EO antara lain seperti acara pernikahan dan acara ulang tahun serta beberapa pesta lainnya.
Kelebihan Menggunakan Jasa Event Organizer
Dalam sebuah acara, apabila memutuskan untuk menggunakan jasa Even Organizer, tentu akan memberikan beberapa kelebihan positif, di antaranya yaitu sebagai berikut.
1. Acara lebih kreatif
Menggunakan jasa EO sebenarnya akan menguntungkan bagi Anda. Sebab acara Anda akan dikemas secara lebih menarik sehingga pengunjung bisa menikmati serangkaian acara Anda. Acara juga bisa berlangsung secara lebih interaktif dan tidak membosankan.
2. Antisipasi hal tak terduga
Dengan adanya EO maka Anda bisa mencegah terjadinya beberapa hal yang bersifat buruk. Kehadiran EO memang akan mempermudah Anda saat mengadakan acara. Kesalahan yang terjadi juga akan menjadi tanggung jawab bagi EO sehingga Anda tidak perlu repot memikirkannya. Biarkan jasa EO Anda mengatur pelaksanaan acara terbaik untuk Anda.
3. Banyak relasi
Menggunakan jasa event organizer akan memberikan keuntungan bagi Anda dalam memperbanyak relasi. EO umumnya terdiri dari bagian dekorasi dan venue bahkan sampai ke tata rias serta dokumentasi. Tentu sekumpulan orang yang tergabung ke dalam jasa EO yang Anda gunakan bisa menjadi relasi Anda untuk ke depannya sehingga Anda memiliki banyak rekan.
4. Budget event terkontrol
Menyelenggarakan suatu event dengan menggunakan jasa EO akan membantu Anda untuk lebih hemat. EO biasanya akan menawarkan jasa dengan harga yang telah tertera. Anda tentu bisa memilih rencana dengan disesuaikan budget yang memang disiapkan untuk menyelenggarakan acara Anda. Hal ini tentu lebih menguntungkan bagi Anda karena Anda bisa menyelenggarakan event dengan biaya yang lebih irit.
5. Lebih efisien
EO akan mengatur segala acara Anda dengan baik. Anda tidak perlu bingung dan repot untuk mengatur acara karena EO akan mengaturnya untuk Anda. Tentu saja menyewa jasa EO akan semakin menghemat waktu Anda sehingga perencanaan dan penyelenggaraan acara cenderung lebih efisien.
Penyelenggara acara di dunia bisnis
Perkembangan dunia bisnis Indonesia belakangan ini menunjukkan arah yang menggembirakan. Hal ini dibuktikan dengan menjamurnya badan usaha kecil yang bergerak di bidang barang dan jasa. Penyelenggara acara adalah salah satunya.
Dalam pengertian ini penyelenggara acara lebih spesifik pada industri yaitu lembaga formal dan informal yang diyakini akan terlibat dalam kegiatan. Misalnya: meluncurkan produk baru, pesta, seminar, pertunjukan musik, dll. Untuk memenuhi persyaratan pengguna layanan atau persyaratan aktif penyelenggara acara.
Disini penyelenggara acara dibedakan berbentuk kepanitiaan (produksi internal) dari bentuk penyelenggara acara yang profesional, terlihat dari keberlangsungan penyelenggara acara. Jika kegiatan selesai dalam bentuk kepanitiaan, maka tugas orang-orang peserta panitia juga akan selesai. Mengingat penyelenggara acara mengarah pada profesi, meski acara sudah berakhir, aktivitas orang-orang yang ada di acara akan terus berjalan.
Tips Menentukan Tarif event organizer
Salah satu hal yang sering kali menjadi kendala dan pertanyaan besar oleh para pemilik Event Organizer ini adalah tarif yang pantas untuk dikenakan. Oleh sebab itu supaya tidak salah dalam memberikan tarif, maka berikut ini beberapa tips menentukan tarif bagi para pemilik EO.
1. Segmen pasar
Sebuah usaha sebaiknya mempertimbangkan banyak hal dalam melakukan penentuan tarif. Terlebih lagi bila Anda baru saja memulai sebuah usaha termasuk pula usaha yang berupa event organizer. Penentuan tarif atau harga harus dilakukan dengan melihat segmen pasar yang ada. Termasuk pula usaha organizer bagi berbagai macam event yang saat ini semakin marak dan semakin banyak jumlahnya. Umumnya pendapatan yang diperoleh berasal dari dua jenis sumber. Sumber pendapatan yang pertama adalah pembayaran dari klien yang telah menggunakan jasa Anda untuk acara yang diselenggarakan oleh klien tersebut. Pendapatan yang kedua yaitu berasal dari semua vendor yang telah bekerja sama dengan usaha yang sedang Anda jalankan. Oleh karena itu agar usaha Anda bisa laris di pasaran maka Anda harus bisa memberikan tarif yang tepat. Pendapatan yang berasal dari klien tentu akan meningkat jika usaha Anda semakin berkembang.
2. Lokasi event organizer
Pada dasarnya tidak semua lokasi memiliki harga yang cukup tinggi. Sebuah lokasi ada yang memiliki harga cukup tinggi namun ada pula lokasi yang memiliki harga pasar cukup rendah. Jadi Anda harus bisa melihat lokasi yang akan dipilih sebagai venue. Tempat pelaksanaan suatu event atau acara tertentu bisa dicari dan didapatkan mungkin disesuaikan dengan budget atau dana yang telah tersedia. Jadi sebuah tempat yang menjadi lokasi bagi pelaksanaan suatu acara sudah seharusnya dipertimbangkan dengan sangat baik. Oleh sebab itu tarif yang diberlakukan oleh suatu event organizer sudah seharusnya disesuaikan pula dengan tarif lokasi. Jika lokasi mahal maka tarif yang dikenakan pada klien bisa mahal. Namun jika lokasi venue cukup murah maka sebaiknya Anda memberikan tarif yang sesuai.
3. Pengalaman event organizer
Pengalaman turut menjadi faktor penentu besarnya tarif bagi para pelaku usaha. Semakin banyak pengalaman yang dimiliki oleh pelaku usaha maka semakin tinggi pula tarif yang bisa diberikan kepada klien. Namun jika Anda baru saja memulai usaha Anda sebaiknya berikan tarif terendah agar Anda bisa membangun dan mengembangkan nama perusahaan Anda. Pengalaman pada dasarnya turut dijadikan sebagai ukuran bagi sebuah pemasangan tarif. Pengalaman yang banyak menandakan bahwa pelaku usaha telah memiliki keahlian dan keterampilan serta kemampuan dalam menjalankan usahanya tersebut. Namun pelaku usaha yang baru saja memulai usahanya masih harus belajar banyak hal. Masih ada banyak hal yang juga harus dipelajari agar usaha berkembang dengan semakin baik. Oleh karena itu tarif pengelola event yang baru saja mulai umumnya lebih rendah bila dibandingkan dengan yang berpengalaman.
4. Reputasi event organizer
Semakin pelaku usaha memiliki pengalaman dalam menjalankan usahanya maka semakin tinggi pula tarifnya. Sebab pada dasarnya pengalaman turut berpengaruh pada reputasi seseorang teruatama dalam hal menjalankan bisnis. Pelaku usaha yang telah berpengalaman umumnya memiliki reputasi yang lebih baik daripada pemula. Sebab pelaku usaha yang berpengalaman cenderung telah mengembangkan keahliannya. Sedangkan bisnis yang baru dijalankan tentunya tidak memiliki pengalaman yang banyak. Bahkan bisa saja usaha yang baru dimulai itu belum berpengalaman sama sekali. Dalam hal ini usaha yang baru saja dimulai atau dirintis tidaklah memiliki reputasi sebaik bisnis yang telah lama berjalan sehingga tarifnya cenderung lebih rendah.
Tahapan pengorganisasian event organizer
Untuk mencapai kesuksesan acara merupakan tugas yang berat dan membutuhkan konsep yang jelas dan jelas. Berikut adalah beberapa tahapan strategis dalam penyelenggaraan kegiatan:
- Konsep menyenangkan dan kreatif.
- Proses pembuatan acara.
- Eksekusi acara besar.
- Konsep menyenangkan dan kreatif.
Saat merencanakan konsep acara, kita harus mengkritisi apa yang terjadi di lingkungan (baik lokal, nasional, atau global (diperbarui)). Setelah membuat tema, secara konseptual kita harus berbeda dari penyelenggara acara lainnya. Bahkan jika kita membutuhkan hal-hal yang tidak pernah terpikirkan oleh orang-orang, kita harus berani mencoba konsep yang berbeda.
Tentunya ini sangat penting, oleh karena itu EO harus kreatif. Kami tidak ingin acara hanya menjadi acara biasa. Namun, alangkah baiknya jika kejadian itu meninggalkan ingatannya sendiri. Berdasarkan konsep ini, kami akan membuat rencana untuk semua acara.
Proses tahap pembuatan aktivitas:
- Mencari konsep kreatif.
- Tulis konsep sebagai draf tertulis.
- Bentuk tim untuk mengadakan acara.
- Diskusikan konsep ini dengan tim dan buat diagram skematik (kerangka berpikir) aturan mainnya, kemudian susun dalam bentuk proposal.
- Identifikasi pihak-pihak yang terlibat dalam acara tersebut dan buat daftar tujuan proposal.
- Sebarkan nasihat dengan cara yang benar.
- Tindak lanjuti proposal dan berikan tenggat waktu untuk calon sponsor.
- Hubungi semua vendor, artis, konfirmasi ulang tempat dan semua atribut dukungan lainnya. Seperti izin, keamanan, dll.
- Kinerja kontrak dengan para pihak.
- Adakan pertemuan teknis dengan semua pemain / pendukung acara.
- Jika perlu, adakan konferensi pers.
- Buatlah publikasi.
- Mempekerjakan sesuai kebutuhan.
- Siap memuat dan akhirnya mengeksekusi.
Eksekusi acara penting:
- Misalnya, pilih personel potensial dan pilih sesuai dengan lokasi aktivitas; manajer panggung, departemen peralatan, departemen dokumentasi, departemen konsumsi, dll.
- Pilih pemasok penting dan berkualitas tinggi dalam hal peralatan, konsumsi, dll.
- Buat rekaman acara yang berkelanjutan, masih dalam proses (DIPERBAIKI).
- Tepat waktu.
- Konsep acara harus sesuai dengan konten yang sebelumnya diberikan kepada pelanggan.
- Sebisa mungkin, rilis produk pelanggan kepada audiens, atau ucapkan terima kasih.
- Menjaga keamanan dan urutan kejadian untuk menghindari korban jiwa atau kejadian serupa.
- Hasil acara dilaporkan di media cetak / elektronik
- Kecerdasan atau kemampuan seseorang berbeda: 1% adalah inspirasi, 99% adalah keringat atau usaha.
Event organizer tampaknya sudah asing lagi bagi masyarakat. Bahkan tidak sedikit orang yang menggunakan jasanya untuk berbagai keperluan. Event organizer yang sering disebut dengan istilah EO ini biasanya dibutuhkan untuk membantu seseorang dalam menggelar acara tertentu. Maka EO ini kegiatannya tentu sangat banyak dan meliputi kegiatan merancang serta megadakan hingga mengontrol jalannya acara. Biasanya event atau acara yang menggunakan jasa EO ini merupakan event besar sehingga diperlukan bantuan untuk mengkoordinasi acara. Namun memilih event organizer bisa dilakukan dengan beberapa pertimbangan agar bisa didapatkan yang paling tepat. Maka nantinya acara Anda bisa terselenggara dengan baik serta sesuai dengan rencana dan harapan.
Memilih Event Organizer
Cek track record
Track record penyedia jasa penyelenggara acara perlu diketahui dengan jelas saat Anda berencana untuk menggunakan jasa tersebut. Jangan sampai jasa yang disewa tersebut nantinya memberikan hasil yang terkesan tidak memuaskan. Sebaliknya carilah jasa yang sekiranya tampakprofesional dan bisa memberikan hasil terbaik.
EO berpengalaman
Memiliki acara yang berkesan dan terselenggara dengan baik tentu menjadi harapan bagi siapasaja. Maka dari itu untuk memperlancar acara sebaiknya pilihlah event organizer yang handal. Anda bisa memilih EO yang berpengalaman sehingga sudah terbiasa melakukan tugasnya dengan baik. Semakin banyak pengalamannya maka semakin besar peluang keberhasilan acara yang dikoordinasinya.
Kinerja baik
Kinerja yang baik pada dasarnya meliputi berbagai macam hal. Mulai dari adanya pengembangan konsep yang menarik dan perencanaan yang sistematis serta matang. Di samping itu kinerja yang baik disertai pula dengan adanya persiapan yang juga matang sehingga nantinya penyelenggaraan acara bisa dilakukan dengan baik. Maka hasil kerja akan baik dan juga memuaskan.
Sesuaikan budget
Menggunakan jasa dari pihaklain untuk menyelenggarakan suatu acara sudah tentu tidaklah murah. Namun setidaknya siapa pun bisa mencari jasa dengan tarif yang relatif terjangkau. Untuk itu persiapkan dana sebelum memutuskan untuk menggunakan penyedia jasa penyelenggara acara. Selain itu gubakan jasa yang sekiranya memang sesuai dengan budget yang telah dipersiapkan. Konsep acara juga sebaiknya disesuaikan dengan budget agar acara bisa terselenggara dengan baik.
Minta report
meminta report kepada pihak penyedia jasa merupakan hak dari tiap klien. Oleh karena itu jika hendak mencari EO maka sebaiknya pilihlah jassa yang bisa memberikan laporan dari tiap perkembangan yang ada.
Menemukan Event Organizer Ideal
Rinci dan jelas
Untuk menemukan jasa EO yang handal dan tepat maka Anda bisa mencarinya dengan cara melihat perisapan yang dilakukannya tersebut. Carilah event organizer yang bisa memaparkan segala rincian dari perencanaannya secara jelas. Lihatlah pula setiap data yang dimilikinya dalam melakukan persiapan acara. Salah satu hal yang bisa dijadikan sebagai acuan adalah penyusunan dan pemaparan jadwal acara yang akan diselenggarakan.
Memiliki target
Setiap jasa EO yang handal tentunya memiliki suatu target yang ingin dicapai. Jika tidak memiliki target maka patut dipertanyakan kinerjanya. Yang pasti tujuan dari penyelenggaraan event atau acara adalah kesuksesan. Namun biasanya ada target khusus yang juga ingin dicapai melalui kinerja yang dilakukannya tersebut.
Memahami keinginan klien
Pada dasarnya setiap klien tentu saja memiliki pola pikir yang berbeda. Maka tiap klien bisa saja menginginkan suatu acara dengan konsep tertentu. Konsep yang dimiliki oleh klien yang satu sudah pasti berbeda dengan konsep dari klien yang lain. Maka dari itu sudah seharusnya tiap penyedia jasa penyeleggara acara memhami apa yang menjadi keinginan klien.
Terbuka dan jujur
Setiap hal atau informasi yang didapat sebaiknya disampaikan secara terbuka oleh EO kepada klien. Dengan kata lain ada transparansi mengenai seluruh data yang diperoleh tim event organizer. Tiap klien berhak tahu mengenai bagaimana acaranya akan diselenggarakan dan bagaimana konsep yang dimilikinya tersebut akan diselenggarakan. Oleh karena itu perlu keterbukaan dan kejujuran dalam penyampaian informasi dari pihak penyelenggara acara kepada klien.
Pelayanan ramah
Siapapun yang merupakan penyedia jasa profesional untuk menyelenggarakan suatu acara haruslah memberikan pelayanan yang ramah kepada klien. Pelayanan yang ramah bisa membuat klien merasa dihargai dan merasa senang. kenyamanan dalam menggunakan jasa EO juga akan dirasakannya. Jika memang pelayanan yang diberikan adalah terbaik maka pelanggan akan merasa puas.
Cek dan evaluasi
Selanjutnya kriteria lain yang bisa digunakan untukmenemukan jasa penyedia penyelenggara acara adalah dengan melakukan cek dan evaluasi. Maksudnya disini adalah cek dan evaluasi dilakukan terhadap hasil kerja dari suatu penyelenggaraan event. Mungkin saja Anda bisa mencari info mengenai jasa penyelenggara acara yang akan digunakan untuk mengetahui hasil kerjanya.
Memiliki deadline
Suatu acara yang diselenggarakan oleh EO pastinya dilakukan secara bertahap. Mulai dari mencari venue hingga mungkin katering dan persiapan dekorasi serta lainnya. Namun setiap tahapan yang akan dilalui ini harus disertai pula dengan adanya deadline. Jika memang ada deadline maka Anda tak perlu khawatir dan ragu dengan kinerja dari penyelenggara acara tersebut.
Harga realistis
Harga yang terjangkau tentu diinginkan oleh setiap orang. Sekalipun harga mungkin agak mahal namun jika hasil yang didapatkan klien memuaskan tentu tak akan jadi soal. Selain itu harga yang realistis atau sesuai juga biasanya menjadi perhatian bagi seseorang.
Lihat testimoni
Testimoni juga bisa menjadi salah satu hal yang bisa berpengaruh pada Anda dalam mempertimbangkan pencarian jasa EO. Testimoni bisa didapatkan dari mana saja misalnya dari media sosial atau mungkin dari lainnya. Melalui testimoni ini bisa diberikan penilaian terhadap hasil kerja penyedia jasa. Jadi sebelum memakai jasanya pertimbangkan dahulu dengan tepat apakah jasa penyelenggara acara tersebut sudah sesuai atau belum.
Keuntungan Menggunakan Event Organizer
Event organizer sebagai pihak penyedia jasa untuk mengadakan dan menyelenggarakan acara sebenarnya sangat menguntungkan bagi klien. Bayangkan saja Anda tidak perlu kerepotan mempersiapkan acara karena EO telah mengelolanya dengan baik. Selain itu sebuah acara yang diselenggarakan dengan adanya bantuan EO biasanya berjalan dengan baik dan berhasil. Oleh karena itu menggunakan jasa event organizer sebenarnya merupakan pilihan yang tepat bagi siapa saja yang ingin mengadakan sebuah acara besar.
Acara Anda akan menjadi lebih kreatif karena adanya ide dan pengembangan konsep yang diberikan oleh penyelenggara. Maka acara akan meimbulkan kesan tidak hanya bagi klien saja tetapi juga bagi para tamu klien. Selain itu EO juga bisa membantu Anda dalam melakukan antisipasi terhadap beberapa hal yang mungkin saja terjadi dan mengganggu acara. Maka acara akan terselenggara dengan lancar dan sesuai dengan rencana awal. Bahkan acara yang diselenggaran dengan bantuan jasa dari event organizer juga akan berhasil dengan baik serta memuaskan.
Kesimpulan event organizer
Menggunakan jasa Event Organizer memang terbukti membantu terlaksananya acara dengan lebih baik dan lebih mudah. Sama halnya jika menggunakan produk yang tepat untuk membantu mengawasi absensi karyawan secara efektif. Misalnya melalui penggunaan JojoTimes, yang mana produk ini membantu memberikan data absensi karyawan yang akurat. Selain itu dapat pula memberikan data cuti karyawan maupun potensi perkembangan karir karyawan.
Tentu saja semua manfaat ini berkat beberapa fitur menarik JojoTimes, mulai dari fitur Check In & Check Out Monitoring, Multiple clock-in and clock-out, Leave Management, Real Time Leave Approval, dan masih banyak lagi fitur-fitur yang lain. Jadi, jangan ragu, segera dapatkan coba gratis JojoTimes sekarang juga dan dapatkan sistem absensi perusahaan yang lebih efisien.